Temat interpretacji

Czy koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych w całości na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16, czy do wysokości nieprzekraczającej 500,00 zł miesięcznie na jednego pracownika na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 10 października 2011 r. (data wpływu do tut. Biura 18 października 2011 r.), uzupełnionym w dniu 27 grudnia 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania własnym pracownikom, będącym w podróży służbowej, diet i innych świadczeń, w tym kosztów zakwaterowania jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 18 października 2011 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie skutków podatkowych sfinansowania własnym pracownikom, będącym w podróży służbowej, diet i innych świadczeń, w tym kosztów zakwaterowania.

Z uwagi na braki formalne wniosku, pismem z dnia 14 grudnia 2011 r. znak: IBPB II/1/415-889/11/MK, znak: IBPB II/1/415-890/11/MK wezwano Wnioskodawcę do jego uzupełnienia.

Wniosek uzupełniono w dniu 27 grudnia 2011 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione m.in. następujące zdarzenie przyszłe:

Siedziba Wnioskodawcy - Spółki z o.o. mieści się w miejscowości K. Spółka zamierza świadczyć roboty budowlano-instalacyjne na terenie innych miast na podstawie umów zawartych ze swoimi kontrahentami. W związku z tym kilkunastu pracowników będzie realizowało te zadania na podstawie polecenia wyjazdu służbowego. Pracownicy w umowach o pracę mają określone miejsce wykonywania pracy miejscowość K. Na podstawie zapisów regulaminu wynagradzania Spółka pokrywa koszty podróży służbowych zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownicy otrzymują diety w wysokości określonej w rozporządzeniu. Spółka pokrywa też koszty przejazdów i noclegów. Za wynajęte pokoje dla pracowników Spółka zostanie obciążona fakturami VAT.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych w całości na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16, czy do wysokości nieprzekraczającej 500,00 zł miesięcznie na jednego pracownika na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...

Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wypłacone diety i inne świadczenia, w tym koszty zakwaterowania z tytułu podróży służbowych, podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych w pełnej wysokości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Niniejsza interpretacja indywidualna stanowi pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczącą podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania własnym pracownikom, będącym w podróży służbowej, diet i innych świadczeń, w tym kosztów zakwaterowania.

W zakresie skutków podatkowych sfinansowania pracownikom wynajmowanym, będącym w podróży służbowej, diet i innych świadczeń, w tym kosztów zakwaterowania, wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W treści art. 10 ust. 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi w pkt 1 wskazano stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

Przepis art. 12 ust. 1 cyt. ustawy stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), na które wskazuje Wnioskodawca.

W świetle przytoczonych przepisów, przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej należności takie jak koszty za przejazdy, dojazdy, noclegi (zakwaterowanie), a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.

Należy zauważyć, że zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy.

W świetle art. 29 § 1 Kodeksu pracy określenie w umowie o pracę m.in. miejsca wykonywania pracy, pozostaje w gestii stron stosunku pracy. Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame. Decyzję o tym czy pracownik odbywa podróż służbową podejmuje pracodawca wysyłający pracownika poza miejsce określone jako miejsce pracy.

W tym punkcie należy jednakże podkreślić, że pojęcie podróż służbowa pracownika, zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Na podstawie § 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów,
2. noclegów,
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Należy przy tym zauważyć, iż z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Oznacza to, że podstawą do wypłaty należności za nocleg jest wyłącznie rachunek (faktura). Natomiast pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety ( § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Ponadto zgodnie z § 7 ust. 3 i 4 ww. rozporządzenia, ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Natomiast zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zatem tylko w powyższych okolicznościach świadczenia otrzymywane w związku z odbyciem podróży służbowej mogą korzystać ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a).

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka zamierza świadczyć roboty budowlano-instalacyjne na terenie innych miast na podstawie umów zawartych ze swoimi kontrahentami. W związku z tym kilkunastu pracowników będzie realizowało te zadania na podstawie polecenia wyjazdu służbowego. Pracownicy w umowach o pracę mają określone miejsce wykonywania pracy miejscowość K. Na podstawie zapisów regulaminu wynagradzania Spółka pokrywa koszty podróży służbowych zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownicy otrzymują diety w wysokości określonej w rozporządzeniu. Spółka pokrywa też koszty przejazdów i noclegów. Za wynajęte pokoje dla pracowników Spółka zostanie obciążona fakturami VAT.

Zatem, jak wynika z powyższego Spółka zapewni swoim pracownikom m.in. nocleg w ramach odbywanej przez tych pracowników podróży służbowej poprzez najem pokoi, za które będzie obciążona fakturami VAT co spowoduje, iż odbywający podróż służbową nie będą musieli z własnej kieszeni pokrywać kosztów noclegu. Tak więc, poniesione przez Spółkę ww. wydatki nie będą stanowiły u pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Należy zauważyć, iż w przedmiotowej sprawie nie znajdzie zastosowania przepis art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zakres zwolnienia określonego tym przepisem odnosi się bowiem do innego rodzaju zakwaterowania niż związane z podróżą służbową pracownika.

Reasumując, należy stwierdzić, iż jeżeli pracownicy wykonywać będą czynności na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te będą podróżą służbową w rozumieniu wyżej cytowanego art. 77⁵ Kodeksu pracy, tzn. odbywane będą w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, to zostaną zachowane przesłanki do zastosowania zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i świadczenia uzyskane przez nich nie będą stanowiły przychodu podlegającego opodatkowaniu. Przy czym zwolnienie dotyczące zwrotu pracownikom kosztów związanych z podróżą przysługiwać będzie co do zasady do wysokości określonej w granicach (limitach) wskazanych w ww. rozporządzeniu. Jednakże w przypadku zapewnienia przez Wnioskodawcę kosztów noclegu, tj. wynajmu pokoi dla pracowników (celem zakwaterowania), całość poniesionego przez Spółkę kosztu nie będzie stanowiła dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu będzie dla nich neutralna podatkowo.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach