Temat interpretacji
Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
2 czerwca 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 2 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 9 czerwca 2025 r. (wpływ 9 czerwca 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w branży IT. W ramach prowadzonej działalności regularnie uczestniczy Pan w spotkaniach z obecnymi i potencjalnymi klientami, w tym dużymi firmami i instytucjami, gdzie obowiązuje określony dress code. Spotkania te odbywają się często w siedzibach klientów lub w przestrzeniach biurowych wysokiego standardu, wymagających zachowania profesjonalnego wizerunku. Z uwagi na charakter działalności oraz konieczność bezpośredniego reprezentowania firmy na wysokim poziomie, zamierza Pan zakupić garnitur szyty na miarę, który będzie wykorzystywany wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą - podczas spotkań z klientami, prezentacji ofert, podpisywania umów oraz innych wydarzeń biznesowych. Garnitur nie będzie używany do celów prywatnych. Na wewnętrznej stronie garnituru znajdować się będzie trwałe oznaczenie w postaci wyhaftowanego logo Pana firmy. Świadomie zdecydował się Pan na umieszczenie logotypu wewnątrz, ponieważ wiele firm, z którymi Pan współpracuje, oczekuje neutralności w ubiorze podczas spotkań (brak widocznego brandingu zewnętrznego). Mimo to garnitur będzie jednoznacznie przypisany do Pana działalności gospodarczej - zarówno poprzez oznaczenie, jak i ograniczenie jego zastosowania do użytku służbowego. W przypadku kontroli jest Pan w stanie udokumentować służbowe wykorzystanie tego ubioru - m.in. za pomocą zdjęć z wydarzeń biznesowych, materiałów promocyjnych czy potwierdzeń udziału w spotkaniach z kontrahentami. Garnitur nie będzie traktowany jako reprezentacja w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, lecz jako narzędzie wspierające prowadzenie działalności i osiąganie przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 tej ustawy - jako wydatek poniesiony w celu zapewnienia profesjonalnego wizerunku firmy podczas kontaktów biznesowych. Na fakturze zakupu znajdzie się opis: „odzież służbowa szyta na miarę do celów reprezentacyjnych firmy”. Pragnie Pan podkreślić, że każdy wydatek w Pana działalności jest dokładnie przemyślany i dokumentowany. Nie ma Pan zamiaru ukrywać żadnych kosztów ani nadużywać przepisów podatkowych – wręcz przeciwnie, zależy Panu na ich prawidłowym i transparentnym rozliczeniu. Z tego powodu zwraca się Pan o interpretację indywidualną, aby upewnić się, że działa Pan w zgodzie z obowiązującym prawem podatkowym i że rozliczenie takiego wydatku jako koszt uzyskania przychodów będzie prawidłowe.
Uzupełnienie wniosku
Dochody uzyskiwane z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej opodatkowuje Pan w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych według stawki 5,5%.
Pytanie
Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym wydatek na zakup garnituru, opatrzonego trwałym oznaczeniem w postaci haftowanego logo firmy na jego wewnętrznej stronie i wykorzystywanego wyłącznie do celów działalności gospodarczej (spotkania z klientami, prezentacje, wydarzenia biznesowe), może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy założeniu że garnitur nie będzie używany w celach prywatnych?
Pana stanowisko w sprawie
W Pana ocenie – wydatek poniesiony na zakup garnituru wykorzystywanego wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Związek tego wydatku z działalnością gospodarczą jest bezpośredni i racjonalny – garnitur będzie używany wyłącznie w sytuacjach służbowych: podczas spotkań z klientami, prezentacji, wydarzeń branżowych i nagrań promocyjnych. Nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych. Chociaż logo firmy zostanie umieszczone wewnątrz garnituru (w postaci trwałego haftu), jego przeznaczenie wyłącznie służbowe, kontekst branżowy (IT, relacje B2B) oraz charakter wykorzystania jednoznacznie wskazują na cel zarobkowy i związek z osiąganiem przychodu. Nie kwalifikuje Pan tego wydatku jako reprezentacji w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, ponieważ celem nie jest kreowanie wizerunku o charakterze okazałym, lecz zapewnienie profesjonalnej prezencji w kontaktach z klientami w wymagającym środowisku biznesowym. Wydatki tego rodzaju, ponoszone w sposób uzasadniony i poparte dokumentacją (np. zdjęcia z wydarzeń, materiały marketingowe), spełniają kryteria uznania za koszt podatkowy. W związku z tym uważa Pan, że wydatek ten spełnia przesłanki z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i może być prawidłowo zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pani we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Przepis art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) stanowi, że:
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
A zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:
-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
-został właściwie udokumentowany,
-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W myśl art. 9a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Dochody osiągnięte przez podatników ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, są opodatkowane na zasadach określonych w art. 27, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, chyba że podatnicy złożą właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o zastosowaniu opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych określonego w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Zgodnie z art. 1 pkt 1 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 776 ze zm.):
Ustawa ta reguluje opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym niektórych przychodów (dochodów) osiąganych przez osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.
Przy czym w myśl art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Użyte w ustawie określenie pozarolnicza działalność gospodarcza oznacza pozarolniczą działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym.
Stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają przychody osób fizycznych lub przedsiębiorstw w spadku z pozarolniczej działalności gospodarczej, o których mowa w art. 7a ust. 4 lub art. 14 ustawy o podatku dochodowym, z zastrzeżeniem ust. 1e-1g, w tym również gdy działalność ta jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku lub spółki jawnej osób fizycznych, zwanych dalej "spółką". Do przychodów przedsiębiorstwa w spadku nie stosuje się przepisu art. 12 ust. 10a.
Natomiast zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Podatek zryczałtowany, o którym mowa w ust. 1, pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych stanowi uproszczoną formę opodatkowania działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy korzystający z takiej formy rozliczenia płacą podatek od przychodów, tym samym nie mają możliwości pomniejszania tych przychodów o koszty jego uzyskania.
Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w branży IT. W ramach prowadzonej działalności regularnie uczestniczy Pan w spotkaniach z obecnymi i potencjalnymi klientami. Na spotkaniach obowiązuje określony dress code. Z uwagi na charakter działalności oraz konieczność bezpośredniego reprezentowania firmy na wysokim poziomie zamierza Pan zakupić garnitur szyty na miarę. Garnitur nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych. Na wewnętrznej stronie garnituru znajdować się będzie trwałe oznaczenie w postaci wyhaftowanego logo Pana firmy. Zakup garnituru chce Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Przy czym wskazał Pan, że dochody uzyskiwane z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej opodatkowuje Pan w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych według stawki 5,5%.
Główną cechą charakterystyczną ryczałtu jest fakt, że opodatkowaniu podlega osiągnięty przychód, którego nie można pomniejszyć o koszty jego uzyskania.
Oznacza to, że przychód otrzymany (bez pomniejszania go o koszty uzyskania tego przychodu) stanowi podstawę opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie pozwala bowiem na rozliczenie kosztów podatkowych, czyli podatnik nie ma możliwości obniżyć przychodów o koszty jego uzyskania.
A zatem, skoro zdecydował Pan o wyborze zryczałtowanej formy opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej, nie ma Pan możliwości zaliczenia poniesionego wydatku na zakup garnituru do kosztów uzyskania prowadzonej działalności gospodarczej.
Podsumowanie: w opisanym zdarzeniu przyszłym wydatek na zakup garnituru, opatrzonego trwałym oznaczeniem w postaci haftowanego logo firmy na jego wewnętrznej stronie i wykorzystywanego wyłącznie do celów działalności gospodarczej (spotkania z klientami, prezentacje, wydarzenia biznesowe), nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ wybrana przez Pana forma opodatkowania działalności gospodarczej na to nie pozwala.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.