Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo pismem z 16 lipca 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej: „Wnioskodawca”), będąca czynnym podatnikiem VAT, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (…).

Wnioskodawca, w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, otrzymuje zlecenia na wykonywanie transportów (…) na następujących rodzajach (…):

-krajowe (…),

-eksporty wewnątrzwspólnotowe (…),

-importy wewnątrzwspólnotowe (…),

-(…) wewnątrzwspólnotowe (…),

-eksporty pozawspólnotowe (…),

-importy pozawspólnotowe (…),

-(…) pozawspólnotowe (…),

-kabotaże wewnątrzwspólnotowe (…),

-kabotaże pozawspólnotowe (…).

Zleceniodawcami Wnioskodawcy są przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie trzecim.

Wnioskodawca wykonuje zlecenia transportowe, o których mowa powyżej, z użyciem podwykonawców, którymi są przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie trzecim.

Wnioskodawca, rozliczając się ze swoimi podwykonawcami, otrzymuje od nich faktury, faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, a także ich duplikaty. Ilekroć w niniejszym wniosku mowa jest o „fakturach”, Wnioskodawca ma na myśli każdy z rodzajów dokumentów wymienionych w poprzednim zdaniu.

Fakt oraz okoliczności wykonania każdego przewozu udokumentowane są zestawem dokumentów, w skład w których wchodzą listy przewozowe oraz opcjonalnie, dokumenty towarzyszące listowi przewozowemu (np. wydanie zewnętrzne, specyfikacja towaru, certyfikat analizy jakościowej towaru etc.), według procedury przyjętej przez nadawcę przesyłki. Wszystkie dokumenty, o których mowa w poprzednim zdaniu, dalej nazywane są Dokumentami Transportowymi.

Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia oryginalnych egzemplarzy Dokumentów Transportowych na wskazany adres korespondencyjny (1). Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia skanów Dokumentów Transportowych na wskazany adres poczty elektronicznej lub w ogóle nie wymaga od niego dostarczenia Dokumentów Transportowych w jakiejkolwiek formie (2).

Wnioskodawca wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie do ewidencjonowania działalności gospodarczej firmy transportowej. Wnioskodawca kilkukrotnie dokonywał zmiany wykorzystywanego przez siebie oprogramowania, korzystając z następujących produktów w odniesieniu do transakcji handlowych dokonywanych w poszczególnych okresach:

a)w okresie do (…) 2016 roku - (…), którego dostawcą była (…),

b)w okresie od (…) 2016 roku do (…) 2019 roku - (…), którego dostawcą była (…) (spółka wykreślona z rejestru przedsiębiorców w wyniku przejęcia przez (…), która obecnie jest dostawcą tego oprogramowania),

c)w okresie od dnia (…) 2020 roku do dnia (…) 2024 roku - (…), którego dostawcą jest (…),

d)w okresie od dnia (…) 2025 roku - (…), o którym mowa pod lit. b powyżej.

Każde z w/w oprogramowanie przechowywane jest przez Wnioskodawcę na prywatnym serwerze Wnioskodawcy, zabezpieczone jest przed wszelkimi zagrożeniami cybernetycznymi, a dostęp do zawartych w nim informacji i plików ograniczony jest do wąskiego, niezbędnego grona osób wykonujących pracę lub usługi na rzecz Wnioskodawcy. Serwer jest zabezpieczony również przed utratą zawartych na nim danych, m.in. poprzez częste i regularne dokonywanie zapasowej kopii danych. Wnioskodawca posiada status uprawnionego przedsiębiorcy (…), spełniając wymagane standardy zachowania bezpieczeństwa wszelkich informacji i danych, m.in. przechowywanych w każdym w/w oprogramowaniu. Wnioskodawca, nawet po zakończeniu okresu wykorzystywania danego oprogramowania do ewidencjonowania prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, przechowuje zawarte w nim informacje i pliki co najmniej przez okres, w którym przepisami prawa podatkowego wymagane jest przechowywanie wszelkich informacji i dokumentów dotyczących transakcji handlowych.

Wnioskodawca nie wyklucza zmiany wykorzystywanego przez siebie oprogramowania na poczet ewidencji prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, przy czym każde ewentualnie nowo wdrożone oprogramowanie będzie spełniało standardy określone niniejszym akapitem.

Ilekroć w niniejszym wniosku mowa o Oprogramowaniu, oznacza to każde w/w oprogramowanie lub ewentualnie wdrożone w przyszłości przez Wnioskodawcę nowe oprogramowanie w celu określonym powyżej.

Obecnie Wnioskodawca postępuje z fakturami oraz Dokumentami Transportowymi w następujący sposób, w zależności od sytuacji, zgodnie z numeracją określoną w poprzednim akapicie:

Ad 1. - w takich sytuacjach Wnioskodawca wymaga od swojego podwykonawcy, który wykonuje dane zlecenie transportowe na jego rzecz, dostarczenia do siedziby Wnioskodawcy faktury w postaci papierowej z tytułu wykonania usługi przewozu, a także oryginalnych egzemplarzy Dokumentów Transportowych. Zarówno faktura, jak i wszystkie dokumenty wchodzące w skład Dokumentów Transportowych, są skanowane przez Wnioskodawcę w rozdzielczości i formacie gwarantujących ich czytelność, a następnie umieszczane w odpowiednim module Oprogramowania.

Skany dokumentów przechowywane są w taki sposób, że każdy dokument przyporządkowany jest do poszczególnej transakcji handlowej, a ich format, tj. PDF, uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję w treść tych dokumentów. Oprogramowanie zapisuje i umożliwia odczyt informacji w zakresie daty umieszczenia danego dokumentu w Oprogramowaniu.

Ponadto, wszystkie faktury są weryfikowane przez Wnioskodawcę pod kątem autentyczności pochodzenia oraz integralności, a także opisywane i księgowane w Oprogramowaniu, które zapisuje również informację o tym kto i kiedy dokonał tego zaksięgowania. Po zarchiwizowaniu skanów faktury oraz Dokumentów Transportowych, zgodnie z opisem powyżej, Wnioskodawca przekazuje oryginalną fakturę w formie papierowej swojemu zewnętrznemu biurze rachunkowemu, które przechowuje wszystkie oryginalne faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w archiwum tradycyjnym.

Dokumenty Transportowe są natomiast przesyłane za pośrednictwem operatora pocztowego na adres wskazany przez wnioskodawcę.

Ad 2. - w takich sytuacjach Wnioskodawca wymaga od swojego podwykonawcy, który wykonuje dane zlecenie transportowe na jego rzecz, dostarczenia faktury w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej z tytułu wykonania usługi przewozu, a także:

-w pierwszej kolejności skanów Dokumentów Transportowych, w rozdzielczości i jakości zapewniających ich czytelność oraz w formacie uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść dokumentów (głównie: PDF, PNG, JPG, JPEG etc.), w celu przekazania ich zleceniodawcy Wnioskodawcy, zgodnie z określonym przez tego zleceniodawcę wymaganiem;

-w następnej kolejności oryginalnych Dokumentów Transportowych w postaci papierowej.

W przypadku dostarczenia Wnioskodawcy przez jego podwykonawcę faktury w postaci papierowej, Wnioskodawca postępuje tak samo, jak w sytuacji Ad 1. powyżej.

W przypadku dostarczenia Wnioskodawcy przez jego podwykonawcę faktury w postaci elektronicznej, Wnioskodawca drukuje ją, a następnie postępuje tak, jak z fakturą w postaci papierowej. Skany Dokumentów Transportowych są archiwizowane przez Wnioskodawcę w taki sam sposób, jak w sytuacji Ad 1. powyżej, a oryginalne Dokumenty Transportowe w postaci papierowej są archiwizowane przez niego w formie tradycyjnej, tj. w segregatorach lub kartonach znajdujących się w siedzibie Wnioskodawcy.

Wnioskodawca pragnie odstąpić od przechowywania faktur i Dokumentów Transportowych w formie papierowej, ograniczając przechowywanie tych dokumentów wyłącznie do archiwizowania ich elektronicznych wersji lub skanów. Oznaczałoby to następujące działanie Wnioskodawcy w odniesieniu do w/w sytuacji:

Ad 1.

Wnioskodawca tak, jak do tej pory, będzie przechowywał skany faktur i Dokumentów Transportowych, a oryginalne Dokumenty Transportowe w formie papierowej nadal będą wysyłane za pośrednictwem operatora pocztowego na adres wskazany przez zleceniodawcę Wnioskodawcy. Wnioskodawca planuje jednak, upewniwszy się, że skan faktury został wykonany i zarchiwizowany prawidłowo, tj., że rozdzielczość i jakość skanu umożliwia pełny odczyt treści dokumentu, format uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję w treść dokumentu, a faktura została prawidłowo opisana, zaksięgowana, umieszczona w prawidłowym elemencie w/w oprogramowania i zweryfikowana pod kątem autentyczności pochodzenia i integralności, zniszczyć oryginał faktury w formie papierowej.

Ad 2.

Wnioskodawca nie będzie wymagał od podwykonawców dostarczania faktur i Dokumentów Transportowych w formie papierowej. W przypadku dostarczenia przez podwykonawców Wnioskodawcy temu ostatniemu faktury w formie elektronicznej oraz skanów Dokumentów Transportowych spełniających wszystkie standardy określone powyżej, dokumenty te zostaną bezpośrednio umieszczone w Oprogramowaniu, po dokonaniu przez Wnioskodawcę ich weryfikacji pod kątem autentyczności pochodzenia, integralności, uniemożliwienia ingerencji w treść oraz pełnej czytelności treści.

W przypadku dostarczenia przez podwykonawców Wnioskodawcy temu ostatniemu faktury i/lub Dokumentów Transportowych w formie papierowej, Wnioskodawca sporządzi skany tych dokumentów i - po weryfikacji analogicznej do tej opisanej w zdaniu poprzedzającym i umieszczeniu tych skanów w odpowiednim module Oprogramowania - zniszczy faktury i Dokumenty Transportowe otrzymane w formie papierowej.

Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie faktur oraz Dokumentów Transportowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Przechowywanie w założonej przez Wnioskodawcę formie umożliwia szybkie i precyzyjne otwarcie, wyeksportowanie i udostępnienie właściwemu organowi podatkowemu wymaganych przez ten organ faktur i Dokumentów Transportowych, czy to przyjmując za kryterium wyboru tych dokumentów dany okres rozliczeniowy, daną transakcję handlową, danego kontrahenta Wnioskodawcy, rodzaj transakcji handlowych, czy też w dowolny sposób łącząc ze sobą te i/lub inne kryteria. Faktury i Dokumenty Transportowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie skanów, będą stanowiły wierne i czytelne odzwierciedlenie wersji papierowych.

W tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca pragnie uzyskać potwierdzenie, że planowane wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji i obiegu fakturami i Dokumentami Transportowymi nie wpłynie w żaden sposób na jej prawa w zakresie jej możliwości zaliczania zakupu usług przewozowych od swoich podwykonawców do kosztów uzyskania przychodu, tj. będzie ona miała prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz do zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu, wynikających z faktur i Dokumentów Transportowych przechowywanych w taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia).

Ponadto, uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego w następujący sposób:

1.„Czy umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT?”

Odpowiedź: Wnioskodawca, na każde żądanie właściwego organu podatkowego, niezwłocznie udzieli mu dostępu do wszystkich faktur przechowywanych przez Wnioskodawcę w postaci elektronicznej zgodnie z żądaniem. Dostęp ten zostanie udzielony właściwemu organowi podatkowemu przez Wnioskodawcę według preferencji tego organu, na przykład poprzez dostarczenie wydrukowanych kopii faktur w postaci papierowej, dostarczenie faktur w postaci elektronicznej, czy umożliwienie przeprowadzenia kontroli w siedzibie Wnioskodawcy i weryfikacji tych faktur w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym przez Wnioskodawcę.

Wnioskodawca ponadto gotów jest udzielać wszelkim właściwym organom podatkowym na ich żądanie zdalnego dostępu do określonych żądaniem faktur w postaci elektronicznej. Dostęp ten umożliwi organom podatkowym odczyt właściwych dokumentów oraz ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie zawartych w nich danych.

System teleinformatyczny wykorzystywany przez Wnioskodawcę zawiera, w odniesieniu do każdej faktury, m.in. takie informacje jak: wystawca faktury, numer identyfikacji podatkowej wystawcy, państwo siedziby wystawcy, data sprzedaży, data wystawienia, data dostarczenia, rodzaj kosztu, waluta faktury. Dzięki temu wyselekcjonowanie przez Wnioskodawcę właściwych dokumentów żądanych przez właściwy organ podatkowy będzie możliwe bezzwłocznie, a następnie Wnioskodawca bądź dostarczy temu organowi żądane faktury, bądź też udostępni mu dostęp do nich w sposób dogodny dla organu i zapewniający bezpieczeństwo udostępnianych danych.

2.„Czy prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, będą Państwo przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?”

Odpowiedź: Wnioskodawca posiada odpowiednią infrastrukturę technologiczną umożliwiającą przechowywanie faktur elektronicznych w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie faktury elektroniczne przechowywane będą w pełni czytelnej formie w systemie teleinformatycznym, którego mechanizmy zabezpieczeniowe uniemożliwiają jakąkolwiek edycję, czy podmianę przechowywanych w nim plików (dokumentów w postaci elektronicznej). Każda faktura w postaci elektronicznej będzie umieszczana w systemie teleinformatycznym w postaci pliku elektronicznego w sposób opisany we wniosku, a poza samym plikiem umożliwiającym pełny odczyt danej faktury, system będzie automatycznie, bez możliwości ręcznej modyfikacji danych, zapisywał również takie informacje jak m.in. data i godzina umieszczenia pliku w systemie oraz imię i nazwisko użytkownika umieszczającego dany plik w systemie.

Autentyczność pochodzenia będzie zapewniona w jednej z dwóch postaci, w zależności od sposobu doręczenia faktury Wnioskodawcy przez sprzedawcę danego towaru lub usługi. W zakresie faktur doręczanych w postaci elektronicznej za pomocą komunikacji e-mail, dowodem na autentyczność ich pochodzenia będą wiadomości e-mail, które – razem z wszystkimi fakturami, stanowiącymi załączniki do tych wiadomości – będą zapisywane w archiwum pocztowym, dzięki czemu możliwe będzie każdorazowe ustalenie, z jakiego adresu e-mail został wysłany dany dokument. W zakresie faktur doręczonych Wnioskodawcy w formie papierowej, dowodem na autentyczność ich pochodzenia będzie prowadzony przez niego rejestr poczty przychodzącej w systemie teleinformatycznym, w którym ewidencjonowane są takie informacje, jak m.in. data dostarczenia danej korespondencji, zawartość przesyłki (w przedmiotowym zakresie – numery wszystkich faktur znajdujących się w danej przesyłce), dane nadawcy, czy imię i nazwisko użytkownika odbierającego w imieniu Wnioskodawcy daną przesyłkę.

3.„Czy będą Państwo przechowywać faktury poza terytorium Polski? Jeżeli tak, to czy faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?”

Odpowiedź: Wnioskodawca nie będzie przechowywał żadnych faktur poza terytorium Polski.

4.„Czy zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będą posiadać Państwo dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Państwa Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów?”

Odpowiedź: Wnioskodawca przyjął politykę rachunkowości, która jest aktualna na dzień sporządzenia niniejszego pisma oraz której treść jest sporządzona w języku polskim. W przypadku wydania przez Panią Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej indywidualnej interpretacji potwierdzającej słuszność twierdzenia Wnioskodawcy w przedmiocie możliwości przechowywania faktur wyłącznie w postaci elektronicznej, Wnioskodawca uzupełni obecnie obowiązującą politykę rachunkowości o opis mechanizmu w przedmiocie ochrony danych i ich zbiorów. Opis ten będzie zawierał zarówno sposoby zabezpieczenia wszelkich danych przed dostępem osób nieuprawnionych i przed ich usunięciem, a także sposoby i częstotliwość wykonywania kopii zapasowych. Rozwiązania te już istnieją w polityce bezpieczeństwa prowadzonej przez Wnioskodawcę, w ramach której m.in. system teleinformatyczny, konta poczty elektronicznej, jak i archiwa skrzynek tych kont, są zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, czy usunięciem jakichkolwiek danych w nich zawartych, a także wszystkie dane zawarte w systemie teleinformatycznym podlegają cyklicznemu procesowi tworzenia kopii zapasowych (w określonych zakresach danych kopie zapasowe tworzone są codziennie, raz w tygodniu oraz raz w miesiącu). Ewentualne wdrożenie sposobów ewidencji kosztów, jak opisano we wniosku, spowoduje uzupełnienie prowadzonej przez Wnioskodawcę polityki rachunkowości o te sposoby zabezpieczenia danych i ich zbiorów.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opisany we wniosku sposób archiwizowania faktur i Dokumentów Transportowych jest zgodny z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w zw. z art. 9 ust. 1 tej ustawy, prawo do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie tak archiwizowanych w ten sposób faktur oraz Dokumentów Transportowych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, sposób archiwizowania faktur i Dokumentów Transportowych wskazany w opisie stanu faktycznego (winno być: zdarzeniu przyszłym) jest zgodny z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w zw. z art. 9 ust. 1 tej ustawy, prawo do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie tak archiwizowanych w ten sposób faktur oraz Dokumentów Transportowych.

Uzasadnienie

W efekcie Wnioskodawca będzie miał prawo na zasadach ogólnych do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów, wynikających z otrzymanych faktur i Dokumentów Transportowych archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie skanów będzie prawidłowe.

Przepisy ustawy, o której mowa w poprzednim zdaniu, przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16 m (art. 9 ust. 1 w/w ustawy).

Oznacza to, że w zakresie CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „ustawa o rachunkowości”), z której wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z tych też względów przyjęty przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona jest zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości.

W ocenie Wnioskodawcy w sytuacji zeskanowania papierowych faktur i Dokumentów Transportowych i zapisania ich na serwerze w formie elektronicznej, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, Wnioskodawca jako użytkownik Oprogramowania nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu tej ustawy musi być dowód źródłowy sporządzony zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wystawione dowody źródłowe zgodne z ustawą o rachunkowości będą ujmowane w księgach rachunkowych Wnioskodawcy i podstawą rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.

Zdigitalizowanie dowodów źródłowych oraz zniszczenie papierowej wersji dowodu źródłowego pozostaje bez wpływu na ujęcie danego kosztu w kosztach uzyskania przychodu w zakresie CIT.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych odwołuje się do ustawy o rachunkowości, która pozwala na przechowywanie w formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W konsekwencji w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie elektronicznej będzie prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

‒wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

‒jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

‒pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

‒poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

‒został właściwie udokumentowany,

‒nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Obowiązkiem podatników jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opisany we wniosku sposób archiwizowania faktur i Dokumentów Transportowych jest zgodny z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w zw. z art. 9 ust. 1 tej ustawy, prawo do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie tak archiwizowanych w ten sposób faktur oraz Dokumentów Transportowych.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, otrzymuje zlecenia na wykonywanie transportów drogowych (…).

Wnioskodawca, rozliczając się ze swoimi podwykonawcami, otrzymuje od nich faktury, faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, a także ich duplikaty.

Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia oryginalnych egzemplarzy Dokumentów Transportowych na wskazany adres korespondencyjny. Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia skanów Dokumentów Transportowych na wskazany adres poczty elektronicznej lub w ogóle nie wymaga od niego dostarczenia Dokumentów Transportowych w jakiejkolwiek formie. Wnioskodawca wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie do ewidencjonowania działalności gospodarczej firmy transportowej.

Wnioskodawca posiada status uprawnionego przedsiębiorcy (…), spełniając wymagane standardy zachowania bezpieczeństwa wszelkich informacji i danych, m.in. przechowywanych w każdym w/w oprogramowaniu.

Wnioskodawca pragnie odstąpić od przechowywania faktur i Dokumentów Transportowych w formie papierowej, ograniczając przechowywanie tych dokumentów wyłącznie do archiwizowania ich elektronicznych wersji lub skanów. Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie faktur oraz Dokumentów Transportowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Ponadto, wskazali Państwo, że Spółka na każde żądanie właściwego organu podatkowego, niezwłocznie udzieli mu dostępu do wszystkich faktur przechowywanych przez Wnioskodawcę w postaci elektronicznej zgodnie z żądaniem.

Wnioskodawca posiada odpowiednią infrastrukturę technologiczną umożliwiającą przechowywanie faktur elektronicznych w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie faktury elektroniczne przechowywane będą w pełni czytelnej formie w systemie teleinformatycznym, którego mechanizmy zabezpieczeniowe uniemożliwiają jakąkolwiek edycję, czy podmianę przechowywanych w nim plików (dokumentów w postaci elektronicznej).

Wnioskodawca nie będzie przechowywał żadnych faktur poza terytorium Polski. Wnioskodawca przyjął politykę rachunkowości, którą uzupełni o opis mechanizmu w przedmiocie ochrony danych i ich zbiorów.

Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Zatem w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.