Temat interpretacji

Czy Wnioskodawca może przechowywać dowody źródłowe wyłącznie w formie elektronicznej - oczywiście pod warunkiem zachowania opisanych powyżej warunków i zasad ich skanowania i przechowywania?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 16 kwietnia 2013 r. (data wpływu 22 kwietnia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług jest:

• prawidłowe w zakresie przechowywania wystawianych i otrzymywanych dokumentów (faktur, rachunków, paragonów oraz raportów z kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii wydruków) papierowych w formie elektronicznej,
• nieprawidłowe w zakresie przechowywania wystawianych i otrzymywanych raportów z kas fiskalnych (innych niż z elektronicznym zapisem kopii) papierowych w formie elektronicznej.

UZASADNIENIE

W dniu 22 kwietnia 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wystawianych i otrzymywanych dokumentów (faktur, rachunków, paragonów oraz raportów z kas fiskalnych) papierowych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

X (zwana dalej: Spółką lub Wnioskodawcą) ujmuje w swoich księgach prowadzonych przy użyciu komputera ponad kilkadziesiąt tysięcy operacji rocznie. Operacje te ujmowane są na podstawie różnorodnych dowodów źródłowych.

Przez pojęcie dowodów źródłowych Spółka rozumie dla potrzeb niniejszego wniosku: własne faktury VAT sprzedaży oraz ich korekty i duplikaty, obce faktury VAT zakupu oraz ich korekty lub duplikaty, obce i własne noty uznaniowe i obciążeniowe, inne rachunki własne oraz obce (w tym, własne i obce paragony z kasy fiskalnej), raporty z kasy fiskalnej, umowy handlowe zawarte z kontrahentami, protokoły inwentaryzacji, dokumenty dotyczące środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, takie jak dokumenty OT (przyjęcie środka trwałego do używania), LT (likwidacja środka trwałego), dokumenty dotyczące gospodarki magazynowej Spółki, np. WZ (wydanie na zewnątrz), PZ (przyjęcie do magazynu), MM (przesunięcie międzymagazynowe) dokumenty potwierdzające obrót kasowy, np. KP (kasa przyjęła) i KW (kasa wydała).

Większość ze wspomnianych wyżej dowodów źródłowych wystawiana jest lub otrzymywana przez Spółkę w formie papierowej. Ze względu na fakt, że przechowywanie powyższych papierowych dowodów źródłowych zajmuje bardzo dużo miejsca i jest niezwykle kosztowne, Spółka postanowiła wdrożyć system, który pozwoli Jej skanować wspomniane wyżej dowody źródłowe na odpowiednie nośniki danych elektronicznych.

Dzięki zeskanowaniu, pierwotna - papierowa, forma dokumentów zostanie odzwierciedlona w formie elektronicznej. Konwersja dowodów źródłowych do formy elektronicznej (scanowanie) ma być przeprowadzana w sposób pozwalający na zachowanie czytelności i autentyczności oryginalnych dowodów źródłowych, zachowanie integralności zawartych w nich danych (brak możliwości jakiejkolwiek modyfikacji po zeskanowaniu), a także w sposób umożliwiający późniejsze przetwarzanie dowodów źródłowych, w tym także, odtworzenie ich w postaci wydruku. Ponadto, utrwalone w formie elektronicznej dowody źródłowe będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, a także w odpowiednim uporządkowaniu, tak aby łatwym było ich odszukanie w razie potrzeby.

Elektroniczne dowody źródłowe będą przechowywane przez Spółkę na bezpiecznych nośnikach elektronicznych aż do upływu okresu przedawnienia podatkowego. W trakcie przechowywania nośniki będą należycie chronione, w szczególności w celu ochrony przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem utrwalonych na nich dowodów źródłowych.

Po zeskanowaniu Spółka planuje niszczyć część z oryginalnych papierowych dowodów źródłowych (z wyłączeniem jednak dokumentów wskazanych w art. 73 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości). Zniszczenie nastąpi dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za okres, w którym wspomniane dowody źródłowe zostały ujęte.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca może przechowywać dowody źródłowe, o których mowa powyżej wyłącznie w formie elektronicznej - oczywiście pod warunkiem zachowania opisanych powyżej warunków i zasad ich skanowania i przechowywania...

Zdaniem Wnioskodawcy, w celu udzielenia odpowiedzi na postawione wyżej pytanie, konieczne jest przeanalizowanie przepisów odnoszących się do kwestii formy przechowywania wspomnianych wyżej dowodów źródłowych.

W pierwszej kolejności postanowiono dokonać analizy przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337) o treści obowiązującej począwszy od dnia 1 stycznia 2011 r. oraz § 21 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 30 marca 2011 r. Nr 68 poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, Minister Finansów określił sposób i okres przechowywania faktur wydając wspomniane wyżej Rozporządzenie.

Zgodnie z § 21 Rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle wyżej przytoczonych regulacji Rozporządzenia, podatnicy mają prawo przechowywać faktury w formie papierowej, ale także i w elektronicznej. Przepisy w zakresie VAT wskazują bowiem wprost, iż faktury mogą być przechowywane w dowolny sposób z zastrzeżeniem spełnienia określonych warunków dotyczących ich autentyczności, czytelności i integralności.

Zgodnie z § 21 ust. 3 Rozporządzenia, autentyczność pochodzenia oznacza: pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei, w myśl § 21 ust. 4 Rozporządzenia, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Dodatkowym argumentem potwierdzającym możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej jest § 22 Rozporządzenia, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto, możliwość przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej wynika z porównania treści Rozporządzenia przed zmianą wprowadzoną do § 21 przez § 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r. Dz. U. z dnia 23 grudnia 2010 r. Nr 244, poz. 1627 (zwanego dalej Nowelizacją Rozporządzenia). Przed wprowadzeniem ww. zmiany, brzmienie § 21 Rozporządzenia było następujące:

§ 21.1. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Reasumując, biorąc pod uwagę wskazane wyżej przepisy w zakresie podatku VAT, należy wnioskować, że faktury VAT sprzedaży (kopie), faktury VAT zakupu (oryginały), jak również faktury korygujące i duplikaty lub noty korygujące ww. faktur mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zachowania ich autentyczności i integralności.

Stosownie do § 2 wspomnianej wyżej Nowelizacji Rozporządzenia, jej przepisy weszły w życie z dniem 1 stycznia 2011 r. Zdaniem Wnioskodawcy, taka data wejścia w życie oznacza, że przed dniem 1 stycznia 2011 r. Spółka nie mogła jeszcze skanować i przechowywać w formie elektronicznej posiadanych wówczas papierowych faktur VAT.

Natomiast, począwszy od dnia 1 stycznia 2011 r., wszelkie - zarówno już posiadane, jak i otrzymywane lub wystawiane w przyszłości przez Spółkę faktury VAT - mogą być przez nią zeskanowane na elektroniczne nośniki danych, a następnie przechowywane w formie elektronicznej aż do upływu okresu przedawnienia.

Reasumując, () Spółka może skonwertować do formy elektronicznej, zarówno własne jak i obce papierowe faktury VAT (w tym, faktury korygujące oraz ich duplikaty), a następnie przechowywać je w formie elektronicznej aż do upływu okresu przedawnienia (pod warunkiem zachowania ich autentyczności, integralnej postaci oraz łatwości odszukania i przetwarzania).

Powyższa możliwość dotyczy aktualnie także faktur VAT wystawionych przed dniem 1 stycznia 2011 r.

Konwersja do formy elektronicznej i zniszczenie ww. papierowych dowodów źródłowych może nastąpić w zasadzie natychmiast po ich otrzymaniu (faktury obce) lub wystawieniu (faktury własne) należy jednak podkreślić, że Spółka planuje czynić to dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Jeśli zaś chodzi o pozostałe dowody źródłowe wymienione w opisie sprawy (tj. obce i własne noty uznaniowe i obciążeniowe, inne rachunki własne oraz obce - w tym, własne i obce paragony z kasy fiskalnej, raporty z kasy fiskalnej, umowy handlowe zawarte z kontrahentami, protokoły inwentaryzacji, dokumenty dotyczące środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, takie jak dokumenty OT i LT, dokumenty dotyczące gospodarki magazynowej Spółki, np. WZ, PZ, MM, dokumenty potwierdzające obrót kasowy, np. KP i KW), to mogą być one przez Spółkę skonwertowane do formy elektronicznej i wyłącznie w takiej formie przechowywane dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, którego dotyczą (pod warunkiem zachowania ich w trwale czytelnej postaci, zapewnieniu możliwości wydruku oraz zapewnieniu ich ochrony przed zniszczeniem oraz nieupoważnionym rozpowszechnianiem).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za:

• prawidłowe w zakresie przechowywania wystawianych i otrzymywanych dokumentów (faktur, rachunków, paragonów oraz raportów z kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii wydruków) papierowych w formie elektronicznej,
• nieprawidłowe w zakresie przechowywania wystawianych i otrzymywanych raportów z kas fiskalnych (innych niż z elektronicznym zapisem kopii) papierowych w formie elektronicznej.

Na wstępie tut. Organ informuje, iż w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca jako przedmiot wniosku zaznaczył zdarzanie przyszłe. W związku z tym, zastosowanie znajdą przepisy w brzmieniu obowiązującym w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Z opisu sprawy wynika, że Zainteresowany ujmuje w swoich księgach prowadzonych przy użyciu komputera ponad kilkadziesiąt tysięcy operacji rocznie. Operacje te ujmowane są na podstawie różnorodnych dowodów źródłowych. Dowodami źródłowymi są m.in.: własne faktury VAT sprzedaży oraz ich korekty i duplikaty, obce faktury VAT zakupu oraz ich korekty lub duplikaty, inne rachunki własne oraz obce (w tym, własne i obce paragony z kasy fiskalnej) oraz raporty z kasy fiskalnej. Większość ze wspomnianych wyżej dowodów źródłowych wystawiana jest lub otrzymywana przez Spółkę w formie papierowej. Ze względu na fakt, że przechowywanie powyższych papierowych dowodów źródłowych zajmuje bardzo dużo miejsca i jest niezwykle kosztowne, Spółka postanowiła wdrożyć system, który pozwoli jej skanować wspomniane wyżej dowody źródłowe na odpowiednie nośniki danych elektronicznych. Dzięki zeskanowaniu, pierwotna - papierowa, forma dokumentów zostanie odzwierciedlona w formie elektronicznej. Konwersja dowodów źródłowych do formy elektronicznej (scanowanie) ma być przeprowadzana w sposób pozwalający na zachowanie czytelności i autentyczności oryginalnych dowodów źródłowych, zachowanie integralności zawartych w nich danych (brak możliwości jakiejkolwiek modyfikacji po zeskanowaniu), a także w sposób umożliwiający późniejsze przetwarzanie dowodów źródłowych, w tym także, odtworzenie ich w postaci wydruku. Ponadto, utrwalone w formie elektronicznej dowody źródłowe będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, a także w odpowiednim uporządkowaniu, tak aby łatwym było ich odszukanie w razie potrzeby. Elektroniczne dowody źródłowe będą przechowywane przez Spółkę na bezpiecznych nośnikach elektronicznych aż do upływu okresu przedawnienia podatkowego. W trakcie przechowywania nośniki będą należycie chronione, w szczególności w celu ochrony przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem utrwalonych na nich dowodów źródłowych.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania m.in.: własnych faktur VAT sprzedaży oraz ich korekt i duplikatów, obcych faktur VAT zakupu oraz ich korekt lub duplikatów, innych rachunków własnych oraz obcych (własne i obce paragony z kasy fiskalnej) oraz raportów z kasy fiskalnej, wyłącznie w formie elektronicznej.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur, które zostało zmienione z dniem 1 stycznia 2013 r. przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1428).

W odniesieniu do możliwości przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych paragonów i rachunków, należy zauważyć, że zgodnie z art. 111 ust. 1 oraz ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Wobec powyższego należy przyjąć, że paragon, obok faktury jest również dokumentem na gruncie przepisów ww. ustawy, który dokumentuje wykonanie czynności sprzedaży towarów i usług, a zatem przepisy regulujące sposób przechowywania faktur VAT znajdą również zastosowanie w tym zakresie.

Z przepisu art. 111 ust. 1 ustawy, wynika ponadto, iż podatnicy, wobec których powstał obowiązek w zakresie stosowania kas rejestrujących, są obowiązani za pośrednictwem tych urządzeń ewidencjonować obrót i kwoty podatku należnego. Należy jednak zauważyć, iż opodatkowanie transakcji podatkiem od towarów i usług nie jest kryterium determinującym powstanie obowiązku w zakresie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przedmiotowy obowiązek dotyczy bowiem również sytuacji, gdy czynności sprzedaży są zwolnione od podatku lub wykonuje je podatnik zwolniony od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy, kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Zgodnie z przepisami art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz. 278).

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2013 r., podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii.

Jak wynika z zapisu art. 112 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2013 r., podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w rozporządzeniu tym jest mowa o paragonie fiskalnym rozumie się przez to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży (§ 2 pkt 12 rozporządzenia).

Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, miesięczny, okresowy lub rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 pkt 19 rozporządzenia).

Przez kasę z elektronicznym zapisem kopii rozumie się przez to kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych (§ 2 pkt 4 rozporządzenia).

Na podstawie § 6 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy, prowadząc ewidencję m.in.:

1. wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny;
2. dokonują po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nie dokonują sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie, w tym w trybie szkoleniowym;
3. sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
4. sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;
5. stosują oznaczenia literowe od "A" do "G" do przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług, przy czym:
   1. literze "A" jest przyporządkowana stawka podstawowa podatku,
   2. literom od "B" do "G" odpowiadają pozostałe stawki podatku stosowane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku;
6. przyporządkowują dowolną wolną literę, z wyjątkiem litery "A", wartości 0% (tzw. zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy; przyporządkowanie odpowiedniej litery dla tego rodzaju sprzedaży odnotowuje serwisant w książce kasy;
7. dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej;
8. przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

W myśl § 11 ust. 1 pkt 20 i 27 rozporządzenia, raport fiskalny dobowy zawiera co najmniej:

• dla kas z elektronicznym zapisem kopii wydruków sumy narastająco z raportu na raport wartości kwot podatku według stawek z uwzględnieniem zerowania tych kwot i naliczania ponownie po zmianie waluty ewidencyjnej oraz łączną, narastającą wartość sprzedaży brutto;
• dla kas z elektronicznym zapisem kopii wydruków umieszczony centralnie skrót kryptograficzny, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Stosownie do § 14 ust. 8 rozporządzenia, podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1. prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2. stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3. stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz opis sprawy, stwierdzić należy, że Wnioskodawca w przypadku posiadania kas fiskalnych bez modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym, winien przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy i § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w ww. zakresie uznano za nieprawidłowe.

Natomiast jeżeli kasy będące w użytku przez Zainteresowanego spełniają wymogi techniczne dotyczące zapisywania dokumentów fiskalnych na elektronicznych nośnikach danych, a Wnioskodawca sporządza raporty fiskalne dobowe po zakończeniu sprzedaży za dany dzień oraz prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii możliwe będzie przechowywanie dobowych raportów fiskalnych w formie elektronicznej.

Z kolei w odniesieniu do wystawianych i otrzymywanych przez Wnioskodawcę rachunków, należy zwrócić uwagę, ze przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują sposobu dokumentowania czynności za pomocą rachunków oraz obowiązku ich wystawiania. Powyższe zostało uregulowane w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa.

Zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 § 1 ww. ustawy).

W myśl art. 88 § 2 ww. ustawy, przepis § 1 stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków.

Z powyższego wynika zatem, że wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek wystawiania rachunków, jeżeli żądanie jego wystawienia zgłoszone zostanie przez kupującego lub usługobiorcę. Rachunek wystawiony na taką okoliczność będzie dokumentować zatem faktycznie dokonaną sprzedaż lub wykonaną usługę.

W rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 28 marca 2011 r. w § 17 pkt 4 ustawodawca wskazał, że za fakturę uznaje się również rachunki, o których mowa w art. 87 i art. 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 1101 i 1342), wystawiane przez podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni, z wyjątkiem gdy do wystawienia faktury obowiązani są podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy.

Wobec powyższego, skoro za fakturę, w okolicznościach wskazanych przepisami prawa, należy uznać również rachunek, to zastosowanie w kwestii ich przechowywania znajdą przepisy regulujące przechowywanie faktur VAT.

W tym miejscu wyjaśnić należy, iż znowelizowane z dniem 1 stycznia 2013 r. rozporządzenie nie posługuje się już określeniem oryginał faktury czy kopia faktury.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie faktur, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia w sprawie faktur) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług § 20a ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur.

Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Jak wskazał Wnioskodawca, dzięki zeskanowaniu, pierwotna - papierowa, forma dokumentów zostanie odzwierciedlona w formie elektronicznej. Konwersja dowodów źródłowych do formy elektronicznej (scanowanie) ma być przeprowadzana w sposób pozwalający na zachowanie czytelności i autentyczności oryginalnych dowodów źródłowych, zachowanie integralności zawartych w nich danych (brak możliwości jakiejkolwiek modyfikacji po zeskanowaniu), a także w sposób umożliwiający późniejsze przetwarzanie dowodów źródłowych, w tym także, odtworzenie ich w postaci wydruku. Ponadto, utrwalone w formie elektronicznej dowody źródłowe będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, a także w odpowiednim uporządkowaniu, tak aby łatwym było ich odszukanie w razie potrzeby.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż w świetle regulacji § 20a i 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., przy spełnieniu warunków opisanych w tych regulacjach, możliwe będzie przechowywanie wystawianych i otrzymywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej faktur, rachunków oraz paragonów w formie elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 3 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu