Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, ze zm.), zwanej dalej „ustawą”,

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy,

Według art. 2 pkt 22 ustawy,

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy. Zgodnie z tym przepisem,

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy,

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy,

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy,

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r., poz. 1625 ze zm.) zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas.

Zgodnie z § 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie kas,

Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas,

Natomiast jeżeli chodzi o zasady dotyczące wystawiania faktur, w pierwszej kolejności należy odnieść się do art. 2 pkt 31 ustawy, w którym wyjaśniono:

Z kolei w art. 2 pkt 32 ustawy wskazano:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy –

W myśl art. 106b ust. 3 ustawy –

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.

Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż. Zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy,

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy,

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy –

Na mocy art. 106h ust. 2 ustawy –

Zgodnie z art. 106h ust. 3 ustawy

W myśl art. 106h ust. 4 ustawy –

 tj. gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł (…).

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy,

W myśl art. 112 ustawy,

Stosownie do art. 112a ustawy,

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób. Przepisy te nie nakładają obowiązku przechowywania faktur, bez względu na to czy są to faktury tradycyjne czy elektroniczne, w formie papierowej.

Sposób stosowany przez podatnika, ma przede wszystkim zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, który prowadzi działalność w zakresie detalicznej sprzedaży towarów handlowych, a obecnie rozwija działalność w zakresie sprzedaży detalicznej poprzez kanał internetowej sprzedaży wysyłkowej e-commerce (dalej: „Sklep internetowy”). W przyszłości Spółka nie wyklucza rozwoju także innych kanałów sprzedaży internetowej.

Klientami dokonującymi zakupów w Sklepie internetowym Wnioskodawcy będą zarówno klienci indywidualni (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, niewystępujące w roli podatników VAT), jak również klienci biznesowi (przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, będący czynnymi podatnikami VAT).

Spółka zakłada, że rozwój Sklepu internetowego będzie się wiązać ze dużą liczbą transakcji. Ze względu na kwestie operacyjne i logistyczne związane z emitowaniem tak znacznej ilości papierowych dokumentów, Wnioskodawca docelowo planuje wystawianie i wydawanie klientom Sklepu internetowego paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej (tzw. e-paragonów), o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b) ustawy o VAT. W tym celu wszystkie transakcje sprzedaży realizowane za pośrednictwem Sklepu internetowego (zarówno na rzecz klientów indywidualnych jak i biznesowych) będą ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących on-line, tj. kas o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. Kasy te będę wyposażone w funkcjonalności umożliwiające, poza zapisem w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, także przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Na dzień składania wniosku, kasy on-line będące w posiadaniu Spółki są przedmiotem postępowania certyfikacyjnego prowadzonego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar. Celem postępowania jest potwierdzenie, że ww. kasy spełniają wymagania techniczne pozwalające na przesyłanie paragonów w postaci elektronicznej do nabywców. W konsekwencji do czasu zakończenia ww. procesu certyfikacji, Wnioskodawca nie będzie mógł korzystać z funkcjonalności tzw. e-paragonów.

Tym samym Spółka rozważa zastosowanie modelu przejściowego do czasu zakończenia postępowania certyfikacyjnego prowadzonego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar. Model przejściowy zakłada, że Wnioskodawca będzie ewidencjonować wszystkie transakcje sprzedaży realizowane za pośrednictwem Sklepu internetowego (zarówno na rzecz klientów indywidualnych jak i biznesowych) za pomocą kas rejestrujących on-line. Niemniej jednak wyemitowane za pośrednictwem tych kas papierowe paragony fiskalne będą niezwłocznie poddawane procesowi niszczenia tzw. dematerializacji (przy czym dematerializacja będzie dokonywana z zachowaniem procedur uniemożliwiających wprowadzenie paragonów do obrotu). Wskutek powyższego Spółka nie będzie doręczać klientom papierowych paragonów fiskalnych, a w dokumentacji Spółki pozostaną elektroniczne kopie tych paragonów.

Jednocześnie model przejściowy zakłada, że dany klient (zarówno biznesowy jak i indywidualny) dokonując akceptacji regulaminu zakupów w Sklepie internetowym:

1)zgłosi żądanie wystawienia faktury,

2)wyrazi zgodę na wystawienie i przesłanie tej faktury w formie elektronicznej tzw. e-faktury (jako oryginału faktury).

Wystawiane w powyższy sposób e-faktury będą mogły być jednoznacznie powiązane z paragonami fiskalnymi, do których te faktury zostały wystawione, poprzez powołanie w treści e-faktury numeru paragonu. Przy czym wykorzystywany przez Spółkę system informatyczny zawiera dane identyfikujące: paragony i wystawione do nich e-faktury. W związku z czym, w każdej chwili, możliwe będzie odnalezienie w systemie zarówno e-faktury jak również paragonu dokumentującego daną transakcję.

W konsekwencji powyższego, w dokumentacji Spółki znajdować się będą każdorazowo następujące dokumenty:

§       po pierwsze, wystawiona przez Wnioskodawcę faktura VAT (tj. egzemplarz, jaki zgodnie z przepisami ustawy o VAT Wnioskodawca zobowiązany jest zachować w swojej dokumentacji) - przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej;

§      po drugie, kopia paragonu wyemitowanego przez kasę on-line (tj. treść paragonu zapisana w pamięci kasy rejestrującej oraz w zewnętrznym systemie archiwizacji danych) - również przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej.

Dokumenty, o których mowa powyżej, archiwizowane będą przez okres wymagany przepisami ustawy o VAT (tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) oraz w sposób zapewniający dostęp do danych wynikających z tych dokumentów, w tym możliwość ich odczytu i wydruku przez uprawnionych pracowników Spółki lub na żądanie właściwego organu podatkowego.

Wykorzystywane przez Wnioskodawcę systemy informatyczne, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, pozwalają na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej. Egzemplarz e-faktury przeznaczony dla Spółki, przechowywany będzie zgodnie z przepisem art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej, dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów), będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT, w tym w szczególności z art. 106h ww. ustawy, który wprowadza szczególne obowiązki w przypadku transakcji dokumentowanych za pomocą kas rejestrujących, dla których dodatkowo wystawiane są faktury VAT.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur dotyczących sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu, pod warunkiem zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Wnioskodawca jednoznacznie wskazał, że egzemplarz faktury przeznaczony dla Wnioskodawcy będzie przechowywany w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniony zostanie także dostęp do danych wynikających z tych dokumentów, w tym możliwość ich odczytu i wydruku przez uprawnionych pracowników Spółki lub na żądanie właściwego organu podatkowego.

Odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych podłączonych do faktur zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Spółkę egzemplarzy faktur przeznaczonych dla Wnioskodawcy wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach art. 106g i art. 112a ustawy.

Natomiast analizując aspekt dotyczący niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura, w pierwszej kolejności należy wskazać na treść powołanego wyżej art. 106h ustawy.

Należy zaznaczyć, że w przypadku sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zarówno w przypadku wystawienia faktury papierowej jak i elektronicznej - podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz dokonania wydruku paragonu.

Jednak w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl powołanego art. 106h ust. 1 ustawy do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż, (co stanowi odmienną regulację niż przypadek, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą w formie elektronicznej). Obowiązek „dołączenia” niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie art. 106h ust. 3 ustawy. W tym przypadku bowiem istnieje konieczność „zostawienia” wydrukowanego paragonu.

W przedmiotowym zdarzeniu przyszłym mamy do czynienia z sytuacją, w której nabywca towarów lub usług, dokonując akceptacji regulaminu zakupów w Sklepie internetowym wyraża żądanie wystawienia faktury VAT oraz zgodę na wystawienie i przesłanie tej faktury w formie elektronicznej tzw. e-faktury (jako oryginału faktury). Wystawiane w powyższy sposób e-faktury będą mogły być jednoznacznie powiązane z paragonami fiskalnymi, do których te faktury zostały wystawione, poprzez powołanie w treści e-faktury numeru paragonu. Przy czym wykorzystywany przez Spółkę system informatyczny zawiera dane identyfikujące: paragony i wystawione do nich e-faktury. W związku z czym, w każdej chwili, możliwe będzie odnalezienie w systemie zarówno e-faktury jak również paragonu dokumentującego daną transakcję.

Do powyższej sytuacji zastosowanie znajdzie przepis art. 106h ust. 3, który nakłada obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „dołączeniu” oryginału paragonu. Wnioskodawca wskazał, że zamierza ewidencjonować sprzedaż towarów lub usług za pomocą kasy rejestrującej on-line. Paragon fiskalny wydrukowany z kasy rejestrującej Wnioskodawcy będzie następnie niszczony. Nabywca będzie otrzymywał wyłącznie fakturę w formie elektronicznej, tzw. e-fakturę. Egzemplarz faktury przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany w formie elektronicznej, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniony zostanie także dostęp do danych wynikających z tych dokumentów, w tym możliwość ich odczytu i wydruku przez uprawnionych pracowników Spółki lub na żądanie właściwego organu podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że dokonując niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie e-faktura, Wnioskodawca spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy.

Podsumowując, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji, wystawionych w sklepie internetowym paragonów fiskalnych, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klienta) będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ustawy o VAT i będzie zgodne z wymogami wynikającymi z przepisów tej ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).