Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

·   zobowiązania do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy i stosowania innych środków zapobiegających wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy;

·   spełnienia wymogów art. 86a ust. 8 ustawy w odniesieniu do sposobu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, spełnienia wymogów art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy w odniesieniu do środków zapobiegających wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki oraz braku zastosowania ograniczenia dotyczącego kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy w odniesieniu do wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których ewidencja jest prowadzona w formie Raportów, a zatem uprawnia do odliczenia 100% VAT naliczonego od poniesionych „Wydatków na Samochody”.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 17 września 2025 r. (wpływ 17 września 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z siedzibą na terytorium Polski. Spółka jest polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem VAT. Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Spółki jest przewóz (...).

Wnioskodawca do swojej działalności gospodarczej wykorzystuje pojazdy samochodowe w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy.

Samochody wyposażone są w system ich lokalizacji (tzw. GPS), który pozwala na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie, tj. dzień, godzinę oraz trasę jaką dany pojazd przebył wskazując zarówno miejsce rozpoczęcia trasy jak i jej zakończenie. System wskazuje stan licznika pojazdu na początku i na końcu trasy oraz liczbę przejechanych kilometrów. Spółka przechowuje rejestry GPS przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego w zakresie podatku VAT. System GPS jest obsługiwany przez podmiot zewnętrzny, który udostępnia Spółce wydruki z tego systemu, uniemożliwiając jej jakąkolwiek ingerencję w informacje dotyczące przejechanych odległości (jak również przejechanych tras) przez dany pojazd.

Pojazdy są wykorzystywane do przewozu (...). Kierowcami (tj. użytkownikami samochodów) są wyłącznie osoby zatrudnione w Spółce na podstawie umów zlecenia. Kierowcy nie prowadzą działalności gospodarczej ani nie są zatrudnieni w Spółce na podstawie stosunku pracy. Poza kierowcami, samochody przynależące do floty, nie są udostępniane innym osobom/podmiotom.

Umowy z kierowcami oraz Regulamin Spółki stanowczo zakazują używania powierzonych pojazdów do celów prywatnych – samochody mogą być wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej Spółki. Regulamin określa zasady kontrolowania sposobu korzystania z pojazdów przez kierowców oraz zawiera zapisy umożliwiające egzekwowanie zakazu wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych. Zgodnie z Regulaminem, Spółka przewiduje sankcje za używanie powierzonego pojazdu w celach prywatnych, a także może wstrzymać przydzielanie kolejnych zleceń lub rozwiązać umowę zlecenia ze skutkiem natychmiastowym. Spółka prowadzi stały monitoring wykorzystania pojazdów służbowych przez kierowców poprzez analizę danych z systemu GPS. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości, od kierowcy wymagane są niezwłoczne wyjaśnienia. Codzienna kontrola realizowana jest przez wyznaczone przez Spółkę osoby. Firma nie akceptuje żadnych zachowań, które mogłyby budzić uzasadnione podejrzenie o użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych.

Od 1 lipca 2023 r. dla części samochodów przynależących do floty, Spółka odlicza 100% VAT naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w rozumieniu art. 86a ust. 2 ustawy, w tym w szczególności m.in.: wydatki dotyczące wykorzystania tych pojazdów na podstawie umowy leasingu oraz nabycia paliwa silnikowego/oleju napędowego wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy, przeglądu lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów (dalej: “Wydatki na samochody”).

Od 1 lipca 2025 r. Spółka odlicza 100% VAT naliczonego, od wydatków, o których mowa powyżej, od wszystkich samochodów będących w jej posiadaniu.

Wszystkie samochody flotowe Spółki wykorzystywane do przewozu (...). (...).

Spółka na bieżąco składa w przewidzianym terminie (przed rozpoczęciem odliczenia 100% VAT od wydatków samochodowych) właściwemu Naczelnikowi Urzędu Skarbowego informację, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy, tj. informację VAT-26 o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, która w razie potrzeby jest aktualizowana. Wnioskodawca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy – dla każdego pojazdu w opisany poniżej sposób.

Na podstawie danych z systemu GPS generowane są miesięcznie raporty dla danego pojazdu (dalej: „Raporty” lub w liczbie pojedynczej: “Raport”). Raporty są prowadzone w formie elektronicznej lub papierowej.

Po zakończeniu miesiąca system GPS generuje raport zawierający następujące dane:

a) numer rejestracyjny pojazdu,

b) kolejny numer wpisu,

c) datę udostępnienia pojazdu,

d) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

e) liczbę przejechanych kilometrów,

f) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

g) cel udostępnienia pojazdu oraz

h) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd (tj. kierowcy będącego zleceniobiorcą Spółki nieprowadzącym działalności gospodarczej).

Informacje, o których mowa w lit. a-f Raportu są generowane automatycznie z systemu GPS, z kolei informacje, o których mowa w lit. g-h są uzupełniane przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy. Raporty są przygotowywane przez osobę, która udostępniła dany pojazd konkretnemu kierowcy na podstawie informacji z systemu GPS. Ta osoba weryfikuje prawidłowość automatycznie wygenerowanych informacji z systemu GPS (te informacje są dostarczane przez dostawcę zewnętrznego, niezależny podmiot). Następnie informacje pobrane z systemu GPS są automatycznie zaciągane do Raportu (osoba, która udostępniła pojazd sprawdza poprawność Raportu porównując go z systemem GPS oraz weryfikuje cel wyjazdów kierowców). Raporty nie zawierają opisu poszczególnych tras przejazdu (tzw. skąd–dokąd). W związku z tym będą one przedstawiać łączną liczbę przejechanych kilometrów w okresie udostępnienia danego pojazdu konkretnemu kierowcy. Pojazdy są przydzielane kierowcom na okres, który może wynosić od kilku godzin do jednego miesiąca.

Po sporządzeniu Raportu jest na nim składany podpis osoby, która udostępniła pojazd kierowcy. W zależności od konkretnego raportu są na nim składane podpisy jednego z członków zarządu Spółki (tj. jednej z osób uprawnionych do jej reprezentacji zgodnie z zasadami ujawnionymi w KRS) lub osoby posiadającej stosowne pełnomocnictwo od Spółki - w zależności od tego, która z tych osób udostępniła pojazd kierowcy. Poprzez złożenie podpisu ta osoba potwierdza również autentyczność danych wprowadzonych w Raportach.

W ten sposób przygotowana ewidencja wszystkich pojazdów użytkowanych przez Spółkę będzie dostępna w jej zasobach przed sporządzeniem deklaracji podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka, w odróżnieniu od konkurencyjnych podmiotów działających na rynku usług przewozu (...) – w tym współpracujących z firmą (…) – przyjęła model biznesowy oparty na bezpośredniej współpracy ze zleceniobiorcami nieprowadzącymi działalności gospodarczej, którzy wykonują usługi przewozowe z wykorzystaniem pojazdów stanowiących wyłączną własność Spółki. Podczas gdy powszechnie przyjęty – choć w praktyce budzący liczne kontrowersje – standard rynkowy w sektorze usług przewozowych opiera się na wprowadzeniu dodatkowego stosunku prawnego w postaci najmu floty samochodowej od kierowców, którego celem jest obniżenie poziomu opodatkowania i oskładkowania, Spółka świadomie odstępuje od tego modelu, przyjmując rozwiązanie w pełni transparentne oraz zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Wobec powyższego w imieniu Spółki pragnę jeszcze raz podkreślić, że stosuje ona najbardziej ostrożnościowe i zgodne z prawem podejście w zakresie współpracy z kierowcami Spółki, jak również w zakresie kontroli właściwego użytkowania samochodów Spółki (wydając spore środki finansowe na utrzymywanie i pobieranie raportów z systemu GPS). Analogicznie, Spółka nie stosuje popularnego na rynku modelu w celu obejścia jakichkolwiek przepisów, w tym przepisów nakładających obowiązek prowadzenia kilometrówki w VAT (jak to robią inne podmioty).

Zatem Spółka, działając z należytą starannością, oczekuje, że wobec zastosowania wszelkich możliwych i racjonalnych środków zabezpieczających przed nieuprawnionym użyciem samochodów, Organ przychyli się do przedstawionej interpretacji przepisów podatkowych jako zgodnej zarówno z ich literalnym brzmieniem, jak i wykładnią funkcjonalną. Przyjęty przez Spółkę model działania odzwierciedla najwyższe standardy rynkowe (best practices) w branży przewozu (...), które mogą i powinny stanowić punkt odniesienia również dla innych podmiotów. Należy podkreślić, że interpretacje podatkowe są jawne, wobec czego pozytywna odpowiedź Dyrektora KIS w niniejszej sprawie stanowiłaby wyraźny sygnał dla innych podatników co do oczekiwanych standardów działania. Stosowanie przyjętych rozwiązań sprzyjałoby ponadto zachowaniu równowagi rynkowej oraz wspierałoby rozwój uczciwej i zdrowej konkurencji, przeciwdziałając jednocześnie nieuczciwym i agresywnym praktykom stosowanym przez niektóre podmioty.

1. Na pytanie: Jakie konkretnie „wydatki związane z pojazdami samochodowymi” ponoszą/będą ponosić Państwo w związku z pojazdami samochodowymi?

Udzielono odpowiedzi:

Zgodnie z opisem podanym we wniosku w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, Spółka ponosi następujące wydatki związane z pojazdami samochodowymi w rozumieniu art. 86a ust. 2 ustawy:

·   wydatki dotyczące wykorzystania tych pojazdów na podstawie umowy leasingu (tj. opłata wstępna, raty leasingowe),

·   zakup paliwa silnikowego/oleju napędowego,

·   koszty okresowych przeglądów technicznych, doraźnych usług naprawczych oraz konserwacji samochodów,

·   koszty ubezpieczenia pojazdów (ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej kierowców, następstw nieszczęśliwych wypadków, ubezpieczenie autocasco),

·   koszty eksploatacyjne pojazdów, w tym koszty związane z bieżącym użytkowaniem pojazdów obejmujących m.in. płyny eksploatacyjne (np.: płyn chłodniczy, płyn hamulcowy, płyn do spryskiwaczy), żarówki, bezpieczniki, wycieraczki, usługi myjni i środki czystości, oraz drobne części eksploatacyjne, takie jak filtry powietrza czy kabinowe.

dalej jako „wydatki związane z pojazdami samochodowymi”.

Wnioskodawca pragnie zaznaczyć, że dla pojazdów, których wartość przekracza 150 000 zł – odliczenie VAT od wydatków na te samochody następuje zgodnie z limitami odliczeń określonymi w odrębnych przepisach.

2. Na pytanie: Na kogo wystawiane są/będą faktury z tytułu nabycia towarów/usług wymienionych we wniosku i określonych jako „wydatki związane z pojazdami samochodowymi”?

Udzielono odpowiedzi:

Faktury z tytułu nabycia towarów/usług wymienionych we wniosku i określonych jako „wydatki związane z pojazdami samochodowymi” są i będą wystawiane na Wnioskodawcę (…).

3. Na pytanie: Do jakich czynności będą wykorzystywali Państwo nabywane towary i usługi – określone we wniosku jako wydatki związane z pojazdami samochodowymi – które są objęte zakresem wniosku:

a)opodatkownych podatkiem od towarów i usług;

b) zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług;

c)niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Udzielono odpowiedzi:

Nabywane towary i usługi – określone we wniosku jako wydatki związane z pojazdami samochodowymi – które są objęte zakresem wniosku, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

4. Na pytanie: Czy wskazane we wniosku pojazdy samochodowe są:

a) wykorzystywane wyłącznie do Państwa działalności gospodarczej?

b) są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie?

Udzielono odpowiedzi:

Wskazane we wniosku pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę. Kierowcami i faktycznymi użytkownikami tych pojazdów są osoby fizyczne zatrudnione przez Spółkę na podstawie umów zlecenia. Osoby te nie prowadzą działalności gospodarczej.

Pojazdy nie są udostępniane żadnym innym podmiotom do wykorzystania w ich działalności gospodarczej – przykładowo, nie są wynajmowane ani dzierżawione innym przedsiębiorcom na podstawie umów cywilnoprawnych.

Jednocześnie Wnioskodawca informuje, że żaden ze wskazanych we wniosku pojazdów samochodowych nie jest konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, zgodnie z dokumentami wydanymi na podstawie przepisów ustawy – Prawo o ruchu drogowym. Są to standardowe samochody osobowe.

5. Na pytanie: Czy wskazane we wniosku pojazdy samochodowe stanowią pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy – jeżeli tak, to należy wskazać:

a) który konkretnie przepis dotyczy tych pojazdów,

b) czy spełnienie wymagań określonych w tym przepisie zostało stwierdzone na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz adnotacją w dowodzie rejestracyjnym o spełnieniu tych wymagań (dotyczy pojazdów wymienionych w art. 86a ust. 9 pkt 1-2 ustawy) lub na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym (dotyczy pojazdów wymienionych w art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy)?

Udzielono odpowiedzi:

Wskazane we wniosku pojazdy samochodowe nie stanowią pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy.

6. Na pytanie: Czy z posiadanych przez Państwa dokumentów obiektywnie wynika/będzie wynikać, że pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej i wykluczone będzie wykorzystanie danego samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą?

Udzielono odpowiedzi:

W ocenie prawnej przedstawionej przez Wnioskodawcę, podano, że z dokumentacji oraz przyjętych zasad organizacyjnych jednoznacznie będzie wynikać, że wskazane pojazdy samochodowe są/będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej, a ich użycie do celów niezwiązanych z tą działalnością będzie wykluczone.

7. Na pytanie: W jaki sposób będzie odbywać się monitorowanie używania ww. pojazdów przez kierowców/osoby trzecie? Należy szczegółowo opisać w jaki sposób przebiega przyjęta procedura weryfikacji sposobu użytkowania pojazdów.

Udzielono odpowiedzi:

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, samochody wykorzystywane przez Spółkę są wyposażone w system lokalizacji GPS, który umożliwia precyzyjne określenie położenia pojazdu w danym czasie, tj. dnia, godziny oraz całej trasy przejazdu – z uwzględnieniem zarówno miejsca rozpoczęcia, jak i zakończenia przejazdu.

Sposób kontrolowania wykorzystania pojazdów został szczegółowo uregulowany w wewnętrznym Regulaminie Spółki, który stanowczo określa procedury weryfikacji przestrzegania zasad użytkowania samochodów służbowych przez kierowców.

Zgodnie z Regulaminem, wyodrębniona jednostka organizacyjna Spółki, prowadzi stały monitoring pojazdów poprzez analizę danych z systemu GPS. W ramach codziennych obowiązków ww. wyodrębnionej jednostki organizacyjnej Spółki, zobowiązana jest do bieżącej identyfikacji nietypowych lub podejrzanych zachowań kierowców – takich jak m.in. nieuzasadnione wydłużenie trasy, przejazdy okrężne czy niestandardowa aktywność pojazdu w godzinach nocnych.

Równolegle, osoby zatrudnione przez Spółkę porównują trasy faktycznie realizowane przez kierowców z trasami realizowanymi przez aplikacje przewozowe, takie jak np. (…). Pozwala to na bieżące wychwytywanie nieprawidłowości oraz ewentualnych przypadków wykorzystywania pojazdu w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem.

Zgodnie z wypracowanym standardem działania, w przypadku powzięcia jakiejkolwiek wątpliwości, osoba zatrudniona przez Spółkę niezwłocznie kontaktuje się telefonicznie z kierowcą w celu uzyskania niezwłocznych wyjaśnień. Jeżeli wyjaśnienia są niewystarczające lub budzą dalsze wątpliwości, dochodzi do osobistego spotkania z kierowcą, podczas którego prezentowane są zastrzeżenia Spółki. Po uzyskaniu dodatkowych informacji, przeprowadzana jest analiza trasy na podstawie danych z systemu GPS i historii przejazdów zapisanych w aplikacji przewozowej.

Jeżeli zostanie ustalone, że dany przejazd nie miał związku z działalnością gospodarczą Spółki, podejmowane są odpowiednie działania naprawcze zgodne z przyjętym Regulaminem.

Zgodnie z Regulaminem, Spółka przewiduje bezpośrednie sankcje za używanie pojazdu do celów prywatnych lub za udostępnienie go osobom trzecim. W przypadku pierwszego stwierdzonego naruszenia kierowca obciążany jest karą umowną, natomiast w razie ponownego naruszenia następuje czasowe wstrzymanie zleceń oraz nałożony zostaje obowiązek niezwłocznego zwrotu pojazdu. W ostateczności umowa zlecenia z kierowcą zostaje rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym, jako że naruszenie to traktowane jest jako rażące naruszenie postanowień umowy zlecenia.

Regulamin wyraźnie stanowi, że wyłącznym użytkownikiem pojazdu może być kierowca będący zleceniobiorcą Spółki. Wszelkie przypadki wykorzystania pojazdu przez osoby trzecie lub do celów prywatnych są wykrywane poprzez porównanie danych z systemu GPS oraz historii przejazdów w aplikacji (…) (albo innej korporacji).

Spółka nie akceptuje żadnych zachowań, które mogłyby budzić uzasadnione podejrzenie wykorzystywania pojazdu służbowego do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Pojazdy nie są udostępniane żadnym innym osobom poza kierowcami współpracującymi ze Spółką na podstawie umów zlecenia.

Zgodnie z uprzednio złożoną treścią wniosku o interpretację, raporty z systemu GPS po ich uzupełnieniu o wymagane przez prawo informacje, stanowią tzw. ewidencję przejazdów (tzw. kilometrówkę).

W krótkim czasie po wygenerowaniu i wydrukowaniu raportów z systemu GPS – których autentyczność, integralność i poprawność danych gwarantuje niezależny od Spółki podmiot trzeci, przy czym Spółka nie ma możliwości ingerencji w ich treść ani dokonywania jakichkolwiek zmian – Spółka traci dostęp do informacji historycznych. Wynika to z faktu, iż wydruk stanowi formę zabezpieczenia dowodowego. Jest to powszechnie przyjęta praktyka wśród dostawców tego typu usług, którzy w przeciwnym razie musieliby ponosić znaczne koszty związane z długoterminowym przechowywaniem obszernych zbiorów danych.

Ponowne uzyskanie tych danych jest procesem skomplikowanym i kosztownym, dlatego Spółka nie będzie korzystać z tej odpłatnej możliwości. Zamiast tego, będzie ona przechowywać wydruki z systemu GPS w formie ewidencji przebiegu pojazdu (której zakres i sposób prowadzenia został opisany we wniosku o wydanie interpretacji podatkowej), oraz które będzie mogła okazać na wypadek kontroli w celu wykazania wykorzystania pojazdów wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej Spółki.

W ocenie Spółki jest to rozwiązanie najbardziej racjonalne i ekonomicznie uzasadnione, które jednocześnie zapewnia autentyczność oraz integralność informacji na wypadek kontroli lub innego postępowania prowadzonego przez organy podatkowe.

8. Na pytanie: Czy prowadzona przez Państwa ewidencja przebiegu pojazdu w formie raportów dla danego pojazdu generowanych na podstawie danych z systemu GPS uzupełnionych przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy o wskazane dane (cel udostepnienia pojazdów oraz imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd) będzie:

a) zawierała dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 pkt 1-3 oraz pkt 5?

b) zawierała dane dotyczące każdego użycia pojazdu?

c) odzwierciedlać w rzetelny sposób każde użycie pojazdu?

Udzielono odpowiedzi:

Ad lit. a)

Prowadzona przez Wnioskodawcę ewidencja przebiegu pojazdu w formie raportów dla danego pojazdu generowanych na podstawie danych z systemu GPS uzupełnionych przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy o wskazane dane (cel udostepnienia pojazdów oraz imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd) będzie zawierała dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 pkt 1-3 oraz pkt 5 ustawy.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, okres na który pojazd jest udostępniany kierowcy wynosi od kilku godzin do jednego miesiąca – w zależności od rzeczywistego czasu, na jaki pojazd został (lub zostanie) udostępniony kierowcy (tj. w zależności od faktycznego czasu korzystania z pojazdu przez danego zleceniobiorcę).

Ad lit. b)

Prowadzona przez Wnioskodawcę ewidencja przebiegu pojazdu w formie raportów dla danego pojazdu generowanych na podstawie danych z systemu GPS uzupełnionych przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy o wskazane dane (cel udostepnienia pojazdów oraz imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd) zawiera/będzie zawierać dane dotyczące każdego użycia pojazdu, tj. obejmuje następujące informacje (zgodnie z art. 86a ust. 8 pkt 2 ustawy):

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel udostępnienia pojazdu,

c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Zgodnie z uprzednio złożonym stanowiskiem w uzasadnieniu prawnym Wnioskodawcy, mając na uwadze fakt, że wszyscy kierowcy korzystający z pojazdów należących do Spółki są zleceniobiorcami (a nie pracownikami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę), w przedmiotowej sytuacji nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) w formie, o której mowa w art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy, tj. zawierającej szczegółowy opis każdej trasy (tj. od punktu A do punktu B). Zatem w danym przypadku w ocenie Wnioskodawcy wystarczające jest podanie danych o każdym użyciu pojazdu, w których jest mowa powyżej w literach od a do f.

Ad lit. c)

Prowadzona przez Wnioskodawcę ewidencja przebiegu pojazdu w formie raportów dla danego pojazdu generowanych na podstawie danych z systemu GPS uzupełnionych przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy o wskazane dane (cel udostepnienia pojazdów oraz imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd) w ocenie Wnioskodawcy będzie odzwierciedlać w rzetelny sposób każde użycie pojazdu.

Zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym w uzasadnieniu prawnym Wnioskodawcy, mając na uwadze fakt, że wszyscy kierowcy korzystający z pojazdów należących do Spółki są zleceniobiorcami (a nie pracownikami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę), w przedmiotowej sytuacji nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) w formie, o której mowa w art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy, zawierającej szczegółowy opis każdej trasy (tj. od punktu A do punktu B). Zatem w danym przypadku w ocenie Wnioskodawcy ustawodawca wymaga podania danych o każdym użyciu pojazdu o następującej treści:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel udostępnienia pojazdu,

c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

W ocenie Wnioskodawcy biorąc pod uwagę całą sytuację Spółki, a w szczególności generowanie raportów z systemu GPS obsługiwanego przez podmiot zewnętrzny, który udostępnia Spółce wydruki z tego systemu, uniemożliwiając jej jakąkolwiek ingerencję w informacje, (który jest w dalszej kolejności wykorzystywany do przygotowania tzw. kilometrówki) oraz prowadzenie tzw. kilometrówki dla każdego użycia pojazdu zgodnie z wymogami przewidzianymi dla udostępnienia auta zleceniobiorcom, prowadzona przez Spółkę ewidencja będzie w pełni rzetelna.

Zgodnie z odpowiedzią Wnioskodawcy na pozostałe pytania Organu, cel udostępnienia pojazdu wskazywany w ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówce) będzie każdorazowo weryfikowany oraz potwierdzany przed jej wypełnieniem, zgodnie z procedurą określoną w Regulaminie Spółki (tj. poprzez sprawdzenie, czy każdy przejazd pozostaje w związku z działalnością gospodarczą Spółki – w sposób opisany powyżej). W przypadku stwierdzenia nieuprawnionego lub niezgodnego z celem użycia pojazdu Spółka podejmie stosowne działania naprawcze, a ewidencja przebiegu pojazdu nie zostanie zatwierdzona; przed jej podpisaniem będzie musiała zostać odpowiednio zmodyfikowana tak, aby treść dokumentu odpowiadała stanowi faktycznemu, w szczególności w zakresie wskazania celu udostępnienia pojazdu.

9. Na pytanie: Czy będzie możliwe wygenerowanie ewidencji przebiegu pojazdów z systemu GPS z końcem każdego dnia pracy, w którym korzystano z pojazdu? Czy będą Państwo również dokonywali dziennych raportów ewidencji przebiegu z systemu GPS?

Udzielono odpowiedzi:

W celu usprawnienia procesów Spółki oraz zgodnie z art. 86a ust. 8 ustawy raporty (ewidencja przebiegu pojazdów z systemu GPS) będą generowane na dzień zwrotu pojazdów (a nie codziennie, na koniec każdego dnia pracy).

Zgodnie z Regulaminem okres udostępnienia pojazdu jednemu kierowcy wyniesie od kilku godzin do jednego miesiąca. Spółka posiada rozległą flotę samochodową, a codzienne generowanie raportów dla każdego samochodu wiązałoby się z dużymi trudnościami oraz kosztami. Należy zwrócić uwagę, że nie jest to również wymagane przez art. 86a ust. 8 ustawy.

Pomimo istnienia technicznej możliwości codziennego pobierania raportów z systemu GPS (po zakończeniu każdego dnia pracy), Wnioskodawca nie uznaje tego za konieczne i nie będzie korzystał z tej funkcjonalności. Jak wskazano powyżej, osoby zatrudnione przez Spółkę na bieżąco weryfikują każde użycie pojazdu przez poszczególnych kierowców, co umożliwia natychmiastową identyfikację ewentualnych nieprawidłowości w zakresie ich eksploatacji.

10. Na pytanie: W jakim miejscu ww. pojazdy są/będą garażowane/parkowane w godzinach pracy i po godzinach pracy kierowców, tj.:

a) pod adresem siedziby Państwa działalności,

b) w miejscu zamieszkania: kierowców (zleceniobiorców),

c) w miejscu zamieszkania osób trzecich (w sytuacji powierzenia takiej osobie przez kierowcę wykonania Umowy za Państwa zgodą),

d) w innym wyznaczonym przez Państwa miejscu, a jeżeli tak to jakim konkretnie?

Udzielono odpowiedzi:

W odpowiedzi na pytanie nr 10 należy wskazać odpowiedź oznaczoną literą (a), przy czym dopuszcza się również możliwość garażowania lub parkowania pojazdów w innym miejscu, uprzednio uzgodnionym ze Spółką, nad którym Spółka sprawuje kontrolę poprzez system GPS.

Spółka wyjaśnia, że zgodnie z przyjętym Regulaminem oraz stosowaną praktyką organizacyjną, pojazdy po zakończeniu pracy przez kierowcę są garażowane na parkingu firmowym Spółki albo w innym, wcześniej uzgodnionym ze Spółką miejscu, nad którym Spółka sprawuje kontrolę za pośrednictwem systemu GPS. Takie rozwiązanie jest uzasadnione, ponieważ kierowcy mogą kończyć kursy w różnych lokalizacjach, często znacznie oddalonych od parkingu firmowego.

W takich przypadkach odstawienie pojazdu na teren parkingu firmowego byłoby ekonomicznie nieuzasadnione. Dodatkowo, w sytuacjach, gdy kurs rozpoczyna się lub kończy w godzinach nocnych, dostęp do parkingu firmowego jest znacznie utrudniony, co również przemawia za stosowaną praktyką. W każdym przypadku kierowców obowiązuje zakaz pobierania i użytkowania pojazdu do celów prywatnych. Przestrzeganie tego zakazu jest stale monitorowane za pośrednictwem systemu GPS oraz przez osoby zatrudnione przez Spółkę, które na bieżąco weryfikują lokalizację pojazdu.

11. Na pytanie: Czy jest/będzie wprowadzony obowiązek zostawienia po godzinach pracy np. na Państwa parkingu pojazdów bez możliwości ich pobrania i użytkowania do celów prywatnych?

Udzielono odpowiedzi:

Tak, w Spółce został wprowadzony obowiązek zostawienia pojazdów po godzinach pracy na parkingu firmowym albo w innym, wcześniej uzgodnionym ze Spółką miejscu, bez możliwości ich pobrania i użytkowania do celów prywatnych.

Zgodnie z Regulaminem Spółki obowiązuje całkowity zakaz pobierania i użytkowania pojazdów służbowych przez kierowców do celów prywatnych.

Spółka wyjaśnia, że zgodnie z przyjętym Regulaminem oraz stosowaną praktyką organizacyjną, pojazdy po zakończeniu pracy przez kierowcę są garażowane na parkingu firmowym Spółki albo w innym, wcześniej uzgodnionym ze Spółką miejscu, nad którym Spółka sprawuje kontrolę za pośrednictwem systemu GPS. Takie rozwiązanie jest uzasadnione, ponieważ kierowcy mogą kończyć kursy w różnych lokalizacjach, często znacznie oddalonych od parkingu firmowego.

W takich przypadkach odstawienie pojazdu na teren parkingu firmowego byłoby ekonomicznie nieuzasadnione. Dodatkowo, w sytuacjach, gdy kurs rozpoczyna się lub kończy w godzinach nocnych, dostęp do parkingu firmowego jest znacznie utrudniony, co również przemawia za stosowaną praktyką. W każdym przypadku kierowców obowiązuje zakaz pobierania i użytkowania pojazdu do celów prywatnych. Przestrzeganie tego zakazu jest stale monitorowane za pośrednictwem systemu GPS oraz przez osoby zatrudnione przez Spółkę, które na bieżąco weryfikują lokalizację pojazdu.

12. Na pytanie: Z jakiego miejsca pojazdy są/będą pobierane przez kierowców w dniu rozpoczęcia świadczenia usług?

Udzielono odpowiedzi:

Pojazdy będą pobierane przez kierowców w dniu rozpoczęcia świadczenia usług z parkingu firmowego Spółki albo z innego miejsca, które zostało wcześniej uzgodnione ze Spółką (nad którym Spółka ma stałą kontrolę za pośrednictwem systemu GPS).

13. Na pytanie: Czy samochody są/będą tankowane na koszt Państwa, czy kierowców i na kogo są/będą wystawiane faktury z tego tytułu?

Udzielono odpowiedzi:

Samochody są/będą tankowane na koszt Spółki, a faktury z tego tytułu będą wystawiane na Spółkę.

14. Na pytanie: Czy poza okolicznościami podanymi już w złożonym wniosku, istnieją inne obiektywne okoliczności potwierdzające brak wykorzystania samochodów wskazanych we wniosku do użytku prywatnego przez kierowców bądź osoby trzecie (w sytuacji powierzenia takiej osobie przez kierowcę wykonania Umowy za Państwa zgodą)? Jeśli tak, to należy szczegółowo wskazać jakie są to okoliczności.

Udzielono odpowiedzi:

Zgodnie z postanowieniami Regulaminu, samochody służbowe nie mogą być przekazywane osobom trzecim przez kierowców w celu realizacji Umowy. Regulamin jednoznacznie zakazuje tego rodzaju praktyk. Nie odnotowano dotychczas żadnych przypadków przekazania pojazdu osobie trzeciej – ani za zgodą, ani bez zgody Spółki.

W opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, jak również w odpowiedzi na wezwanie Organu, Spółka przedstawiła wszystkie znane jej, obiektywne okoliczności potwierdzające, że pojazdy wskazane we wniosku nie były i nie są wykorzystywane do celów prywatnych – zarówno przez kierowców, jak i przez osoby trzecie.

Należy wyraźnie podkreślić, że obiektywnie kierowcy wykonujący przewóz (...) nie mają możliwości wykorzystywania pojazdów służbowych (...) do celów prywatnych. Takie przypadki w praktyce nie występują – ewentualne incydentalne odstępstwa mają charakter wręcz marginalny i nie zmieniają przyjętych praktyk.

Sytuacja ta jest wyraźnie odmienna od innych przypadków dostrzegalnych w branży, w których samochody służbowe (auta osobowe) są udostępniane pracownikom, członkom zarządu, przedstawicielom handlowym czy innym osobom zatrudnionym przez Spółkę. W takich sytuacjach, z perspektywy obiektywnej, istnieje realne ryzyko wykorzystywania tych pojazdów do celów prywatnych – takich jak wyjazdy wakacyjne, podróże prywatne, spotkania towarzyskie itp.

Co więcej należy ponownie wskazać, że w przypadku (...) trwale i widocznie oznaczonych oraz stale monitorowanych (poprzez system GPS i integrację z aplikacjami przewozowymi), przyjęcie założenia, że mogłyby one być wykorzystywane do celów prywatnych, należy uznać za całkowicie nieuprawnione i oderwane od realiów prowadzonej działalności.

Mając na uwadze powyższe, Spółka niniejszym podkreśla, że wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej został złożony z najwyższą starannością oraz w duchu pełnej transparentności i zgodności z przepisami prawa. Spółka jako jeden z nielicznych podmiotów działających na rynku usług przewozu (...), zdecydowała się na przedstawienie swojego modelu działania do oceny przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dochowując najwyższych standardów ostrożności podatkowej. Praktyka ta – niestety wciąż rzadko spotykana wśród uczestników rynku – potwierdza, że Spółka dąży do realizacji swojej działalności w sposób w pełni zgodny z obowiązującymi regulacjami, unikając ryzykownych lub agresywnych struktur prawno-podatkowych. W ocenie Spółki, wydanie pozytywnej interpretacji nie tylko potwierdzi prawidłowość przyjętego modelu, ale również może stanowić ważny sygnał dla innych uczestników rynku, promując uczciwe i odpowiedzialne podejście do prowadzenia działalności gospodarczej.

Pytanie

Pytanie Spółki odnosi się zarówno do stanu faktycznego, jak i do zdarzenia przyszłego, ponieważ opisany powyżej sposób prowadzenia dokumentacji w celu odliczenia 100% naliczonego VAT Spółka zamierza stosować również w przyszłości. W celu uproszczenia lektury wniosku, Spółka prezentuje stan faktyczny, pytania oraz uzasadnienia stanowiska wyłącznie w czasie teraźniejszym. Pytanie (pytania) przyporządkowane do stanu faktycznego (stanów faktycznych) lub zdarzenia przyszłego (zdarzeń przyszłych) przedstawionych wyżej:

1. Czy Wnioskodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy i stosowania innych środków zapobiegających wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy?

2. Czy wybrany przez Wnioskodawcę sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów będzie spełniać wymogi art. 86a ust. 8 ustawy, a zastosowane przez Wnioskodawcę środki zapobiegające wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki będą spełniać wymogi art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy, a także czy w przypadku wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których ewidencja jest prowadzona w formie Raportów, nie będą miały zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy, a zatem Spółka będzie uprawniona do odliczenia 100% VAT naliczonego od poniesionych „Wydatków na Samochody”?

Państwa stanowisko w sprawie

W odniesieniu do pytania nr 1:

W ocenie Wnioskodawcy nie jest on zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy, ani stosowania innych środków zapobiegających wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

W odniesieniu do pytania nr 2:

W ocenie Wnioskodawcy, wybrany przez niego sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów będzie spełniać wymogi art. 86a ust. 8 ustawy, a zastosowane przez Wnioskodawcę środki zapobiegające wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki będą spełniać wymogi art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy, a w przypadku wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których ewidencja jest prowadzona w formie Raportów, nie będą miały zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy, a zatem Spółka będzie uprawniona do odliczenia 100% VAT naliczonego od poniesionych Wydatków na samochody.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 1:

Ustawodawca w uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej przepisy art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wskazuje na ten fakt, że w przypadku samochodów osobowych przy ustaleniu czy występuje potencjalne ryzyko wykorzystania ich do celów innych niż działalność gospodarcza należy zwracać uwagę na obiektywne przesłanki, które co do zasady mogłyby wykluczyć taką ewentualność (uzasadnienie do druku sejmowego nr 2095, s. 17-18, link: https://www.sejm.gov.pl/Sejm7.nsf/ druk.xsp?nr=2095. Zatem – dla celów pełnego odliczania, fakt wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. Z uzasadnienia do ustawy wynika wprost, że jeżeli obiektywnie nie występuje ryzyko użycia samochodów do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki, to podatnik nie musi w ogóle prowadzić kilometrówki, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy, ani stosować innych środków zapobiegających wykorzystaniu aut do celów innych niż działalność gospodarcza.

Przykładowo jako niepodlegające ograniczeniu prawa do odliczenia ustawodawca w uzasadnieniu podał pojazdy używane przez służby lotniska do przemieszczania się po płycie lotniska, bez możliwości opuszczania przez te pojazdy terenu lotniska. W ocenie Wnioskodawcy samochody flotowe Spółki, będąc trwale oznaczonymi jako (...), obiektywnie nie mogą być wykorzystane do celów prywatnych zleceniobiorców (ani jakichkolwiek innych celów, niż działalność gospodarcza Spółki). (...).

(...). W związku z powyższym należy uznać, że racjonalnie działający kierowca nie wykorzystuje (...) do celów innych niż prowadzenie działalności gospodarczej Spółki. Użycie pojazdu w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem byłoby dla kierowcy nadmiernie uciążliwe oraz wiązałoby się z szeregiem praktycznych trudności.

Kolejnym argumentem przemawiającym za profesjonalnym wykorzystaniem pojazdów (...). (...).

Powyższe świadczy o tym, że władze lokalne nie dostrzegają ryzyka masowego (...). Wynika z tego również, że z perspektywy praktyki zawodowej oraz społecznych norm, wykorzystywanie (...). W konsekwencji należy uznać, że w praktyce takie przypadki nie występują.

Niewątpliwie umożliwienie kierowcom (...). Równie oczywiste jest, że obiektywnie nie sposób uznać wykorzystywania (...) za zjawisko istotne czy powszechne. Gdyby takie przypadki faktycznie występowały, akty prawa miejscowego wprowadzałyby stosowne ograniczenia mające na celu przeciwdziałanie potencjalnym nadużyciom. W praktyce nie odnotowuje się sygnałów wskazujących na występowanie nadużyć polegających na wykorzystywaniu pojazdów (...). Zjawisko to należy uznać za marginalne, a jego wpływ na funkcjonowanie systemu (...) – za nieistotny.

Osoba, która wykorzystywałaby pojazd (...). (...).

Z doświadczenia życiowego oraz zawodowego wynika, że z powyższych względów kierowcy (...). W konsekwencji należy uznać, że nie zachodzi obiektywna potrzeba prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) ani stosowania dodatkowych środków zapobiegających nadużyciom w tym zakresie.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 2:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. tj. z 2025 r., poz. 775), zwanej dalej „ustawą”, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50 % kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika. Na podstawie art. 2 pkt 34 ustawy, przez pojazdy samochodowe należy rozumieć pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Stosownie do treści art. 86a ust. 2 ustawy, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące: nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych; używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3; nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

W myśl art. 86a ust. 3 ustawy, przepis ust. 1 nie ma zastosowania w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są: wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub; konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie; do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli: sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub; konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Na podstawie art. 86a ust. 5 ustawy, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

przeznaczonych wyłącznie do:

·   odprzedaży,

·   sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

·   oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

w odniesieniu do których: kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy).

Stosownie do art. 86a ust. 8 ustawy, w przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika (np. zleceniobiorcy), wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4: jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd; obejmuje:

· kolejny numer wpisu,

· datę i cel udostępnienia pojazdu,

· stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

· liczbę przejechanych kilometrów,

· stan licznika na dzień zwrotu pojazdu oraz

· imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Przepisy nie wprowadzają szczegółowych wymogów co do sposobu prowadzenia tzw. kilometrówki. Może ona zatem być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej. Może ona również być prowadzona jako oddzielny dokument napisany od początku do końca odręcznie, lub uzupełniony częściowo lub w całości w sposób zautomatyzowany.

Przemawia za tym fakt, że nie istnieje żaden urzędowy wzór kilometrówki, a więc może ona być prowadzona w dowolny sposób pod warunkiem, że będzie zawierać wymagane przez prawo informacje.

Przepisy wprowadzające wymóg prowadzenia kilometrówki, które weszły w życie 1 kwietnia 2014 r. zostały przygotowane jeszcze przed wystąpieniem zjawiska masowej cyfryzacji procesów organizacyjnych. Obecnie w wielu branżach proste, rutynowe procesy, w celu zaoszczędzenia zasobów, są wykonywane w sposób zautomatyzowany. Specyfika usługi świadczonej przez Wnioskodawcę oraz jej charakter (...), a więc duża liczba przejazdów od punktu A do punktu B w trakcie jednego udostępnienia pojazdu danemu kierowcy przemawia za prowadzeniem kilometrówki w formie wydruków z systemu GPS w formie Raportów.

Mając na uwadze fakt, że wszyscy kierowcy korzystający z pojazdów należących do Spółki są zleceniobiorcami (a nie pracownikami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę), w przedmiotowej sytuacji nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) w formie zawierającej szczegółowy opis każdej trasy (tj. od punktu A do punktu B) oraz podpis kierowcy.

Zwłaszcza, że samochody wyposażone są w system ich lokalizacji (GPS), który pozwala na precyzyjne określenie położenia pojazdu w danym czasie, tj. dzień, godzinę oraz trasę jaką dany pojazd przebył wskazując miejsce rozpoczęcia trasy i jej zakończenie. Zatem Spółka w każdym momencie (również na bieżąco) będzie mogła zweryfikować każdą trasę pokonaną przez samochody flotowe. W konsekwencji Spółka skutecznie wykluczy nawet potencjalną okazję wykorzystywania samochodów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki.

Brak konieczności ujmowania w kilometrówce dla samochodów udostępnionych zleceniobiorcom każdej przejechanej trasy (od A do B) potwierdził ustawodawca w uzasadnieniu projektu ustawy, która wprowadziła wymóg prowadzenia kilometrówki (uzasadnienie do druku sejmowego nr 2095, s. 19, link: https://www.sejm.gov.pl/Sejm7.nsf/druk.xsp?nr=2095): W ust. 8 natomiast zmodyfikowano niektóre dane w przypadku pojazdów samochodowych, które są udostępniane osobom niebędącym pracownikiem podatnika. Należy przede wszystkim zwrócić uwagę, że w tego rodzaju przypadkach nie trzeba wpisywać opisu trasy (podatnik może nie mieć wiedzy na ten temat), natomiast podobnie jak w przypadku użycia pojazdu przez podatnika czy jego pracownika ewidencja powinna zawierać imię i nazwisko osoby, której udostępniany jest pojazd.

Wobec powyższego, w ocenie Spółki, mając na uwadze:

·  treść umów zawieranych ze zleceniobiorcami, które zawierają jednoznaczny zakaz wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych,

·  postanowienia Regulaminu dotyczącego użytkowania pojazdów, przewidujące mechanizmy kontroli przestrzegania ww. zakazu oraz sankcje za jego naruszenie,

·  fakt, że Spółka będzie przechowywać przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego w VAT rejestry GPS dokumentujące każdą przejechaną trasę,

należy uznać, że skutecznie wykluczono możliwość wykorzystania pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą Spółki. Tym samym zostaje spełniona przesłanka, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

W konsekwencji, wybrany przez Spółkę sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów będzie spełniał wymogi określone w art. 86a ust. 8 ustawy. Jednocześnie, zastosowane przez Spółkę środki zapobiegające wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza – w szczególności zapisy umów ze zleceniobiorcami, regulamin użytkowania pojazdów oraz monitoring tras za pomocą systemu GPS – będą spełniać przesłanki wskazane w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

W związku z powyższym, w przypadku wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których ewidencja prowadzona jest w formie Raportów, nie znajdą zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy. Tym samym Spółka będzie uprawniona do odliczenia 100% podatku VAT naliczonego od poniesionych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów („Wydatków na Samochody”).

Spółka występuje z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, wykazując należytą staranność i wdrażając środki eliminujące możliwość wykorzystania pojazdów do celów prywatnych, co ma umożliwić pełne odliczenie podatku VAT. Wniosek ten stanowi wyraz najwyższych standardów stosowanych przez Spółkę oraz zobowiązania do kompleksowego zabezpieczania prawidłowego użytkowania pojazdów wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Do najważniejszych mechanizmów kontrolnych zalicza się:

· implementację systemu monitoringu GPS,

· codzienną weryfikację tras przejazdu (...) przez upoważnionych pracowników,

· trwałe oznakowanie (...),

· wprowadzenie zakazu używania pojazdów w celach prywatnych oraz

· przewidziane rygorystyczne sankcje wobec kierowców naruszających powyższy zakaz.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jak wynika z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Podatnik posiada prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Należy wskazać, że kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane w art. 86a ustawy.

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy:

W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

1) wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;

2) należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;

3) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a;

4) wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34.

Zgodnie z art. 2 pkt 34 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o pojazdach samochodowych - rozumie się przez to pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Stosownie do treści art. 86a ust. 2 ustawy:

Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;

2) używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;

3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Zatem zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”.

Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”.

Jednakże od wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy zasady przewidziano wyjątki.

W świetle art. 86a ust. 3 ustawy:

Przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1) w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:

a) wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub

b) konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;

2) do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Według art. 86a ust. 4 ustawy:

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Na mocy art. 86a ust. 5 ustawy:

Warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

1) przeznaczonych wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy

o podobnym charakterze

– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

2) w odniesieniu do których:

a) kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub

b) podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

W art. 86a ust. 5 ustawy zostały wymienione ściśle określone sytuacje, w których wyłączony zostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Użycie wyrazu „wyłącznie” w art. 86a ust. 5 ustawy, wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane choćby przejściowo – do innych celów (np. użytek prywatny, jazda próbna, użytek służbowy podatnika).

Zatem w odniesieniu do pojazdu, który jest przeznaczony np. do odprzedaży lub do najmu, dzierżawy, ale jest wykorzystywany przez podatnika także do innych celów nie może być zastosowane zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy:

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy:

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd – dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z art. 86a ust. 8 ustawy:

W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4:

1) jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;

2) obejmuje:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel udostępnienia pojazdu,

c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

W art. 86a ust. 12 ustawy wskazano, że:

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.

Mając na uwadze treść cytowanych przepisów, należy stwierdzić, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem VAT. Głównym przedmiotem Państwa działalności gospodarczej jest przewóz (...). Funkcjonują Państwo jako partner flotowy (...). Do swojej działalności wykorzystują Państwo pojazdy samochodowe w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy. Wskazane we wniosku pojazdy samochodowe nie stanowią pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy. Wskazane we wniosku pojazdy samochodowe nie są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, zgodnie z dokumentami wydanymi na podstawie przepisów ustawy – Prawo o ruchu drogowym. Są to standardowe samochody osobowe. Kierowcami (tj. użytkownikami samochodów) są wyłącznie osoby zatrudnione w Spółce na podstawie umów zlecenia. Poza kierowcami, samochody przynależące do floty, nie są udostępniane innym osobom/podmiotom. Wszystkie samochody flotowe Spółki wykorzystywane do przewozu osób są oznakowane jako (...). (...). Pojazd posiada również (...). (...). Samochody wyposażone są w system ich lokalizacji (tzw. GPS), który pozwala na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie, tj. dzień, godzinę oraz trasę jaką dany pojazd przebył wskazując zarówno miejsce rozpoczęcia trasy jak i jej zakończenie. System wskazuje stan licznika pojazdu na początku i na końcu trasy oraz liczbę przejechanych kilometrów. Przechowują Państwo rejestry GPS przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego w zakresie podatku VAT. System GPS jest obsługiwany przez podmiot zewnętrzny, który udostępnia Państwu wydruki z tego systemu, uniemożliwiając jakąkolwiek ingerencję w informacje dotyczące przejechanych odległości (jak również przejechanych tras) przez dany pojazd. W krótkim czasie po wygenerowaniu i wydrukowaniu raportów z systemu GPS tracą Państwo dostęp do informacji historycznych. Wydruk stanowi formę zabezpieczenia dowodowego – co jak Państwo wskazują – stanowi powszechnie przyjętą praktykę wśród dostawców tego typu usług, którzy w przeciwnym razie musieliby ponosić znaczne koszty związane z długoterminowym przechowywaniem obszernych zbiorów danych. Z uwagi na to, że ponowne uzyskanie tych danych jest procesem skomplikowanym i kosztownym, nie będą korzystać Państwo z tej odpłatnej możliwości. Zamiast tego, będą Państwo przechowywać wydruki z systemu GPS w formie ewidencji przebiegu pojazdu. Umowy z kierowcami oraz Regulamin Spółki stanowczo zakazują używania powierzonych pojazdów do celów prywatnych – samochody mogą być wykorzystywane wyłącznie w Państwa działalności gospodarczej. Regulamin określa zasady kontrolowania sposobu korzystania z pojazdów przez kierowców oraz zawiera zapisy umożliwiające egzekwowanie zakazu wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych. Zgodnie z Regulaminem, wyodrębniona przez Państwa jednostka organizacyjna prowadzi stały monitoring pojazdów poprzez analizę danych z systemu GPS. W ramach codziennych obowiązków wyodrębniona jednostka organizacyjna zobowiązana jest do bieżącej identyfikacji nietypowych lub podejrzanych zachowań kierowców – takich jak m.in. nieuzasadnione wydłużenie trasy, przejazdy okrężne czy niestandardowa aktywność pojazdu w godzinach nocnych. Równolegle, osoby zatrudnione przez Państwa porównują trasy faktycznie realizowane przez kierowców z trasami realizowanymi przez aplikacje przewozowe, takie jak np. (…). Pozwala to na bieżące wychwytywanie nieprawidłowości oraz ewentualnych przypadków wykorzystywania pojazdu w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem. Jak Państwo wskazują w przypadku powzięcia jakiejkolwiek wątpliwości, zatrudniona przez Państwa osoba niezwłocznie kontaktuje się telefonicznie z kierowcą w celu uzyskania wyjaśnień. Jeżeli wyjaśnienia są niewystarczające lub budzą dalsze wątpliwości, dochodzi do osobistego spotkania z kierowcą, podczas którego prezentowane są Państwa zastrzeżenia. Po uzyskaniu dodatkowych informacji, przeprowadzana jest analiza trasy na podstawie danych z systemu GPS i historii przejazdów zapisanych w aplikacji przewozowej. Zgodnie z Regulaminem, przewidują Państwo bezpośrednie sankcje za używanie pojazdu do celów prywatnych lub za udostępnienie go osobom trzecim. W przypadku pierwszego stwierdzonego naruszenia kierowca obciążany jest karą umowną, natomiast w razie ponownego naruszenia następuje czasowe wstrzymanie zleceń oraz nałożony zostaje obowiązek niezwłocznego zwrotu pojazdu. W ostateczności umowa zlecenia z kierowcą zostaje rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym, jako że naruszenie to traktowane jest jako rażące naruszenie postanowień umowy zlecenia. Jak Państwo wskazują regulamin wyraźnie stanowi, że wyłącznym użytkownikiem pojazdu może być kierowca będący Państwa zleceniobiorcą. Wszelkie przypadki wykorzystania pojazdu przez osoby trzecie lub do celów prywatnych są wykrywane poprzez porównanie danych z systemu GPS oraz historii przejazdów (…) (albo innej korporacji). Pojazdy po zakończeniu pracy przez kierowcę są garażowane na Państwa parkingu firmowym albo w innym, wcześniej uzgodnionym z Państwem miejscu, nad którym sprawują Państwo kontrolę za pośrednictwem systemu GPS. W każdym przypadku kierowców obowiązuje zakaz pobierania i użytkowania pojazdu do celów prywatnych. W dniu rozpoczęcia świadczenia usług pojazdy będą pobierane przez kierowców z Państwa parkingu firmowego albo z innego miejsca, które zostało z Państwem wcześniej uzgodnione (nad którym mają Państwo stałą kontrolę za pośrednictwem systemu GPS). Samochody są/będą tankowane na Państwa koszt, a faktury z tego tytułu będą wystawiane na Państwa. Ponoszą Państwo następujące wydatki związane z pojazdami samochodowymi w rozumieniu art. 86a ust. 2 ustawy:

• wydatki dotyczące wykorzystania tych pojazdów na podstawie umowy leasingu (tj. opłata wstępna, raty leasingowe),

• zakup paliwa silnikowego/oleju napędowego,
• koszty okresowych przeglądów technicznych, doraźnych usług naprawczych oraz konserwacji samochodów,
• koszty ubezpieczenia pojazdów (ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej kierowców, następstw nieszczęśliwych wypadków, ubezpieczenie autocasco),
• koszty eksploatacyjne pojazdów, w tym koszty związane z bieżącym użytkowaniem pojazdów obejmujących m.in. płyny eksploatacyjne (np.: płyn chłodniczy, płyn hamulcowy, płyn do spryskiwaczy), żarówki, bezpieczniki, wycieraczki, usługi myjni i środki czystości, oraz drobne części eksploatacyjne, takie jak filtry powietrza czy kabinowe.

Faktury z tytułu nabycia towarów/usług stanowiących wydatki związane z pojazdami samochodowymi są i będą wystawiane na Państwa. Nabywane towary i usługi – określone we wniosku jako wydatki związane z pojazdami samochodowymi – będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Wskazane we wniosku pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie w Państwa działalności gospodarczej. Od 1 lipca 2023 r. dla części samochodów przynależących do floty, odliczają Państwo 100% VAT naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w rozumieniu art. 86a ust. 2 ustawy. Od 1 lipca 2025 r. odliczają Państwo 100% VAT naliczonego, od ww. wydatków od wszystkich samochodów będących w Państwa posiadaniu. Na bieżąco składają Państwo w przewidzianym terminie właściwemu Naczelnikowi Urzędu Skarbowego informację, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy, tj. informację VAT-26 o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, która w razie potrzeby jest aktualizowana. Prowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy. Jak Państwo wskazują ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest w formie raportów dla danego pojazdu generowanego na podstawie danych z systemu GPS uzupełnionych przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy o wskazane dane oraz zawiera dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 pkt 1-3 oraz pkt 5 ustawy. Raporty są prowadzone w formie elektronicznej lub papierowej. Po zakończeniu miesiąca system GPS generuje raport zawierający następujące dane:

a) numer rejestracyjny pojazdu,

b) kolejny numer wpisu,

c) datę udostępnienia pojazdu,

d) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

e) liczbę przejechanych kilometrów,

f) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

g) cel udostępnienia pojazdu oraz

h) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd (tj. kierowcy będącego zleceniobiorcą Spółki nieprowadzącym działalności gospodarczej).

Informacje, o których mowa w lit. a-f Raportu są generowane automatycznie z systemu GPS, z kolei informacje, o których mowa w lit. g-h są uzupełniane przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy. Raporty są przygotowywane przez osobę, która udostępniła dany pojazd konkretnemu kierowcy na podstawie informacji z systemu GPS. Ta osoba weryfikuje prawidłowość automatycznie wygenerowanych informacji z systemu GPS. Następnie informacje pobrane z systemu GPS są automatycznie zaciągane do Raportu (osoba, która udostępniła pojazd sprawdza poprawność Raportu porównując go z systemem GPS oraz weryfikuje cel wyjazdów kierowców). Raporty nie zawierają opisu poszczególnych tras przejazdu (tzw. skąd–dokąd). W związku z tym będą one przedstawiać łączną liczbę przejechanych kilometrów w okresie udostępnienia danego pojazdu konkretnemu kierowcy. Pojazdy są przydzielane kierowcom na okres, który może wynosić od kilku godzin do jednego miesiąca. Po sporządzeniu Raportu jest na nim składany podpis osoby, która udostępniła pojazd kierowcy. Jak Państwo wskazują ewidencja przebiegu pojazdów, prowadzona przez Państwa w formie raportów generowanych na podstawie danych z GPS będzie odzwierciedlać w rzetelny sposób każde użycie pojazdu. Raporty (ewidencja przebiegu pojazdów z systemu GPS) będą generowane na dzień zwrotu pojazdów (a nie codziennie, na koniec każdego dnia pracy).

Państwa wątpliwości dotyczą:

·   zobowiązania do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy i stosowania innych środków zapobiegających wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy (pytanie oznaczone we wniosku nr 1);

·   spełnienia wymogów art. 86a ust. 8 ustawy w odniesieniu do sposobu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, spełnienia wymogów art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy w odniesieniu do środków zapobiegających wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki oraz braku zastosowania ograniczenia dotyczącego kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy w odniesieniu do wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których ewidencja jest prowadzona w formie Raportów, a zatem uprawnia do odliczenia 100% VAT naliczonego od poniesionych „Wydatków na Samochody” (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

W celu udzielenia odpowiedzi na Państwa pytania zasadnym jest w pierwszej kolejności rozstrzygniecie wątpliwości dotyczących pytania sformułowanego we wniosku pod nr 2.

Wyjaśnić należy, że w przedmiotowej sprawie istotne są zwłaszcza przepisy art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

Z treści tych regulacji wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z nabyciem pojazdów lub wydatkami eksploatacyjnymi tych pojazdów w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Odwołując się do wykładni językowej, zgodnie z interpretacją zawartą w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN przez pojęcie „wyłącznie” należy rozumieć „tylko” oraz „jedynie”. Przy definiowaniu słowa „wyłącznie” mogą być również pomocne synonimy tego słowa, wśród których wskazuje się: absolutnie; bezwzględnie; całkowicie; jedynie; tylko; zupełnie.

Możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach, dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko tych pojazdów, które przeznaczone są jedynie do wykonywania czynności służbowych, tym samym nie są wykorzystywane, choćby przejściowo, w inny sposób.

Zatem dla pełnego odliczenia podatku naliczonego związanego z nabyciem wydatków związanych z eksploatacją pojazdów istotnym będzie ustalenie czy zostały spełnione warunki dla uznania wykorzystywania pojazdów samochodowych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy i czy stworzono zasady, i reguły wykorzystania pojazdów wykluczające użytek inny niż do działalności gospodarczej, dodatkowo potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest warunkiem wtórnym w stosunku do wprowadzonych zasad oraz regulaminów dotyczących korzystania z pojazdów, które wykluczają użycie pojazdów do celów innych niż działalność gospodarcza. Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie oznacza bowiem, że pojazd nie będzie używany do celów innych niż działalność gospodarcza.

Przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na pełne odliczenie VAT, jest zobowiązany wykazać, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej.

W opisie sprawy wskazują Państwo, iż pojazdy samochodowe wykorzystywane są wyłącznie w prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej (...). Kierowcami (tj. użytkownikami samochodów) są tylko osoby związane ze Spółką umowami zlecenia.

Niektóre pojazdy po zakończeniu pracy przez kierowcę są garażowane na Państwa parkingu firmowym. Umowy z kierowcami oraz Regulamin Spółki stanowczo zakazują używania powierzonych pojazdów do celów prywatnych. Zgodnie z Regulaminem, wyodrębniona przez Państwa jednostka organizacyjna prowadzi stały monitoring pojazdów poprzez analizę danych z systemu GPS. W każdym przypadku kierowców obowiązuje zakaz pobierania i użytkowania pojazdu do celów prywatnych.

Jednak są też takie pojazdy, których miejsce parkowania jest inne, wcześniej uzgodnione z Państwem. Pomimo jednoznacznego wezwania nie wskazali państwo jakie są to miejsca, określając je wspólną cechą, tj. m.in. kontrolą sprawowaną przez Państwa za pośrednictwem systemu GPS.

Dodatkowo podkreślają Państwo, że w każdym przypadku kierowców obowiązuje zakaz pobierania i użytkowania pojazdu do celów prywatnych. W dniu rozpoczęcia świadczenia usług pojazdy będą pobierane przez kierowców z ww. miejsc. Przewidują Państwo (zgodnie z Regulaminem) bezpośrednie sankcje za używanie pojazdów do celów prywatnych lub za udostępnienie go osobom trzecim. Wszystkie samochody flotowe Spółki wykorzystywane do przewozu (...).

W każdym przypadku prowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdów. Samochody wyposażone są w system ich lokalizacji (tzw. GPS), który pozwala na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie, tj. dzień, godzinę oraz trasę jaką dany pojazd przebył wskazując zarówno miejsce rozpoczęcia trasy jak i jej zakończenie. System wskazuje stan licznika pojazdu na początku i na końcu trasy oraz liczbę przejechanych kilometrów. Jak Państwo wskazują, system GPS jest obsługiwany przez podmiot zewnętrzny, który udostępnia Państwu wydruki z tego systemu, uniemożliwiając jakąkolwiek ingerencję w informacje dotyczące przejechanych odległości (jak również przejechanych tras) przez dany pojazd. Na podstawie danych z systemu GPS generowane są miesięcznie raporty dla danego pojazdu, zawierający następujące dane generowane automatycznie z systemu GPS (numer rejestracyjny pojazdu, kolejny numer wpisu, datę udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu) oraz dane uzupełniane przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy (cel udostępnienia pojazdu oraz imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd, tj. kierowcy będącego Państwa zleceniobiorcą).

Prowadzona przez Państwa ewidencja przebiegu pojazdu w formie raportów dla danego pojazdu generowanych na podstawie danych z systemu GPS uzupełnionych przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy będzie zawierała dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 pkt 1-3 oraz pkt 5 ustawy, zawiera/będzie zawierać dane dotyczące każdego użycia pojazdu oraz – jak Państwo wskazują – będzie odzwierciedlać w rzetelny sposób każde użycie pojazdu. Raporty (ewidencja przebiegu pojazdów z systemu GPS) będą generowane na dzień zwrotu pojazdów (a nie codziennie, na koniec każdego dnia pracy).

Analiza przedstawionego we wniosku opisu sprawy oraz przywołanych regulacji prawnych prowadzi do stwierdzenia, że opisana przez Państwa procedura nie zawsze wyklucza użycie samochodów do celów niezwiązanych z Państwa działalnością gospodarczą.

Jest to zapewnione wyłącznie, gdy po zakończeniu pracy auta są garażowane na Państwa parkingu firmowym.

Inne miejsca – bez sprecyzowania, pomimo wezwania, jakie są to miejsca – pomimo tego, że samochody wyposażone zostały w system GPS i prowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdów oraz wprowadzili Państwo Regulamin określający sposób wykorzystywania pojazdów wprowadzając zakaz używania samochodów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, nie zapewniają możliwości ich wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej.

Jak wyjaśniono powyżej wykorzystanie pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą nie dotyczy wyłącznie sytuacji kiedy takowe sytuacje mają miejsce, ale dotyczy potencjalnych możliwości wykorzystania samochodów do celów prywatnych. Z przedstawionych okoliczności nie wynika, aby ustalenie innego miejsca parkowania pojazdu po zakończonej pracy oraz kontrola poprzez system GPS były wystarczające (z zasady) dla wykluczenia możliwości potencjalnego wykorzystania samochodów do celów innych niż działalność gospodarcza.

Argument, że zgodnie z Regulaminem, przewidują Państwo bezpośrednie sankcje za używanie pojazdu do celów prywatnych lub za udostępnienie go osobom trzecim oraz stopniują je Państwo w zależności od częstotliwości wystąpienia sytuacji wykorzystania samochodów do innych celów, nie świadczy o zapewnieniu korzystania wyłącznie do działalności gospodarczej.

Z uwagi na powyższe nie można uznać, że samochody osobowe parkowane w różnych miejscach (poza parkingiem firmowy), są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej w zakresie usług (...), z powodu GPSu, ewidencji lub grożących sankcji. Tym bardzie, że – zgodnie z art. 86a ust. 8 ustawy – ewidencja przebiegu pojazdów potwierdzana jest przez osobę udostepniającą pojazd kierowcy (zleceniobiorcę), a nie przez samego kierowcę.

Zatem zastosowane przez Państwa środki – zapobiegające wykorzystaniu pojazdów do celów innych niż Państwa działalność (...) – nie zawsze spełniają wymogi, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy. Podjęte przez Państwa działania mające na celu wykluczenie użycia samochodów do celów innych niż działalność gospodarcza, nie potwierdzają obiektywnie, że samochody parkowane w innych miejscach uzgodnionych ze Spółką są/będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy.

Tym samym w przypadku parkowania samochodami w innych miejscach uzgodnionych ze Spółką, nie mają Państwo prawa do odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego dotyczącej wydatków związanych z tymi pojazdami, gdyż auta te nie spełniają warunków, o których mowa w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

Ponadto z opisu sprawy wynika, że ponoszą Państwo następujące wydatki związane z pojazdami samochodowymi w tym koszty ubezpieczenia pojazdów (ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej kierowców, następstw nieszczęśliwych wypadków, ubezpieczenie autocasco).

W zakresie wydatków związanych z ubezpieczeniem pojazdów, należy wskazać, że usługi ubezpieczeniowe są zwolnione od podatku VAT.

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy:

zwalnia się od podatku usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, a także usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji.

W myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W świetle powyższego odnosząc się do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z pojazdami osobowymi dotyczącymi pokrycia kosztów ubezpieczenia samochodów wskazać należy, że skoro usługa ubezpieczenia komunikacyjnego jest zwolniona od podatku, to nie przysługuje/nie będzie przysługiwać Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego, co wynika z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy.

W konsekwencji – jeśli miejsce parkowania jest inne niż Państwa parking firmowy i co do zasady wcześniej uzgodnione z Państwem – przysługuje Państwu prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego od wydatków związanych pojazdami samochodowymi dotyczących wykorzystania tych pojazdów na podstawie umowy leasingu (tj. opłata wstępna, raty leasingowe), zakupu paliwa silnikowego/oleju napędowego, kosztów okresowych przeglądów technicznych, doraźnych usług naprawczych oraz konserwacji samochodów oraz kosztów eksploatacyjnych pojazdów, w tym kosztów związanych z bieżącym użytkowaniem pojazdów.

Podsumowując stwierdzam, że wybrany przez Państwa sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów będzie spełniać wymogi art. 86a ust. 8 ustawy natomiast zastosowane przez Państwa środki zapobiegające wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki będą spełniać wymogi z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy jedynie w opisanym przypadku dotyczącym parkingu firmowego. W pozostałym zakresie nie można uznać, iż pojazdy wykorzystywane są wyłącznie do działalności gospodarczej, więc w odniesieniu do opisanych wydatków (poza wydatkami związanymi z ubezpieczeniami pojazdów) będą miały zastosowanie ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy, tj. będą Państwo uprawnieni do odliczenia 50% VAT naliczonego od poniesionych wydatków.

Tym samym Państwa stanowisko, całościowo w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 uznaję za nieprawidłowe.

Przechodząc do Państwa wątpliwości dotyczących wskazania czy są Państwo zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy i stosowania innych środków zapobiegających wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wskazać należy, że powołany przepis art. 86a ust. 5 ustawy wskazuje ściśle określone sytuacje, w których wyłączony zostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W art. 86a ust. 5 pkt 2 ustawy, wskazano, iż warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych w odniesieniu do których kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych oblicza się zgodnie z ust. 1 lub w sytuacji kiedy podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Jak wskazano powyżej w odniesieniu do części wydatków ponoszonych w związku z pojazdami samochodowymi będą miały zastosowanie ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy, tj. będą Państwo uprawnieni do odliczenia 50% VAT naliczonego od poniesionych wydatków. Jeśli zatem miejsce parkowania jest inne niż Państwa parking firmowy, co do zasady wcześniej uzgodnione z Państwem, nie są Państwo zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Natomiast w sytuacji, gdy samochody będą parkowane na parkingu firmowym, musza Państwo spełnić warunek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa m.in. w przepisie art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

W odniesieniu natomiast do kwestii stosowania innych środków zapobiegających wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy zauważyć należy, że dla uznania wykorzystywania pojazdów samochodowych wyłącznie do działalności gospodarczej konieczne jest spełnienie dwóch warunków: sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, co dodatkowo potwierdza prowadzona przez podatnika dla tych pojazdów ewidencja przebiegu pojazdu.

Przepisy wskazują na warunki jakie muszą zostać spełnione, aby pojazdy samochodowe uznać za wykorzystywane w działalności gospodarczej. To podatnik określa zasady, regulaminy dotyczące sposobu wykorzystywania pojazdów, natomiast rolą ograniu jest ocena czy są wystarczające dla wykluczenia możliwości wykorzystania pojazdów do celów innych aniżeli działalność gospodarcza. Co istotne, jak wskazano powyżej obiektywny brak możliwości wykorzystywania pojazdów do celów innych niż działalność gospodarcza rozpatrywać należy przede wszystkim w kontekście potencjalnych możliwości takiego wykorzystania pojazdów.

Jak rozstrzygnięto powyżej podjęte przez Państwa działania mające na celu wykluczenie użycia samochodów do celów innych niż działalność gospodarcza w przypadkach, gdy miejsce parkowania jest inne niż Państwa parking firmowy (co do zasady wcześniej uzgodnione z Państwem), nie potwierdzają obiektywnie, że samochody te są/będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy. W konsekwencji w odniesieniu do ww. wydatków związanych z pojazdami wskazanymi we wniosku zastosowanie znajduje przepis art. 86a ust. 1 ustawy.

W odniesieniu natomiast do stosowania innych środków zapobiegających wykorzystywaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy należy zauważyć, że – w przypadkach, gdy miejsce parkowania jest inne niż Państwa parking firmowy (co do zasady wcześniej uzgodnione z Państwem) – nie jest zasadne wskazanie innych środków. Środki te są bowiem każdorazowo, w myśl ww. przepisu, pochodną sposobu wykorzystania pojazdów, a nie nadrzędnym warunkiem uzyskania pełnego prawa do odliczenia.

Podsumowując stwierdzam, że – w sytuacji, gdy zastosowanie znajduje ograniczone do 50% prawo do odliczenia zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy (poza wydatkami związanymi z ubezpieczeniami pojazdów) – zgodnie z art. 86a ust. 5 pkt 2 ustawy, nie są Państwo zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy. W przypadku pełnego prawa do odliczenia muszą Państwo spełniać warunek prowadzenia tej ewidencji.

Tym samym Państwa stanowisko oceniane całościowo, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 uznaję za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

· stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

· zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym oraz zdarzeniem przyszłym. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do Państwa pisma z 22 października 2025 r. wskazuję na art. 14d § 1 Ordynacji podatkowej:

Interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego wydaje się bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wniosku. Do tego terminu nie wlicza się terminów i okresów, o których mowa w art. 139 § 4.

oraz informuję, że wnioski o wydanie interpretacji indywidualnej rozpatrywane są w terminie, o którym mowa w art. 14d § 1 Ordynacji podatkowej, tj. bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wniosków. Ponadto, wszystkie wnioski o wydanie interpretacji indywidualnej załatwiane są z zachowaniem kolejności wpływu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.