Temat interpretacji

Strona złożyła w dniu 02.02.2005 roku wniosek o udzielenie pisemnej informacji dotyczącej rozliczenia i dokumentowania kosztów eksploatacji prywatnego samochodu używanego do działalności gospodarczej.

Przedstawiono w nim następujący stan faktyczny:

Strona jest wspólnikiem spółki cywilnej prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie usług pielęgniarskich.

Do celów prowadzonej działalności wspólnicy używają własnych samochodów osobowych nie stanowiących środków trwałch firmy. Rozliczenie kosztów związanych z eksploatacją pojazdów dokonywane jest na podstawie prowadzonej przez każdego wspólnika ewidencji przebiegu pojazdu do której wpisywane są faktury /zawierające nr rejestracyjny pojazdu/, które wystawiane są na imię i nazwisko oraz NIP wspólnika, a nie spółki.

Zdaniem strony faktury wystawione na poszczególnego wspólnika dotyczące wydatków eksploatacji samochodu i spełniające wymogi ustawy by je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, stanowią dowód ksiegowy, który jest kosztem uzyskania przychodu spółki.Strona powołuje się na przepisy art.23 ust.1 pkt 46, ust.5 i ust.7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z regulacją zawartą w art.23 ust.1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz.U. z 2000 roku Nr 14, poz.176 ze zm./ osoba prowadząca działalność gospodarczą będąca właścicielem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione wydatki z tytułu używania takiego samochodu jedynie do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - art.23 ust.5 i ust.7 ustawy o podatku dochodowym.

Sposób dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów określony został w rozporządzeniu Min.Fin. z dnia 26.08.2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów /Dz.U. Nr 125, poz.1475 ze zm./.

Zgodnie z par.12 ust.3 pkt 1 w/cyt. rozporządzenia podstawą zapisów w ksiedze, są:

- faktury VAT, rachunki /odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach/,

- inne dowody wymienione w par.13 i 14, potwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej stanem rzeczywistym.

Według pkt 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowiących załącznik nr 1 do w/cyt. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekroczyć kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.Zaznaczyć należy, że w myśl art.23 ust.5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz.U. z 2000 roku Nr 14, poz.176 ze zm./ do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Dane które powinna zawierać ewidencja określone zostały w art.23 ust.7 ww. ustawy.

Zatem, aby wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego podatnika do celów prowadzonej działalności gospodarczej w ramach spółki cywilnej mogły stanowić koszt uzyskania przychodów z tej działalności /podlegające zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - prowadzonej przez spółkę/ konieczne jest prowadzenie:

- ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca, w przypadku braku ewidencji poniesione wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu spółki,

- posiadanie faktur wystawionych na osobę używającą samochód i jednocześnie dokonującą zakupu np. paliwa do samochodu, faktury muszą zawierać numer rejestracyjny pojazdu. W taki sposób dokumentowane wydatki związane z używaniem samochodu prywatnego do celów prowadzonej działalności gospodarczej będą stanowiły podstawę do uznania za koszt uzyskania przychodu spółki cywilnej.

- sporządzenie miesięcznych zestawień poniesionych wydatków wynikających z ww. faktur.

Z przedstawionego przez Panią stanu faktycznego wynika, że stosowane zasady dokumentowania wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego nie stanowiacego środka trwałego spółki są zgodne z przepisami prawa podatkowego.

Zatem w opisanym stanie prawnym, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Pile uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione przez stronę we wniosku z dnia 02.02.2005 roku.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego we wniosku i stanu prawnego obowiązującego na dzień wydania niniejszego postanowienia.