Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo 27 czerwca 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Wnioskodawca ustalił ze związkami zawodowymi, że odpis podstawowy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) zostanie zwiększony o określoną kwotę ponad limit ustawowy w ramach odpisu podstawowego.

Na powyższą okoliczność strony podpisały aneks do Regulaminu Wynagradzania, który przewiduje możliwość dokonywania dodatkowych odpisów na ZFŚS oraz zasilania środków funduszu w ramach odpisu podstawowego dodatkowymi środkami.

Pytanie

Czy kwota ustalona ze związkami zawodowymi w aneksie do regulaminu wynagradzania przekazująca w roku 2025 w ramach odpisu podstawowego określoną aneksem kwotę wykraczającą ponad ustawowy limit na Zakładowy Fundusz Świadczeń socjalnych, będzie stanowić dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.), zwanej dalej jako „ustawa o CIT”, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-    został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-    jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-    pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-    poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-    został właściwie udokumentowany,

-    nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z kolei w art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT wskazano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak:

a)   podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy,

b)   odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu,

c)   (uchylona).

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 288), zwanej dalej jako „ustawa o ZFŚS”, pracodawcy, którzy spełniają przesłanki określone w ustawie, mają obowiązek tworzenia ZFŚS i dokonywania odpisów podstawowych.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

W myśl art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Jednocześnie, w myśl art. 4 ust. 2 ustawy o ZFŚS, pracodawca może zwiększyć wysokość odpisu na ZFŚS ponad wartość określoną w ustawie – jeśli tak stanowi regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy.

W opinii Wnioskodawcy, planowane zwiększenie odpisu podstawowego na ZFŚS – ustalony na podstawie aneksu do Regulaminu Wynagradzania – stanowi koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, i nie podlega wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b tej ustawy.

Zgodnie z wykładnią przepisów, art. 4 ust. 2 ustawy o ZFŚS wprost przewiduje możliwość wprowadzenia dodatkowych odpisów na fundusz, pod warunkiem ich ustanowienia w regulaminie wynagradzania.

Takie odpisy są dokonywane na podstawie odrębnych przepisów (tj. art. 4 ustawy o ZFŚS), co oznacza, że nie mają charakteru dobrowolnego w znaczeniu podatkowym, o ile zostały prawidłowo określone w aktach wewnątrzzakładowych.

Planowany odpis nie jest odpisem dodatkowym w rozumieniu ustawy o ZFŚS, lecz stanowi zwiększenie odpisu podstawowego. Mimo tego Wnioskodawca uważa, że planowany odpis należy traktować na takich samych zasadach jak odpis dodatkowy (czyli taki, który przekracza odpis podstawowy określony przepisami prawa).

Zatem – mimo że odpis jest fakultatywny z punktu widzenia prawa pracy (uzależniony od decyzji pracodawcy i uzgodnień ze związkami zawodowymi) – to w momencie jego ustanowienia w regulaminie staje się elementem obowiązującym, a jego dokonanie – działaniem na podstawie odrębnych przepisów.

Powyższe znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

1)   Interpretacja indywidualna z dnia 28 grudnia 2023 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.731.2023.1.AND – Dyrektor KIS potwierdził, że dodatkowy odpis na każdego zatrudnionego pracownika, stanowiący dodatkowe zasilenie funduszu środkami z bieżącej działalności będzie dla Spółki kosztem uzyskania przychodu na takich samych zasadach, jak odpisy podstawowe.

2)   Interpretacja indywidualna z dnia 12 lutego 2019 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.558.2018.1.BG – Dyrektor KIS potwierdził, że dokonanie przez podatnika wpłaty dodatkowego odpisu, który jest odpisem fakultatywnym wskazanym w art. 5 ustawy o ZFŚS, będzie uznane za wpłatę dokonaną na podstawie ustawy o ZFŚS. Zastosowanie będzie miał art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT, w rezultacie czego przedmiotowe zwiększenie ponad odpis podstawowy, o którym mowa w art. 5 ustawy o ZFŚS Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W świetle powyższego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że kwota ustalona ze związkami zawodowymi w aneksie do regulaminu wynagradzania przekazująca w roku 2025 w ramach odpisu podstawowego określoną aneksem kwotę wykraczającą ponad ustawowy limit na Zakładowy Fundusz Świadczeń socjalnych będzie stanowić dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie podlega wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b tej ustawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. Zatem inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Aby zatem wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

•    został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

•    jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

•    pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

•    poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

•    został właściwie udokumentowany,

•    nie znajduje się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z ustawowej definicji kosztu podatkowego wynika, że warunki uznania konkretnego kosztu (wydatku) za koszt podatkowy muszą być spełnione równocześnie.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT:

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 288, dalej: „ustawa o ZFŚS”).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS:

W świetle powyższego, w przypadku odpisów i zwiększeń, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, może on zaliczyć je do kosztów podatkowych działalności.

Z przytoczonego wyżej art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT wynika, że odpisy i zwiększenia na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mogą zostać uznane za koszt podatkowy w momencie ich naliczenia i faktycznego przekazania środków pieniężnych na wydzielony rachunek funduszu.

Ustawa stawia więc dwa warunki, które powinny być spełnione łącznie, aby uznać przedmiotowy odpis za koszt uzyskania przychodu:

1)przepisy ustawy o ZFŚS powinny wprost określać, że dany odpis lub zwiększenie jest kosztem dla pracodawcy,

2)środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów muszą być wpłacone na wyodrębniony rachunek funduszu.

Jak wynika z opisu sprawy ustalili Państwo ze związkami zawodowymi, że odpis podstawowy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) zostanie zwiększony o określoną kwotę ponad limit ustawowy w ramach odpisu podstawowego. Na powyższą okoliczność strony podpisały aneks do Regulaminu Wynagradzania, który przewiduje możliwość dokonywania dodatkowych odpisów na ZFŚS oraz zasilania środków funduszu w ramach odpisu podstawowego dodatkowymi środkami.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy kwota ustalona ze związkami zawodowymi w aneksie do regulaminu wynagradzania przekazująca w roku 2025 w ramach odpisu podstawowego określoną aneksem kwotę wykraczającą ponad ustawowy limit na Zakładowy Fundusz Świadczeń socjalnych, będzie stanowić dla Państwa koszty uzyskania przychodów.

Przenosząc powyższe na grunt przepisów ustawy o CIT, wskazać należy, że aby odpis i zwiększenie na ZFŚS stanowił koszt uzyskania przychodów, powinien on obciążać koszty działalności pracodawcy (w rozumieniu ustawy o ZFŚS) oraz zostać wpłacony na rachunek ZFŚS.

Skoro okoliczność zwiększenia ZFŚS znajdzie podstawę w Regulaminie Wynagradzania i odpis zostanie dokonany poprzez zwiększenie kwoty podstawowego odpisu na Fundusz, to planowane zwiększenie odpisu podstawowego na ZFŚS stanowić będzie koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będzie podlegać wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b tej ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.