Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku wspólnego o wydanie interpretacji indywidualnej

14 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek wspólny z 7 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 12 września 2025 r. (wpływ 16 września 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku wspólnego jest następująca:

Zainteresowani, którzy wystąpili z wnioskiem

1)Zainteresowany będący stroną postępowania:

2)Zainteresowana niebędąca stroną postępowania:

Opis stanu faktycznego

Zainteresowani prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą: (…) s.c., NIP (…), REGON (…).

Zainteresowani działają w zakresie PKD 96.01.Z Pranie i czyszczenie wyrobów włókienniczych i futrzarskich. Dokładnie Zainteresowani wykonują usługi pralnicze głównie dla obiektów hotelarskich i służby zdrowia. Zainteresowani zatrudniają 25 pracowników plus umowy zlecenia na okresy sezonowe.

Firma Zainteresowanych jest wysoko wyspecjalizowana, korzysta z wielu nowoczesnych rozwiązań technicznych pozwalających na oszczędności energii i wody, jak również usprawniających pracę.

We wrześniu 2024 roku w wyniku powodzi firma Zainteresowanych według wyceny poniosła straty w wysokości (…) zł. W załączeniu kopia zaświadczenia o powodzi i złożonego oświadczenia do Wojewody o kwocie poniesionych w wyniku powodzi strat.

W dniu 24.02.2025 r. spółka Zainteresowanych zawarła z Powiatem (…) – Powiatowym Urzędem Pracy w (…) umowę w sprawie zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę za zatrudnionych pracowników, w trybie określonym dla prac interwencyjnych (umowa w załączeniu).

Zainteresowani otrzymali kwotę refundacji w wysokości (…) zł.

Zgodnie z par. 1 niniejszej umowy Urząd, na wniosek pracodawcy, biorąc pod uwagę zakres i skalę zniszczeń u pracodawcy spowodowanych powodzią, przyznaje pracodawcy zwrot poniesionych przez pracodawcę kosztów wynagrodzeń, nagród oraz składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu zatrudnienia 25 pracowników przez okres 2 miesięcy.

Natomiast zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 1 umowy całkowita kwota wyliczona została jako różnica pomiędzy wartością poniesionych w wyniku powodzi szkód a otrzymaną już pomocą w związku z powodzią (w tym odszkodowaniem od ubezpieczyciela).

Czyli (…) Urząd Pracy zrefundował spółce koszty poniesione w okresie od 1 grudnia 2024 r. do 31 stycznia 2025 r. z tytułu wypłaconych pracownikom wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne za ten okres.

Zgodnie z wyjaśnieniami, otrzymanymi z (…) Urzędu Pracy, refundacja została wypłacona Zainteresowanym na podstawie umowy zawartej w oparciu o art. 21 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi z dnia 16 września 2011 r. (Dz. U z 2024 poz. 654 ze zm.).

Warunkiem koniecznym jest utrzymanie przez firmę ustalonego w umowie stanu zatrudnienia przez okres trwania umowy.

Zgodnie z zapisami par. 5 umowy zwrot poniesionych kosztów stanowi pomoc publiczną mającą na celu naprawienie szkód spowodowanych niektórymi klęskami żywiołowymi zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17.06.2014 r.

Uzupełnienie wniosku

Proszę, żeby doprecyzowali Państwo opis sprawy przez wskazanie formy opodatkowania prowadzonej przez Państwa działalności w ramach spółki cywilnej (zasady ogólne, podatek liniowy)?

Pani (…) opłaca podatek dochodowy w formie podatku liniowego,

(…) opłaca podatek dochodowy w postaci podatku liniowego.

Pytania

1.Czy otrzymana refundacja będzie stanowić przychód podatkowy zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w momencie wypełnienia warunków zawartych w umowie?

2.Czy poniesione już wydatki na wynagrodzenia, nagrody oraz opłacone za pracowników składki na ubezpieczenia społeczne mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem z działalności gospodarczej są również dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków z wyjątkiem, gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych.

Zgodnie z wyjaśnieniami (…) Urzędu Pracy umowa i refundacja dla firmy (…) s.c. została przyznana na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi z dnia 16 września 2011 roku (Dz.U. z 2024 poz. 654 z późniejszymi zmianami). Również par 2 ust.1 pkt 1 oraz par. 5 zawartej umowy świadczą, że jest ona związana z usuwaniem skutków powodzi.

Art. 21 [Zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę] stanowi:

1. Starosta może, w trybie określonym dla prac interwencyjnych, o których mowa w przepisach ustawy o rynku pracy, biorąc pod uwagę zakres i skalę zniszczeń u pracodawcy spowodowanych powodzią oraz możliwości utrzymania przez pracodawcę miejsc pracy, dokonywać ze środków Funduszu Pracy zwrotu, przez okres do 12 miesięcy, poniesionych przez pracodawcę, którego zakład został zniszczony na skutek powodzi, kosztów na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne zatrudnianych pracowników, w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie iloczynu dwukrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę i liczby zatrudnionych pracowników, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, pod warunkiem że pracodawca nie zmniejszy w tym okresie liczby zatrudnionych pracowników w stosunku do stanu na dzień podpisania umowy o refundację – jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia roku następującego po roku, w którym wystąpiła powódź. Przepis art. 20 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

W związku z tym Wnioskodawca uważa, że otrzymane refundacje należy uznać za przychody opodatkowane. Momentem uznania za przychód powinien być moment, w którym zostanie uznany za wypełniony warunek zawartej umowy. Bowiem dopiero w tym momencie przysporzenie jest ostateczne i bezwarunkowe.

Co prawda art. 30 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem stanowi:

1. Zwalnia się od podatku dochodowego:

1) dochody (przychody) poszkodowanego otrzymane na usuwanie skutków powodzi z tytułu:

a) nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń,

b) darowizn, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz. U. z 2023 r. poz. 1774 i 1843).

Jednak zgodnie z przyjętym orzecznictwem zwrotu poniesionych wcześniej kosztów nie można uznać za świadczenia nieodpłatne lub częściowo odpłatne.

Dlatego też, zdaniem Wnioskodawcy, otrzymane dotacje po wypełnieniu warunków z umowy należy uznać za przychody opodatkowane.

Jeżeli Zainteresowani uznają, że w momencie wypełnienia warunków umowy otrzymaną refundację uznają za przychód podatkowy, w sposób jednoznaczny Zainteresowani mogą wskazać, że wszystkie zrefundowane i wymienione w umowie z (…) koszty Zainteresowani mogą uznać za koszty uzyskania przychodów poniesione i związane z osiągniętymi przychodami. Będą one stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej. W ramach tej działalności wykonują Państwo usługi pralnicze i zatrudniają 25 pracowników (plus umowy zlecenia na okresy sezonowe). We wrześniu 2024 r. w wyniku powodzi ponieśli Państwo straty w wysokości (…) zł. W lutym 2025 r. zawarli Państwo z Powiatowym Urzędem Pracy umowę w sprawie zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę za zatrudnionych pracowników, w trybie określonym dla prac interwencyjnych. Otrzymali Państwo kwotę refundacji w wysokości (…) zł. Zgodnie z tą umową Urząd, na wniosek pracodawcy, biorąc pod uwagę zakres i skalę zniszczeń u pracodawcy spowodowanych powodzią, przyznaje pracodawcy zwrot poniesionych przez pracodawcę kosztów wynagrodzeń, nagród oraz składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu zatrudnienia 25 pracowników przez okres 2 miesięcy. Dlatego też Powiatowy Urząd Pracy zrefundował Państwu koszty poniesione w okresie od 1 grudnia 2024 r. do 31 stycznia 2025 r. z tytułu wypłaconych pracownikom wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne za ten okres. Wskazali Państwo, że refundacja została wypłacona Państwu na podstawie umowy zawartej na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ten przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. przez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie natomiast do art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na podstawie tego przepisu stwierdzam, że ustawodawca różnicuje skutki podatkowe otrzymanych dotacji i innych nieodpłatnych świadczeń w zależności od celu, na jaki zostały one przeznaczone, tj.:

-dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na cele inne niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych – zaliczane są do przychodów z działalności gospodarczej,

-ww. świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków poniesionych przez podatnika na zakup lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych – nie stanowią przychodów z działalności gospodarczej.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 654 ze zm.):

W odniesieniu do wskazanego przez Państwa art. 30 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi wskazuję, że zgodnie z tym przepisem:

Otrzymana przez Państwa „refundacja” nie została uregulowana w art. 30 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi. Zatem przyznany Państwu zwrot wypłaconych pracownikom wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie: otrzymana refundacja będzie stanowić przychód podatkowy zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w momencie wypełnienia warunków zawartych w umowie.

W odniesieniu natomiast do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne wskazuję, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

-pozostawać w związku przyczynowym z przychodami lub ze źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

-nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy,

-być właściwie udokumentowany.

Generalnie przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie poniesione racjonalnie uzasadnione wydatki, poza enumeratywnie wskazanymi w ustawie, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą to być więc koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Podkreślam, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodami uzyskanymi z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tych przychodów każdorazowo spoczywa na podatniku.

Wskazane w Państwa sprawie wydatki na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne spełniają wszystkie powyższe kryteria, ponieważ ich zapłata jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą (występuje zatem związek przyczynowo-skutkowy) i jednocześnie wydatki te nie zostały ujęte w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zauważam, że wydatki te mieszczą się w katalogu przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl tego przepisu:

Stąd opisane przez Pana wydatki na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie: poniesione przez Państwa wydatki na wynagrodzenia, nagrody oraz opłacone za pracowników składki na ubezpieczenia społeczne mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie informuję, że dokumenty dołączone do wniosku nie są przedmiotem oceny. Zwracam uwagę na fakt, że interpretacja indywidualna stanowi ocenę Państwa stanowiska dokonaną na podstawie przedstawionego we wniosku stanu faktycznego. Dlatego też załączone dokumenty nie podlegały analizie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego. Z funkcji ochronnej będą mogli skorzystać Ci z Państwa, którzy zastosują się do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację przez Zainteresowanego, który jest stroną postępowania

Pan (…) (Zainteresowany będący stroną postępowania – art. 14r § 2 Ordynacji podatkowej) ma prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 i art. 14r Ordynacji podatkowej.