Temat interpretacji

Prawidłowość prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015, poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 10 września 2015 r. (data wpływu 14 września 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 września 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej korzysta z pojazdów samochodowych. Pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej tj. do podejmowania interwencji na każdy sygnał alarmowy odebrany przez centrum monitorowania z lokalnego systemu alarmowego, zgodnie z umową na monitorowanie z interwencją zawartą z klientem.

Sposób wykorzystywania tych pojazdów samochodowych wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, gdyż wprowadzone zostały w tym zakresie odpowiednie regulaminy i zarządzenia a także prowadzona jest ewidencja przebiegu tych pojazdów samochodowych. Regulaminy, które obowiązują u Wnioskodawcy, zabraniają używania tych pojazdów samochodowych do celów innych niż służbowe.

Każdy z pracowników podpisuje oświadczenie, że zapoznał się z regulaminem i że będzie wykorzystywał samochód tylko do celów służbowych, a ponadto, że przyjmuje do wiadomości, że złamanie tego zakazu stanowić będzie ciężkie naruszenie obowiązków służbowych i będzie stanowić podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego w trybie art. 52 kodeksu pracy.

Ze względu na specyfikę świadczonej świadczonej usługi każdy kierowca takiego pojazdu samochodowego obowiązany jest na bieżąco wypełniać Kartę zadań. Karta taka zawiera m.in. datę, w której dany pojazd jest wykorzystywany, jego numer rejestracyjny, imię i nazwisko kierowcy oraz innego pracownika, który porusza się tym pojazdem wraz z kierowcą, stan licznika pojazdu na moment rozpoczęcia trasy oraz po jej zakończeniu, przebieg trasy z podaniem poszczególnych punktów tej trasy oraz godzin w jakich te punkty zostały osiągnięte oraz czynności wykonane w tym punkcie trasy, liczbę przejechanych kilometrów narastająco od początku trasy, godzinę tankowania oraz ilość zatankowanego paliwa. Tak wypełniona Karta jest każdorazowo podpisywana przez kierowcę pojazdu samochodowego oraz przez osobę działającą w imieniu Wnioskodawcy, która swoim podpisem potwierdza, prawidłowość i poprawność przedstawionych w nich danych.

Karty te są po każdym dniu wykorzystania pojazdu samochodowego dokładane do teczki oraz nadawany jest im numer kolejny. Dodatkowo Wnioskodawca sporządza kartę podsumowującą dany okres rozliczeniowy (miesiąc), na której podpisuje oświadczenie potwierdzające autentyczność wpisów dokonanych przez osoby niebędące pracownikami w danym okresie rozliczeniowym. Na zakończenie prowadzenia ewidencji na okładce teczki lub segregatora jest wpisana data zakończenia prowadzenia ewidencji, liczba przejechanych kilometrów oraz stan licznika przebiegu pojazdu na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji. W załączeniu przykładowa Karta zadań oraz Miesięczna Karta Podsumowująca.

W związku z wejściem w dniu 1 kwietnia 2014 r. nowych zasad odliczania kosztów związanych z używaniem pojazdów samochodowych, Wnioskodawca prowadzi dla każdego pojazdu ewidencję przebiegu pojazdu dla każdego pojazdu osobno. Ewidencja ta ma postać segregatora/teczki. Na okładce tej teczki w chwili rozpoczęcia prowadzenia ewidencji umieszczona zostaje informacja o numerze rejestracyjnym pojazdu którego dotyczy, dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji oraz stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji. Jako wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, o którym mowa w art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy o VAT wykorzystywane są opisane powyżej Karty zadań, przy czym Karty te są po każdym dniu wykorzystania pojazdu samochodowego dokładane do wspomnianej teczki/segregatora oraz nadawany jest im numer kolejny. Dodatkowo po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego w tym segregatorze/teczce następuje niejako podsumowanie tego okresu rozliczeniowego polegające na dołożeniu karty podsumowującej zawierającej informacje o liczbie kilometrów przejechanych w danym okresie rozliczeniowym oraz stan licznika samochodu na zakończenie danego okresu rozliczeniowego. Karta podsumowująca jest podpisana przez Wnioskodawcę (osobę działającą w imieniu Wnioskodawcy, albowiem Wnioskodawca jest osobą prawną). Dodatkowo Wnioskodawca na tej karcie podsumowującej dany okres rozliczeniowy podpisuje oświadczenie potwierdzające autentyczność wpisów dokonanych przez osoby niebędące pracownikami w danym okresie rozliczeniowym. Na zakończenie prowadzenia ewidencji na okładce teczki/segregatora jest wpisana data zakończenia prowadzenia ewidencji, liczba przejechanych kilometrów oraz stan licznika przebiegu pojazdu na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy ewidencja, prowadzona zgodnie z opisem zawartym w stanie faktycznym, spełnia wymagania ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z obowiązującymi od dnia 1 kwietnia 2014 r. przepisami ustawy o VAT regulującymi zasady odliczania podatku VAT wynikającego z wydatków związanych z pojazdami samochodowymi jednym z warunków dających prawo do pełnego odliczenia podatku VAT wynikającego z wydatków związanych z pojazdami samochodowymi jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2. datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
   1. kolejny numer wpisu,
   2. datę i cel wyjazdu,
   3. opis trasy (skąd - dokąd),
   4. liczbę przejechanych kilometrów,
   5. imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
   - potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem, oraz
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przedstawionym stanie faktycznym ewidencja jaką prowadzi Wnioskodawca spełnia te wymagania. W szczególności Karta zadań zawiera wszystkie informacje, o których mowa w art . 86a ust. 7 pkt 4 ustawy o VAT. Karta ta zawiera bowiem datę i cel wyjazdu samochodu z opisem trasy (w Karcie dokładnie wskazano czynności wykonane w poszczególnych punktach trasy oraz godziny wykonania tych czynności) liczbę przejechanych kilometrów narastającą od początku rozpoczęcia trasy oraz imię i nazwisko kierującego pojazdem. Dodatkowo ta karta po włożeniu do segregatora/ teczki prowadzonej indywidualnie dla każdego pojazdu będzie miała nadawany numer kolejny.

Z tych też powodów wskazać należy, iż ewidencja prowadzona przez podatnika a opisana w stanie faktycznym zgodna będzie z wymaganiami narzuconymi przez przepisy w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Podkreślić jednocześnie trzeba, że okoliczność prawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczająca do przyjęcia, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, bowiem w tym względzie muszą być spełnione wszystkie wymagania przewidziane przez ustawodawcę przepisem art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT. Powyższa kwestia nie jest jednak przedmiotem niniejszej interpretacji, gdyż w tym zakresie Wnioskodawca nie sformułował pytania jak też nie przedstawił swojego stanowiska. Przedstawione rozstrzygnięcie odnosi się ściśle do zakresu określonego pytaniem Wnioskodawcy.

Podkreślić także należy, że faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Ponadto należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, wyczerpujący opis stanu faktycznego winien wynikać z wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, a nie z załączonych do niego dokumentów, w związku z czym nie były one przedmiotem merytorycznej analizy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 367 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie