Temat interpretacji

przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur VAT jedynie w formie elektronicznej, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z ww. faktur

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 września 2013 r. (data wpływu 27 września 2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur VAT jedynie w formie elektronicznej, a także prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z ww. faktur jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 września 2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur VAT jedynie w formie elektronicznej, a także prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z ww. faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest spółką wchodzącą w skład międzynarodowej Grupy X, oferującą kompleksowe rozwiązania i usługi związane z budową stacjonarnych i mobilnych sieci telekomunikacyjnych, posiadającą siedzibę na terytorium Polski. Spółka jest zarejestrowana jako polski podatnik VAT czynny.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski oraz poza granicą Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT.

Spółka zewnętrzna na zlecenie Spółki z Grupy z siedzibą w Finlandii (dalej: Kontrahent) świadczy na rzecz Wnioskodawcy usługi skanowania otrzymanych dokumentów księgowych (faktur zakupu).

Nabycia towarów i usług przez Spółkę są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Dostawców na rzecz Spółki. Obieg dokumentów zakupu oraz ich ewidencjonowanie i przechowywanie odbywa się według poniżej zaprezentowanej procedury:

1. Dostawcy wysyłają faktury w formie papierowej bądź to na adres siedziby Spółki w Polsce (wówczas fakturę papierową odbiera recepcja i przesyła dalej na adres Kontrahenta) albo bezpośrednio na adres Kontrahenta w Finlandii, na wyraźne żądanie Spółki skierowane do własnych dostawców towarów i usług w związku z konkretnymi dokonanymi przez Wnioskodawcę nabyciami.
2. Faktura jest przez Kontrahenta skanowana i wprowadzana do systemu finansowo-księgowego SAP pod nadanym przez system wewnętrznym numerem identyfikacyjnym.
3. Faktury są zapisywane/księgowane z numerem transakcji, pod którym ujęte są w rejestrze zakupu. System jest przy tym przygotowany na bezzwłoczne wyświetlenie odpowiedniego załącznika w formacie pdf. Wyświetlenie elektronicznego obrazu faktury oraz dokonanie ewentualnego wydruku jest przy tym możliwe w każdym czasie i te wersje nie różnią się żadnym szczegółem w porównaniu z oryginałem faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej (potencjalnie na obrazie faktury mogą widnieć dodatkowe oznaczenia księgowe naniesione przez Kontrahenta, takie jak: data wpływu faktury lub nadany numer wewnętrzny dokumentu, nie wpływające jednakże na żaden z elementów faktury oryginalnej).
4. Faktury są udostępniane Spółce do wglądu poprzez system SAP i mogą być odczytane w każdej chwili. Pracownicy Spółki mogą przejść do obrazu faktury bezpośrednio z poziomu dokumentu księgowego, który ujęty jest w rejestrze VAT. Pracownicy Spółki nie mają przy tym technicznej możliwości kasowania ani edytowania treści faktur VAT wprowadzonych do systemu SAP przez Kontrahenta. Ponadto, istnieje możliwość wygenerowania listy wszystkich faktur VAT za każdy miesiąc.
5. Obecnie, faktury w formie papierowej są odsyłane przez Kontrahenta z powrotem do Spółki dla celów ich przechowywania na terytorium Polski.

Z uwagi na dużą ilość faktur papierowych i istotne koszty ich przesyłania i przechowywania, Spółka rozważa przyjęcie podejścia, w ramach którego faktury otrzymane w formie papierowej, a następnie zeskanowane i przechowywane w formie elektronicznej, nie będą przechowywane w formie papierowej (efektywnie pozostaną w magazynie Kontrahenta lub zostaną zniszczone).

W ramach powyższej procedury, wszystkie faktury będą przechowywane w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego, z możliwością wygenerowania listy wszystkich faktur za wybrany okres rozliczeniowy. Wersja elektroniczna faktury zawierać będzie dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści faktury przez pracownika Spółki. W opinii Spółki, powyższy proces zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur (dokumentów księgowych). Co więcej, przechowywanie faktur w wersji elektronicznej obejmować będzie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania, praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo-księgowe Spółki będą miały dostęp przez system SAP do obrazu danego dokumentu. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, jest ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie są w pełni czytelne i łatwe do odszukania. Wydruk zachowanej w systemie SAP kopii faktury będzie możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie będzie się różnił w żaden sposób od oryginału.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z rozważaną procedurą...
2. Czy przechowywanie przez Spółkę w formie elektronicznej (zgodnie z rozważaną procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360 ze zm., dalej: rozporządzenie w sprawie fakturowania)...
3. Czy w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione elektronicznie w systemie SAP, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane/skopiowane z systemu SAP, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do ich elektronicznych obrazów)...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Stanowisko Spółki w zakresie Pytania 1

Zdaniem Spółki, Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z rozważaną procedurą.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm., dalej: ustawa o VAT), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie). W konsekwencji należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

W przedmiotowej sytuacji, nie powinno budzić wątpliwości, że po stronie Spółki są spełnione warunki uprawniające do odliczenia VAT z faktur wystawianych przez Dostawców. Po pierwsze, faktury te dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę przy prowadzeniu działalności gospodarczej (opodatkowanej VAT). Po drugie, Spółka fizycznie otrzymuje oryginały tych faktur (m.in. w formie papierowej) co oznacza, że może odliczyć VAT z otrzymanych faktur.

Sam sposób późniejszego przechowywania tych faktur nie wpływa na to, że Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego. Na powyższe uprawnienie nie ma wpływu fakt, iż faktura zakupowa jest przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu proponowanej, określonej w stanie faktycznym procedury. W opinii Spółki, polskie przepisy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (co zostanie wyjaśnione w uzasadnieniu stanowiska Spółki w odniesieniu do Pytania 2).

Należy również wskazać, że praktyka organów podatkowych potwierdza możliwość odliczenia VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które są następnie przechowywane w formie elektronicznej. Przykładowo, stanowisko takie zostało wskazane w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011 r., sygn. ILPP4/443-534/11-2/EWW: () wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców, które następnie będą przechowywane () w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych) ().

Podobne stanowisko zostało również wyrażone w interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie:

• z dnia 6 czerwca 2013 r., sygn. IPPP1/433-444/13-2/JL,

• z dnia 15 maja 2013 r., sygn. IPPP1/443-339/13-2/ISZ,

• z dnia 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG,

• z dnia 26 lipca 2012 r., sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK,

• z dnia 25 lutego 2011 r., sygn. IPPP1-443-1182/10-4/Igo,

• czy z dnia 14 lutego 2011 r., sygn. IPPP1-443-1119/10-4/AS.

Stąd też, skoro są spełnione wszystkie warunki formalne do odliczenia przez Spółkę VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą, to brak jest przeszkód aby Spółka ten VAT odliczała (co jest ponadto zgodne z aktualną linią orzeczniczą organów podatkowych).

Stanowisko Spółki w zakresie Pytania 2

W opinii Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z rozważaną procedurą) przez Spółkę faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania.

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie fakturowania podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur, oraz otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury; przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura).

Jednocześnie, jak stanowi § 21 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie fakturowania, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że faktury te są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczone przepisy rozporządzenia w sprawie fakturowania nie określają w jakiej formie faktury muszą być przechowywane. Co więcej, z analizy przepisów rozporządzenia w sprawie fakturowania należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur zakupowych albo forma papierowa albo forma elektroniczna. Taki wniosek wynika z analizy § 21 ust. 3 rozporządzenia w sprawie fakturowania, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on line do tych faktur. Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro rozporządzenie w sprawie fakturowania jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i rozporządzenie to dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Zdaniem Spółki proponowana procedura przechowywania faktur przez Spółkę w formie skanów zamieszczonych w systemie SAP gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnia ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Otrzymane przez Spółkę faktury zakupowe, które są następnie wysyłane na potrzeby skanowania do Kontrahenta, dotyczą w każdym przypadku towarów i usług nabytych przez Spółkę w ramach i dla potrzeb prowadzenia przez nią działalności gospodarczej. Również bezpośrednio do Finlandii kierowane są faktury na wyraźne żądanie Spółki skierowane do własnych dostawców towarów i usług w związku z konkretnymi dokonanymi przez Wnioskodawcę nabyciami. Łatwe odszukanie faktury zapewnione jest przez podanie odpowiedniego numeru dokumentu księgowego (nadanego przez system) pod którym ujęta została faktura w rejestrze zakupu, przy czym system jest przygotowany na bezzwłoczne wyświetlenie odpowiedniego załącznika w formacie pdf. Jednocześnie faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona przez pracowników Spółki. Wyświetlenie jej elektronicznego obrazu oraz dokonanie ewentualnego wydruku jest możliwe w każdym czasie i te wersje nie różnią się żadnym szczegółem w porównaniu z oryginałem faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej (potencjalnie na obrazie faktury mogą widnieć dodatkowe oznaczenia księgowe naniesione przez Kontrahenta, takie jak data wpływu faktury lub nadany numer wewnętrzny dokumentu, nie wpływające jednakże na żaden z elementów faktury oryginalnej).

W konsekwencji powyższego, zdaniem Spółki, nie ulega wątpliwości, iż przedstawiona przez nią procedura przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania.

Na marginesie należy wskazać, iż powyższe stanowisko Spółki jest zgodne z opinią Ministerstwa Finansów wyrażoną w związku ze zmianami w fakturowaniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. W komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. opublikowanym na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wskazano (w odniesieniu do zmian legislacyjnych wchodzących w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.), że: (...) Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej ().

W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura archiwizowania i przechowywania elektronicznie faktur otrzymanych w formie papierowej jest zgodna z obowiązującymi przepisami rozporządzenia w sprawie fakturowania.

Stanowisko Spółki w zakresie Pytania 3

W ocenie Spółki, w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione elektronicznie w systemie SAP, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane/skopiowane z systemu SAP, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do ich elektronicznych obrazów).

Zgodnie z § 21 ust. 4 rozporządzenia w sprawie fakturowania, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle stanowiska przedstawionego przez Spółkę w odniesieniu do Pytania 2, Spółka może przechowywać elektronicznie faktury otrzymane w formie papierowej, przy założeniu, że są spełnione dodatkowe warunki. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oznacza, że dostęp do tych faktur następuje poprzez wgląd poprzez utworzone pliki źródłowe (skany) do treści tych faktur (względnie przez wydrukowanie/skopiowanie tych faktur z systemu, w którym są przechowywane i zapewnieniu wglądu do ich elektronicznych obrazów).

Jeśli więc organy podatkowe zwrócą się do Spółki z żądaniem okazania powyższych faktur, to Spółka powinna zapewnić im dostęp do elektronicznych obrazów tych faktur (względnie wydrukowanie/skopiowanie tych faktur z systemu SAP, w którym są przechowywane).

W tym kontekście również brak jest podstaw, aby organy podatkowe żądały od Spółki przedstawienia faktur (z których nastąpiło odliczenie VAT) w formie papierowej. Skoro bowiem takie faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej, to brak jest konieczności dodatkowego przechowywania ich w formie papierowej. Dlatego też, w przypadku kontroli podatkowej, wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione w formie elektronicznej w systemie SAP, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane/skopiowane z systemu SAP, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do ich elektronicznych obrazów).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 ww. artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 cyt. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w sytuacji, gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego art. 86 ust. 13 ustawy o VAT.

Podstawą do odliczenia podatku naliczonego są zatem otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 68, poz. 360 ze zm.). W tym miejscu wskazać należy, że z dniem 1 stycznia 2013 r. ww. rozporządzenie zmienione zostało rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1428).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. zmienionego rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 powołanego rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług § 20a ust. 2.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Natomiast pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w tym przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, że w ramach prowadzonej działalności Spółka, zarejestrowana jako polski podatnik VAT czynny, nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski oraz poza granicą Polski. Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT. Spółka zewnętrzna na zlecenie Spółki z Grupy z siedzibą w Finlandii (Kontrahent) świadczy na rzecz Wnioskodawcy usługi skanowania otrzymanych dokumentów księgowych (faktur zakupu). Nabycia towarów i usług przez Wnioskodawcę są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Dostawców na rzecz Spółki. Obieg dokumentów zakupu oraz ich ewidencjonowanie i przechowywanie odbywa się według następującej procedury: Dostawcy wysyłają faktury w formie papierowej na adres siedziby Spółki w Polsce (wówczas fakturę papierową odbiera recepcja i przesyła dalej na adres Kontrahenta) albo bezpośrednio na adres Kontrahenta w Finlandii, na wyraźne żądanie Spółki skierowane do własnych dostawców towarów i usług w związku z konkretnymi dokonanymi przez Wnioskodawcę nabyciami. Faktura jest przez Kontrahenta skanowana i wprowadzana do systemu finansowo księgowego SAP pod nadanym przez system wewnętrznym numerem identyfikacyjnym. Faktury są zapisywane/księgowane z numerem transakcji, pod którym ujęte są w rejestrze zakupu. System jest przy tym przygotowany na bezzwłoczne wyświetlenie odpowiedniego załącznika w formacie pdf. Wyświetlenie elektronicznego obrazu faktury oraz dokonanie ewentualnego wydruku jest przy tym możliwe w każdym czasie i te wersje nie różnią się żadnym szczegółem w porównaniu z oryginałem faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej (potencjalnie na obrazie faktury mogą widnieć dodatkowe oznaczenia księgowe naniesione przez Kontrahenta, takie jak: data wpływu faktury lub nadany numer wewnętrzny dokumentu, niewpływające jednak na żaden z elementów faktury oryginalnej). Faktury są udostępniane Spółce do wglądu poprzez system SAP i mogą być odczytane w każdej chwili. Pracownicy Spółki mogą przejść do obrazu faktury bezpośrednio z poziomu dokumentu księgowego, który ujęty jest w rejestrze VAT. Pracownicy Spółki nie mają przy tym technicznej możliwości kasowania ani edytowania treści faktur VAT wprowadzonych do systemu SAP przez Kontrahenta. Ponadto, istnieje możliwość wygenerowania listy wszystkich faktur VAT za każdy miesiąc. Obecnie, faktury w formie papierowej są odsyłane przez Kontrahenta z powrotem do Spółki dla celów ich przechowywania na terytorium Polski. Z uwagi na dużą ilość faktur papierowych i istotne koszty ich przesyłania i przechowywania, Spółka rozważa przyjęcie podejścia, w ramach którego faktury otrzymane w formie papierowej, a następnie zeskanowane i przechowywane w formie elektronicznej, nie będą przechowywane w formie papierowej (efektywnie pozostaną w magazynie Kontrahenta lub zostaną zniszczone). W ramach powyższej procedury, wszystkie faktury będą przechowywane w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego, z możliwością wygenerowania listy wszystkich faktur za wybrany okres rozliczeniowy. Wersja elektroniczna faktury zawierać będzie dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści faktury przez pracownika Spółki. W opinii Spółki, powyższy proces zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur (dokumentów księgowych). Co więcej, przechowywanie faktur w wersji elektronicznej obejmować będzie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania, praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo-księgowe Spółki będą miały dostęp przez system SAP do obrazu danego dokumentu. Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie są w pełni czytelne i łatwe do odszukania. Wydruk zachowanej w systemie SAP kopii faktury będzie możliwy w każdym momencie, a dokonany wydruk nie będzie się różnił w żaden sposób od oryginału.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z ww. procedurą, prawidłowości takiego przechowywania faktur, a także w przypadku kontroli podatkowej uznania za wystarczający dowód potwierdzający prawo do odliczenia VAT faktur udostępnionych elektronicznie w systemie SAP, w którym są przechowywane.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. np. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz mając na uwadze fakt, że jak wskazał Wnioskodawca w opinii Spółki, powyższy proces zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur, a ponadto w efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo-księgowe Spółki będą miały dostęp przez system SAP do obrazu danego dokumentu, natomiast w przypadku kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie są w pełni czytelne i łatwe do odszukania należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, ponieważ sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego. Zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że również w przypadku kontroli podatkowej, wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego będą faktury udostępnione w formie elektronicznej w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane/skopiowane z systemu SAP, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do ich elektronicznych obrazów).

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, ponieważ postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te jak wskazano wyżej nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 730 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie