Interpretacja indywidualna z dnia 11 października 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.534.2022.2.JS
Temat interpretacji
Moment powstania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w pierwszej i drugiej ścieżce obiegu faktur papierowych, dopuszczalność przechowywania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
26 lipca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 lipca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:
-określenia momentu powstania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w pierwszej i drugiej ścieżce obiegu faktur papierowych,
-dopuszczalności przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej,
-zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 września 2022 r. (wpływ 22 września 2022 r.).
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego
S.A. [„Spółka”, „Wnioskodawca”] jest spółką akcyjną, czynnym podatnikiem VAT. Spółka prowadzi działalność przede wszystkim w zakresie leasingu oraz udzielania pożyczek. Spółka, jako leasingodawca (finansujący), zawiera z klientami, jako leasingobiorcami (korzystającymi), umowy leasingu, na podstawie których oddaje im na uzgodniony czas do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji, nabyte w tym celu przez Spółkę i będące jej własnością przez okres trwania umowy leasingu. Z tytułu świadczenia usługi leasingu Spółce przysługuje wynagrodzenie w postaci okresowych opłat leasingowych.
W związku z nabyciem przedmiotów leasingu, Wnioskodawca otrzymuje od dostawców faktury zakupowe. Faktury zakupowe mogą mieć formę papierową lub formę dokumentu elektronicznego. Faktury elektroniczne dostawcy przesyłają na wskazany adres email - na podstawie zgody wydanej przez Spółkę na podstawie art. 106n ustawy o VAT. Z kolei faktury papierowe przesyłane są w jednej z dwóch funkcjonujących w Spółce ścieżek obiegu faktur zakupu przedmiotów leasingu.
Pierwsza ścieżka obiegu faktur papierowych
Pierwsza ścieżka obiegu faktur papierowych dotyczy faktur, dokumentujących nabycie przedmiotów leasingu, które podlegają obowiązkowi rejestracji. W ścieżce tej procesowane są więc faktury zakupu np. samochodów osobowych i ciężarowych, przyczep, naczep, motorów itp.
Formalności związane z rejestracją pojazdów wykonywane są w imieniu Spółki przez zewnętrzną firmę. Firma zewnętrzna, obsługująca proces rejestracji pojazdów, wykonuje swoje usługi na podstawie zawartej z Wnioskodawcą umowy, ponadto posiada pełnomocnictwo do wykonania w imieniu Wnioskodawcy wszystkich czynności związanych z rejestracją pojazdów. Dodatkowo, odbiór faktury od dostawcy następuje na podstawie pisemnego zlecenia odbioru, składanego każdorazowo przez Spółkę pracownikowi firmy zewnętrznej.
Na podstawie zlecenia, pracownik firmy zewnętrznej odbiera lub otrzymuje od dostawcy wszystkie dokumenty pojazdu, w tym fakturę zakupu, i na podstawie tych dokumentów dokonuje w imieniu Spółki rejestracji pojazdu we właściwym urzędzie komunikacji. Zdarza się też, że dokumenty pojazdu, w tym faktura, trafiają w pierwszej kolejności od dostawcy do pracownika Spółki, który to pracownik/współpracownik przekazuje je do firmy zewnętrznej w celu rejestracji pojazdu.
Faktura, która trafia do firmy zewnętrznej, obsługującej w imieniu Spółki proces rejestracji pojazdów, w pierwszej kolejności, bezzwłocznie (zgodnie z umową nie później niż w ciągu jednej godziny od jej otrzymania) jest rejestrowana w systemie informatycznym Spółki. Rejestracja faktury w systemie informatycznym Spółki obejmuje wprowadzenie do systemu danych z faktury oraz jej elektronicznej kopii, tj. nieedytowalnego skanu, zapisanego w pliku pdf.
Na tym etapie faktura podlega formalnej weryfikacji, którą przeprowadza firma zewnętrzna. Z kolei Wnioskodawca, na podstawie danych umieszczonych w systemie, dokonuje weryfikacji merytorycznej faktury, jej księgowania oraz podejmuje decyzję o jej opłaceniu.
Po zakończeniu procedury rejestracyjnej firma zewnętrzna odbiera dokumenty pojazdu z urzędu komunikacji i przekazuje je dalej bądź to do Spółki, bądź bezpośrednio do korzystającego, bądź do dostawcy (jeżeli odbiór pojazdu następuje u dostawcy). Z kolei faktury są przekazywane do Spółki, do departamentu rachunkowości, gdzie dodatkowo potwierdzany jest i odnotowywany w systemie informatycznym fakt posiadania przez Spółkę oryginału faktury, po czym faktura jest przekazywana do zewnętrznego archiwum. Spółka rozważa zaniechanie dodatkowego potwierdzania i odnotowywana w systemie informatycznym faktu posiadania przez Spółkę oryginału faktury.
Po upływie określonego czasu skany faktur z systemu informatycznego Spółki przekazywane są do elektronicznego archiwum, gdzie są przechowywane co najmniej do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.
Druga ścieżka obiegu faktur papierowych
Druga ścieżka obiegu faktur papierowych dotyczy faktur dokumentujących nabycie przedmiotów leasingu niepodlegających rejestracji. W ścieżce tej procesowane są faktury zakupu wszystkich innych przedmiotów leasingu niż pojazdy rejestrowane, a więc takich przedmiotów jak maszyny i urządzenia, sprzęt medyczny, sprzęt IT itp. W ścieżce tej faktura zakupowa trafia od dostawcy do pracownika/współpracownika Spółki, obsługującego realizację umowę leasingu, na potrzeby której nabywany jest dany przedmiot leasingu, który to pracownik/współpracownik niezwłocznie rejestruje ją w systemie informatycznym Spółki, a więc wprowadza do systemu dane z faktury oraz jej skan. Na podstawie danych z faktury, wprowadzonych do systemu faktura jest weryfikowana formalnie i merytorycznie, a następnie jest księgowana oraz opłacana. Faktura jest przekazywana do departamentu rachunkowości, gdzie dodatkowo potwierdzany jest fakt posiadania przez Spółkę jej oryginału, po czym faktura jest przekazywana do zewnętrznego archiwum. Po upływie określonego czasu skan faktury z systemu informatycznego Spółki przekazywany jest do elektronicznego archiwum. Proces ten wygląda analogicznie, jak w ścieżce pierwszej.
Trzecia ścieżka obiegu faktur papierowych
Trzecia ścieżka obiegu faktur papierowych dotyczy faktur dokumentujących nabycie pozostałych towarów i usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, są to tzw. faktury kosztowe. W ścieżce tej faktura zakupowa trafia od dostawcy do pracownika/współpracownika Spółki (bezpośrednio lub za pośrednictwem kancelarii Spółki), odpowiedzialnego za współpracę z danym dostawcą (tzw. menedżera kosztów). Osoba ta dokonuje weryfikacji merytorycznej faktury, a następnie dekretuje ją i przekazuje do departamentu rachunkowości, gdzie faktura jest weryfikowana formalnie, a następnie księgowana, opłacana oraz archiwizowana.
Spółka jest w trakcie wdrożenia systemu elektronicznego obiegu faktur kosztowych. Faktura, po wpłynięciu do kancelarii Spółki będzie rejestrowana w systemie informatycznym Spółki z podaniem danych identyfikujących daną fakturę zakupu towaru lub usługi, skanowana, a skan będzie umieszczony jako załącznik w systemie informatycznym Spółki. Oryginał faktury w wersji papierowej będzie następnie przekazywany do zewnętrznego archiwum, przy czym Spółka rozważa rezygnację z przechowywania oryginału w wersji papierowych z uwagi na archiwizację takiej faktury w wersji elektronicznej. Zarejestrowana w systemie informatycznym faktura wraz z jej skanem będzie przekazywana do akceptacji merytorycznej do osób upoważnionych do tego, odpowiedzialnych merytorycznie za dany rodzaj zakupu, tj. do menedżerów kosztów. Menedżer kosztów na podstawie danych z faktury wprowadzonych do systemu oraz jej skanu, będzie weryfikować fakturę merytorycznie, a następnie faktura będzie księgowana oraz opłacana.
Mając powyższe na uwadze, we wszystkich trzech ścieżkach obiegu faktur papierowych, Spółka zapewnia i będzie zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy tym zachowana jest autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przechowywanych elektronicznie faktur.
Spółka odlicza podatek naliczony ze wszystkich wskazanych faktur zakupowych, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o VAT, z uwzględnieniem ewentualnych ograniczeń wynikających z przepisów.
Wnioskodawca zamierza - we wszystkich trzech opisanych ścieżkach - zrezygnować z wykonywania dodatkowego potwierdzenia otrzymania oryginału faktury papierowej przez departament rachunkowości i przyjąć, że otrzymanie faktury następuje w momencie jej otrzymania przez pracownika/współpracownika Spółki lub firmy zewnętrznej działającej w imieniu Spółki, a wystarczającym potwierdzeniem tego faktu jest zarejestrowanie skanu faktury w systemie informatycznym Spółki. Ponadto, Spółka zamierza przyjąć jako podstawową metodę przechowywania faktur, przechowywanie ich w postaci elektronicznej, tj. w archiwum elektronicznym. W rezultacie Spółka nie będzie przechowywać w formie papierowej wszystkich faktur, które otrzymała w formie papierowej, ale zapewni dostęp do elektronicznych kopii faktur na potrzeby ewentualnej kontroli, zgodnie z opisanymi powyżej zasadami.
Ponadto w uzupełnieniu wniosku wskazano, że:
1.Wszystkie faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, o których mowa we Wniosku są/będą wystawiane na Wnioskodawcę (tj. S.A.) jako nabywcę.
2.Towary dokumentowane fakturami zakupowymi, procesowanymi w opisanych we Wniosku ścieżkach pierwszej i drugiej obiegu faktur papierowych (tj. nabycie przedmiotów leasingu), związane są z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług, a więc dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego.
W ścieżkach pierwszej i drugiej procesowane są faktury zakupu przedmiotów leasingu, a więc środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, nabywanych przez Wnioskodawcę w celu oddania ich korzystającym do używania na podstawie zawartych umów leasingu operacyjnego lub finansowego.
Świadczenie usługi leasingu operacyjnego stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług według stawki podstawowej, a więc dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Wydanie korzystającemu przedmiotu leasingu finansowego jest dostawą towarów, opodatkowaną według stawki właściwej dla towaru, będącego przedmiotem dostawy, a więc jest czynnością dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego. Należy nadmienić, że sporadycznie wydanie przedmiotu leasingu finansowego może podlegać opodatkowaniu według procedury marży dla towarów używanych, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 120 ustawy o VAT.
Sporadycznie może się zdarzyć, że umowa leasingu zostanie zawarta z podmiotem nieposiadającym siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie Polski. W takim przypadku miejscem opodatkowania świadczonej usługi jest terytorium innego niż Polska państwa, zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. W takim przypadku nabyte towary i usługi będą związane z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu w Polsce, ale dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT. Wnioskodawca może świadczyć także inne usługi i dokonywać dostawy towarów, których miejsce opodatkowania będzie przypadać poza terytorium Polski, a więc czynności te będą czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu VAT w Polsce.
Towary i usługi dokumentowane fakturami zakupowymi, procesowanymi w opisanej we Wniosku ścieżce trzeciej obiegu faktur papierowych, mogą być związane:
1)Wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi VAT - będą to np. nabywane usługi pośrednictwa leasingowego, dokumentujące prowizję za doprowadzenie do zawarcia konkretnej umowy leasingu, są to zakupy związane bezpośrednio ze świadczeniem usług leasingu operacyjnego lub dostawą w ramach leasingu finansowego;
2)Wyłącznie z czynnościami zwolnionymi z VAT - będą to np. nabywane usługi pośrednictwa przy zawieraniu umów pożyczki, dokumentujące prowizję za doprowadzenie do zawarcia konkretnej umowy pożyczki, które to zakupy związane są bezpośrednio ze świadczeniem przez Wnioskodawcę usług udzielania pożyczek, podlegających zwolnieniu z VAT.
3)Zarówno z czynnościami opodatkowanymi jak i zwolnionymi z VAT - będą to zakupy związane ogólnie z prowadzeniem przez Spółkę bieżącej działalności, których nie można bezpośrednio powiązać z konkretnymi umowami leasingu czy też z konkretnymi umowami pożyczki. Podatek naliczony z tych faktur jest rozliczany zgodnie z art. 90 ust. 2 i następne ustawy o VAT, na podstawie współczynnika sprzedaży dającej prawo do odliczenia podatku naliczonego do całego obrotu Spółki.
3.Na pytanie tut. Organu o treści: „Czy otrzymane ww. faktury są/będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?” Wnioskodawca odpowiedział, że tak.
4.W związku z pytaniem Organu o treści: „Czy zapewniają/zapewnicie Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych?” Wnioskodawca wskazał, że tak.
Pytania
1.Czy w pierwszej ścieżce obiegu faktur papierowych, w momencie wprowadzenia faktury do systemu informatycznego Spółki, Spółce będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1) ustawy o VAT?
2.Czy w drugiej ścieżce obiegu faktur papierowych, w momencie wprowadzenia faktury do systemu informatycznego Spółki, Spółce będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1) ustawy o VAT?
3.Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej?
4.Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?
Państwa stanowisko w sprawie
Ad 1)
Zdaniem Wnioskodawcy, w pierwszej ścieżce obiegu faktur papierowych, otrzymanie faktury zakupowej przez pracownika firmy zewnętrznej, działającej na zlecenie Spółki, wypełnia przesłankę otrzymania faktury przez podatnika, o której mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1) ustawy o VAT, ze względu na fakt, iż firma ta wykonuje czynności faktyczne, takie jak odebranie faktury od dostawcy, działając w imieniu i na rzecz Spółki, a więc działania te wywołują skutek bezpośrednio dla Spółki.
Faktura zakupowa jest rejestrowana w systemie Spółki niezwłocznie po jej otrzymaniu, w rezultacie w momencie tym spełniony jest warunek otrzymania faktury przez podatnika, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1) ustawy o VAT.
Ad 2 )
Zdaniem Wnioskodawcy, w drugiej ścieżce obiegu faktur, otrzymanie faktury zakupowej przez pracownika/współpracownika Spółki, wypełnia przesłankę, o której mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1) ustawy o VAT, a zatem Spółka uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanej faktury.
Rejestracja faktury w systemie informatycznym Spółki następuje niezwłocznie po jej otrzymaniu, w rezultacie w momencie tym spełniony jest warunek otrzymania faktury przez podatnika, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1) ustawy o VAT.
Ad 3)
Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej.
Ad 4)
Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, jeżeli będą one przechowywane, bez względu na formę ich otrzymania (papierowo lub elektronicznie) wyłącznie w formie elektronicznej.
Uzasadnienie w zakresie pytania nr 1 i 2
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT „prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.”
Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT „prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny”.
Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT „jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.”
Zgodnie z powyższymi przepisami, dla powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego musi powstać obowiązek podatkowy po stronie dostawcy, przy czym nabywca może uwzględnić fakturę zakupową w swoim rozliczeniu dopiero w okresie, w którym ją otrzymał lub w rozliczeniu za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.
Przepisy ustawy o VAT nie definiują, w jaki sposób i komu powinna zostać doręczona faktura, aby móc uznać, że w świetle art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT nabywca skutecznie ją otrzymał. Słowo „otrzymać” oznacza to samo co „dostać”. Zatem z perspektywy powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego istotne jest, aby nabywca faktycznie wszedł w posiadanie faktury. W przypadku nabywców, będących osobami prawnymi, przyjmuje się, że otrzymanie faktury może nastąpić poprzez doręczenie przesyłki listowej zawierającej fakturę, na adres siedziby nabywcy. Fakt otrzymania faktury i moment tego otrzymania zwyczajowo potwierdzane jest pieczątką z datownikiem, przybitą przez osobę obsługującą korespondencję u podatnika. Przepisy nie zabraniają jednak, aby otrzymanie faktury następowało w inny uzgodniony sposób, np. na wskazany adres korespondencyjny nabywcy, czy za pośrednictwem osoby upoważnionej przez nabywcę do odbioru faktury w jego imieniu.
Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 28 lipca 2010 r., sygn. IPPP1/443-526/10-2/ISz, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wyjaśnił, że „nic nie stoi na przeszkodzie, aby odbioru faktur dokonywał podmiot zewnętrzny działający w imieniu Wnioskodawcy, mający stosowne upoważnienie do odbioru faktur w imieniu Wnioskodawcy, jak ma to miejsce w przedmiotowej sprawie. Opisany przez Wnioskodawcę sposób odbioru faktury przez pracownika biura jest równoznaczny z otrzymaniem przez podatnika faktury z tytułu nabycia towarów w rozumieniu art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT.”
Ze względu na to, że firma zewnętrzna, obsługująca proces rejestracji pojazdów, odbierając fakturę od dostawcy, działa na pisemne zlecenie Wnioskodawcy, otrzymanie tej faktury przez zewnętrzną firmę skutkuje otrzymaniem jej przez Wnioskodawcę. Zewnętrzna firma nie działa w tym przypadku we własnym imieniu i na własną rzecz, lecz jako przedstawiciel Spółki. Także z perspektywy dostawcy, przekazanie faktury pracownikowi firmy zewnętrznej, jest równoznaczne z przekazaniem jej Spółce, ponieważ wydaje on fakturę osobie legitymującej się pisemnym upoważnieniem do odbioru faktury, wystawionym przez pracownika Spółki. Od tego momentu, dalszy obieg faktury jest już zatem wewnętrzną sprawą Spółki. Faktura w pierwszej kolejności jest rejestrowana w systemie informatycznym Spółki, następnie podlega weryfikacji formalnej i merytorycznej, a następnie jest składana w imieniu Spółki do urzędu komunikacji w celu zarejestrowania na Spółkę nabytego pojazdu. Dopiero po zakończeniu procesu rejestracji, faktura trafia do departamentu rachunkowości Spółki, a następnie do archiwum zewnętrznego (obecnie) lub bezpośrednio do zewnętrznego archiwum (po planowanej zmianie procesu).
Analogicznie, w przypadku gdy faktura jest otrzymywana lub odbierana przez pracownika/współpracownika Spółki, należy przyjąć, że tym samym to Spółka ją otrzymała. Pracownik/współpracownik, odbierając od dostawcy fakturę, działa na rzecz Spółki w ramach swoich obowiązków służbowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy działająca w tym zakresie na rzecz Spółki jest jej pracownikiem (tzn. jest zatrudniona w oparciu o umowę o pracę) czy współpracownikiem świadczącym usługi w oparciu o umowę cywilnoprawną i ustanowione pełnomocnictwa.
Przepisy ustawy o VAT nie określają w jaki sposób należy potwierdzić otrzymanie faktury przez nabywcę dla celów dowodowych. W tym zakresie zatem podatnicy mogą stosować różne rozwiązania, które pozwolą wykazać, że podatnik fakturę otrzymał, oraz co istotne, potwierdzą pierwszy moment, w którym podatnik tą fakturą faktycznie dysponował.
W opisanych przez Wnioskodawcę pierwszej i drugiej ścieżce obiegu faktur papierowych, otrzymana faktura zakupowa jest niezwłocznie wprowadzana do systemu informatycznego Wnioskodawcy. Zgodnie z postanowieniami umowy zawartej z firmą zewnętrzną, jest ona zobowiązana wprowadzić otrzymaną fakturę do systemu informatycznego Spółki niezwłocznie, nie później niż w ciągu jednej godziny od jej otrzymania. Wprowadzenie faktury do systemu polega na umieszczeniu w systemie danych z faktury (tj. informacji o kontrahencie, przedmiocie sprzedaży, stawce podatku VAT oraz kwotach netto, brutto i kwocie podatku VAT) oraz umieszczeniu w systemie nieedytowalnej kopii (skanu) faktury. System informatyczny Spółki pozwala na jednoznaczne ustalenie momentu wprowadzenia do niego każdej faktury.
Wprowadzona do systemu informatycznego faktura nie może być z niego usunięta, ponieważ w Spółce istnieją systemy blokujące taki proces (jedynym wyjątkiem jest proces obligatoryjnego usuwania dokumentów po upływie okresu retencji, prowadzony zgodnie z określonymi zasadami przez upoważnione do tego osoby).
Spółka zapewnia więc funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zarówno system informatyczny Spółki, do którego wprowadzane są faktury zakupowe, jak i system elektronicznego archiwum, nie pozwalają na edycję zapisanego skanu faktury, jednocześnie pozwalając na ustalenie, kto i kiedy wprowadził daną fakturę, od jakiego dostawcy pochodzi, z jaką umową leasingu jest związana, jakiego rodzaju kosztu dotyczy, kto dokonał jej merytorycznej akceptacji itp.
Przy tym zachowana jest autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przechowywanych elektronicznie faktur, poprzez przechowywanie ich w formie nieedytowalnego skanu.
Wersje elektroniczne faktur są przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie i udostępnienie organom podatkowym.
Ponieważ wprowadzenie faktury do systemu informatycznego Spółki następuje niezwłocznie po jej otrzymaniu, to data wprowadzenia faktury do systemu będzie równocześnie datą otrzymania faktury przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca może zatem przyjąć, że w dacie wprowadzenia faktury do systemu informatycznego Spółki faktura została przez Spółkę otrzymana.
Podsumowując, należy przyjąć, że z perspektywy przepisów o VAT, Wnioskodawca otrzymuje fakturę zakupową od dostawcy już w momencie jej otrzymania przez firmę zewnętrzną lub pracownika/współpracownika Spółki, czego dostatecznym potwierdzeniem może być fakt zarejestrowania faktury w systemie informatycznym Spółki.
Uzasadnienie w zakresie pytania nr 3 i 4
W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych). W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.
Na poparcie powyższej tezy Wnioskodawca pragnie przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych). Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).
Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie zostały sporządzone i dostarczone oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.
Dodatkowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej jako: „Dyrektywa VAT”). W myśl art. 218 Dyrektywy VAT państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217-240). Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT). Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.
Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, należy również zwrócić uwagę na treść przepisów Ordynacji podatkowej. Ogólne przepisy prawa podatkowego zawarte w tej ustawie, regulują kwestie dowodów w sprawach podatkowych w przepisach rozdziału 11 działu IV - postępowanie podatkowe. Przepisy Ordynacji podatkowej nie ograniczają ustalenia dowodów w sprawie podatkowej do dokumentów papierowych, jednak każda forma dokumentowania zdarzenia powinna odpowiadać obowiązującym przepisom (w tym również spoza sfery przepisów prawa podatkowego). Wobec powyższego uzależnienie dokumentowania zdarzeń gospodarczych od posiadania przez podatnika dokumentów w wersji papierowej, prowadziłoby do zaistnienia sprzeczności z ogólnymi przepisami Ordynacji podatkowej.
Spółka wskazuje przy tym, iż słuszność prezentowanego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), w szczególności: z dnia 23 maja 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa; z dnia 24 stycznia 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK; z dnia 12 maja 2020 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.
W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur, od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
System informatyczny Spółki pozwala na ustalenie, kto i kiedy wprowadził daną fakturę, od jakiego dostawcy pochodzi, jaki ma numer, z którą konkretnie umową leasingu (którym numerem umowy leasingu) jest związana, jakiego rodzaju kosztu dotyczy, kto dokonał jej merytorycznej akceptacji, itp. W archiwum elektronicznym faktura jest w sposób jednoznaczny powiązana z dokumentami zakupu i umową leasingu, której dotyczy, umożliwiając tym samym jej łatwe odszukanie.
System informatyczny, którego wdrożenie Spółka planuje, również będzie pozwalał na ustalenie, kto i kiedy wprowadził daną fakturę, od jakiego dostawcy pochodzi, jaki ma numer, z którą konkretnie umową leasingu (którym numerem umowy leasingu) jest związana, jakiego rodzaju kosztu/wydatku dotyczy, kto dokonał jej merytorycznej akceptacji itp. W archiwum elektronicznym faktura będzie w sposób jednoznaczny powiązana z dokumentami zakupu i umową leasingu, której dotyczy, umożliwiając tym samym jej łatwe odszukanie. Również faktury tzw. kosztowe dotyczące zakupów innych niż nabycie przedmiotu leasingu, będą archiwizowane w sposób umożliwiający łatwe powiązanie faktury wykazanej w rejestrze VAT Spółki z dokumentem przechowywanym w elektronicznym archiwum Spółki.
Zarówno system informatyczny Spółki, do którego wprowadzane są faktury zakupowe, jak i system elektronicznego archiwum, nie pozwalają i nie będą pozwalały na edycję, w tym usunięcie zapisanego skanu faktury (z wyjątkiem procesu obligatoryjnego usuwania dokumentów po upływie okresu ich retencji, prowadzony zgodnie z określonymi zasadami przez upoważnione do tego osoby), zachowana jest więc autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przechowywanych elektronicznie faktur.
Wersje elektroniczne faktur są/będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie i udostępnienie organom podatkowym.
Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, dających prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wyłącznie w formie elektronicznej.
Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treści art. 86 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).
Ponadto, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z faktury bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę bądź dokument celny. W świetle ww. przepisów, jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego stanowi posiadanie przez niego faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie danego wydatku.
Z przywołanych wyżej przepisów nie wynika jednak, aby ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania tych faktur. W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określoną na fakturze przechowywanej w formie elektronicznej, bez względu na to, w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu.
Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko zbieżne jest z aktualnie dominującą linią interpretacyjną organów podatkowych w sprawach dotyczących podobnych stanów faktycznych. Dla przykładu, w indywidualnej interpretacji z dnia 27 lutego 2020 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że: „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym nie ma przeszkód, aby Wnioskodawca przechowywał i archiwizował faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami, wyłącznie w formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji”.
Podobny pogląd Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził również m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych: z dnia 3 lutego 2020 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN; z dnia 20 stycznia 2020 r., nr 0112-KDSL2-2.4012.31.2019.2.AW; z dnia 20 stycznia 2020 r., nr 0112-KDSL2-2.4012.22.2019.2.EW; z dnia 17 stycznia 2020 r., nr 0112-KDSL2-2.4012.20.2019.2.WB; z dnia 16 stycznia 2020 r., nr 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2.AG; z dnia 10 stycznia 2020 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ; z dnia 9 stycznia 2020 r., nr 0112-KDIL2-3.4012.589.2019.2.WN.
Z uwagi na powyższe Wnioskodawca zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które zostały wystawione w formie papierowej, a które będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (przy założeniu, że spełnione będą również inne wymogi wymienione w art. 86 ustawy o VAT oraz nie zajdą okoliczności wyłączające prawo do odliczenia podatku VAT, które zostały wskazane w art. 88 ustawy o VAT).
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Podkreślić należy, iż Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach przedstawionego przez Państwa opisu sprawy. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem sprawy. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Stosownie do art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329, ze zm. – dalej jako „PPSA”.
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).
Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.