Temat interpretacji

POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) stwierdzam, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 24.01.2006 r., data wpływu 27.01.2006 r., o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej możliwości przechowywania kopii faktur na nośniku komputerowym, jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27.01.2006 r. do Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu wpłynął wniosek o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Jak stanowi art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art.14a § 4 Ordynacji podatkowej , udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Stan faktyczny opisany przez wnioskodawcę.

Spółka prowadzi swoje księgi rachunkowe przy użyciu komputera. Dokumentacja, zgodnie z ustawą o rachunkowości, przechowywana jest w należyty sposób i chroniona przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Każdy wprowadzony dowód jest programowo chroniony przez aplikację przed modyfikacją i usunięciem. Zamknięcie miesiąca uniemożliwia jakąkolwiek modyfikację i dopisywanie danych. System chroni także przed błędami technologicznymi, powodującymi np. zamknięcie miesiąca przed zaksięgowaniem wszystkich dowodów lub zaksięgowaniem niebilansującego się dowodu. Dostęp użytkowników jest wprost proporcjonalny do ich zakresu zadań i obowiązków. Oprócz archiwizacji miesięcznej i rocznej, dokonywanej zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości (dwie kopie w dwóch różnych sejfach: dziennika, zestawienia obrotów i sald, całego systemu finansowo-księgowego), całość danych narastająco za poszczególne lata znajduje się w sieci informatycznej. Osoba upoważniona ma nieograniczony dostęp do dowolnego elementu ksiąg rachunkowych, w dowolnym momencie.

Pytanie wnioskodawcy.

Czy w świetle obowiązujących przepisów ustawy o podatku od towarów i usług dopuszczalnym jest przechowywanie kopii faktur na nośniku komputerowym - płytach CD bez konieczności ich drukowania przy wystawianiu oryginału?

Stanowisko wnioskodawcy w sprawie.

Spółka zauważa, że faktury VAT są, w myśl art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, dowodami źródłowymi, stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dodatkowo, zgodnie z § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - przechowywanie kopii dokumentów w oryginalnej postaci oznacza przechowywanie dokumentów w programie księgowym, bowiem postacią pierwotną jest zapis w systemie informatycznym, natomiast wykonanie wydruku jest tylko przeniesieniem danych na papierowy nośnik danych. Ponadto o oryginalnej postaci kopii faktury decyduje jej niemodyfikowalność - raz wprowadzony, zaksięgowany i zamknięty dokument jest programowo chroniony przez aplikację przed modyfikacją i usunięciem. Dodatkowym argumentem za archiwizacją komputerową jest art. 13 ustawy o rachunkowości, który w pkt 3 i 6 wydruk traktuje na równi z przeniesieniem na komputerowy nośnik danych. Archiwizacja danych na dyskach CD i taśmach magnetycznych pozwala na łatwe odszukanie pożądanego dokumentu, a także podwójnie zabezpiecza zbiory przed skutkami zdarzeń losowych oraz jest metodą o wiele trwalszą, pewniejszą i przyjazną środowisku. W konsekwencji, skoro przepisy podatkowe nie nakazują przechowywania dokumentacji w formie papierowej, to dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur na nośniku komputerowym, a także niedrukowanie ich przy wystawianiu oryginałów.

Ocena prawna stanowiska pytającego z przytoczeniem przepisów prawa.

Na mocy przepisu art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, ze zm.), zwanej dalej ustawą VAT, podatnicy obowiązani są wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Z delegacji dla Ministra Finansów do określenia szczegółowych zasad wystawiania faktur, zawartych w art. 106 ust. 8 i 10 ustawy VAT, oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wynika, że prawodawca przewidział tylko dwie metody wystawiania faktur: w formie pisemnej (zwykłej) i elektronicznej. W pierwszym przypadku treść faktury utrwalana jest w formie pisemnej, na papierze lub innym materiale o podobnym zastosowaniu i w tej postaci jest dostarczana do nabywcy.

Zgodnie z § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym nabywca otrzymuje egzemplarz opatrzony treścią "ORYGINAŁ", a sprzedawca zatrzymuje egzemplarz zawierający wyraz "KOPIA".

Sporządzanie kopii faktur nie dotyczy natomiast faktur wystawianych elektronicznie. W takim przypadku faktury również przesyłane i przechowywane są w formie elektronicznej. Spełnione być muszą jednak wszystkie warunki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż w sprawie nie znajdują zastosowania przepisy tego rozporządzenia, wobec czego Spółka, pomimo utrwalania danych na płytach CD i taśmach magnetycznych, zobowiązana jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie pisemnej i przechowywania ich w tej postaci.

Wobec powyższego, mając na uwadze obowiązujące przepisy, uznaje się stanowisko zaprezentowane przez Spółkę za nieprawidłowe.

POUCZENIE

Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie sporządzenia wniosku.

Zgodnie z art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Niniejsze postanowienie wydane zostało na mocy art. 143 § 2 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa z upoważnienia Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu.