Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymywanych przez Spółkę Dokumentów księgowych w przypadku ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (zdigitalizowanej). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką kapitałową, wchodzącą w skład międzynarodowej grupy kapitałowej. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest (...).

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, z tytułu nabywanych towarów i usług Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów faktury VAT oraz faktury korygujące. Faktury zakupowe są otrzymywane przez Spółkę w różnych postaciach, częściowo w formie papierowej, częściowo w formie elektronicznej (np. drogą e-mail w formacie pdf).

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa także towary od kontrahentów spoza Unii Europejskiej, rozpoznając z tytułu tych transakcji import towarów. Wnioskodawca gromadzi dla każdej z tych transakcji dokumenty SAD w formacie elektronicznym xml.

Niniejszy wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych, faktur korygujących w formie papierowej, jak i elektronicznej. Faktury papierowe będą podlegały tzw. digitalizacji i tak jak faktury elektroniczne oraz dokumenty SAD w formie elektronicznej (dalej łącznie jako: Dokumenty księgowe) będą podlegały zapisom w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów (dalej: Platforma).

Spółka zaznacza, że przedmiotem wniosku nie jest ocena spełnienia przez Spółkę ogólnych warunków do odliczenia VAT przewidzianych w ustawie o VAT, lecz kwestia tego, czy w przypadku utylizacji Dokumentów księgowych w wersji papierowej oraz wiadomości e-mail, do których dołączono Dokumenty księgowe w formie elektronicznej i posiadania Dokumentów księgowych tylko w postaci zdigitalizowanej na Platformie, prawo do odliczenia VAT z takiej wersji będzie nadal Spółce przysługiwać.

Mając na uwadze dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej oraz dużą ilość otrzymywanych Dokumentów księgowych, Spółka jest w trakcie implementacji elektronicznego systemu obiegu dokumentów, tj. zamierza wprowadzić wyłącznie zdigitalizowaną formę rozliczania i archiwizowania Dokumentów księgowych (w nieedytowalnym formacie pdf). Tym samym, docelowo Spółka planuje wprowadzić system pozwalający na całkowitą rezygnację z jakiegokolwiek papierowego obiegu i archiwizowania Dokumentów księgowych.

W związku z powyższym, Wnioskodawca planuje wdrożenie procesu archiwizacji Dokumentów księgowych wyłącznie w wersji zdigitalizowanej na Platformie. Platformę będzie udostępniał Spółce zewnętrzny podmiot na podstawie odrębnej umowy.

Do Platformy będą mieli dostęp pracownicy Spółki – osoby rejestrujące otrzymane Dokumenty księgowe oraz inni upoważnieni pracownicy (dalej: Użytkownicy). Każdy z Użytkowników Platformy będzie posiadać indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych.

Zgodnie z założeniami, proces elektronicznego zgłaszania, rozliczania oraz archiwizowania Dokumentów księgowych będzie przebiegał następująco:

1.Rejestracja Dokumentów księgowych na Platformie

Otrzymane Dokumenty księgowe oraz ewentualnie inne powiązane z nimi dokumenty w formie papierowej zostaną zeskanowane przez Użytkowników i bezpośrednio ze skanera trafią do dedykowanej skrzynki e-mail, skąd będą już pobierane do Platformy.

Platforma umożliwi także ręczne wprowadzenie i zapisanie Dokumentów księgowych na Platformie przez uprawnionych do tego Użytkowników.

Skany Dokumentów księgowych będą wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem ich wersji papierowych. Zarówno Spółka, jak i Użytkownicy nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji ich treści na etapie skanowania lub po ich wprowadzeniu i zapisaniu na Platformie.

W przypadku Dokumentów księgowych innych niż papierowe, proces będzie wyglądał w ten sposób, że załączniki do wiadomości w postaci Dokumentów księgowych, np. w formacie nieedytowalnych plików pdf, są wysyłane na dedykowaną skrzynkę e-mail. Wiadomości oprócz Dokumentów księgowych mogą zawierać inne, powiązane z nimi dokumenty. W tym przypadku rozpoczęcie procesu będzie inicjowane automatycznie przez Platformę poprzez zaczytanie Dokumentu księgowego ze skrzynki e-mail. System z uwagi na swoje możliwości, automatycznie odróżni Dokument księgowy od pozostałych dokumentów.

Na Platformie dla każdego Dokumentu księgowego zostanie utworzony dedykowany formularz, w którym zostaną zgromadzone istotne dane dotyczące tego Dokumentu księgowego (dalej: Formularz) umożliwiające jego identyfikację na Platformie.

Na podstawie znajdujących się na Platformie informacji odnośnie do każdego Dokumentu księgowego, tj. np. numer tego dokumentu i kontrahenta wystawiającego dany Dokument księgowy, Platforma automatycznie zweryfikuje czy dany Dokument księgowy nie został już wcześniej wprowadzony do systemu – pozwoli to na uniknięcie kilkukrotnego zapisu na Platformie jednego Dokumentu księgowego. Jeśli dany Dokument księgowy został już wcześniej umieszczony na Platformie, wówczas pojawi się komunikat, informujący, że dany Dokument księgowy został już wprowadzony do systemu, co spowoduje uniknięcie omyłki w postaci, np. podwójnego odliczenia podatku naliczonego z tego samego Dokumentu księgowego.

Część pól na Formularzu zostanie uzupełniona automatycznie na podstawie zaczytanego Dokumentu księgowego, natomiast pozostałe pola osoba rejestrująca dany Dokument księgowy uzupełni ręcznie na podstawie danych zawartych na tym Dokumencie księgowym. Osoba rejestrująca Dokument księgowy będzie miała możliwość jego połączenia z zamówieniem, które także będzie znajdować się na Platformie.

Formularz będzie umożliwiał także dodanie załączników (dalej: Załączniki).

Na tym etapie Użytkownik po wstępnej weryfikacji Dokumentu księgowego z zamówieniem (i) zapisuje jego wersję roboczą i przekazuje go do kolejnego etapu akceptacji/weryfikacji lub (ii) anuluje go, jeśli został wprowadzony na Platformę przypadkowo lub błędnie.

W przypadku, gdy do Dokumentu księgowego nie ma zamówienia, Użytkownik po jego wstępnej weryfikacji przekazuje taki dokument do kolejnego etapu, tj. opisu merytorycznego, dokonywanego przez odpowiedni dział i osobę w Spółce (jest też możliwość anulowania przypadkowo lub błędnie wprowadzonego na Platformę Dokumentu księgowego, do którego nie ma zamówienia).

W przypadku niektórych Dokumentów księgowych zostaną one od razu przeniesione do etapu „Księgowanie”, skąd zostaną one automatycznie przesłane do programu finansowo-księgowego Spółki. W tych przypadkach pominięte zostaną kroki związane z opisem merytorycznym Dokumentów księgowych oraz ich akceptacją. Akceptacja nastąpi na etapie ich księgowania.

2.Opis merytoryczny Dokumentów księgowych

Po zarejestrowaniu danego Dokumentu księgowego na Platformie, gdy będzie to wymagane w procesie obiegu dokumentów (np. dla Dokumentu księgowego, do którego nie ma zamówienia), zostanie przygotowany jego opis merytoryczny, zawierający dodatkowe informacje dotyczące przedmiotu zakupu i dowodzące zasadności poniesionych wydatków/kosztów.

Na tym etapie Użytkownik może przekazać Dokument księgowy do akceptacji lub cofnąć go do poprzedniego kroku, tj. rejestracji Dokumentu księgowego na Platformie. Każdorazowo, w przypadku cofnięcia Dokumentu księgowego bądź jego odrzucenia Użytkownik obligatoryjnie będzie musiał dodać komentarz, z wyjaśnieniem powodów takiej decyzji.

W przypadku Dokumentów księgowych, które nie wymagają opisu merytorycznego, zostaną one przeniesione na etap akceptacji księgowej.

3.Weryfikacja i akceptacja Dokumentów księgowych przez dedykowane działy/pracowników Spółki

Utworzony na Platformie Formularz wraz z załączonymi skanami dokumentów automatycznie zostanie przekierowany do odpowiednich działów/Użytkowników odpowiedzialnych za ich akceptację. W ramach tych czynności otrzymane Dokumenty księgowe będą sprawdzane w szczególności pod kątem ich czytelności, kompletności zawartych w nich danych dotyczących dokumentu i samej transakcji oraz także zasadności poniesionego wydatku.

Zatwierdzanie każdego z Dokumentów księgowych przez upoważnione do tego osoby będzie dokonywane w całości elektronicznie poprzez Platformę. Każdy Formularz będzie zawierać historię akceptacji Dokumentu księgowego – tabelę zawierającą dane o akcjach wykonywanych na poszczególnych krokach związanych z procesowaniem Dokumentu księgowego.

4.Akceptacja księgowa Dokumentów księgowych

Na tym etapie pracownik Działu Księgowości dokona ostatecznej weryfikacji wprowadzonych danych każdego z Dokumentów księgowych. Użytkownik może zaakceptować Dokument księgowy lub cofnąć go do poprzednich kroków, jeśli uzna, że wprowadzone dane są błędne lub niepełne.

Pracownicy Działu Księgowości Spółki przeprowadzą zarówno kontrolę formalną, jak i merytoryczną Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej. Kontrola formalna i merytoryczna będzie obejmowała w zależności od rodzaju dokumentu, tj. czy będzie to faktura, faktura korygująca lub dokument SAD, m.in.: sprawdzenie nazwy dostawcy i odbiorcy, numerów identyfikacji podatkowej, podziału na kwoty netto, brutto i VAT, weryfikację zasadności wydatku i możliwości odliczenia podatku naliczonego, zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Weryfikowana będzie także autentyczność pochodzenia Dokumentu księgowego w wersji zdigitalizowanej oraz integralność.

W rezultacie powyższych działań, Spółka w przypadku każdego z wprowadzonych na Platformę Dokumentów księgowych będzie miała pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymany został dany Dokument księgowy oraz będzie dokonywać weryfikacji i potwierdzenia zgodności Dokumentu księgowego ze stanem faktycznym i jego pierwotną papierową lub elektroniczną wersją, tj. czy nie uległy modyfikacjom żadne pozycje na zdigitalizowanym dokumencie w stosunku do jego pierwotnej wersji papierowej lub elektronicznej.

5.Księgowanie Dokumentów księgowych

Po zweryfikowaniu wprowadzonych danych Dokument księgowy w wersji zdigitalizowanej zostanie przesłany do zaksięgowania w programie finansowo-księgowym Spółki. Po zaksięgowaniu Platforma automatycznie pobierze numer Dokumentu księgowego, który został mu nadany w programie finansowo – księgowym.

6.Archiwizacja Dokumentów księgowych

Po prawidłowym zaksięgowaniu Dokumenty księgowe w postaci zdigitalizowanej zostaną zarchiwizowane na Platformie, a ich papierowe wersje oraz wiadomości e-mail, do których dołączono Dokumenty księgowe w formie elektronicznej, zostaną zutylizowane i nie będą podlegały dalszej archiwizacji w Spółce.

Wszystkie niezbędne dane i dokumenty potwierdzające poniesienie danego wydatku – Dokument księgowy wraz z ewentualnymi Załącznikami i Formularzem będą zachowane w archiwum dokumentów na Platformie (dalej: Archiwum Dokumentów księgowych lub Archiwum faktur). W ramach Archiwum Dokumentów księgowych Spółka będzie dysponowała w szczególności takimi informacjami jak: (i) danymi Użytkownika, który zarejestrował wydatek, (ii) kwotą poniesionego wydatku (kwotą netto i kwotą brutto), (iii) datą poniesienia wydatku, (iv) datą wprowadzenia wydatku na Platformę, a także (v) skanem lub wersją elektroniczną Dokumentu księgowego wraz z posiadanymi Załącznikami i Formularzem.

Archiwum Dokumentów księgowych będzie przechowywać Dokumenty księgowe wraz z Załącznikami i Formularzem z zachowaniem następujących zasad:

‒każdy Dokument księgowy wraz z Załącznikami i Formularzem będzie zapisywany do bazy danych Platformy w postaci oddzielnego pliku, który będzie zawierać wierną kopię danych Dokumentu księgowego oraz inne dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia na Platformę oraz powiązanie wprowadzonego Dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,

‒Dokument księgowy w wersji zdigitalizowanej przed wprowadzeniem do Archiwum Dokumentów księgowych będzie sprawdzany pod względem formalnym i merytorycznym i akceptowany na Platformie przez uprawnione do tego osoby;

‒pliki zawierające Dokumenty księgowe wraz z Załącznikami i Formularzem, po przeprowadzeniu procesu księgowania będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego Dokumentu księgowego wraz z Załącznikami i Formularzem – funkcja usuwania dokumentów zależy od uprawnień nadawanych użytkownikom w systemie i zasadniczo jest przydzielona jedynie administratorowi,

‒po zaksięgowaniu plik zawierający dane Dokumentu księgowego wraz z Załącznikami i Formularzem nie będzie udostępniony do edycji i usuwania – jak w powyższym punkcie, w zależności od nadanych uprawnień,

‒baza danych zawierająca dane o Dokumentach księgowych wraz z Załącznikami i Formularzem będzie podlegać procesowi archiwizacji.

Dokumenty księgowe w ww. formie będą przechowywane przez Spółkę na serwerach dostawcy Platformy co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).

W każdym momencie będzie istniała możliwość wydruku Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej, a także załączników do nich.

Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Platformy będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów oraz w sposób zapewniający łatwy i niezwłoczny dostęp do nich przez cały okres przechowywania, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Platforma będzie zapewniała również możliwość sortowania Dokumentów księgowych według daty wpływu / daty wystawienia, co będzie umożliwiało ich przyporządkowanie do okresów rozliczeniowych.

Dokumenty księgowe w wersji zdigitalizowanej będą przechowywane na serwerach dostawcy oprogramowania znajdujących się na terenie UE.

Spółka zapewni organom podatkowym na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, dostęp do Dokumentów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto na żądanie organów podatkowych, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować Dokument księgowy w wersji zdigitalizowanej lub zapisać go na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentu księgowego w wersji zdigitalizowanej.

Umieszczanie Dokumentów księgowych w Archiwum Dokumentów księgowych w postaci skanu pozwoli także na zapobieganie degradacji Dokumentów księgowych poprzez zacieranie ich elementów, czy też blaknięcie, co miewa miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów szczególnie w formie papierowej.

Spółka w odniesieniu do Dokumentów księgowych wprowadzonych przez Użytkowników na Platformę zapewni kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między Dokumentem księgowym a dostawą towarów / świadczeniem usług. Kontrole biznesowe będą polegały na weryfikowaniu Dokumentów księgowych pod kątem materialnym i formalnym przez innych pracowników Spółki.

Dokumenty księgowe w formie papierowej oraz wiadomości e-mail, do których dołączono Dokumenty księgowe w formie elektronicznej będą utylizowane dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności oraz po dokonanym księgowaniu i archiwizacji wersji zdigitalizowanych w Archiwum Dokumentów księgowych.

W zakresie części dokonanych zakupów towarów i usług udokumentowanych Dokumentami księgowymi Spółka będzie posiadać dokumenty uzupełniające (m.in. zamówienia), które także będą znajdować się na Platformie.

W przypadku transakcji, w których Spółka będzie dysponowała dokumentami uzupełniającymi, będzie ona w stanie w sposób łatwy do prześledzenia potwierdzić związek pomiędzy posiadanymi dokumentami uzupełniającymi a realizowanymi transakcjami udokumentowanymi Dokumentami księgowymi, ponieważ Platforma poprzez Formularz umożliwi połączenie Dokumentów księgowych z np. zamówieniami.

Końcowo Spółka podkreśla, że przedmiotem niniejszego wniosku o wydanie interpretacji jest ustalenie kwestii związanych z samymi Dokumentami księgowymi (z perspektywy formalnej), nie zaś kwestie związane z posiadaniem/lub nie, archiwizowaniem innych dokumentów potwierdzających wykonanie usługi / nabycie towarów.

Pytanie

Mając na uwadze okoliczności zawarte w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca zwraca się o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska w zakresie następującego pytania:

Czy Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z otrzymanych Dokumentów księgowych, przechowywanych wyłącznie w wersji zdigitalizowanej na Platformie zgodnie z przedstawionymi procedurami, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT i nie będą mieć zastosowania ograniczenia w pomniejszeniu kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z otrzymanych Dokumentów księgowych, przechowywanych wyłącznie w wersji zdigitalizowanej na Platformie zgodnie z przedstawionymi procedurami, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, i nie będą mieć zastosowania ograniczenia w pomniejszeniu kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Uzasadnienie

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak zaś stanowi ust. 2 pkt 1 cytowanego przepisu, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z kolei na podstawie ust. 2 pkt 2 lit. a) cytowanego przepisu, kwotę podatku naliczonego stanowi w przypadku importu towarów – kwota podatku wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego.

Zasady dotyczące przechowywania faktur zostały ujęte zostały m.in. w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Z kolei, w myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Z kolei w myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, należy wskazać, iż ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu przechowywania faktur, a przepisy w tym zakresie warunkują jedynie konieczność przyjęcia takiego sposobu ich przechowywania, który zapewni:

‒podział na okresy rozliczeniowe,

‒autentyczność ich pochodzenia,

‒integralność treści faktur,

‒czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie, przepisy ustawy o VAT nie regulują, w jaki sposób powyższe przesłanki mają zostać spełnione. Artykuł 106m ustawy o VAT zawiera jedynie definicje, wskazujące sposób interpretacji ww. warunków.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na podstawie ust. 2 powołanego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi ust. 3 powołanego przepisu, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z kolei w myśl ust. 4 powołanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Jako przykład kontroli biznesowej podaje się posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy ww. dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia i zgodny z obowiązującymi w danym podmiocie procedurami.

Analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur prowadzi do wniosku, iż nie wynika z nich, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur (a zatem także Dokumentów księgowych), otrzymanych w formie papierowej. W oparciu o powołane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.

W konsekwencji, opisany w zdarzeniu przyszłym system przechowywania Dokumentów księgowych polegający na tworzeniu ich zdigitalizowanej kopii i archiwizowaniu w postaci elektronicznej (na Platformie) spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

1.planowany sposób archiwizacji umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - zachowana zostanie zatem autentyczność Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej;

2.w procesie tworzenia Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej, żadna z danych na Dokumentach księgowych nie zostanie zmieniona. Również sposób zapisu oraz przechowywania Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej uniemożliwi jakąkolwiek ich modyfikację lub usunięcie, co zapewni integralność dokumentów;

3.Dokumenty księgowe w wersji zdigitalizowanej będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność). Podobnie, proces weryfikacji i akceptacji Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej przez upoważnione do tego osoby skutkować będzie tym, iż wersje te będą wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadających im wersji pierwotnych Dokumentów księgowych, tj. papierowych lub elektronicznych otrzymanych jako załącznik w wiadomości e-mail;

4.Platforma będzie zapewniała również możliwość sortowania Dokumentów księgowych według daty wpływu / daty wystawienia, co będzie umożliwiało ich przyporządkowanie do okresów rozliczeniowych – zatem należy uznać, że Dokumenty księgowe w wersji zdigitalizowanej będą przyporządkowane do odpowiednich okresów rozliczeniowych i tak też będą przechowywane;

5.Przechowywanie Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej będzie odbywać się w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie oraz bezzwłoczne udostępnienie na potrzeby upoważnionego organu – Spółka zapewni organom podatkowym na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, dostęp do Dokumentów księgowych, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Wnioskodawcy, wskazane w opisie zdarzenia przyszłego procedury i mechanizmy w odniesieniu do Dokumentów księgowych – również w formie zdigitalizowanej, będą stanowiły kontrole biznesowe w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, bowiem pozwolą one na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, w związku z czym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zostanie zapewniona.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (na Platformie) Dokumentów Księgowych, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż zniszczenie wersji papierowej Dokumentu księgowego czy usunięcie wiadomości e-mail, do której dołączono Dokument księgowy w formie elektronicznej (pdf) nie powoduje, iż w sensie materialnym zostają one utracone, ponieważ nadal pozostają w obiegu poprzez przechowywanie w formie elektronicznej.

Regulując obowiązek przechowywania faktur, Ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przekazane, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać jedynie dane na fakturze (przesłanka integralności), która nie odnosi się do formy dokumentu. Warunek taki nie jest również konieczny dla zaistnienia prawa do odliczenia.

Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentów księgowych w formie papierowej lub elektronicznej jako załącznik w wiadomości e-mail, które to Dokumenty księgowe będą następnie przechowywane co najmniej przez cały okres przedawnienia podatkowego, wyłącznie w formie elektronicznej / zdigitalizowanej, tj. na Platformie, w ramach opracowanej i wdrożonej przez Wnioskodawcę procedury i będą jednocześnie dokumentowały nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, to wówczas będą dawały Wnioskodawcy prawo do odliczenia VAT, niezależnie od faktu, że pierwotna forma (papierowa lub e-mail, do której dołączono Dokument księgowy w formie elektronicznej) będzie już niedostępna (zostanie zutylizowana/zniszczona).

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, Dokumenty księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób opisany w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na nich wykazanego, przy założeniu, iż pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki takiego obniżenia zostaną spełnione.

Takie podejście zostało potwierdzone także m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 9 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: DKIS) wskazał: „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. […] Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną przez Spółkę otrzymane w formie papierowej a następnie po ich zapisaniu w nieedytowalnym formacie i archiwizowaniu w sposób elektroniczny Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT”.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje także odzwierciedlenie w aktualnej praktyce organów podatkowych, przykładowo w interpretacji indywidualnej DKIS z dnia:

‒19 lutego 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.43.2025.1.MPA,

‒2 lutego 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.610.2022.1.LK,

‒17 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.595.2022.2.AMA.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm. ) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Uwzględniając opis sprawy i powołane przepisy należy stwierdzić, że opisany sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Z wniosku wynika, że faktury uprawniające do odliczenia podatku VAT będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto będziecie Państwo zapewniać wskazanym organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dodatkowo umożliwicie Państwo ww. organom dostęp online do tych dokumentów, przy czym w celu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu będzie przeprowadzać kontrole biznesowe.

Ponadto należy wskazać, że przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT, podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Jak wcześniej wskazano przez fakturę, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że regulacje ustawy o podatku od towarów i usług odnoszą się wyłącznie do sposobu przechowywania faktur. Jednakże nie ma przeciwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów w tożsamy sposób jak faktury.

Odnosząc się natomiast do istoty zadanego pytania wskazać należy art. 86 ust. 1 ustawy, w myśl którego:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że opisany we wniosku sposób przechowywania dokumentów nie ma wpływu na prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego.

W sytuacji zatem gdy Państwu obiektywnie na podstawie przepisów ustawy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, sposób przechowywania Dokumentów księgowych, przechowywanych w formie elektronicznej spełniającej warunki obowiązujących przepisów, nie będzie mieć wpływu na to odliczenie.

A zatem jeżeli spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT i nie będą mieć zastosowania ograniczenia w pomniejszeniu kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy będziecie Państwo uprawnieni do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z otrzymanych Dokumentów księgowych, przechowywanych wyłącznie w wersji zdigitalizowanej zgodnie z przedstawionymi w opisie sprawy procedurami. 

Wobec powyższego Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem sprawy. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, należy zaznaczyć, że wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie sprawy. W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.