Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 lutego 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej i prawa do odliczenia z nich wynikających. W odpowiedzi na wezwanie wniosek został uzupełniony pismem 26 marca 2025 r. (data wpływu 31 marca 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka działająca pod firmą (…) S.A. (dalej jako „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest spółką kapitałową prawa polskiego oraz czynnym i zarejestrowanym podatnikiem w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Spółka jest również podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych podlegając nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o CIT.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z tworzeniem i wydawaniem oprogramowania (...).

W ramach prowadzonej działalności Spółka ponosi wydatki związane z jej podstawową działalnością i nabywa różnego rodzaju towary i usługi od różnych dostawców (dalej jako „Kontrahenci”). Spółka zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe (ponoszone m.in. podczas krajowych i zagranicznych podróży służbowych), podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Spółka ponadto dokumentuje wykonywaną przez siebie sprzedaż wystawiając faktury na rzecz swoich Kontrahentów.

Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę co do zasady do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka traktuje koszty związane z nabyciem tych towarów i usług jako koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów z danego źródła lub w celu jego zachowania lub zabezpieczenia i traktuje je jako koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT, z zastrzeżeniem wyłączeń wskazanych w art. 16 ustawy o CIT.

Spółka otrzymuje od kontrahentów dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu, w postaci np. faktur, rachunków, not obciążeniowych lub paragonów (dalej jako: „Dokumenty”). Dokumenty te mają postać zarówno papierową, jak i elektroniczną.

Obecnie Spółka planuje wdrożyć procedurę archiwizacji Dokumentów źródłowych głównie w formie elektronicznej.

Dokumenty w formie papierowej

W przypadku Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, po ich otrzymaniu są one skanowane do formy elektronicznej (pdf). Wykorzystywany jest do tego elektroniczny system służący do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty te podlegają następnie analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Oryginały otrzymanych papierowo Dokumentów podlegają archiwizacji w swojej fizycznej wersji.

W związku z planowanym wdrożeniem zmian do procedury archiwizacji Dokumentów, Spółka przewiduje, że Dokumenty otrzymywane przez pracowników w formie papierowej nadal skanowane będą przez jej wyznaczonych pracowników, podlegać będą również analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Dokumenty te będą archiwizowane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z ich opisem analitycznym oraz fizycznie (papierowo) w archiwum Spółki. Spółka planuje jednak zrezygnować z archiwizacji fizycznych (papierowych) wersji w podziałach na okresy rozliczeniowe, wraz z ich opisem analitycznym - gdyż będą one archiwizowane z uwzględnieniem tych danych w formie elektronicznej.

Spółka nie będzie dokonywała zniszczenia Dokumentów otrzymywanych w formie papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT.

Dokumenty w formie elektronicznej

W przypadku Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej, podlegają one wprowadzeniu do elektronicznego systemu służącego do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty te podlegają tej samej analizie formalnej, finansowej i podatkowej oraz wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych Spółki, co dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej.

Dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej są następnie drukowane i archiwizowane przez pracowników Spółki w formie papierowej.

W przypadku dokumentów sprzedażowych Spółki (czyli faktur sprzedażowych), procedura ich archiwizacji jest taka sama jak w przypadku faktur kosztowych otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej. Po ich wystawieniu, przekazaniu do Kontrahenta oraz prawidłowym wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych Spółki, są one drukowane przez wyznaczonych pracowników oraz archiwizowane w wersji papierowej, w podziale na okresy rozliczeniowe których dotyczą.

W związku z planowanym wdrożeniem zmian do procedury archiwizacji Dokumentów, Spółka przewiduje rezygnację z archiwizacji ich papierowych wydruków. Oznacza to, że nadal będą podlegać weryfikacji i analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego, ale ich elektroniczne wersje będą podlegały archiwizacji jedynie w elektronicznych systemach przechowywania dokumentacji wykorzystywanych przez Spółkę. W tych samych systemach archiwizowane będą skany dokumentów pierwotnie otrzymanych w formie papierowej, o których było mowa powyżej. System będzie zapewniał integralność formy papierowej, elektronicznej, identyfikowalność faktur.

W odniesieniu do Dokumentów sprzedażowych Spółki (faktur sprzedażowych) również planowane jest zrezygnowanie z drukowania papierowych wersji dokumentów pierwotnie wystawianych w formie elektronicznej. Podlegać będą one archiwizacji jedynie w formie elektronicznej, we wspomnianym wyżej systemie przechowywania dokumentacji.

Dokumenty sprzedażowe przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukiwanie oraz zapewniający autentyczność, integralność i czytelność ich treści od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Wydatki służbowe pracowników Spółki

W odniesieniu do rozliczania wydatków służbowych, Spółka pobiera od pracowników dokumenty źródłowe (w postaci faktur, paragonów, rachunków i innych dokumentów, zarówno w formie elektronicznej lub papierowej). Dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie papierowej podlegają zeskanowaniu oraz analizie formalnej, finansowej i podatkowej przed wprowadzeniem ich do ksiąg rachunkowych Spółki. Natomiast Dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie elektronicznej, podlegają weryfikacji oraz wydrukowaniu i archiwizacji w formie fizycznej.

Wszystkie Dokumenty są i będą w przyszłości przechowywane przez Spółkę co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT.

Wszystkie dokumenty przechowywane w formie elektronicznej (zarówno te pierwotnie otrzymane w formie papierowej, jak i w elektronicznej) będą przechowywane w systemach Spółki, w formacie który uniemożliwi ich modyfikację. Jednocześnie Spółka informuje, że dokumenty będą przechowywane na serwerach, które znajdują się na terytorium RP.

Spółka zapewni zachowanie autentyczności pochodzenia dokumentów na podstawie stosowanej u niej procedury akceptacji wydatków (wspomnianej wyżej weryfikacji formalnej, finansowej i podatkowej). Dzięki zastosowaniu tej procedury Spółka będzie miała pewność, co do kompletności wszystkich wymaganych elementów oraz co do rzetelności informacji zawartych na dokumencie.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu sprawy

Spółka potwierdza, że zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT umożliwi ona naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka potwierdza, że sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT Spółka będzie dążyła do zapewnienia możliwie wysokiego poziomu pewności w zakresie prawidłowości obiegu faktur i zawartych w nich danych, w szczególności w zakresie:

• tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia),
• integralności faktury, czyli pewności, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,
• czytelności faktury od momentu jej wystawienia/otrzymania do momentu zakończenia okresu jej przechowywania (czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

W ramach systemu wykorzystywanego przez Spółkę możliwe będzie powiązanie faktury ze stanowiącym podstawę jej wystawienia świadczeniem usług lub dostawą towarów w formie odpowiedniej dokumentacji archiwizowanej przez Spółkę.

Proces łączenia faktur z dokumentami źródłowymi w ramach kontroli biznesowych oraz audytu będzie polegał na zestawianiu faktur z innymi dokumentami, takimi jak zamówienia, raporty sprzedażowe, umowy, dokumenty transportowe itp.

Proces ten będzie umożliwiał uwiarygodnienie autentyczności pochodzenia danej faktury. W ramach systemu możliwe będzie także bezzwłoczne udostępnienie dokumentów w celu ich podglądu, pobrania czy wydruku.

Pytania

1) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę podatku naliczonego VAT wynikającego z Dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej, jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane na zasadach opisanych w opisie zdarzenia przyszłego?

2) Czy sposób przechowywania przez Spółkę dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedażowych) wskazany w opisie zdarzenia przyszłego odpowiada zasadom przewidzianym przez art. 112a ust. 1 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1)

Zdaniem Spółki, korzystanie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala na spełnienie przesłanek określonych w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT. W związku z tym, Spółka przechowując Dokumenty w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.

Ad 2)

Zdaniem Spółki, sposób przechowywania Dokumentów (faktur) sprzedażowych wskazany w opisie zdarzenia przyszłego, spełnia warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Uzasadnienie Wnioskodawcy

Ad 1 i 2

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W myśl art. 15 ust. 2 tejże ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 2 pkt 31 i 32 przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagające ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zasady przechowywania faktur na podstawie ustawy o VAT określone zostały w przepisach art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

W myśl tych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 (art. 112).

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

3) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1).

W myśl art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych powyżej, autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak wynika z powyżej przywołanych przepisów, ustawa o VAT w żaden sposób nie uzależnia prawa do obniżenia podatku należnego o wartość podatku naliczonego, od formy przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów z rozliczeniem podatku VAT, nie wskazując jednak formy, w jakiej dokumenty te mają być przechowywane.

Definicja dowodu oraz katalog środków dowodowych w postępowaniu podatkowym zawarte zostały w przepisach ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.), dalej jako:  „Ordynacja podatkowa”) w Rozdziale 11 Działu IV regulującego postępowanie podatkowe.

Na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z kolei zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej KAS, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego lub postępowania w sprawach o przestępstwa lub wykroczenia skarbowe.

Jak zostało wspomniane powyżej, ustawa o VAT w art. 106m ust. 4 stanowi, że zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności faktury może być dokonane za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” dla potrzeb VAT było przedmiotem interpretacji wydawanych przez organy podatkowe - np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 czerwca 2020 r. nr. 0114-KDIP1-3.4012.136.2020.4.JF. W myśl tez postawionych w tej interpretacji, pojęcie to należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawcą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych, jak i tych otrzymywanych) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, o ile sposób ten spełnia warunki określone w przepisach art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT.

Oznacza to, że powinny one być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Skoro przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur i innych dokumentów źródłowych w formie elektronicznej w sposób opisany w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów oraz będzie umożliwiało dostęp do tych faktur odpowiednim organom, to zdaniem Spółki opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi wyżej przepisami. Tym samym spełnione zostaną przesłanki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Podstawowe warunki dotyczące prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określone zostały w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że prawo to przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych. Jednocześnie, zgodnie z art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie wyżej przytoczonych przepisów prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikom po spełnieniu poniższych warunków:

1) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,

2) odliczenie jest dokonywane przez czynnego podatnika VAT,

3) nie znajdą zastosowania wyłączenia z art. 88 ustawy o VAT,

4) w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

5) podatnik dokonujący odliczenia otrzymał fakturę.

Jak wynika z powyższego, ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia podatku naliczonego od formy przechowywania faktur stanowiących podstawę odliczenia (czy jest ona papierowa, czy elektroniczna).

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy forma przechowywania dokumentacji będącej podstawą odliczenia VAT naliczonego nie powinna mieć wpływu na prawo Spółki do tego odliczenia. Jeżeli spełnione są przesłanki wskazane w art. 86 ustawy o VAT oraz procedura przechowywania dokumentów przez podatnika zakłada podział na odpowiednie okresy rozliczeniowe, zapewnia ich autentyczność, integralność czytelność oraz umożliwia ich łatwe odszukanie - forma w jakiej dokumenty podlegają archiwizacji (czy to papierowa, czy elektroniczna) nie decyduje o prawie do odliczenia podatku naliczonego.

Stanowisko przedstawiane powyżej przez Wnioskodawcę było wielokrotnie potwierdzane w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

1) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 października 2023 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.487.2023.2.PRM;

2) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 listopada 2022 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.478.2022.2.KF;

3) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 czerwca 2022 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów prawa podatkowego, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych papierowych dokumentów w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Ani wybrana metoda przechowywania ani końcowy format pliku nie ma wpływu na spełnienie warunków prawidłowego przechowywania dokumentacji ani prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Artykuł 106g ust. 3 ustawy stanowi, że:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych.

Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Art. 112aa ust. 1 stanowi, że

Na podstawie art. 112aa ust. 2 ustawy

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą sposobu przechowywania otrzymanych faktur papierowych, elektronicznych, przechowywania faktur sprzedażowych w formie elektronicznej oraz faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi oraz wystawia faktury sprzedażowe, które dokumentowane są m.in.: w formie papierowej. Po ich otrzymaniu te, są skanowane do formy PDF. Wykorzystywany jest do tego program służący do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty podlegają analizie formalnej, analizie merytorycznej, akceptacji kontrolingowej bądź akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu tak, aby informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Oryginały dokumentów będą archiwizowane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z ich opisem analitycznym oraz fizycznie (papierowo) w archiwum Spółki do czasu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Również dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej podlegają wprowadzeniu do elektronicznego systemu służącego do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów i podlegają analizie formalnej, finansowej i podatkowej oraz wprowadzeniu do elektronicznego systemu, tego samego co w przypadku wprowadzenia faktur papierowych. Także w odniesieniu do rozliczania wydatków służbowych, Spółka pobiera od pracowników dokumenty źródłowe, w postaci faktur, paragonów, rachunków i innych dokumentów, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Wszystkie dokumenty będą przechowywane w systemach Spółki. Przed wprowadzeniem ich do ksiąg rachunkowych Spółki, wszystkie dokumenty tj. faktury zakupowe, sprzedażowe oraz dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie papierowej będą podlegać zeskanowaniu oraz analizie formalnej, finansowej i podatkowej.

W ramach wykorzystywanego przez Spółkę systemu, będzie możliwe powiązanie faktury ze stanowiącym podstawę jej wystawienia świadczeniem usług lub dostawą towarów, w formie odpowiedniej dokumentacji archiwizowanej przez Spółkę, a sposób przechowywania faktur będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur, od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług. Proces łączenia faktur z dokumentami źródłowymi w ramach kontroli biznesowych oraz audytu będzie polegał na zestawianiu faktur z innymi dokumentami, takimi jak zamówienia, raporty sprzedażowe, umowy, dokumenty transportowe.

Spółka zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów na podstawie stosowanej u niej procedury akceptacji wydatków, przy czym ustali poprzez funkcjonowanie kontroli biznesowych wiarygodną ścieżkę audytu faktur zakupowych i sprzedażowych, od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ramach systemu możliwe będzie także bezzwłoczne udostępnienie dokumentów w celu ich podglądu, pobrania czy wydruku. Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby skarbowej oraz Szefowi Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur elektronicznych - bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tych samych systemach archiwizowane będą dokumenty pierwotnie otrzymane w formie papierowej oraz faktury elektroniczne. Jak zapewnia Wnioskodawca, system będzie zapewniał integralność formy papierowej, elektronicznej, identyfikowalność faktur.

Na wstępie należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy, stwierdzić należy, że w okolicznościach omawianej sprawy, sposób przechowywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, a także umożliwienie przez Wnioskodawcę dostępu do ww. dokumentów odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ustawy - będzie zgodny z przytoczonymi przepisami ustawy.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania przez Państwa faktur sprzedażowych, zakupowych oraz faktur i dokumentów zrównanych z wydatkami służbowymi pracowników, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Wątpliwości Spółki dotyczą także kwestii czy będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych od dostawców w formie papierowej, elektronicznej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Przechodząc więc do powyższej kwestii, należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie.

Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają czy, podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami, które służą Państwu co do zasady do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W odniesieniu do faktur zakupowych, które będą przechowywane w nieedytowalnym systemie zapewniającym warunki spełnione określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Spółkę, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Niniejsza interpretacja rozstrzyga w zakresie podatku od towarów i usług (pytania oznaczone we wniosku nr 2 i 3). Z podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.