Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur zakupowych w wersji elektronicznej i zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT w sytuacji gdy papierowe oryginały faktur zostaną zniszczone.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 kwietnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 kwietnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

(...) prowadzi działalność sklasyfikowaną PKD 4941Z, transport drogowy towarów. Jest polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

(...) otrzymuje faktury zakupowe od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF, JPG lub BMP, przesyłanego na skrzynkę e-mail), jak i w formie papierowej. Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej - zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego, dostarczanego przez zewnętrznego dostawcę.

Elementami wykorzystywanego oprogramowania jest system obiegu dokumentów, księgi rachunkowe oraz ewidencje prowadzone dla celów podatkowych. Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każda faktura oraz inny dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, ewidencjonowany (księgowany) i następnie archiwizowany.

Jak wskazano, Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Dotychczas faktury wpływające do Spółki w formie papierowej były archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Z uwagi na skalę działalności, ilość faktur zakupowych otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i kosztami (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum). Spółka wprowadza obecnie pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych.

Dotyczy to także faktur otrzymywanych w formie papierowej.

Zatem faktury te, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu faktury zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, będą skanowane - następnie zaś przenoszone do systemu finansowo-księgowego, i z wykorzystaniem tego systemu archiwizowane (w formie elektronicznej).

Celem Spółki jest wdrożenie systemu archiwizowania faktur zakupowych w formie elektronicznej i wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja faktur zakupowych). Sposób postępowania z fakturami zakupowymi, otrzymywanymi przez Spółkę w formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej (po poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu faktury jako kolejne „krokiˮ).

Krok 1. Faktura papierowa, jako oryginalny dokument, otrzymywana jest przez Spółkę pocztą bądź dostarczona do Spółki w inny sposób. Faktura jest ostemplowana pieczęcią, wskazującą datę jej wpływu do Spółki.

Krok 2. Faktura jest „rejestrowanaʺ w systemie. W tym celu jest skanowana, a dane z faktury są przenoszone do systemu. Skanowanie następuje do formatu PDF, lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np. format JPG lub BMP. W każdym przypadku są to jednak formaty nieedytowalne. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane faktury są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Należy przy tym zaznaczyć, iż po zeskanowaniu faktury papierowej, jej wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany będą mieć odpowiednią jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) faktury. Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja faktury pod względem formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy faktura jest wystawiona na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten sposób "rejestracja" faktury nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie faktury do systemu (jego części odpowiedzialnej za obieg dokumentów), celem zainicjowania dalszego jej obiegu.

Krok 3. Zeskanowana faktura (jej elektroniczny obraz; ponadto system od tego momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z faktury) kierowana jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje akceptacji merytorycznej faktury, tj. z punktu widzenia jej zasadności (rzetelności) oraz dokonuje jej opisu merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy faktura zakupowa odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są zgodne z rzeczywistością. W tym celu faktury są w szczególności porównywane z zamówieniem. Ponadto z opisu faktury dokonywanego na tym etapie w systemie wynika, czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej faktura nie jest poddawana dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu faktury jest zaakceptowanie faktury przez osobę dokonującą jej weryfikacji merytorycznej jako faktura „poprawnaʺ.

Krok 4. Faktura przekazywana jest od osoby akceptującej ją merytorycznie do osoby akceptującej finansowo - czyli akceptującej poniesiony wydatek. Limity akceptacji finansowej oraz wąskie grono osób są wskazane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów - osoba bez nadanych uprawnień nie może dokonać akceptacji finansowej dokumentu.

Krok 5. Faktura (jako dokument w systemie, jego części odpowiedzialnej za obieg dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jej weryfikacja pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza fakturę pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwa, a więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów VAT. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji faktury dla celów bilansowych i podatkowych, a więc decyduje także o tym w jaki sposób dana faktura zostaje ujęta (rozliczona) dla celów podatku dochodowego oraz VAT.

Krok 6. Po zakończeniu weryfikacji i dekretacji przez dział księgowości, faktura kierowana jest do wyznaczonego członka zarządu Spółki. Osoba ta dokonuje ostatecznej akceptacji faktury, co warunkuje jej przyjęcie jako dokumentu bilansowego i podatkowego oraz z punktu widzenia innych celów (np. dla dokonania zapłaty).

Krok 7. Po zrealizowaniu wszystkich omówionych wcześniej kroków, faktura (jako dowód księgowy) „zaciąganaʺ jest ostatecznie do ksiąg rachunkowych Spółki oraz ewidencji prowadzonych dla celów podatkowych (prowadzonych, jak wskazano wcześniej, w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym). Zatem dopiero w tym kroku, na podstawie faktury dokonywane są odpowiednie (trwałe) zapisy w księgach rachunkowych oraz ewidencjach podatkowych. Jak już wskazano, po przeprowadzeniu całego procesu to faktura w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowana - zapisana jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze). Natomiast jej papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy).

W niektórych przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać nieznacznej modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej „krokówʺ. Jeżeli przed transakcją do systemu zostaje wprowadzone odpowiednio opisane zamówienie, które jest akceptowane przez wyznaczonego członka zarządu Spółki (co odpowiada opisanemu powyżej krokowi 5.), a otrzymana następnie faktura odpowiada w pełni warunkom tego zamówienia (w szczególności co do przedmiotu i wartości transakcji), to sama faktura zakupowa, po przejściu kroków 1-4, nie podlega już krokowi 5., lecz od razu realizowany jest krok 6.

Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku.

Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada, iż faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Każda zeskanowana i zarchiwizowana w systemie księgowym faktura zakupowa będzie miała przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżkiʺ księgowania faktury, a więc także kolejnych etapów jej obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jej ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych.

System finansowo-księgowy (jego część, w której prowadzone są księgi rachunkowe i ewidencje podatkowe) umożliwia przeglądanie zarchiwizowanych faktur w formacie do jakiego zostały zeskanowane, w podziale na okresy rozliczeniowe.

Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji faktur, umożliwia ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru. Faktury będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem przechowywanie faktur zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres.

Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby.

Ze względu na proces weryfikacji merytorycznej faktur zakupowych wpływających do Spółki, w tym obejmujący kontrolę pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz skanowanie oryginalnych (zweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalnym) dokumentów do nieedytowalnych formatów, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej faktur.

W szczególności, jak już wskazano, wersja elektroniczna faktury zawiera dokładnie taką samą treść co jej wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość modyfikowania treści faktury po wprowadzeniu (i zeskanowaniu) do systemu oraz zakończeniu ścieżki obiegu dokumentu w systemie. Stosowana elektroniczna baza danych, służąca archiwizacji zdigitalizowanych faktur papierowych, jako element (część) systemu elektronicznego, służącego także prowadzaniu ksiąg rachunkowych i podatkowych, pozwala na identyfikację transakcji, z którymi związana jest dana faktura zakupowa, w tym określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości. W ten sposób każda z faktur może zostać powiązana z innymi posiadanymi przez Spółkę dokumentami dotyczącymi danej dostawy towarów lub usług (np. z zamówieniem lub umową lub dokumentami magazynowymi itp.).

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania - w systemie - w każdym momencie możliwy będzie dostęp do zapisu księgowego dotyczącego danej faktury, jak również możliwość obejrzenia faktury (skanu) oraz (gdy to potrzebne) jej wydrukowanie. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, Spółka zapewni dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwi ich pobór. Faktury zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Ponadto wydatki dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będą przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Opis zdarzenia przyszłego Również w przyszłości Spółka stosować będzie, w odniesieniu do faktur zakupowych, opisany powyżej sposób postępowania.

Pytania

Pytania do zaistniałego stanu faktycznego

1.Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zaistniałym stanie faktycznym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów?

2.Czy Wnioskodawca zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki?

Pytania do zaistniałego zdarzenia przyszłego

1.Czy będzie dopuszczalne przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów?

2.Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

W zakresie pytania nr 1:

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT) wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zaistniałym stanie faktycznym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

W zakresie pytania nr 2:

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki.

Stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego.

W zakresie pytania nr 1:

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

W zakresie pytania nr 2:

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1485 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy oraz zakres tych danych.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy (w brzmieniu od 1 stycznia 2022 r.),

poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny i prowadzicie działalność w zakresie transportu drogowego towarów.

Otrzymujecie Państwo faktury zakupowe od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF, JPG lub BMP, przesyłanego na skrzynkę e-mail), jak i w formie papierowej. Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Dotychczas faktury wpływające do Spółki w formie papierowej były archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Ich przechowywanie w formie papierowej wiąże się jednak jak wskazali Państwo z uciążliwościami i kosztami, dlatego Spółka wprowadza obecnie pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych.

Zatem faktury te, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu faktury zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, będą skanowane - następnie zaś przenoszone do systemu finansowo-księgowego, i z wykorzystaniem tego systemu archiwizowane (w formie elektronicznej).

Zgodnie z zaprezentowanym sposobem postępowania Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku.

Na tle tak przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego mają Państwo wątpliwości, czy dopuszczalne jest, w świetle przepisów podatkowych ustawy, przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie ich papierowych oryginałów.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Jak wynika z wniosku, system księgowy, w którym przechowywane będą faktury w formie elektronicznej, pozwala na odtworzenie w systemie „ścieżkiʺ księgowania faktury, a więc także kolejnych etapów jej obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jej ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych.

Ponadto wskazali Państwo, iż elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji faktur, umożliwia ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru. Faktury będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem przechowywanie faktur zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres.

Wskazali Państwo również, iż opisany sposób postępowania zakłada, że faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Ze względu na proces weryfikacji merytorycznej faktur zakupowych wpływających do Spółki, w tym obejmujący kontrolę pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz skanowanie oryginalnych (zweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalnym) dokumentów do nieedytowalnych formatów, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej faktur.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania - w systemie - w każdym momencie możliwy będzie dostęp do zapisu księgowego dotyczącego danej faktury, jak również możliwość obejrzenia faktury (skanu) oraz (gdy zaistnieje taka potrzebne) jej wydrukowanie. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, Spółka zapewni dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwi ich pobór. Faktury zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Tym samym należy uznać, że określili Państwo sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych, spełniając przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Zatem faktury, w ramach stosowanych procedur, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, co jest zgodnie z art. 112 ustawy.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania faktur zakupowych, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 w zaistniałym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, należało uznać za prawidłowe.

Kolejne Państwa wątpliwości, dotyczące prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur, przechowywanych w sposób opisany powyżej.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz dokumentów zrównanych z nimi, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 ustawy:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2) w przypadku importu towarów - kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;