Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku wystawienia faktury korygującej do faktury objętej Ugodą i prawa dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku w deklaracji VAT za maj 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

..... (dalej jako: „......” lub „Spółka”) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, który rozlicza się w tym podatku za miesięczne okresy rozliczeniowe.

Spółka w latach 2018-2020, na podstawie zawartej umowy (...) z dnia 19 września 2018 r. (dalej „Umowa”) wykonywała na rzecz A. (funkcjonujący wcześniej pod nazwą: A1, dalej jako: „Szpital”) szereg robót budowlanych, które były przez Szpital przyjmowane i rozliczane etapami.

Dokonując rozliczenia ostatniego etapu prac objętych Umową oraz robót dodatkowych, Spółka w dniu 4 marca 2020 r. wystawiła na rzecz Szpitala fakturę VAT nr 1 (dalej jako „Faktura”) na kwotę (...) zł netto + 23% VAT, tj. (...) zł brutto. Zgodnie z terminem płatności wskazanym na Fakturze zapłata za fakturę powinna być dokonana przez Szpital w ciągu 21 dni od dnia dostarczenia faktury, tj. do 25 marca 2020 r., natomiast roboty, których dotyczyła Faktura zostały odebrane przez Szpital w dniu 25 lutego 2020 r. (odbiór końcowy).

..... ujął Fakturę w swojej ewidencji VAT i w deklaracji VAT za marzec 2020 r.

Szpital nie opłacił Faktury uznając, że posiada wobec Spółki szereg roszczeń z tytułu niewłaściwego wykonania Umów, w tym m.in. o zapłatę kar umownych za niewykonanie robót budowlanych w umówionym terminie, oraz z tytułu zapłaty wynagrodzenia na rzecz podwykonawców Spółki zaangażowanych przy realizacji robót objętych Umową, których kwoty podlegają potrąceniu z kwotą należną Spółce za roboty budowlane objęte Fakturą.

Spółka uznała takie roszczenia za niezasadne a ich potrącenie z wierzytelnością Spółki wobec Szpitala za bezskuteczne. W związku z tym, Spółka wystąpiła na drogę sądową z powództwem o zapłatę. Strony kwestionowały w toku prowadzonego postępowania sądowego wzajemne stanowiska procesowe, w tym Spółka kwestionowała skuteczność złożonych przez Szpital oświadczeń o potrąceniu.

Z uwagi na czasochłonne i kosztowne procesy sądowe Strony podjęły decyzję o polubownym rozwiązaniu powstałych sporów godząc się na wzajemne ustępstwa. W związku z tym na mocy przepisów art. 1831-18315 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego Strony zawarły w dniu 25 kwietnia 2025 r. przed mediatorem ugodę (dalej jako „Ugoda”).

Jak wskazano w Ugodzie, wobec uczynienia wzajemnych ustępstw, w tym przy uwzględnieniu, że roboty budowlane na podstawie Umowy zostały wykonane z opóźnieniem, Strony uzgodniły obniżenie wynagrodzenie przysługujące P. na podstawie Umowy, w ten sposób, że ostatnia część wynagrodzenia wynikającego z Umowy, objęta Fakturą zostaje obniżona do kwoty (...) zł netto + 23% VAT, tj. do kwoty (...) zł brutto. Wskazano również, że P. skoryguje odpowiednio Fakturę.

Jednocześnie Strony zgodnie oświadczyły, że zawarta Ugoda wyczerpuje wszystkie roszczenia zgłoszone w toku prowadzonych przed sądem postępowań oraz że nie będą w tym zakresie – względem siebie – prowadzić odrębnych postępowań sądowych oraz podejmować działań zmierzających do zaspokojenia roszczeń.

Zawarta przez Strony Ugoda została zatwierdzona przez Sąd Okręgowy w (…) i ma moc prawną ugody zawartej przed sądem.

Biorąc pod uwagę powyższe, w maju 2025 r. Spółka wystawiła fakturę korygującą do Faktury, w której skorygowała (zmniejszyła) zarówno podstawę opodatkowania jak i kwotę podatku VAT. Spółka nie ujęła jeszcze jednak tej faktury korygującej w swoich rozliczeniach VAT za maj 2025 r. i zamierza to uczynić dopiero, gdy otrzyma interpretację indywidualną tut. Organu, w której potwierdzona będzie prawidłowość jej stanowiska, co do zasadności wystawienia faktury korygującej i prawa do zmniejszenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku. W przypadku, gdy Spółka otrzyma taką interpretację po złożeniu deklaracji za maj 2025 r., wówczas Spółka złoży korektę deklaracji za maj 2025 r. i ujmie fakturę korygującą w swoich rozliczeniach za ten okres.

Pytanie

Czy w związku z zawarciem Ugody Spółka powinna była wystawić fakturę korygującą do Faktury oraz czy w związku z jej wystawieniem w rozliczeniach za maj 2025 r. ma prawo dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku w stosunku do podstawy opodatkowania i kwoty podatku określonych w Fakturze?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z zawarciem Ugody Spółka powinna była wystawić fakturę korygującą do Faktury oraz w związku z jej wystawieniem w rozliczeniach za maj 2025 r. ma prawo dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku w stosunku do podstawy opodatkowania i kwoty podatku określonych w Fakturze.

Uzasadnienie

Art. 5 ust. 1 pkt. 1 ustawy o VAT wskazuje, że opodatkowaniu VAT, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1)przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2)zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3)świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

W myśl art. 2 pkt. 22 ustawy o VAT przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Jak stanowi art. 29a ust. 1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT podstawę opodatkowania obniża się o:

1)kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2)wartość zwróconych towarów i opakowań;

3)zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4)wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Jak wskazuje art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał. Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna – art. 29a ust. 14 ustawy o VAT.

Zgodnie zaś z art. 106b ust. 1 pkt. 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Należy zauważyć, że faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonej zaszłości gospodarczej), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, gdy odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu, który potwierdza rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika.

W myśl art. 106j ust. 1 ustawy o VAT w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

1)podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2)(uchylony),

3)dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4)dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5)stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Oznacza to, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w sytuacji, gdy podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie. Zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Podsumowując wyżej przywołane przepisy podstawę opodatkowania i kwotę podatku obniża się w szczególności w związku z udzielonymi po dokonaniu sprzedaży opustami i obniżkami cen. Okoliczność ta jest podstawą do tego, aby wystawić fakturę korygującą.

Jednocześnie podatnik ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku już w okresie rozliczeniowym w którym wystawił fakturę korygującą, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

·posiada dokumentację, w której uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania tj. warunki korekty faktury,

·uzgodnione warunki zostały spełnione,

·faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

W przypadku, gdy podatnik nie posiada wspomnianej dokumentacji w okresie rozliczeniowym w którym została wystawiona faktura korygującą, obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku dokonuje dopiero za okres, w którym tę dokumentację uzyskał.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego (Słownik języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego) opustem jest „zniżka ceny kupna, przyznawana nabywcy przez sprzedawcę (zwykle przy zakupach hurtowych)” podczas gdy obniżką jest „zmniejszenie (się) czegoś pod względem wysokości, liczby, nasilenia (głównie: cen, kosztów, płac itp.)”.

Przenosząc powyższe na grunt przedstawionych we wniosku okoliczności Strony uzgodniły w zawartej Umowie, że Spółka za wynagrodzeniem będzie realizowała na rzecz Szpitala roboty budowlane, które będą odbierane i rozliczane etapowo.

Dokonując rozliczenia ostatniego, końcowego etapu prac budowlanych objętych Umową oraz prac dodatkowych Spółka w dniu 4 marca 2020 r., wystawiła Fakturę na kwotę (...) zł netto + 23% VAT, tj. (...) zł brutto, która była płatna do 25 marca 2020 r.

P. ujął Fakturę w swojej ewidencji VAT i deklaracji VAT za marzec 2020 r.

Szpital uznając, iż posiada wobec Spółki różnego rodzaju roszczenia z tytułu niewłaściwego wykonania robót budowlanych, w tym m.in. roszczenie z tytułu kary umownej za niewykonanie robót budowlanych objętych Fakturą w ustalonym terminie, nie uregulował Faktury.

Strony wystąpiły na drogę sądową z powództwem dotyczącym swoich wzajemnych roszczeń. Strony kwestionowały w toku prowadzonych postępowań sądowych wzajemne stanowiska procesowe, w tym P. kwestionował skuteczność złożonych przez Szpital oświadczeń o potrąceniu, jednak ostatecznie polubownie rozwiązały powstałe spory godząc się na wzajemne ustępstwa. W związku z tym Strony zawarły w dniu 25 kwietnia 2025 r. Ugodę, w ramach której Szpital zobowiązany jest do zapłaty na rachunek bankowy P. uzgodnionej kwoty tytułem zwrotu kwoty zabezpieczenia oraz zapłaty Faktury, przy czym Strony obniżyły wynagrodzenie przysługujące P. na podstawie Umowy, w ten sposób, że wynagrodzenie należne Spółce za ostatni etap prac i prace dodatkowe, którego dotyczy Faktura zostaje obniżona do kwoty (...) zł netto + 23% VAT, tj. do kwoty (...) zł brutto.

Zawarta przez Strony Ugoda została następnie zatwierdzona przez Sąd Okręgowy w (...) i stała się prawomocna.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, Strony w zawartej Ugodzie w istocie uzgodniły obniżkę ceny, czyli zmniejszenie należnego Spółce wynagrodzenia z tytułu wykonania robót budowlanych w stosunku do wynagrodzenia pierwotnie wskazanego na Fakturze, która skutkuje obniżeniem podstawy opodatkowania i zmniejszeniem kwoty podatku określonych w Fakturze. W konsekwencji Spółka miała obowiązek wystawić fakturę korygującą do Faktury.

Zasadność tego podejścia, tj. konieczności wystawienia faktury korygującej w związku z zawarciem Ugody, znajduje oparcie np. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 czerwca 2023 r., sygn. akt. I FSK 1425/18, w którym sąd ten uznał, iż uzgodnione w zawartej między stronami ugodzie niższe wynagrodzenie za wykonanie robót budowlanych jest obniżką ceny, która jednocześnie winna wpływać na skorygowanie podstawy opodatkowania. Zgodnie z rozstrzygnięciem przedstawionym w wyroku: „uznanie za prawidłowe stanowiska zgodnie, z którym podstawą opodatkowania jest kwota wynikająca z umowy bez uwzględnienia obniżki ceny w wyniku zawartej ugody, prowadziłoby do uznania, że podatek należny od części obejmującej różnicę między kwotą należną i otrzymaną w istocie obciąży podatnika. Równocześnie, podatek nie będzie spełniał zasady proporcjonalności do ceny towaru.”

Również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia z dnia 8 lutego 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.838.2018.1.OA wskazał, że „obniżką ceny lub upustem, o którym mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy, jest również redukcja części płatności z tytułu dostawy towaru czy wykonania usługi w ramach np. ugody sądowej, mediacyjnej oraz pozasądowej. Należy bowiem wskazać, że fakt zawarcia ugody między stronami (np. z powodu niezapłacenia przez kontrahenta należności za dostawę czy wykonanie usługi) jest co do zasady zdarzeniem powodującym zmianę ceny sprzedaży.”.

Konsekwencją powyższego jest również to, że Spółka ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku w stosunku do tych wykazanych na Fakturze za maj 2025 r. (w okresie rozliczeniowym w którym wystawiła fakturę korygującą), gdyż spełnione są wszystkie warunki wskazane w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, tj.:

·Spółka posiada dokumentację w postaci zawartej i zatwierdzonej przez Sąd Ugody, z której wynika, że Strony uzgodniły warunki obniżenia ceny (podstawy opodatkowania i kwoty podatku wykazanych na Fakturze) za usługi budowlane objęte Fakturą,

·warunki te zostały spełnione, tj. Strony zaakceptowały warunki Ugody,

·faktura korygująca jest zgodna z zawartą Ugodą, tj. doprowadza treść Faktury do warunków wynikających z Ugody.

Podobne stanowisko dotyczące obowiązku wystawienia korekty faktury i prawa do obniżenia podstawy opodatkowania w przypadku zawartej między stronami ugody potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 listopada 2023 r. sygn. 0114-KDIP4-2.4012.547.2023.1.WH.

Jednocześnie, w myśl art. 81 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację, a skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji.

Dlatego też, gdyby Spółka złożyła deklarację VAT za maj 2025 r., w której nie uwzględni faktury korygującej wystawionej na rzecz Szpitala w związku z zawartą Ugodą, to może to zrobić poprzez złożenie deklaracji VAT korygującej za ten okres.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, w opisanych we wniosku okolicznościach, na podstawie zawartej między Stronami Ugody, doszło do obniżenia ceny za usługi budowlane objęte Fakturą, w związku z czym Spółka ma obowiązek wystawić fakturę korygującą do Faktury. Jednocześnie Spółka będzie miała prawo w deklaracji VAT za maj 2025 r. dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku, w stosunku do podstawy i kwoty podatku określonych w Fakturze, w tym w drodze korekty takiej deklaracji.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775) – zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do zapisu art. 2 pkt 6 ustawy:

Natomiast w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o VAT,

Z tak szeroko sformułowanej definicji wynika, że przez świadczenie usług należy rozumieć przede wszystkim określone zachowanie się podatnika na rzecz innego podmiotu, które wynika z dwustronnego stosunku zobowiązaniowego, zakładającego istnienie podmiotu będącego odbiorcą (nabywca usługi), jak również podmiotu świadczącego usługę.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że każde świadczenie niebędące dostawą towarów polegające na działaniu, zaniechaniu lub tolerowaniu czyjegoś zachowania stanowi, co do zasady, usługę w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Przy czym z treści powołanego wyżej przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług, co do zasady, podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie.

Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Przy czym przepisy ustawy nie określają postaci wynagrodzenia.

Na podstawie art. 19a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy:

Stosownie do art. 19a ust. 7 ustawy:

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki) i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

W praktyce zdarzają się jednakże sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy:

Z powyższego wynika, że faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Wystawia się je w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.

Art. 99 ust. 1 ustawy stanowi, że:

Stosownie do art. 29a ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ust. 6 ustawy:

Podstawa opodatkowania obejmuje:

W świetle art. 29a ust. 7 ustawy:

Na podstawie art. 29a ust. 10 ustawy:

Podstawę opodatkowania obniża się o:

Z kolei, zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy:

W myśl art. 29a ust. 14 ustawy:

Stosownie do treści art. 29a ust. 15 ustawy:

Warunku posiadania dokumentacji, o którym mowa w ust. 13, nie stosuje się w przypadku:

Wprowadzona 1 stycznia 2021 r. treść przepisu art. 29a ust. 13 ustawy umożliwia podatnikowi dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania już w momencie wystawienia faktury korygującej pod warunkiem, że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług, określone w fakturze korygującej i faktura korygująca jest zgodna z tą posiadaną dokumentacją. Natomiast w przypadku gdy podatnik nie posiada dokumentacji w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za ten okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał. Wprowadzenie warunku uzgodnienia z nabywcą warunków transakcji oznacza, że przy wystawieniu faktury korygującej istotne są faktyczne ustalenia między kontrahentami, a nie tylko samo wystawienie faktury.

W kontekście powyższego istotnym jest, że przy założeniu odejścia od wymogu posiadania potwierdzenia odbioru faktur korygujących, zasadnicze znaczenie zyskują inne dowody dokumentujące obniżenie podstawy opodatkowania, przykładowo dokumenty handlowe, w tym aneksy do umów, korespondencja handlowa, dowody zapłaty, kompensaty itp., które potwierdzają, że obie strony transakcji znają i akceptują nowe, zmienione warunki transakcji.

Nowe rozwiązania systemowe pozwalają na swobodniejsze regulacje relacji między podatnikami VAT, którzy mogą oprzeć warunki rozliczenia korekty in minus na wypracowanych dotychczas indywidualnych zasadach współpracy, bez obowiązku spełniania dodatkowych wymagań formalnych, jednakże jest to uwarunkowane łącznym spełnieniem warunków przewidzianych w art. 29a ust. 13 ustawy.

W konsekwencji należy stwierdzić, że podatnik będzie miał prawo dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego już w momencie wystawienia faktury korygującej, przy łącznym spełnieniu następujących warunków:

1)uzgodnienia warunków korekty z nabywcą towaru lub usługobiorcą,

2)spełnienia uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług,

3)posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług (tj. z dokumentacji powinno wynikać, że nabywca wie, że doszło lub wie w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia), z dokumentacji powinno wynika również, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego,

4)faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

Podatnik może wobec tego dokonać obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą przy łącznym spełnieniu powyższych warunków. Jeżeli natomiast podatnik w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą nie posiada dokumentacji potwierdzającej:

1)uzgodnienie z nabywcą towarów lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego albo

2)spełnienie tych uzgodnionych warunków (mimo że doszło do faktycznego uzgodnienia tych warunków i ich spełnienia)

obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego dokonuje dopiero za okres, w którym posiada dokumentację potwierdzającą spełnienie obydwu warunków.

Ponadto, zasadą jest, że istnieje komunikacja pomiędzy stronami w zakresie uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania – w zdecydowanej większości powinna ona poprzedzać wydanie faktury korygującej, wystąpić w tym samym momencie albo poprzedzić dokonanie np. udzielenia rabatu lub zwrotu towarów.

Na gruncie znowelizowanych przepisów dopuszcza się jako formę uzgodnienia również domniemaną akceptację uzgodnienia warunków transakcji – w szczególności, gdy samo wystawienie faktury korygującej albo dokonanie przelewu stanowić będzie element uzgodnienia/spełnienia warunków. Podkreślić należy, że jest to sytuacja wyjątkowa, gdy okoliczność dokonania korekty byłaby niemożliwa do uzgodnienia/spełnienia w inny sposób.

Jednocześnie należy podkreślić, że niemożliwe jest wskazanie w ustawie katalogu dokumentów, które potwierdzałyby uzgodnienie nowych warunków transakcji, ponieważ mogłoby to zawęzić rodzaje dokumentów stanowiących takie potwierdzenie.

Należy także zauważyć, że z przepisu art. 29a ust. 13 ustawy wynika obowiązek spełnienia się uzgodnionych warunków. Spełnienie warunków oznacza ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę do dokonania obniżenia wynagrodzenia możliwe do udokumentowania. Powiązanie korekty wyłącznie z faktem uzgodnienia warunków jest niewystarczające dla precyzji zapisu. Jest to bowiem podyktowane różnorodnością sytuacji, które mogą wystąpić w obrocie gospodarczym.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków oraz dokumentację potwierdzającą spełnienie warunków obniżenia. W przypadku braku dokumentacji na moment wystawienia faktury korygującej, podatnik może skorygować podstawę opodatkowania i podatek należny dopiero w okresie, w którym dokumentację uzyska.

Z powołanych wyżej przepisów ustawy dotyczących faktur korygujących wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik, wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, również gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, udzielono rabatu, bądź upustów i obniżek cen.

Zatem, co do zasady, korygowanie pierwotnie wystawionej faktury, z przyczyn wskazanych wyżej, powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

Wskazać należy, że faktury korygujące można generalnie podzielić na te, które powodują zmniejszenie podstawy opodatkowania (tzw. faktury korygujące „in minus”) oraz te, które wywołują skutki odwrotne, tj. w wyniku ich wystawienia wartość podstawy opodatkowania ulega podwyższeniu (tzw. faktury korygujące „in plus”).

Są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT i rozliczają się Państwo miesięcznie. Wykonali Państwo dla Kontrahenta szereg robót budowlanych. Dokonując rozliczenia ostatniego etapu prac objętych Umową oraz robót dodatkowych, wystawili Państwo 4 marca 2020 r. na rzecz Kontrahenta fakturę VAT nr 1 na kwotę (...) zł netto + 23% VAT. Zgodnie z terminem płatności wskazanym na fakturze zapłata za fakturę powinna być dokonana w ciągu 21 dni od dnia dostarczenia faktury, tj. do 25 marca 2020 r., natomiast roboty, których dotyczyła faktura zostały odebrane przez Kontrahenta 25 lutego 2020 r. (odbiór końcowy). Fakturę ujęli Państwo w swojej ewidencji VAT i w deklaracji VAT za marzec 2020 r.

Kontrahent nie opłacił faktury uznając, że posiada wobec Państwa szereg roszczeń z tytułu niewłaściwego wykonania Umów, w tym m.in. o zapłatę kar umownych za niewykonanie robót budowlanych w umówionym terminie oraz z tytułu zapłaty wynagrodzenia na rzecz Państwa podwykonawców zaangażowanych przy realizacji robót objętych Umową, których kwoty podlegają potrąceniu z kwoty należnej Państwu za roboty budowlane objęte fakturą.

Uznali Państwo takie roszczenia za niezasadne a ich potrącenie z wierzytelnością za bezskuteczne. W związku z tym, wystąpili Państwo na drogę sądową z powództwem o zapłatę. Z uwagi na czasochłonne i kosztowne procesy sądowe Strony podjęły decyzję o polubownym rozwiązaniu powstałych sporów godząc się na wzajemne ustępstwa. 25 kwietnia 2025 r. zawarli Państwo ugodę z Kontrahentem. Jak wskazano w Ugodzie, wobec uczynienia wzajemnych ustępstw, w tym przy uwzględnieniu, że roboty budowlane na podstawie Umowy zostały wykonane z opóźnieniem, Strony uzgodniły obniżenie wynagrodzenia Państwu przysługującego na podstawie Umowy, w ten sposób, że ostatnia część wynagrodzenia wynikającego z umowy, objęta fakturą zostaje obniżona do kwoty (...) zł netto + 23% VAT. Wskazano również, że skorygują Państwo odpowiednio fakturę. W maju 2025 r. wystawili Państwo fakturę korygującą do faktury pierwotnej, w której zmniejszyli Państwo zarówno podstawę opodatkowania jak i kwotę podatku VAT.

Zatem, skoro została zawarta Ugoda dotycząca obniżenia ceny usługi to byli Państwo uprawnieni do wystawienia na rzecz kontrahenta faktury korygującej.

Skoro w dokumentacji, którą Państwo posiadają, tj. Ugodzie zawartej 25 kwietnia 2025 r. zostały uzgodnione z Kontrahentem warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla usług udokumentowanych 4 marca 2020 r. fakturą pierwotną nr 1 a faktura korygująca, którą Państwo wystawili w maju 2025 r. na kwotę (...) zł netto + 23% VAT, jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z Kontrahentem warunków obniżenia podstawy opodatkowania, to mają/będą mieli Państwo prawo do wykazania faktury korygującej in minus w okresie, w którym została ona wystawiona, zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy.

Zatem na gruncie przepisów ustawy obowiązujących od stycznia 2021 r., byli Państwo uprawnieni do wystawienia faktury korygującej i mają/będą mieli Państwo prawo do ujęcia faktury korygującej in minus, w okresie, w którym wystawili Państwo fakturę korygującą, tj. w rozliczeniu za maj 2025 r.

Tym samym, Państwa stanowisko, uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

·zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznacza się, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku.

W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnośnie natomiast powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.