Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahenta dokumentujących nabyte usługi najmu.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A. Spółka Akcyjna (dalej: Spółka, Wnioskodawca) jest spółką mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Prowadzi działalność w zakresie produkcji pozostałych maszyn ogólnego przeznaczenia, gdzie indziej niesklasyfikowana (PKD: 28.29.Z).

Dnia 21 sierpnia 2018 r. Spółka zawarła umowę najmu lokali z osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (dalej: Kontrahent), również będącą czynnym podatnikiem podatku VAT. Przedmiotem umowy najmu były lokale niemieszkalne będące składnikami majątku związanego z działalnością gospodarczą Kontrahenta, znajdujące się na terenie miasta (...).

Dnia 8 lipca 2019 r. została zawarta umowa o przelewie wierzytelności za zabezpieczenie pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w (…) (dalej: Bank) a Kontrahentem.

Zgodnie z umową najmu oraz umową dotyczącą zabezpieczenia wierzytelności czynsz był płatny z góry w terminie do 10-tego dnia miesiąca na podstawie faktur VAT wystawianych przez Kontrahenta. Płatność natomiast była w całości regulowana przez Spółkę do Banku. Taki stan rzeczy utrzymywał się do lipca 2022 r., kiedy to została wystawiona ostatnia faktura.

Dnia 22 lipca 2022 r. Kontrahent został wykreślony z rejestru podatników VAT na podstawie art. 96 ust. 9 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U.2024.361 (dalej: ustawa o VAT) z powodu braku możliwości skontaktowania się z podatnikiem. Jak się później okazało Kontrahent w tym czasie przebywał w zakładzie penitencjarnym. W prowadzonej przez Kontrahenta działalności gospodarczej nie został ustanowiony pełnomocnik. Prowadzona działalność gospodarcza nie była w tym czasie zawieszona, ani nie została zlikwidowana. W okresie pobytu w zakładzie penitencjarnym nikt nie prowadził działalności gospodarczej w imieniu Kontrahenta i nie wykonywał jego obowiązków podatkowych. Z uwagi na brak faktur VAT ze strony Kontrahenta, Spółka w okresie od lipca 2022 r. do grudnia 2024 r. wpłacała do Banku należność za wynajem lokali w kwocie netto. Umowy najmu oraz umowy o przelewie wierzytelności za zabezpieczenie nie rozwiązano.

Kontrahent poinformował Spółkę, iż zamierza wystawić zaległe faktury za wynajem lokalu za okres od lipca 2022 r. do grudnia 2024 r. Pobyt w zakładzie penitencjarnym, pozostawał jego zdaniem, bez wpływu na ocenę stanu faktycznego, z którego wynika, że prowadził on działalność gospodarczą w zakresie najmu osiągając przychody, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji Spółka, w ocenie Kontrahenta, będzie zobowiązana w przypadku otrzymania ww. faktur do zapłaty kwoty będącej równowartością podatku VAT od tych usług.

Obecnie Kontrahent został wpisany do wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT (tzw. Biała Lista) z datą 1 styczeń 2025 r.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

W odpowiedzi na pytania Organu wskazali Państwo:

1. W jaki sposób wykorzystują Państwo wynajmowane od Kontrahenta lokale niemieszkalne, czy służą one do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT?

Odpowiedź: Zgodnie z umową najmu (paragraf 1 ust. 6) zawartą przez Spółkę A. Spółka Akcyjna jako Najemcą z Kontrahentem jako Wynajmującym, przedmiotem wynajmu były lokale na potrzeby prowadzonej przez Najemcę działalności gospodarczej, w ramach której Najemca będzie korzystał z lokali w celach biurowo-handlowych, w szczególności w celu umiejscowienia tam siedziby spółki Najemcy oraz innych celach, zgodnych z bieżącymi potrzebami wynikającymi z charakteru prowadzonej przez Najemcę działalności.

2. Czy z zawartej z Kontrahentem umowy najmu lokali niemieszkalnych wynika termin wystawienia faktur przez Kontrahenta z tytułu świadczonych na Państwa rzecz usług najmu? Jeśli tak, to prosimy o opisanie, jak umowa reguluje tę kwestię.

Odpowiedź: W zawartej umowie najmu (paragraf 5 ust. 5) ustalono, że czynsz najmu płatny będzie z góry, w terminie do 10-tego dnia miesiąca, za który przysługuje, na podstawie faktur VAT wystawianych przez Wynajmującego, przelewem na rachunek bankowy Wynajmującego.

3. Z jakiego powodu w okresie od lipca 2022 r. do grudnia 2024 r. wpłacali Państwo do Banku należność za wynajem lokali niemieszkalnych w kwocie netto bez podatku VAT? Prosimy wskazać przyczyny takiego działania?

Odpowiedź: Spółka wskazuje, że ostatnią fakturę VAT za najem otrzymał za lipiec 2022 r. Z uwagi na brak kolejnych faktur i w wyniku powzięcia informacji o wykreśleniu kontrahenta jako podatnika VAT z dniem 22 lipca 2022 r., dokonywał opłat najmu w kwocie netto.

Pytania ostatecznie sprecyzowane w nadesłanym uzupełnieniu

1) Czy w związku z przedstawionym stanem faktycznym, Wnioskodawca może uwzględnić w swoich rejestrach, tj.: w ewidencji zakupu faktury VAT wystawione przez Kontrahenta po dniu 1 stycznia 2025 r. dotyczące zaległych okresów (tj. lipiec 2022 r. - grudzień 2024 r.), w których Kontrahent nie był czynnym podatnikiem VAT?

2) Czy Wnioskodawca może, po zapłacie Kontrahentowi kwoty będącej równowartością podatku VAT od wskazanych usług najmu za okres lipiec 2022 r. - grudzień 2024 r., obniżyć swój podatek VAT należny o podatek VAT naliczony wynikający z przedmiotowych faktur?

3) Jeśli odpowiedź na pytanie nr 2 będzie twierdząca, to w jakim okresie rozliczeniowym Wnioskodawca powinien dokonać obniżenia podatku VAT należnego o podatek VAT naliczony wynikający z ww. faktur dokumentujących najem?

Państwa stanowisko w sprawie

W przypadku, gdy Urząd Skarbowy właściwy dla Kontrahenta oprócz ponownego zarejestrowania go jako czynnego podatnika VAT z datą 1 stycznia 2025 r., „przywróci rejestrację w podatku VAT”, przyznając tym samym prawo do wystawienia faktur VAT za lata 2022-2024, Spółka będzie miała prawo przyjąć faktury VAT wystawione najwcześniej w dniu 2 stycznia 2025 r. dotyczące zaległych okresów, a następnie, po zapłacie Kontrahentowi równowartości podatku VAT od tych usług, będzie mogła obniżyć swój podatek VAT należny o podatek VAT naliczony wynikający z przedmiotowych faktur.

Prawo Wnioskodawcy do obniżenia podatku należnego o naliczony wynikający z faktur VAT za lata 2022-2024 dokumentujących najem będzie przysługiwało nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca otrzymał ww. faktury.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Z kolei, w myśl art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Z kolei zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z powyższym uznać należy, że przytoczony powyżej przepis nie odnosi się do okoliczności rejestracji na potrzeby podatku VAT. Zamysłem ustawodawcy było zatem, aby status podatnika podatku VAT zależał od okoliczności materialnych, a nie formalnych. Jeśli zatem dany podmiot wykonuje czynności opodatkowane w celach zarobkowych i w sposób ciągły, to na gruncie podatku VAT pomimo braku formalnego złożenia zgłoszenia VAT-R, taki podmiot uznaje się za podatnika VAT.

W myśl art. 96 ust. 1 ustawy o VAT podmioty, o których mowa w art. 15 i art. 15a, są obowiązane przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne.

Natomiast zgodnie z art. 96 ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania o tym podatnika, jeżeli mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem. Wykreślenie takie nie stanowi przeszkody do ponownej rejestracji podatnika nawet po dłuższym czasie, zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy o VAT.

W myśl art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi z zastrzeżeniem ust. 5. Z kolei zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek podatkowy z tytułu najmu powstaje w dacie wystawienia faktury. Natomiast zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy o VAT, w przypadku usługi najmu, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury.

Zgodnie z art. 106i ust. 1 fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 3. Jednocześnie zgodnie z art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, faktury dokumentujące świadczenie usług najmu powinny być wystawiane nie później niż z upływem terminu płatności.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 15, podatnikowi, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z kolei zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Natomiast stosownie do treści art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a ustawy o VAT - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Biorąc pod uwagę opisany powyżej stan faktyczny, Kontrahent nie spełniał w okresie od lipca 2022 r. do grudnia 2024 r., tj. w okresie gdy przebywał w zakładzie penitencjarnym, obowiązków wynikających z przytoczonych wyżej przepisów. Decyzją urzędu skarbowego Kontrahent w dniu 22 lipca 2022 r. został wykreślony z listy czynnych podatników VAT, nie było możliwości skontaktowania się w tym okresie z podatnikiem. Natomiast od dnia 1 stycznia 2025 r. Kontrahent znowu został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Bezsporne w sprawie jest zatem spełnienie dwóch pierwszych przesłanek materialnych do odliczenia podatku VAT (usługa najmu została nabyta przez czynnego podatnika i wykorzystana przezeń do działalności opodatkowanej). Wnioskodawca ma jednak wątpliwości, czy została spełniona trzecia przesłanka, a mianowicie status dostawcy usługi najmu. Kontrahent, jak już wskazywano, nie był bowiem we wskazanym okresie zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, nie wykonywał obowiązków podatkowych, organ podatkowy nie miał z nim kontaktu. Najem jest jednak specyficznym rodzajem działalności, który „dokonuje się” mimo braku zaangażowania ze strony przedsiębiorcy wynajmującego lokal.

Zgodnie z regulacjami ustawy o VAT, obowiązek podatkowy z tytułu usług najmu powstał w momencie dokonania płatności przez Wnioskodawcę. Skoro zatem powstał obowiązek podatkowy na gruncie ustawy o VAT to Kontrahent, co do zasady, zobowiązany jest do wystawienia faktury z tytułu przedmiotowej usługi najmu.

W myśl przytoczonych przepisów, aby Wnioskodawca miał możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu niniejszych faktur konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

1) u Kontrahenta powstał obowiązek podatkowy z tytułu usług najmu,

2) Kontrahent jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT,

3) Wnioskodawca otrzymał fakturę VAT z tytułu nabycia usługi najmu.

W przedmiotowej sprawie obowiązek podatkowy z tytułu usług najmu powstał w momencie dokonania płatności przez Wnioskodawcę, ponadto Kontrahent został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT od dnia 1 stycznia 2025 r.

Wobec powyższego, jeśli Spółka otrzyma od Kontrahenta faktury VAT z tytułu nabycia usług najmu, wystawione po 1 stycznia 2025 r. dotyczące okresu od lipca 2022 r. do grudnia 2024 r. oraz dodatkowo pozyska od Kontrahenta dokumenty świadczące nie tylko o rejestracji od 1 stycznia 2025 r. jako czynnego podatnika VAT, ale też o „wstecznej rejestracji” Kontrahenta jako czynnego podatnika VAT (przyznającej mu tym samym prawo do wystawienia faktur VAT za lata 2022-2024), będzie mogła skorzystać z prawa do obniżenia podatku VAT należnego o naliczony wynikający z faktur za ww. najem. Prawo to powstanie w miesiącu otrzymania faktury.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej ustawą:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Art. 2 pkt 6 i pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

6) towarach – rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii;

22) sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Z tak szeroko sformułowanej definicji wynika, że przez świadczenie usług należy przede wszystkim rozumieć określone zachowanie podatnika na rzecz odrębnego podmiotu, które zasadniczo wynika z dwustronnego stosunku zobowiązaniowego, zakładającego istnienie podmiotu będącego odbiorcą (nabywcą usługi), jak również podmiotu świadczącego usługę.

Z treści powołanego wyżej przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy czynności te są wykonywane odpłatnie.

Aby dana czynność – stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług w rozumieniu ustawy – podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług musi być wykonywana przez podmiot działający w charakterze podatnika.

Art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 353¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. 2024 r., poz. 1061 ze zm.), zwaną dalej „Kodeks cywilny”:

Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Z powyższej zasady wynika, że strony mogą dowolnie kształtować treść umowy w granicach wyznaczonych przez obowiązujące przepisy prawa, w tym także przepisy prawa podatkowego.

W myśl art. 659 § 1 ustawy Kodeks cywilny:

Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

W opisie sprawy wskazano, że Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Prowadzicie Państwo działalność w zakresie produkcji pozostałych maszyn ogólnego przeznaczenia. 21 sierpnia 2018 r. Spółka zawarła umowę najmu lokali z osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (Kontrahentem), również będącą czynnym podatnikiem podatku VAT. W lipcu 2019 r. została zawarta umowa o przelewie wierzytelności za zabezpieczenie pomiędzy Bankiem, a Kontrahentem. Przedmiotem umowy najmu były lokale niemieszkalne na potrzeby prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, w ramach której Państwo będziecie korzystali z lokali w celach biurowo-handlowych, w szczególności w celu umiejscowienia tam siedziby Państwa spółki oraz innych celach, zgodnych z bieżącymi potrzebami wynikającymi z charakteru prowadzonej przez Państwa działalności. Czynsz najmu płatny był z góry, w terminie do 10-tego dnia miesiąca na podstawie faktur wystawianych przez Wynajmującego, przelewem na rachunek bankowy. Do lipca 2022 r. płatność była regulowana w całości przez Spółkę do Banku i wówczas została wystawiona ostatnia faktura. 22 lipca 2022 r. Kontrahent został wykreślony z rejestru podatników VAT z powodu braku możliwości skontaktowania się z podatnikiem, ponieważ przebywał w zakładzie penitencjarnym. W tym czasie prowadzona działalność gospodarcza Kontrahenta nie była zawieszona, ani nie została zlikwidowana. Spółka w okresie od lipca 2022 r. do grudnia 2024 r. wpłacała do Banku należność za wynajem lokali w kwocie netto. Ze strony Kontrahenta Spółka nie otrzymywała faktur. Obecnie Kontrahent poinformował Spółkę, iż zamierza wystawić zaległe faktury za wynajem lokalu za okres lipiec 2022 r.- grudzień 2024 r. Z dniem 1 stycznia 2025 r. Kontrahent został wpisany do wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT.

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powyższy przepis formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.

Art. 19a ust. 1 ustawy:

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.

Art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy:

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu świadczenia usług:

- telekomunikacyjnych,

- wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy,

- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

- stałej obsługi prawnej i biurowej,

- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Art. 19a ust. 7 ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4 a w przypadku, gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności.

Art. 19a ust. 8 ustawy:

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

1) dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b;

2) dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.

Jak wynika z powołanych wyżej przepisów dla usług najmu zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury. Natomiast, stosownie do art. 19a ust. 7 ustawy, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4 a w przypadku, gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

Kontrahent jako podatnik VAT jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika.

W myśl. art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy:

Fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy:

Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 106i ust. 8 ustawy:

Przepis ust. 7 pkt 1 nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Podsumowując, w przypadku usług najmu obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z dyspozycją art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, tj. w dacie wystawienia faktury.

Natomiast zgodnie z treścią art. 19a ust. 7 ustawy o VAT w przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4, a w przypadku, gdy nie określono takiego terminu - z chwilą upływu terminu płatności.

Podstawowe uprawnienie podatnika dotyczące obniżenia podatku należnego o podatek naliczony zawarte zostało w art. 86 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zauważyć należy, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Należy zauważyć, że formułując w art. 86 ust. 1 ustawy warunek związku ze sprzedażą opodatkowaną, ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczającym jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.

Zatem w podatku od towarów i usług obowiązuje zasada tzw. „niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego”. Zasada ta, wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia, nie musi czekać, aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.

W każdym przypadku należy dokonać oceny, czy intencją podatnika wykonującego określone czynności, z którymi łączą się skutki podatkowo-prawne, było wykonywanie czynności opodatkowanych.

W świetle art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;

2) ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10 pod warunkiem, że podatnik:

a) (uchylona),

b) uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek;

3) ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10 pod warunkiem, że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.

Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur lub dokumentów celnych podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury lub dokumentu celnego, będącego podstawą odliczenia lub za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług przewidują określone sytuacje, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, pomimo tego, że spełnione są generalne przesłanki upoważniające go do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Ograniczenia te zawarte są w art. 88 ustawy.

Podkreślić również należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Ten ostatni przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z treści art. 88 ust. 4 ustawy nie wynika, by do nabycia uprawnienia do odliczenia kwoty podatku naliczonego koniecznym było posiadanie statusu podatnika VAT czynnego w momencie otrzymania faktury. Podatnik, w zakresie, w jakim nabyte towary wykorzystuje do czynności opodatkowanych, nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktury, lecz aby uprawnienie to zrealizować musi posiadać status czynnego podatnika VAT.

Ustawa o podatku od towarów i usług nie pozbawia podatnika prawa do dokonania odliczenia podatku VAT od zakupów, o ile występują przesłanki świadczące o tym, że zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do bieżącej (lub przyszłej) działalności opodatkowanej. Niemniej ustawodawca narzucił podatnikom chcącym dokonać odliczenia podatku VAT od poczynionych nabyć obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi. Natomiast dla realizacji tego prawa konieczne jest m.in. posiadanie statusu podatnika VAT czynnego.

Podatnik, co do zasady, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są trzy warunki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Jeżeli podatnik nie dokona odliczenia w okresie rozliczeniowym, w którym spełnione są powyższe przesłanki, to ma prawo to zrobić w deklaracji podatkowej składanej za kolejne okresy rozliczeniowe, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy.

Na podstawie art. 103 ust. 1 ustawy:

Podatnicy oraz podmioty wymienione w art. 108 są obowiązani, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, do obliczania i wpłacania podatku za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, na rachunek urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem ust. 1a-4 oraz art. 33 i art. 33b.

Natomiast w myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3) kontrahentów;

4) dowodów sprzedaży i zakupów.

Stosownie do art. 109 ust. 3b ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji.

Powyższy przepis wskazuje, że podatnicy VAT czynni są obowiązani przesyłać za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję prowadzoną na potrzeby podatku od towarów i usług, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji.

Jak wynika z opisu sprawy doszło do wykonania usługi, powstał obowiązek podatkowy u Kontrahenta i w momencie kiedy będą Państwo w posiadaniu faktur wystawionych przez Kontrahenta, będą mieli Państwo prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługą najmu lokali niemieszkalnych za okres lipiec 2022 r. – grudzień 2024 r. – wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej przez Państwa opodatkowanej działalności gospodarczej w zakresie produkcji pozostałych maszyn ogólnego przeznaczenia.

Biorąc pod uwagę powyższe w analizowanym przypadku, dopiero jak zostaną spełnione wszystkie przesłanki, o których mowa powyżej uprawniające Państwa do odliczenia podatku VAT naliczonego w opisanej sytuacji będzie Państwu przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących najem lokalu na podstawie art. 86 ust. 1 w zw. z ust. 2 pkt 1 ustawy. Prawo do obniżenia podatku VAT nie jest warunkowane dokonaniem płatności za nabyte towary lub usługi.

Zatem w świetle zacytowanych przepisów, uprawnienie do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego za usługi najmu lokali niemieszkalnych za zaległe okresy (lipiec 2022 r. – grudzień 2024 r.) powstanie w rozliczeniu za okres, w którym otrzymają Państwo faktury dokumentujące wydatki, lub w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, o ile w stosunku do nabytych towarów u Kontrahenta powstał obowiązek podatkowy.

Ponadto, zgodnie z art. 109 ust. 3 pkt 2 ustawy, powinni Państwo w prowadzonej ewidencji ująć faktury dokumentujące świadczoną na Państwa rzecz usługę najmu, z których wynikają kwoty podatku naliczonego uprawniające do obniżenia podatku VAT należnego. W prowadzonej ewidencji powinny się znaleźć również dane kontrahenta świadczącego usługę najmu (art. 109 ust. 3 pkt 3 ustawy).

Zatem oceniając Państwa stanowisko całościowo uznaję je za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego, Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego. Postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, opiera się jedynie na przedstawionym we wniosku opisie, a nie na zebranym w sprawie materiale dowodowym. Organ wydający interpretację nie przeprowadza postępowania dowodowego.

W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym opisanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.