Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT, zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz zastosowania stawki 0% dla transakcji eksportu towarów w sytuacji przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Uzupełnili go Państwo pismem z 30 czerwca 2025 r. (wpływ 30 czerwca 2025 r.) w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka (…) z o.o. (dalej określana jako „Wnioskodawca”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT oraz podatnik VAT-UE w Polsce.

Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży części do sprzętu gospodarstwa domowego.

Wnioskodawca dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą u Wnioskodawcy powstaje szereg dokumentów (dalej określanych jako „dokumenty”).

W szczególności są to następujące dokumenty:

a)dokumentyzakupowe:fakturyzakupowe,dowodydostawy,przyjęciazzewnątrz(PZ),rachunki,dokumentySAD,korespondencjamailowa,

b)dokumentysprzedażowe:fakturysprzedaży,dowodydostawy,wydaniezewnętrzne(WZ),pre-invoice(prefaktura),CMR(międzynarodowylistprzewozowy),

c)innedokumentyzwiązanezesprzedażą:notyobciążeniowe,dokumentyźródłowe(podstawazafakturowania),refakturykosztów,dokumentyzwiązanezesprzedażązłomu,

d)dokumentyzwiązanezbankamiikasą:wyciągibankowe,dokumentyźródłowe(np.zaliczki,proformy),raportykasoweidokumentacjakasowa(np.rozliczeniazaliczek,rozliczeniadelegacji),

e)dokumentyzwiązanezpodatkiemVAT:rejestrzakupuisprzedaży,korektysystemowe,dokumentydotycząceimportuusług,dokumentywewnętrzne,deklaracjeVAT,

f)dokumentydotycząceśrodkówtrwałych:fakturyinwestycyjne,dokumentyOT(przyjęciedoużywaniaśrodkatrwałego),dokumentyLT(likwidacjaśrodkatrwałego),

g)innedokumenty:dokumentyzwiązanezzakładowymfunduszemświadczeńsocjalnych,dokumentyzwiązanezpożyczkamimieszkaniowymi,dokumentyzwiązanezpracownicząkasązapomogowo-pożyczkową,dokumentypłacowe,dokumentacjazwiązanazeskładkamiZUS,deklaracjeCIT,poleceniaksięgowania(PK),awiza,korespondencja,potwierdzeniasald,inwentaryzacje,przedpłaty.

Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną albo formę papierową.

W najbliższym czasie Wnioskodawca ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.

W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony.

We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie spełniał następujące warunki:

• dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej,
• dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu,
• dokument będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu,
• dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał pobranie go i przesłanie do organów podatkowych lub sporządzenie jego wydruku i przekazanie go do organów podatkowych,
• dokument będzie opisany i pogrupowany z podziałem na okresy rozliczeniowe, co będzie umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu,
• dokument będzie przechowywany przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju dokumentów, który określają właściwe przepisy,
• pliki z dokumentami będą posiadały kopie zapasowe, przez co zminimalizowane zostanie ryzyko utraty dokumentów znajdujących się w archiwum,
• zostaną wprowadzone odpowiednie zabezpieczenia mające na celu ochronę danych zawartych w archiwum dokumentów przed dostępem osób niepowołanych, a w szczególności Wnioskodawca wprowadzi system na podstawie którego dostęp do archiwum dokumentów będą posiadały jedynie uprawnione osoby.

Poprzez złożenie niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Wnioskodawca zmierza do ustalenia, czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT).

W związku z powyższym Wnioskodawca prosi o przyjęcie, jako elementu opisu zdarzenia przyszłego, że mamy do czynienia z dokumentami, które dotyczą:

• zakupów dających prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
• sprzedaży uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% na podstawie art. 41 ust. 3 - 11 oraz art. 42 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

1.Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

2.Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Spółka będzie przechowywać faktury i dokumenty elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

3.Spółka może przechowywać faktury i inne dokumenty w Niemczech. W takim przypadku faktury i inne dokumenty przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów .

4.Spółka, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będzie posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

5.Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu wszystkich dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływ u terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi dokumentami.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty mogą być wytwarzane lub otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej albo otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej.

W przypadku dokumentów wytwarzanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej będą one przechowywane w takiej samej postaci i w taki samym formacie w jakim zostały wytworzone lub otrzymane.

Natomiast w przypadku dokumentów otrzymanych w formie papierowej będą one skanowane i zapisywane w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Nad wszystkim będzie czuwał przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej będzie niszczony po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności będzie określała procedura obowiązująca w Spółce.

Wszystkie omawiane dokumenty będą przechodziły również kontrolę na etapie księgowości. Każdy dokument będzie oceniany pod kątem ujęcia do celów podatkowych. W szczególności będzie oceniane, czy dokument posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny. W razie wątpliwości będą podejmowane czynności wyjaśniające oraz działania zmierzające do uzyskania poprawnych dokumentów .

6.Wszystkie otrzymane przez Spółkę dokumenty w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

7.Dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we wniosku, zawierają elementy faktury lub faktury uproszczonej, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

8.Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej następujące dokumenty dotyczące rozliczeń w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych:

• informacje i deklaracje podatkowe (np. PIT-11, PIT-4R),
• dokumenty związane ze składkami ZUS (np. ZUS DRA, ZUS RCA),
• dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych,
• dokumenty związane z pracowniczą kasą zapomogowo - pożyczkową,
• dokumenty związane z pożyczkami mieszkaniowymi,
• dokumentacja związana z naliczaniem wynagrodzeń za pracę,
• wyciągi bankowe (np. w części obejmujące przelewy wynagrodzeń za pracę).

Pytanie

Czy przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a w szczególności:

• czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT od towarów i usług, których nabycie będzie udokumentowane fakturą zapisaną wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego,
• czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zastosowania stawki 0% do eksportu i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeśli dokumenty potwierdzające wywóz towarów z Polski będą zapisane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego?

Państwa stanowisko w sprawie

Zasady opodatkowania podatkiem od towarów i usług określają przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej w skrócie u.p.t.u.).

Zgodnie z art. 112 u.p.t.u. „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8”.

Natomiast zgodnie z art. 112a u.p.t.u.

1.„Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2.Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3.Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4.Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Wskazane przepisy określają zasady przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT.

Przepisy nie wskazują w jakiej formie mają być przechowywane dokumenty. W związku z tym należy stwierdzić, że prawnie dopuszczalne jest zarówno przechowywanie dokumentów w formie papierowej, jak również przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej.

Potwierdza to art. 112a ust. 3 i 4 u.p.t.u., gdzie wprost jest mowa o dokumentach przechowywanych w formie elektronicznej. Istotne jest, żeby dokumenty były podzielone na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie.

Warunek ten będzie spełniony, ponieważ jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty będą opisane i pogrupowane z podziałem na okresy rozliczeniowe, co będzie umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu.

Poza tym dokumenty przechowywane w formie elektronicznej muszą mieć zapewnioną integralność treści oraz ich czytelność. Warunki te będą spełnione w omawianej sytuacji, ponieważ zgodnie z tym co zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty będą zapisane w formacie umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią i sporządzenie wydruku oraz będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść faktury.

Ponadto dokumenty będą przez Wnioskodawcę przechowywane do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania w podatku VAT.

W konsekwencji przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będzie zgodne z przepisami u.p.t.u.

Należy wskazać, że również przepisy u.p.t.u. dotyczące poszczególnych praw i obowiązków podatkowych (np. art. 41 ust. 3 - 11, art. 42, art. 86 ust. 1 u.p.t.u.) nie odnoszą się do formy przechowywania dokumentów.

Tym samym przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej nie może być samo w sobie podstawą do zakwestionowania realizacji praw i obowiązków w zakresie podatku VAT. Przykładowo: przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej nie może być podstawą do kwestionowania prawa do zastosowania do eksportu stawki 0%.

Przedstawione stanowisko potwierdza np.:

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lutego 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.43.2025.1.MPA),
• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 lutego 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.617.2019.8.S.RMA),
• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 grudnia 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.696.2024.1.EK).

Reasumując: przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami u.p.t.u., a w szczególności: - Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT od towarów i usług, których nabycie będzie udokumentowane fakturą zapisaną wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego, - Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zastosowania stawki 0% do eksportu i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeśli dokumenty potwierdzające wywóz towarów z Polski będą zapisane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775) zwanej dalej „ustawą”:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określono przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jak Państwo wskazali otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we wniosku, zawierają elementy faktury lub faktury uproszczonej, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że otrzymane dokumenty, dotyczą zakupów dających prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, oraz sprzedaży uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% na podstawie art. 41 ust. 3 - 11 oraz art. 42 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W świetle art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług i nie wpłynie na nabyte wcześniej prawo do odliczenia podatku VAT od towarów i usług, oraz czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zastosowania stawki 0% do eksportu i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeśli dokumenty potwierdzające wywóz towarów z Polski będą zapisane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

W pierwszej kolejności należy więc przeanalizować czy sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami (zakupowych) jest zgodny z przepisami ustawy.

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

W ramach prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą u Wnioskodawcy powstaje szereg dokumentów (dalej określanych jako „dokumenty”). Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną albo formę papierową.

W najbliższym czasie Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.

W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany i zapisywany w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Nad wszystkim będzie czuwał przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej będzie niszczony po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności będzie określała procedura obowiązująca w Spółce.

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu wszystkich dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływ u terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi dokumentami.

Wszystkie omawiane dokumenty będą przechodziły również kontrolę na etapie księgowości. W szczególności będzie oceniane, czy dokument posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny.

Wszystkie otrzymane przez Spółkę dokumenty w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Dokumenty będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tych dokumentów, będą opisane i pogrupowane z podziałem na okresy rozliczeniowe, co będzie umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu. W szczególności, możliwe będzie bezzwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej na żądanie, w przypadku faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Spółka może przechowywać faktury i inne dokumenty poza terytorium kraju (w Niemczech). W takim przypadku faktury i inne dokumenty przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów. Dokumenty będą przechowywane przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju dokumentów, który określają właściwe przepisy.

Skoro więc do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami) oraz bezzwłoczne przekazanie tych faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnośnie natomiast kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak stanowi art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

W myśl art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Wskazali Państwo, że w opisie sprawy mamy do czynienia wyłącznie z dokumentami, które dotyczą zakupów dających prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy.

Zatem należy przyjąć że są to dokumenty, które poświadczają że nabywane przez Spółkę towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Tym samym, mają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanymi fakturami bądź dokumentami zrównanymi z fakturami przechowywanymi przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej (korzystając z elektronicznego archiwum faktur).

Odnosząc się natomiast do kwestii prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu towarów, w sytuacji przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, należy zauważyć, że:

Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy:

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Zgodnie z art. 42 ust. 1a ustawy o VAT:

Stawka podatku, o której mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli:

1) podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 lub ust. 3 pkt 1, lub

2) złożona informacja podsumowująca nie zawiera prawidłowych danych dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 100 ust. 8

- chyba że podatnik należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

Stosownie do art. 42 ust. 3 ustawy:

Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2) (uchylony)

3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku

4) (uchylony)

- z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Art. 42 ust. 11 ustawy stanowi, że:

W przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 111 ze zm.), zgodnie z którym:

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Istotne jest zatem to, aby dokumenty, w których posiadaniu jest dokonujący dostawy, zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt - co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.

Istotą wskazanych wyżej przepisów dotyczących wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest zobowiązanie podatnika do udowodnienia, ze względu na korzystniejsze niż w odniesieniu do dostaw krajowych skutki podatkowe, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju.

Odnosząc się do powołanych wyżej przepisów zauważyć należy, że prawo podatnika do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Natomiast przepisy nie odnoszą się do formy ich przechowywania.

Z kolei, jak stanowi art. 41 ust. 4 ustawy:

W eksporcie towarów, o którym mowa w art. 2 pkt 8 lit. a, stawka podatku wynosi 0%.

W myśl art. 41 ust. 6 ustawy:

Stawkę podatku 0% stosuje się w eksporcie towarów, o którym mowa w ust. 4 i 5, pod warunkiem że podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej.

Stosownie do art. 41 ust. 6a ustawy:

Dokumentem, o którym mowa w ust. 6, jest w szczególności:

1) dokument w formie elektronicznej otrzymany z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych albo potwierdzony przez właściwy organ celny wydruk tego dokumentu;

2) dokument w formie elektronicznej pochodzący z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych, otrzymany poza tym systemem, jeżeli zapewniona jest jego autentyczność;

3) zgłoszenie wywozowe na piśmie utrwalonym w postaci papierowej złożone poza systemem teleinformatycznym służącym do obsługi zgłoszeń wywozowych albo jego kopia potwierdzona przez właściwy organ celny.

Zgodnie z art. 41 ust. 7 ustawy o VAT:

Jeżeli warunek, o którym mowa w ust. 6, nie został spełniony, podatnik nie wykazuje tej dostawy w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3, za dany okres rozliczeniowy, lecz w okresie następnym, stosując stawkę podatku 0%, pod warunkiem otrzymania dokumentu wymienionego w ust. 6 przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za ten następny okres. W przypadku nieotrzymania tego dokumentu w terminie określonym w zdaniu poprzednim mają zastosowanie stawki właściwe dla dostawy tego towaru na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 41 ust. 8 ustawy:

Przepis ust. 7 stosuje się w przypadku, gdy podatnik posiada dokument celny potwierdzający procedurę wywozu.

W art. 41 ust. 9 ustawy wskazane zostało, że:

Otrzymanie przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej w terminie późniejszym niż określony w ust. 6 i 7 upoważnia podatnika do dokonania korekty podatku należnego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał ten dokument.

Stosownie do art. 41 ust. 11 ustawy:

Przepisy ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio w eksporcie towarów, o którym mowa w art. 2 pkt 8 lit. b, jeżeli podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym dokonał dostawy towarów, otrzymał dokument, o którym mowa w ust. 6, z którego wynika tożsamość towaru będącego przedmiotem dostawy i wywozu. Przepisy ust. 7 i 9 stosuje się odpowiednio.

Przepis art. 41 ust. 6 ustawy, dający prawo zastosowania stawki 0% w eksporcie towarów, wymaga, aby podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Z kolei w art. 41 ust. 6a ustawy, odwołującym się do art. 41 ust. 6 ustawy, zostały wymienione dokumenty, które w sposób bezsporny potwierdzają, że nastąpił wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. Zauważyć przy tym należy, że te wymienione dokumenty mają charakter dokumentów urzędowych.

Ponadto, należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej, bądź formy ich przechowywania. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona.

Z przedstawionego opisu sprawy, wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT oraz podatnik VAT-UE w Polsce. Wnioskodawca dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą u Wnioskodawcy powstaje szereg dokumentów. Ponadto jak sami Państwo wskazali - Spółka będzie spełniała warunki formalne i faktyczne do zastosowania stawki 0% na podstawie art. 41 ust. 3 - 11 oraz art. 42 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Analiza przedstawionego opisu sprawy pozwala na stwierdzenie, że przy spełnieniu warunków określonych w art. 41 ust. 3 - 11 oraz art. 42 ust. 1 i 1a ustawy (dla zastosowania stawki 0% do transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów) - a posiadane dokumenty będą potwierdzały że doszło do wywozu towarów z kraju do innego państwa członkowskiego - Spółka będzie miała prawo do opodatkowania WDT i eksportu towarów stawką podatku od towarów i usług w wysokości 0% w sytuacji przechowywania opisanych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż ustawodawca nie wskazuje w odniesieniu do ww. dokumentów w jaki sposób mają być przechowywane. Jak Państwo wskazali przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej będzie trwało do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zachowaniem warunków przechowywania wynikających z przepisów.

Tym samym, Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Jednocześnie zaznaczyć należy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga jedynie w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej wskazanych przez Spółkę dokumentów. Natomiast niniejsza interpretacja nie rozstrzyga czy posiadane przez Spółkę dokumenty uprawniają Spółkę do zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu towarów, gdyż zostało to przyjęte jako element stanu faktycznego.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Informujemy ponadto, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarow i usług. Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.