Czy Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na artykuły spożywcze wymienione w stanie faktycznym, które następnie zostaną udostępnione w siedzibie Wnioskodawcy jego Personelowi w trakcie wykonywania zadań?

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 sierpnia 2023 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do  kosztów uzyskania przychodu wydatki na artykuły spożywcze wymienione w stanie faktycznym, które następnie zostaną udostępnione w siedzibie Wnioskodawcy jego Personelowi w trakcie wykonywania zadań.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność w formie spółki akcyjnej i jest zarejestrowany jako czynny podatnik od towarów i usług. Działalność Wnioskodawcy jest skupiona wokół tworzenia różnego rodzaju programów komputerowych. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca, w celu stworzenia produktów na rzecz swoich kontrahentów:

- zatrudnia pracowników na umowę o pracę,

- współpracuje z wykonawcami na podstawie różnego rodzaju umów cywilno-prawnych,

- współpracuje z innymi jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi na podstawie kontraktów B2B.

Wskazani pracownicy i współpracownicy są określani dalej jako "Personel". W celu polepszenia jakości oraz warunków pracy Wnioskodawca regularnie nabywa różnego rodzaju napoje oraz przekąski na rzecz swojego Personelu. Wśród napojów oraz przekąsek dostarczanych na rzecz Personelu są m.in.: woda, kawa, herbata, mleko, soki, napoje słodzone (cola, sprite, fanta), orzeszki, krakersy, wafle ryżowe, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce i warzywa.

W tym miejscu Wnioskodawca wskazuje, iż napoje udostępniane na rzecz Personelu są produktami bezalkoholowymi. Napoje i przekąski są produktami o niewielkiej jednostkowej wartości, powszechnie dostępnymi w sklepach. Napoje i przekąski udostępnione są w ogólnodostępnych miejscach w siedzibie Wnioskodawcy, do użytku Personelu – Wnioskodawca nie ma możliwości weryfikacji, kto i w jakiej ilości korzysta z napojów i przekąsek. Personel może korzystać z wyłożonych przekąsek i napojów w dowolnym momencie w trakcie wykonywania zadań, jak również, w trakcie przerw. Takie działania sprawiają, iż Personel może swobodnie wykonywać zlecone mu zadania, a wspólne spożywanie przekąsek podczas przerw sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań. Udostępnienie przekąsek pozwala na ograniczenie przerw na przygotowanie posiłków, a Personel może w pełni skupić się na wykonywaniu powierzonych mu zadań. Udostępnianie drobnych przekąsek wpływa na polepszenie stosunków w relacji Personel - firma. Personel ma poczucie bycia zadbanym i istotnym w strukturach firmy. Podjęcie tego typu działań zacieśnia więzi pomiędzy firmą, a Personelem.

W efekcie, ponoszone wydatki mają na celu utrwalenie stabilności współpracy, co przy bardzo wysokiej rotacji Personelu w branży IT pozwala Wnioskodawcy na utrzymanie kluczowego zasobu ludzkiego, od którego kompetencji i zaangażowania uzależniona jest jego pozycja na rynku. Ograniczenie rotacji Personelu wpływa także na obniżenie kosztów związanych z pozyskaniem i wdrożeniem osób, które mają zastąpić Personel kończący współpracę.

Ponadto, zapewnienie tego rodzaju przekąsek i napojów Personelowi stanowi powszechny standard w branży IT. Biorąc pod uwagę wysoce konkurencyjny charakter rynku pracy w branży IT, brak zapewnienia przez Wnioskodawcę takich przekąsek i napojów obniżyłby atrakcyjność Wnioskodawcy dla potencjalnych nowych członków Personelu.

W tym miejscu należy wskazać, że udostępnianie przekąsek Personelowi w trakcie przerw od wykonywania zadań umożliwia zacieśnienie relacji pomiędzy jego członkami. Umożliwienie korzystania z produktów ma na celu podwyższenie standardów pracy oraz poprawienie atmosfery w niej panującej. W efekcie dochodzi do poprawy wydajności i efektywności współpracy Personelu. Przerwa w wykonywaniu zadań nie tylko umożliwia Personelowi odpoczynek od wykonywanych zadań, wiążących się z wytężoną pracą umysłową, ale również umożliwia mu swobodną wymianę myśli i rozwiązań w odniesieniu do zleconych mu prac. Poprawa jakości współpracy Personelu przekłada się w późniejszym etapie uzyskanie korzyści o charakterze ekonomicznym. Personel jest bardziej zmotywowany do wykonywania powierzonych mu zadań, co przekłada się na tempo oraz jakość ich wykonania.

Pytanie

Czy Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na artykuły spożywcze wymienione w stanie faktycznym, które następnie zostaną udostępnione w siedzibie Wnioskodawcy jego Personelowi w trakcie wykonywania zadań?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, ponoszone przez niego wydatki na zakup artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych stanowią wydatek zaliczany do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 CIT za koszt uzyskania przychodu można uznać koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów ujętych w art. 16 ust. 1 CIT. Przyglądając się przedstawionej definicji kosztu uzyskania przychodów należy zauważyć, że nie każdy koszt może zostać zaklasyfikowany jako koszt uzyskania przychodu. Niezbędne jest, aby pomiędzy poniesionym kosztem, a osiąganymi przychodami istniał związek przyczynowo skutkowy. W efekcie możemy wyróżnić następujące przesłanki, które podatnik musi spełnić, aby móc zakwalifikować wydatek jako koszt uzyskania przychodu:

- fakt powstania wydatku oraz pokrycie go z zasobów majątkowych podatnika,

- wydatek jest rzeczywisty tj. podatnik nie otrzymał zwrotu części wydatku,

- istnieje związek przyczynowo skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a prowadzoną działalnością gospodarczą,

- poniesiony wydatek ma na celu uzyskanie, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub ma wpływ na wielkość osiąganych przychodów,

- wydatek został właściwie udokumentowany,

- wydatek nie podlega pod katalog kosztów nie mogących zostać uznanymi za koszt uzyskania przychodu w myśl art. 16 ust. 1 CIT.

Wskazane przesłanki muszą wystąpić kumulatywnie. Z tego powodu określenie czy dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu powinno być badane całościowo. Przyglądając się przedstawionemu stanowi faktycznemu oraz przytoczonemu przepisowi prawa należy ustalić, czy wydatki poniesione na zakup napojów oraz przekąsek przyczynią się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Udostępnianie artykułów spożywczych Personelowi jest coraz częściej spotykaną praktyką gospodarczą. Takie zabiegi mają na celu utrzymanie aktualnego Personelu oraz pozyskanie nowego. Wskazana praktyka jest tym bardziej praktykowana w branżach, które są wysoce konkurencyjne. Zapewnienie przyjaznej i komfortowej atmosfery w trakcie wykonywania zadań jest kluczowe do utrzymania Personelu oraz wprowadzenia prewencji przed jego odejściem do konkurencyjnych przedsiębiorców. Ryzyko fluktuacji Personelu może w sposób negatywny odbić się na działalności zarobkowej Wnioskodawcy. Cykliczna zmiana Personelu wiąże się z szeregiem nieplanowanych wydatków po stronie Wnioskodawcy. Wnioskodawca musi poświęcić zarówno czas jak i środki pieniężne na wyszkolenie oraz wdrożenie nowego członka Personelu w system i rytm pracy panujący u Wnioskodawcy.

W tym miejscu należy również wskazać, iż udostępnienie produktów spożywczych poprawia atmosferę panującą podczas wykonywania zadań przez Personel. Personel może poprawić swoją koncentrację oraz efektywność. Swobodny dostęp do produktów spożywczych oferowany przez wnioskodawcę ma również na celu zachęcenie Personelu do wspólnej integracji, wymiany wiedzy oraz zacieśnienia współpracy. Wnioskodawca wierzy, iż poprawa relacji pomiędzy Personelem przełoży się na zwiększenie efektywności ich współpracy tj. na wymianę informacji, dzielenie się wiedzą oraz wzajemną pomoc przy realizacji aktualnych projektów.

Jednocześnie, w ocenie Wnioskodawcy, wskazane wyżej stanowisko zachowuje aktualność także w odniesieniu do osób, wchodzących w skład Personelu, które wykonują zadania w oparciu o kontrakty B2B. W ocenie Wnioskodawcy, nie należą oni do Kontrahentów w rozumieniu tych podmiotów, które decydują o zakupie usług świadczonych przez Wnioskodawcę. W przypadku zakwalifikowania tej części Personelu do kontrahentów, możliwość uznania wydatku na przekąski i napoje musiałaby być rozważana także w kontekście wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów na gruncie przepisu art. 16 ust 1 pkt 28 ustawy o CIT. Do kategorii kosztów nie mogących stanowić kosztu uzyskania przychodu, na podstawie powołanego przepisu, zaliczane są koszty reprezentacji. Za wydatki na cele związane z reprezentacją można uznać w szczególności: usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów. W tym miejscu należy wskazać, iż wydatki związane z reprezentacją są związane z zapewnieniem dobrego wizerunku, stworzeniem dobrego obrazu swojego przedsiębiorstwa czy utrzymaniem dobrych relacji z Kontrahentami. Przepis bezpośrednio wskazuje, iż w odniesieniu do pracowników oraz innych współpracowników ww. wydatki nie są uznawane za koszty reprezentacji. Art. 16 ust. 1 pkt. 28 CIT stanowi, iż kosztem uzyskania przychodu nie są koszty reprezentacji, w szczególności koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawodawca sam nie definiuje, czym są koszty reprezentacji. Natomiast judykatura i doktryna podejmują szereg prób interpretacyjnych mających na celu interpretowania określenia "koszt reprezentacji".

Jak wynika z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 2 kwietnia 2015 r. o sygn. akt. II FSK 483/13 "reprezentację w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt. 28 CIT stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie "reprezentacji" kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia".

Z orzeczenia jednoznacznie wynika, iż koszt reprezentacji jest utożsamiany z działaniami, które mają na celu poprawę wizerunku danego podmiotu. Istotnym aspektem jaki jest brany pod uwagę przy określaniu czy dany wydatek może zostać uznany za koszt reprezentacji jest cel "działania na zewnątrz". Poprzez działanie na zewnątrz należy rozumieć takie działanie, które ma wywrzeć wpływ na inne podmioty. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 24 maja 2012 r. o sygn. akt. II FSK 2332/10 "Według art. 16 ust. 1 pkt. 28 CIT koszty reprezentacji to nie koszty okazałości, wystawności w czyimś sposobie życia związane ze stanowiskiem, pozycją społeczną, ale koszty reprezentowania interesów podatnika na zewnątrz, w tym w stosunkach z kontrahentami aktualnymi czy przyszłymi, przez osobę lub grupę osób do tego powołaną”.

Jednocześnie, w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/ SOH/2013/RD-120521, w której wskazano, że "analiza tez wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 prowadzi do wniosku, iż nie podlegają wykluczeniu z  kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

W świetle powyższego stanowiska sądów i Ministra Finansów, uzasadnione jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym, wydatki poniesione na zakup napoi oraz żywności nie będą stanowiły wydatków związanych z reprezentacją z uwagi na fakt, iż zakupione produkty mają niewielką wartość i są powszechnie dostępne. Ponadto, beneficjentem wydatków związanych z przekąskami jest Personel, a nie Kontrahenci, rozumiani jako te podmioty, do których skierowana jest oferta sprzedaży przez Wnioskodawcę. Natomiast, nawet w przypadku uznania, że Personel współpracujący z Wnioskodawcą mógłby być zaliczony do "podmiotów zewnętrznych" - to przywołane wyroki i interpretacja ogólna rozstrzygają, że tego rodzaju drobne poczęstunki nie są uznawane za wydatki reprezentacyjne.

Tożsama problematyka, jaka jest przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację była uprzednio przedmiotem wielu interpretacji indywidualnych m.in. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2022 r. o nr 0111-KDIB-2.4010.146.2022.1.AK., interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19  września 2016 r. o nr IBPBI/2/4510-742/16-1/JP czy interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 lutego 2017 r. o nr 1462-IPPB1.4511.25.2017.1.EC. Przywołane interpretacje indywidualne są zbieżne z przedmiotowym wnioskiem zarówno w warstwie interpretacyjnej jak i określenia stanu faktycznego. Zgodnie z przedstawioną linią interpretacyjną, wydatki poniesione na zakup produktów spożywczych w postaci napojów i przekąsek dla Personelu mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. Podążając utrwaloną linią interpretacyjną należy dojść do przekonania, iż wydatki wymienione w stanie faktycznym mieszczą się w dyspozycji art. 15 ust. 1 CIT tj. mogą zostać zaklasyfikowane jako koszt uzyskania przychodu.

W świetle powyższego, stanowisko Wnioskodawcy mówiące, że ponoszone przez niego wydatki na nabycie przekąsek i napojów do spożycia przez Personel stanowią koszt związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i jednocześnie, nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów jako wydatki poniesione na reprezentację

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Końcowo należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo  zastosować do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”.  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.