Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy braku opodatkowania podatkiem od towarów i usług należności otrzymywanych tytułem kar umownych za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie został oddany przez Najemcę oraz sposobu ich udokumentowania.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 20 czerwca 2025 r. (wpływ 25 czerwca 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A. sp. z o.o. w ramach prowadzonej działalności jako przedmiot, który stanowi przeważającą działalność A. sp. z o.o., zajmuje się wynajmem i dzierżawą maszyn i urządzeń budowlanych (77.32.Z), a w pozostałej działalności A. sp. z o.o. m.in. sprzedaje hurtowo drewno, materiały budowlane i wyposażenie sanitarne i pozostałe półprodukty.

A. sp. z o.o. jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług.

A. sp. z o.o. zawiera umowy najmu, których przedmiotem jest najem elementów (...) systemowych - Sprzętu niezbędnych do wykonania prac budowlanych, sprzedaż Sprzętu w przypadku jego zwrotu lub zniszczeń nienaprawialnych przez Najemcę oraz sprzedaż akcesoriów towarzyszących przy wykorzystywaniu Sprzętu na budowie w celu zabezpieczenia prawidłowego wykonania robót budowlanych i efektywnego wykorzystania najmowanego Sprzętu.

Zgodnie z umową najmu Najemca z tytułu świadczonych na rzecz Najemcy usług najmu Sprzętu, ma płacić umówiony czynsz na podstawie cen wskazanych w cenniku załączonym do umowy najmu, a także ma zapłacić za czyszczenie, naprawę elementów uszkodzonych, elementów zniszczonych i elementów niezwróconych na podstawie cen wskazanych w załącznikach do umowy. W umowie widnieje zapis, który stanowi, że wszelkie należności będą każdorazowo powiększone o podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej stawce w dniu wystawienia faktury. Przedstawione powyższej zapisy umowy najmu dotyczą wystawiania faktur VAT w czasie obowiązywania umowy.

Ponadto w umowie najmu są zawarte zapisy dotyczące sytuacji, w której Sprzęt nie został przez Najemcę oddany po rozwiązaniu umowy najmu. W takim przypadku, zgodnie z treścią umowy najmu Najemca bez względu na przyczynę braku zwrotu Sprzętu jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 200% ceny najmu za każdy dzień opóźnienia w zwrocie Sprzętu, a kara umowna jest liczona do dnia fizycznego zwrotu całości Sprzętu albo zapłaty 100% jego wartości.

W takim przypadku A. sp. z o.o. wystawia noty księgowe bez doliczania podatku VAT, kierując się zasadą co do opodatkowania podatkiem VAT, że opodatkowaniu podlegają określone w ustawie czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą: świadczenie usług czy dostawa towarów, bowiem w myśl art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

A. sp. z o.o. zapłatę za nie oddany Sprzęt, po rozwiązaniu umowy najmu, traktuje jako formę odszkodowania, stąd wystawia noty księgowe zamiast faktur VAT.

A. sp. z o.o. nie ma wiedzy, dlaczego po rozwiązaniu umowy najmu Sprzęt nie jest oddany przez Najemcę.

Ponadto, zgodnie z treścią umowy najmu, we wszelkich sprawach nieuregulowanych umową i załącznikach obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

Na pytanie Organu: „Czy z zapisów umowy najmu zawartej między Państwem a Najemcą wynikają np. warunki, sposób, termin zwrotu przez Najemcę Sprzętu (prosimy wskazać ustalenia umowy w tym zakresie)?” Wnioskodawca wskazał:

„W treści umowy najmu są zawarte zapisy dotyczące zwrotu Sprzętu, które stanowią że: „zwrot Sprzętu następować będzie w magazynie A. w (...), awizacja zwrotu Sprzętu powinna następować w terminie 3 dni roboczych przed planowanym terminem dostawy przy założeniu, że magazyn A. w (...) pracuje w godzinach od (…) do (…) od poniedziałku do piątku za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, zaś rozładunek Sprzętu powinien być rozpoczęty nie później niż o godzinie (…). Awizacja zwrotu Sprzętu musi mieć formą pisemną: e mail. Przyjęcie terminu awizacji wymaga potwierdzenia przez A. w formie pisemnej: e mail. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się ustalenie terminu zwrotu Sprzętu telefonicznie. Dalej w umowie czytamy: „Ocena jakościowa oraz ilościowa zwracanego Sprzętu odbywa się w dniu rozładunku i w wyjątkowych przypadkach może być przedłużona do (…) dni roboczych. A. może odmówić odbioru Sprzętu, gdy ten jest niepoukładany w pakietach, albo w koszach siatkowych czy też stojakach albo jego rozładunek nie może nastąpić za pomocą wózka widłowego (niezgodny z instrukcją określoną w Załączniku nr (…)). Załadunek i Transport Sprzętu powrotny powinien odbywać się w tożsamych warunkach jak Załadunek i Transport Sprzętu na budowę. Zwrot Sprzętu jest potwierdzany Protokołem Zwrotu. Brak przedstawiciela Najemcy przy sporządzaniu protokołu zwrotu nie powoduje wstrzymania czynności odbiorowych. A. ma prawo sporządzić jednostronny protokół zwrotu Sprzętu oraz oceny stanu przyjmowanego Sprzętu co do jego czyszczenia, napraw i dalszej eksploatacji. W chwili zwrotu Sprzętu - Sprzęt powinien być czysty. Jeśli okaże się, że cały Sprzęt nie był czyszczony A. obciąży Najemcę kosztami czyszczenia w wysokości ryczałtowej kwoty 2% wartości netto ceny Sprzętu obowiązującego w dacie zwrotu Sprzętu. Gdy Sprzęt będzie nieoczyszczony w mniejszym stopniu niż jego całość, A. obciąży Najemcę kosztami czyszczenia w wysokości określonej w załączniki nr (…). Jeśli okaże się, że Sprzęt jest uszkodzony i wymaga naprawy albo wymiany elementów - A. obciąży Najemcę kosztami przywrócenia rzeczy do stanu poprzedniego - wedle cen i zasad określonych w załączniku nr (…) do Umowy. Jeśli okaże się, że Sprzęt nie podlega naprawie z uwagi na stan zniszczeń, A. obciąży Najemcę kosztami likwidacji Sprzętu poprzez jego sprzedaż jako Sprzętu zużytego wedle cen i zasad określonych w załączniki nr (…) oraz załącznik nr (…). Wartość elementów nie ujętych w załączniku nr (…) jest określana na podstawie protokołu wydania Sprzętu. Koszt obsługi magazynowej określa załącznik nr (…). Zlecenie transportu opierać się będzie na indywidualnych warunkach uzgodnionych przez Strony i firmę transportową.”

Na pytanie Organu: „Jak dokładnie umowa najmu, o której mowa we wniosku, reguluje sytuację, w której Sprzęt nie został/nie zostaje oddany przez Najemcę po rozwiązaniu umowy najmu?” Wnioskodawca wskazał:

„Zapis umowy najmu co do sytuacji, w której Sprzęt nie został oddany przez Najemcę po rozwiązaniu umowy najmu brzmi: „W przypadku nie oddania Sprzętu po rozwiązaniu Umowy Najmu, bez względu na przyczynę braku zwrotu - Najemca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 200% ceny najmu za każdy dzień opóźnienia w zwrocie Sprzętu. Kara umowna jest liczona do dnia fizycznego zwrotu całości Sprzętu albo zapłaty 100% jego wartości.

Z tytułu kar umownych Wynajmujący wystawi notę księgową, stanowiącą dokument księgowy, z wartością należności wyliczonej w sposób wyżej określony, przy czy czym obciążenie Najemcy z tytułu kary umownej w razie nie oddania Sprzętu, nie wyłącza dochodzenia odszkodowania, które będzie przewyższało wartość zastrzeżonych kar umownych.”

Na pytanie Organu: „Czy podejmują Państwo próby ustalenia, co jest powodem braku zwrotu Sprzętu przez Najemcę po rozwiązaniu umowy najmu np. czy nie został on zniszczony na budowie Najemcy, zgubiony przez Najemcę bądź np. ukradziony z placu budowy Najemcy? Jakie działania Państwo podejmują, żeby wyjaśnić z Najemcą powody braku zwrotu Sprzętu?” Wnioskodawca wskazał:

„A. sp. z o.o. za każdym razem, kiedy Sprzęt nie wraca do magazynu A. sp. z o.o. podejmuje czynności polegające na kontakcie z Najemcą celem ustalenia, dlaczego Sprzęt nie zostaje zwrócony po rozwiązaniu umowy najmu i kiedy zostanie zwrócony. Kontakt ten odbywa się poprzez rozmowy telefoniczne bądź kontakt mailowy. Najczęściej Najemca nie zwraca Sprzętu, bo fizycznie nie ma Sprzętu już na budowie. Zazwyczaj Najemcy nie potrafią wyjaśnić, co jest powodem braku w zwrotach z wynajmu. A. nie dochodzi, co było przyczyną braków, choć zazwyczaj jest to zagubienie w trakcie budowy albo jego całkowite zniszczenie (Sprzęt fizycznie nie istnieje). Powyższe podyktowane jest zapisem umownym, gdzie czytamy, że w przypadku nie oddania Sprzętu po rozwiązaniu Umowy Najmu, bez względu na przyczynę braku zwrotu - Najemca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 200% ceny najmu za każdy dzień opóźnienia w zwrocie Sprzętu. Kara umowna jest liczna do dnia fizycznego zwrotu całości Sprzętu albo zapłaty 100% jego wartości.

A. sp. z o.o. wykazuje Najemcy listę elementów nierozliczonych po wynajmie, a Najemca oświadcza, że na budowie nie posiada tych elementów i wtedy zostaje obciążony notą księgową zgodnie z umową i kwota ta traktowana jest jako odszkodowanie, gdyż fizycznie Sprzętu nie ma”.

Na pytanie Organu: „Czy jeśli np. posiadają Państwo informację, że Sprzęt został skradziony z placu budowy Najemcy, to zgłaszają Państwo ten fakt na policję?” Wnioskodawca wskazał:

„A. sp. z o.o. w sytuacji, gdy poweźmie wiadomość od Najemcy, że Sprzęt został skradziony z budowy, zawsze dokonuje stosownego zgłoszenia na Policję. W umowie najmu jest zapis, że Najemca jest zobowiązany do starannego zabezpieczenia Sprzętu przed kradzieżą”.

Na pytanie Organu: „Czy monitują Państwo Najemcę, że termin na zwrot Sprzętu został przekroczony wzywając jednocześnie do jego niezwłocznego zwrotu, w jaki sposób - proszę opisać?” Wnioskodawca wskazał:

„Umowa najmu z Najemcą nie wskazuje konkretnego terminu, do którego Najemca powinien zwrócić Sprzęt. Jednak pomimo tego, wynika to z zapisu umowy i odesłania do Kodeksu cywilnego, a mianowicie umowa w postanowieniach końcowych stanowi, że we wszystkich sprawach nieuregulowanych umową i załącznikami obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego. Stąd zastosowanie ma art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego, który brzmi, że po zakończeniu najmu najemca obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym; jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania.

Jeżeli umowa jest terminowa to po jej zakończeniu, w sytuacji chęci dalszego wynajmowania Sprzętu, z uwagi na upływ terminu sporządzana jest nowa umowa lub podpisywany aneks o przedłużenie terminu wynajmu. A. sp. z o.o. zawiera także umowy na czas nieokreślony. Do obydwóch umów, czy to zawartej na czas określony czy nieokreślony, zastosowanie mają powyżej wskazane uregulowania umowne i kodeksowe.

Także nie ma znaczenia dla A. sp. z o.o. czy umowa jest czasowa, czy na czas nieokreślony przy monitowaniu Najemcy co do przekroczenia terminu zwrotu Sprzętu. Najemca powinien oddać Sprzęt zgodnie z treścią art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego, czyli po zakończonym najmie. Najemca zostaje wezwany do niezwłocznego zwrotu tylko wówczas, gdy ma duże zaległości w uregulowaniu płatności z tytułu faktur za wynajem, czego skutkiem jest rozwiązanie umowy najmu w trybie natychmiastowym bez zachowania terminu wypowiedzenia umowy, który zgodnie z umową wynosi 14 dni. W umowie najmu oczywiście widnieje zapis, że rozwiązanie umowy następuje w sytuacji opóźnienia w zapłacie jakiejkolwiek należności wobec Wynajmującego. W takim przypadku, gdy po kilku wezwaniach Najemca nadal nie zwraca Sprzętu, zgłaszamy sprawę na policję jako kradzież”.

Na pytanie Organu: „Jak jest kalkulowane wynagrodzenie za usługę najmu Sprzętu?” Wnioskodawca wskazał:

„Czynsz za wynajem jest obliczany wartością procentową od wartości wynajmowanego Sprzętu”.

Na pytanie Organu: „Czy w sytuacji ponownie zawieranej umowy najmu Sprzętu z Najemcą, który ówcześnie nie zwrócił najmowanego Sprzętu, wartość wynagrodzenia za usługę najmu Sprzętu uwzględnia możliwość ponownego braku zwrotu Sprzętu przez Najemcę?” Wnioskodawca wskazał:

„A. sp. z o.o. nigdy nie bierze pod uwagę możliwości podwyższenia czynszu za wynajem w sytuacji, gdy dochodzi do podpisania umowy z Najemcą, który w przeszłości został obciążony za niezwrócony Sprzęt”.

Pytanie

Czy A. sp. z o.o. prawidłowo wystawia noty księgowe zamiast faktur VAT za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie został oddany przez Najemcę do A. sp. z o.o., skoro karę umowną taktuje jako formę odszkodowania?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają określone w ustawie czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą: świadczenie usług czy dostawa towarów.

W myśl art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają:

1)odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2)eksport towarów;

3)import towarów na terytorium kraju;

4)wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5)wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

W ocenie A. Sp. z o.o., wśród wymienionych czynności nie wskazano wartości przyznanego odszkodowania, nawet jeśli podatnik, któremu zostało ono przyznane, prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną. Otrzymane odszkodowanie, czyli kara umowna z noty księgowej, nie podlega zatem pod podatek VAT. W rezultacie tylko te działania, które podchodzą pod czynności opodatkowane mogą generować konieczność zapłaty podatku.

Należy wskazać, że nie oddanie Sprzętu przez Najemcę nie stanowi żadnej z powyższych czynności. Zarówno w przypadku dostawy towarów, jak i świadczenia usług musi bowiem wystąpić nabywca, czyli druga strona transakcji. Natomiast, w sytuacji gdy dochodzi do nie oddania Sprzętu, po pierwsze brak jest beneficjenta świadczenia, a po drugie nie można takiej czynności przypisać cechy odpłatności.

Nota księgowa to dokument, który zastępuje fakturę VAT w sytuacji, gdy transakcje nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z tym zwykle nie chodzi o typową sprzedaż, a chodzi o konieczność odzyskania należności.

Wnioskodawca uważa, że wystawiona przez A. sp. z o.o. nota księgowa to odszkodowanie i zawiera ona określoną kwotę pieniędzy, które stanowią wynagrodzenia za szkodę wyrządzoną A. sp. z o.o. Wartość wskazana w nocie księgowej służyć ma zadośćuczynieniu poniesionym przez A. sp. z o.o. strat.

Za powyższym przemawiają także regulacje dotyczące odszkodowań, które znajdują się w Kodeksie cywilnym, a zgodnie z umową to przepisy Kodeksu cywilnego mają zastosowanie do umowy najmu zawartej pomiędzy A. sp. z o.o., a Najemcą. W świetle art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego, zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła. Tym samym, dokonując obliczania wysokości odszkodowania, A. sp. z o.o. uwzględnia wartość strat, które poniósł, a także korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby nie wyrządzono mu szkody. Na podstawie art. 363 § 1 Kodeksu cywilnego naprawienie szkody powinno nastąpić, według wyboru poszkodowanego, bądź przez przywrócenie stanu poprzedniego, bądź przez zapłatę odpowiedniej sumy pieniężnej. W większości jednak przypadków rozliczenie polega na świadczeniu w pieniądzu, co czyni A. Sp. z o.o. wystawiając notę księgową zamiast faktury VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej ustawą:

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy:

Należy zauważyć, że generalnie - poza wyjątkami wskazanymi w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy - opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają czynności odpłatne.

Co do zasady, dla uznania, że dostawa towarów oraz świadczenie usługi podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, warunkiem jest „odpłatność” za daną czynność, co wynika z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność. Natomiast odpłatny to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.

Powyższa analiza prowadzi do wniosku, że istotną cechą wynagrodzenia jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług i otrzymaną zapłatą.

Kwestia odpłatności była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Przykładowo, w wyroku z 1 kwietnia 1982 r. w sprawie C-89/81 Hong-Kong Trade Development Council, TSUE stwierdził, że wskazane w sprawie czynności podlegają opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy zostały wykonane odpłatnie.

Analizując głębiej ten problem TSUE w wyroku z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council stwierdził, że czynność można uznać za dokonaną odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub usługę) pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miałaby być opodatkowana tym podatkiem.

W orzeczeniu z 3 marca 1994 r w sprawie C-16/93 pomiędzy R. J. Tolsma a Inspecteur der Omzetbelasting Leeuwarden (Holandia), Trybunał wskazał, że czynność:

W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności.

Bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług, a otrzymanym wynagrodzeniem istnieje wówczas, gdy jest możliwe zidentyfikowanie bezpośredniej i jasno zindywidualizowanej korzyści na rzecz dostawcy towaru lub świadczącego usługę oraz gdy świadczenie wzajemne pozostaje w bezpośrednim związku z dokonaną czynnością.

Należy wskazać, że dostawa towarów, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy rozumiana jest przez ustawodawcę jako przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. W określeniu „jak właściciel” zawiera się możliwość uznania za dostawę faktycznego przeniesienia władztwa nad rzeczą. W rozumieniu ustawy „dostawa” oznacza bowiem wszelkiego rodzaju rozporządzanie towarem (sprzedaż, zamiana, darowizna, oraz każdą inną transakcję, która w aspekcie ekonomicznym będzie prowadziła do podobnego rezultatu).

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii braku opodatkowania podatkiem od towarów i usług należności otrzymywanych tytułem kar umownych za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie został oddany przez Najemcę oraz sposobu ich udokumentowania.

W odniesieniu do powyższych wątpliwości należy zauważyć, że termin odszkodowania nie został zdefiniowany w ustawie. Regulacje dotyczące odszkodowania zostały zawarte w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.).

Z art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że:

W myśl art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego:

Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego:

Podobnie kary umowne, stosowane na podstawie art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, nie stanowią zapłaty za usługę, lecz pełnią funkcję odszkodowawczą (sankcyjną). Zgodnie z tym przepisem:

Kara ta ma charakter czynności jednostronnej i nie wiąże się z otrzymaniem jakiegokolwiek świadczenia. Zapłata tej kary nie jest też związana ze zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji.

Ważne jest ustalenie czy płatność stanowi zapłatę za konkretne świadczenie podlegające opodatkowaniu VAT, czy też jest odszkodowaniem za poniesione straty wbrew woli poszkodowanego.

Ustalanie statusu wypłacanej kary, jako podlegającej bądź nie opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, należy oceniać w kontekście związku z konkretnym świadczeniem. Zatem, w przypadku gdy płatności o charakterze odszkodowawczym (kary) nie mają bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony podmiotu zobowiązanego, wtedy kwota otrzymanych kar nie mieści się w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług i nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak wynika z powyższego fakturę wystawia się w celu udokumentowania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem Państwa działalności jest m.in. wynajem i dzierżawa maszyn oraz urządzeń budowlanych. Spółka zawiera umowy najmu, których przedmiotem jest najem elementów (...) systemowych niezbędnych do wykonywania prac budowlanych, sprzedaż Sprzętu w przypadku jego zwrotu lub zniszczeń nienaprawialnych przez Najemcę oraz sprzedaż akcesoriów towarzyszących przy wykorzystywaniu Sprzętu na budowie w celu zabezpieczenia prawidłowego wykonania robót budowlanych i efektywnego wykorzystywania najmowanego Sprzętu.

Zgodnie z umową najmu Najemca ma płacić umówiony czynsz na podstawie cen wskazanych w cenniku załączonym do umowy najmu, a także ma zapłacić za czyszczenie, naprawę elementów uszkodzonych, zniszczonych i niezwróconych na podstawie cen wskazanych w załącznikach do umowy. Czynsz za wynajem jest obliczany wartością procentową od wartości wynajmowanego Sprzętu.

W umowie najmu są zawarte zapisy dotyczące sytuacji, w której Sprzęt nie został przez Najemcę oddany po rozwiązaniu umowy najmu. Zgodnie z treścią umowy najmu Najemca bez względu na przyczynę braku zwrotu Sprzętu jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 200% ceny najmu za każdy dzień opóźnienia w zwrocie Sprzętu, a kara umowna jest liczona do dnia fizycznego zwrotu całości Sprzętu albo zapłaty 100% jego wartości. Za każdym razem kiedy Sprzęt nie wraca do Państwa magazynu kontaktują się Państwo z Najemcą w celu ustalenia, dlaczego Sprzęt nie zostaje zwrócony po rozwiązaniu umowy najmu i kiedy zostanie zwrócony. Kontakt ten odbywa się poprzez rozmowy telefoniczne bądź kontakt mailowy. Najczęściej Najemca nie zwraca Sprzętu, bo fizycznie nie ma Sprzętu już na budowie. Zazwyczaj Najemcy nie potrafią wyjaśnić, co jest powodem braku w zwrotach z wynajmu. Nie dochodzą Państwo, co było przyczyną braków, choć zazwyczaj jest to zagubienie w trakcie budowy albo jego całkowite zniszczenie (Sprzęt fizycznie nie istnieje). W sytuacji, gdy mają Państwo wiadomość od Najemcy, że Sprzęt został skradziony z budowy, zawsze dokonują Państwo stosownego zgłoszenia na policję. W umowie najmu jest zapis, że Najemca jest zobowiązany do starannego zabezpieczenia Sprzętu przed kradzieżą. Zapłatę za nieoddany Sprzęt po rozwiązaniu umowy najmu traktują Państwo jako formę odszkodowania.

Wskazać należy, że aby mówić o dostawie towarów, w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy musi nastąpić czynność polegająca na przeniesieniu prawa do rozporządzania (dysponowania) towarem jak właściciel. Powyższe wiąże się z możliwością faktycznego dysponowania rzeczą przez nabywcę, co jest niemożliwe w przypadku Sprzętu - tak jak to zostało wskazane w opisie sprawy - zagubionego w trakcie budowy, całkowicie zniszczonego na budowie czy wręcz przypadków kradzieży Sprzętu z budowy.

W analizowanej sprawie nie dochodzi do przekazania ekonomicznego władztwa nad towarami. W rozpatrywanym przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczeniem w zamian za wynagrodzenie, gdyż należność obciążająca Najemcę nie wiąże się z żadnym świadczeniem na rzecz Spółki. Ma ona charakter jednostronny i jest ściśle związana z rozliczeniem zawartej umowy najmu oraz odpowiedzialnością Najemcy wynikającą z przepisów prawa i przyjętych przez strony postanowień umownych. Stanowi ona rodzaj rekompensaty za poniesione przez Państwa straty, nie zaś wynagrodzenie bezpośrednio związane z dostawą towarów, definiowaną w art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, jako przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Pokreślić należy, że aby dana czynność została uznana za opodatkowaną dostawę towarów konieczne jest stwierdzenie przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel na inny podmiot, które to przeniesienie skutkuje tym, że podmiot ten uzyskuje możliwość korzystania z rzeczy jak właściciel. Taka sytuacja nie ma miejsca w przypadku braku zwrócenia Sprzętu przez Najemcę po zakończonej umowie najmu, a opłaty uiszczane w tym przypadku na rzecz Spółki stanowiące równowartość towarów zagubionych/utraconych nie są wynagrodzeniem za dostawę towarów, lecz rekompensatą za poniesioną szkodę.

Jednocześnie czynności będące przedmiotem wniosku nie spełniają przesłanek pozwalających uznać je za świadczenie usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy. Jak wskazano, aby uznać dane świadczenie za odpłatne świadczenie usług, musi istnieć stosunek zobowiązaniowy pomiędzy świadczącym usługę a jej odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Musi więc istnieć bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą i przekazanym za nią wynagrodzeniem. Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść dla świadczącego usługę. Zatem odpłatne świadczenie usług może zostać opodatkowane wtedy, gdy pomiędzy świadczącym usługę i jej beneficjentem istnieje stosunek prawny, w ramach którego spełniane są świadczenia wzajemne. W przedstawionych okolicznościach sprawy elementy powyższe nie występują. Pomiędzy Państwem i Najemcą nie powstaje żaden stosunek prawny, z którego wynikałoby zobowiązanie do jakichkolwiek świadczeń wzajemnych, w zamian za wykonanie których powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Tym samym w niniejszej sprawie nie dochodzi również do świadczenia usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy.

Zatem opłaty, którymi Państwo obciążają Najemcę za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie został oddany, mają charakter czynności jednostronnej i nie wiążą się z otrzymaniem przez Najemcę świadczenia wzajemnego w postaci dostawy towarów czy świadczenia usługi. Oznacza to, że nie jest spełniona przesłanka istnienia związku pomiędzy zapłatą przez Najemcę określonej kwoty pieniężnej a otrzymaniem świadczenia wzajemnego, co jest warunkiem koniecznym do uznania, że zapłata tych kwot stanowi wynagrodzenia za dostawę towaru bądź świadczenie usług, o których mowa w art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 ustawy.

Ponieważ kary umowne za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie został przez Najemcę Państwu oddany, pełnią funkcję odszkodowawczą za poniesione straty, to nie stanowią wynagrodzenia za czynności podlegające opodatkowaniu, wymienione w art. 5 ust. 1 ustawy. W związku z powyższym z tego tytułu nie są Państwo zobowiązani do wystawienia faktury, o której mowa w art. 106b ust. 1 ustawy. Obciążenie Najemcy za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie został Państwu oddany może zostać udokumentowane - tak jak Państwo wskazali - notą księgową. Przy czym należy wskazać, że noty księgowe stanowią dokument księgowy na podstawie ustawy o rachunkowości, a nie przepisów dotyczących podatku VAT.

W związku z powyższym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.