Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej236

22 marca 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 20 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 8 maja 2023 r. (wpływ 10 maja 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego

Jest Pan osobą fizyczną prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą – właściciel firmy. Świadczy Pan osobiście usługi transportowe w charakterze właściciel – kierowca w transporcie krajowym i międzynarodowym na rzecz innego podmiotu, odbywając w związku z wykonywaniem tych usług krajowe i międzynarodowe podróże służbowe. Pana działalność w zakresie transportu drogowego towarów jest sklasyfikowana pod PKD  49.41.

Świadczy Pan usługi transportowe wykorzystując samochód o ładowności pow. 3,5 tony. Usługi wykonywane są na terenie kraju i UE, wykonuje je Pan samodzielnie, jako właściciel – kierowca.

Prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów, podatek dochodowy płaci Pan w formie podatku liniowego – 19%.

Pana wyjazdy są podróżami służbowymi. Jako wyjazd służbowy rozumie Pan wyjazd w celu realizacji przyjętego zlecenia na wykonanie usługi transportowej. W sytuacji, gdyby nie wyjechał Pan w podróż służbową, nie zrealizuje Pan otrzymanego zlecenia, a więc nie uzyska przychodu. Wyjazdy są wyjazdami, będącymi podróżami służbowymi. Przebywa Pan w podróży służbowej powyżej 8 godzin poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, dotrzymując przepisów z zakresu ustawy o czasie pracy kierowców. Koszty z tytułu przebywania w podróży służbowej, jakie Pan ponosi w związku z własną podróżą służbową są wydatkiem poniesionym w celu osiągnięcia lub/i zachowania przychodów lub/i zabezpieczenia źródła przychodów. Wskazał Pan również, że posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Podróże służbowe odbywają się od chwili rozpoczęcia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, a ich czas uzależniony jest od realizowanych zleceń. Zazwyczaj jest to okres około dwóch tygodni. W kosztach uzyskania przychodów nie uwzględnia Pan wartości diet za czas podróży służbowej. Na czas pisania wniosku nie określa Pan wysokości diet podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (wysokość diet wylicza się na podstawie zapisów w tachografie).

Pytanie

Czy jako osoba prowadząca działalność gospodarczą – właściciel firmy, świadczący usługi transportowe osobiście w charakterze właściciel – kierowca w transporcie krajowym i międzynarodowym na rzecz innego podmiotu, odbywając w związku z wykonywaniem tych usług podróże służbowe, ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych odbywanych przez Pana, jako właściciela – kierowcę, w części nieprzekraczającej w wysokości diet przysługujących pracownikom, zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r., w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, biorąc pod uwagę zmiany w przepisach, tj. dodanie art. 21b w ustawie o czasie pracy kierowców obowiązującego od 2 lutego 2022 r. na mocy ustawy z 26 stycznia 2022 r. o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem, ma Pan prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów wartość diet krajowych i zagranicznych, w związku z wykonywaniem usług, jako właściciel – kierowca, gdyż podróże służbowe są bezpośrednio związane z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą.

Stanowisko to jest również zgodne z indywidualną interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 grudnia 2022 r., Nr 0115-KDIT3.4011.796.2022.1.AD w przedmiocie diet z tytułu podróży służbowych kierowców jako kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.

Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt  52 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Należy jednak podkreślić odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy, istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją dyspozycją sytuacje odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują do tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym, wobec tego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.

W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej, ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.

Jednocześnie należy podkreślić, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.

W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.

Wobec tego należy stwierdzić, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 2 pkt 3 ustawy z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, (t. j. Dz. U. z 2022 poz. 209) – do ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1412) art. 21b, zgodnie z którym kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że jeżeli Pana wydatki z tytułu diet za czas przebywania w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą, spełniać będą przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Pana stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanej przez Pana interpretacji indywidualnej wskazać należy, że rozstrzygnięcie w niej zawarte dotyczy konkretnej, indywidualnej sprawy podjętej w określonym zdarzeniu przyszłym i jest wiążące tylko w tej sprawie, w której zostało wydane.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tj.Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).