Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 lipca 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 25 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury (duplikatu) za usługę szkolenia otrzymanej w sierpniu 2024 r., tj. po uzyskaniu statusu podatnika VAT czynnego oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 27 sierpnia 2025 r. (data wpływu 5 września 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W sierpniu 2023 r. Wnioskodawca rozpoczął szkolenie na pilota samolotów. Kurs ten był warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia planowanej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług lotniczych (np. loty widokowe, szkolenia, transport). Koszt szkolenia wyniósł … zł brutto (w tym VAT), a usługa została udokumentowana fakturą … na kwotę … euro wystawioną we wrześniu 2023 r., była jednak opłacona przed jej sporządzeniem.

Wnioskodawca, będąc w tym czasie osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej ani niezarejestrowaną jako podatnik VAT, nie odebrał wówczas oryginału faktury, nie mając świadomości, że będzie miał prawo do jej odliczenia. Wnioskodawca nie myślał nawet, że jakiś dokument został sporządzony. Faktura jest fakturą imienną bez NIP.

Faktura bez NIPu nabywcy nie pozbawia prawa do odliczenia podatku VAT. Potwierdza to również interpretacja z 22 października 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.517.2020.1.KP.

Szkolenie zostało ukończone w grudniu 2023 r. Po jego zakończeniu, Wnioskodawca zarejestrował działalność gospodarczą związaną z usługami lotniczymi.

W lipcu 2024 r. Wnioskodawca stał się czynnym podatnikiem VAT i wystąpił o duplikat faktury dokumentującej kurs z września 2023 r. oraz zaksięgował ją w koszty z datą wystawienia duplikatu.

Wiadomość o wystawieniu faktury we wrześniu uzyskał podczas zmiany danych w firmie w związku z zostaniem czynnym podatnikiem VAT.

Obecnie, Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy przysługuje mu prawo do zaliczenia ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz czy może odliczyć VAT wykazany na otrzymanej fakturze (duplikacie).

W uzupełnieniu wniosku wskazano:

W sierpniu 2023 r. Wnioskodawca rozpoczął szkolenie na pilota samolotów, które było warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia planowanej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług lotniczych (np. loty widokowe, szkolenia, transport).

Koszt szkolenia wyniósł … zł brutto (w tym VAT), a usługa została udokumentowana fakturą numer …, wystawioną w dniu 15 września 2023 r. na kwotę … euro. Płatność za dokument nastąpiła 18 września 2023 r. Szkolenie zostało przeprowadzone przez firmę … Sp. z o.o., NIP …, na podstawie umowy z dnia 8 sierpnia 2023 r.

Szkolenie zostało ukończone w grudniu 2023 r. Po jego zakończeniu, w dniu 5 grudnia 2023 r., Wnioskodawca zarejestrował działalność gospodarczą związaną z usługami lotniczymi. Szkolenie na pilota jest wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności jest transport lotniczy pasażerski (PKD 51.10.Z), wykonywany osobiście przez Wnioskodawcę.

Istnieje bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem na szkolenie, a możliwością rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ bez uzyskania licencji działalność w tym zakresie nie mogłaby zostać podjęta. Wydatki te należy traktować jako racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, a ponadto ukierunkowane na zabezpieczenie przyszłego źródła przychodów. Brak odbycia szkolenia skutkowałby brakiem kwalifikacji zawodowych wymaganych prawem lotniczym, uniemożliwiając tym samym zarówno zarejestrowanie, jak i faktyczne wykonywanie działalności w tej branży. Szkolenie było zatem nie tylko elementem przygotowania do działalności, ale także koniecznym narzędziem do jej uruchomienia.

Zakres prowadzonej działalności obejmuje uczestniczenie w operacjach lotniczych w charakterze drugiego pilota w firmie … , co wiąże się z przygotowaniem do lotu, analizą trasy, dokumentacją meteorologiczną oraz planem lotu. Obejmuje również współdziałanie z kapitanem, obsługę systemów pokładowych, monitorowanie parametrów lotu oraz realizację procedur bezpieczeństwa. Działalność polega także na świadczeniu usług transportu lotniczego pasażerów na zlecenie przewoźnika w ramach umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B. Ponadto, w zakres działalności wchodzi utrzymywanie kwalifikacji zawodowych i wykonywanie czynności szkoleniowych wymaganych do pełnienia obowiązków pilota zawodowego, w tym udział w szkoleniach okresowych, symulatorowych i sprawdzianach kompetencyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lotniczego.

Wnioskodawca, zgodnie z art. 3 ust. lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

W okresie od rozpoczęcia działalności gospodarczej do końca 2024 r. firma była opodatkowana na zasadach ogólnych (PKPiR), natomiast od stycznia 2025 r. wybrano opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Początkowo, działalność podlegała podmiotowemu zwolnieniu z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Decyzja o rezygnacji ze zwolnienia była podyktowana prognozowanym przekroczeniem limitu obrotu, rekomendacją kontrahenta (linii lotniczej) oraz względami biznesowymi, w tym zwiększeniem wiarygodności przedsiębiorcy.

W momencie wystawienia faktury pierwotnej we wrześniu 2023 r., Wnioskodawca nie prowadził jeszcze działalności gospodarczej. Faktura, wystawiona na jego nazwisko (bez NIP-u), była traktowana jako dokument o charakterze informacyjnym. Z tego powodu nie została zachowana ani zaksięgowana w dacie wystawienia. Podatnik nie pamięta jej otrzymania, ponieważ była przesłana drogą elektroniczną i została usunięta, gdyż nie była oczekiwana.

W lipcu 2024 r. Wnioskodawca stał się czynnym podatnikiem VAT i wystąpił o duplikat faktury. Duplikat został wystawiony w dniu 19 sierpnia 2024 r. i z tą datą został zaksięgowany w koszty działalności. Oryginał faktury nie był wcześniej rozliczony. Duplikat zawiera wszelkie niezbędne dane do identyfikacji Wnioskodawcy. Nazwa usługi z faktury to: „płatność zgodnie z umową z dnia 08.08.2023 r.”, co potwierdza czynności faktycznie dokonane.

Obecnie Podatnik powziął wątpliwość, czy przysługuje mu prawo do zaliczenia powyższego wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz czy może odliczyć podatek VAT wykazany na otrzymanej fakturze (duplikacie). Wartość faktury bez NIP-u nabywcy nie pozbawia prawa do odliczenia VAT, co potwierdza interpretacja z 22 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.517.2020.1.KP.

Pytanie

Czy Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury (duplikatu) dokumentującej usługę szkolenia, otrzymanej w sierpniu 2024 r., po uzyskaniu statusu podatnika VAT czynnego? (oznaczone we wniosku jako nr 2)

Pana stanowisko w sprawie (ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku jako nr 2)

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi VAT czynnemu przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o ile zakupione towary lub usługi są związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Wydatki na szkolenie pilota mają bezpośredni związek z działalnością opodatkowaną VAT, czyli świadczeniem usług lotniczych, a zatem warunek ten jest spełniony.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury dokumentującej wydatek na szkolenie powstało w momencie otrzymania duplikatu w sierpniu 2024 r. Wnioskodawca, który w tej dacie posiadał status podatnika VAT czynnego, może dokonać odliczenia w rozliczeniu za ten okres lub w jednym z dwóch kolejnych, zgodnie z art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Możliwe jest także dokonanie odliczenia w późniejszym terminie, maksymalnie w ciągu 5 lat, o ile spełnione są pozostałe warunki, takie jak brak przedawnienia oraz związek zakupu z działalnością opodatkowaną.

Mimo że zakup szkolenia miał charakter przygotowawczy i nastąpił przed formalną rejestracją jako podatnik VAT, to jego celowy i bezpośredni związek z przyszłą działalnością opodatkowaną jest bezsporny, a sam kurs był formalnym warunkiem jej rozpoczęcia. Ważne jest, że odliczenie jest dokonywane na podstawie otrzymanego dokumentu księgowego w czasie, gdy Wnioskodawca posiada już status VAT czynnego.

W ocenie Wnioskodawcy, zarówno koszt szkolenia powinien zostać uznany za koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o PIT, jak i podatek VAT z faktury (duplikatu) może zostać odliczony w deklaracji VAT, począwszy od okresu rozliczeniowego, w którym dokument ten otrzymano.

W związku z powyższym, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości przedstawionego stanowiska w drodze wydania interpretacji indywidualnej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie pytania oznaczonego nr 2 jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy:

Z treści art. 86 ust. 1 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Istnienie związku między nabywanymi towarami i usługami a transakcjami opodatkowanymi podatnika jest traktowane jako niezbędny wymóg powstania prawa do odliczenia podatku również w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.). Stanowisko powyższe znajduje również potwierdzenie w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Należy zauważyć, że formułując w art. 86 ust. 1 ustawy warunek związku ze sprzedażą opodatkowaną, ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczającym jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.

Zatem, w podatku od towarów i usług obowiązuje zasada tzw. „niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego”. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia, nie musi czekać, aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.

W każdym przypadku należy dokonać oceny, czy intencją podatnika wykonującego określone czynności, z którymi łączą się skutki podatkowo-prawne, było wykonywanie czynności opodatkowanych.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 11 ustawy:

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy:

Analiza przywołanych wyżej przepisów wskazuje, że prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym podatek VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednakże, aby podatnik nabył prawo do odliczenia muszą zostać spełnione jeszcze dwie przesłanki, tj. transakcja faktycznie zaistniała i podatnik posiada fakturę dokumentującą tę transakcję.

Zatem należy stwierdzić, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy w odniesieniu do nabytych towarów lub wyświadczonych usług – co do zasady – można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług, doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia podatku naliczonego w oparciu o art. 86 ust. 10 ustawy (z uwzględnieniem warunku wskazanego w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), to na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł dokonać tego odliczenia w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Przy czym – co należy podkreślić – termin „trzech kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

W sytuacji natomiast, gdy podatnik nie odliczy podatku naliczonego, ani zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy (z uwzględnieniem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), ani w terminie, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł – na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy – zrealizować to prawo poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, tj. za pierwszy okres rozliczeniowy, w którym spełnił wszystkie warunki do dokonania odliczenia, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa. Należy w tym miejscu wskazać, że duplikat faktury jest ponownie wystawioną fakturą, zawierającą dane zawarte w fakturze, która uległa zniszczeniu albo zaginęła, opatrzoną słowem „duplikat”. Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej (duplikat faktury stanowi powtórzenie danych zawartych w fakturze pierwotnej), dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze co faktura „pierwotna” i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić przy tym należy, że decydujące znaczenie – dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji – ma fakt czy podatnik otrzymał (a jeśli tak, to kiedy) fakturę pierwotną oraz data otrzymania duplikatu faktury pierwotnej.

W sytuacji, gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną, ale ją zagubił bądź zniszczył, obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego podatnik ma prawo dokonać po otrzymaniu duplikatu faktury dokumentującej zakup, w rozliczeniu za okres, w którym nastąpił wpływ faktury pierwotnej, przez złożenie korekty deklaracji podatkowej. Jednakże w sytuacji, gdy podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej, odliczenia podatku naliczonego może dokonać w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat lub za trzy następne okresy rozliczeniowe (art. 86b ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy).

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów, podatnik nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury, lecz aby uprawnienie to zrealizować musi posiadać status podatnika VAT czynnego w momencie realizacji uprawnienia.

Należy wskazać, że ustawodawca umożliwił podatnikowi odliczenie podatku naliczonego w określonych terminach, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

I tak, na podstawie przepisu art. 88 ust. 4 ustawy,

Zatem z treści art. 88 ust. 4 ustawy nie wynika, by do nabycia uprawnienia do odliczenia kwoty podatku naliczonego koniecznym było posiadanie statusu podatnika VAT czynnego w momencie otrzymania faktury. Tak więc podatnik, w zakresie, w jakim nabyte towary wykorzystuje do czynności opodatkowanych, nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktury, lecz aby uprawnienie to zrealizować musi posiadać status czynnego podatnika VAT.

Należy zauważyć, że ustawa nie pozbawia podatnika prawa do dokonania odliczenia podatku VAT od zakupów, o ile występują przesłanki świadczące o tym, że zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do bieżącej (lub przyszłej) działalności opodatkowanej. Niemniej ustawodawca narzucił podatnikom chcącym dokonać odliczenia podatku VAT od poczynionych nabyć obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi. Natomiast dla realizacji tego prawa konieczne jest m.in. posiadanie statusu podatnika VAT czynnego.

Wyjaśnić należy, że w art. 91 ustawy zostały określone zasady dotyczące sposobu i terminu dokonywania korekt podatku naliczonego.

Stosownie do treści art. 91 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 91 ust. 3 ustawy:

W myśl art. 91 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z art. 91 ust. 5 ustawy:

Stosownie do art. 91 ust. 6 ustawy:

W myśl art. 91 ust. 7 ustawy:

Zgodnie z art. 91 ust. 7a ustawy:

W oparciu o art. 91 ust. 7b ustawy:

Jak stanowi art. 91 ust. 7c ustawy:

Według art. 91 ust. 7d ustawy:

Zgodnie z art. 91 ust. 8 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że podatnik jest zobowiązany do rozpoznania prawa do odliczenia podatku naliczonego w momencie nabycia towarów i usług oraz dokonania ewentualnej korekty tego odliczonego bądź nieodliczonego podatku w przypadku późniejszej zmiany przeznaczenia nabytych towarów i usług.

Zaznaczenia wymaga, że związek podatku do odliczenia z poszczególnymi rodzajami czynności (opodatkowanymi lub nieopodatkowanymi) ma charakter prognozowany, planowany. Zatem może się zmienić przekreślając prawo do odliczenia lub to odliczenie uzasadniając.

Analiza powołanych wyżej przepisów jednoznacznie wskazuje, że w przypadku zmiany przeznaczenia nabywanych towarów i usług  zarówno w sytuacji, gdy podatnik miał prawo do obniżenia kwot podatku należnego o całą kwotę podatku naliczonego od wykorzystywanego przez siebie towaru lub usługi i dokonał takiego obniżenia, jak również w sytuacji, gdy nie miał takiego prawa, a następnie zmieniło się prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tego towaru lub usługi, podatnik jest obowiązany dokonać korekty podatku.

Przepisy art. 91 ustawy wprowadzają konstrukcję korekty podatku naliczonego dokonywaną z uwagi na zmianę struktury sprzedaży albo na zmianę pierwotnego przeznaczenia towaru lub usługi (z którą związany jest podatek naliczony). Wprowadzenie procedury korekty związane jest z faktem, że we wspólnym systemie VAT obowiązuje zasada odliczenia niezwłocznego, tzn. w momencie nabycia. W tym momencie czasowym, związek towaru z danym rodzajem czynności (opodatkowane, zwolnione, mieszane) ma zazwyczaj charakter planowany. Przy czym w przypadku nabytego towaru lub usługi, faktyczny związek z danym rodzajem czynności może się zmienić, przekreślając prawo do odliczenia albo uzasadniając dokonanie odliczenia.

Jeśli zatem podatnik nabył towary lub usługi z zamiarem ich wykorzystania do określonych czynności (opodatkowanych lub niepodlegających opodatkowaniu lub zwolnionych od podatku) i nie wykorzystał ich zgodnie z takim zamiarem (zmiana przeznaczenia), wówczas konieczne jest dokonanie korekty podatku. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy podatnik miał prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o całą kwotę podatku naliczonego od wykorzystywanego przez siebie towaru lub usługi i dokonał takiego obniżenia, jak również w sytuacji, gdy nie miał takiego prawa, a następnie zmieniło się prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tego towaru lub usługi.

Jak wynika z art. 113 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 113 ust. 4 ustawy:

Jak stanowi art. 113 ust. 5 ustawy:

Stosownie do art. 113 ust. 9 ustawy:

Według art. 113 ust. 10 ustawy:

Natomiast w art. 113 ust. 13 ustawy:

W myśl art. 96 ust. 1 ustawy:

Z kolei zgodnie z art. 96 ust. 3 ustawy:

Stosownie do art. 96 ust. 4 ustawy:

Ponadto w myśl art. 96 ust. 5 ustawy:

Natomiast na mocy art. 99 ust. 1 ustawy:

Prawo do obniżenia podatku należnego powstaje u wszystkich podatników, o ile wykażą, że zakupy były związane z bieżącą lub przyszłą działalnością opodatkowaną, a warunek rejestracji jest niezbędny wyłącznie do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia podatku należnego. Trzeba rozróżnić moment powstania prawa do odliczenia od momentu skorzystania z tego prawa. Realizacja prawa do odliczenia następuje poprzez złożenie deklaracji podatkowej, wyrażającej wolę skorzystania przez podatnika z prawa do odliczenia i aby skutecznie zrealizować powstałe uprawnienie, podatnik musi usunąć – najpóźniej przed skorzystaniem z tego prawa – wszelkie przesłanki negatywne, w tym brak rejestracji, który uniemożliwia identyfikowanie go jako podatnika.

Zatem należy stwierdzić, że ustawa nie pozbawia podatnika prawa do dokonania odliczenia podatku VAT od zakupów poczynionych przed rejestracją, o ile zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do bieżącej (lub przyszłej) działalności opodatkowanej (oraz ewentualnie spełniać inne warunki określone w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług). Niemniej ustawodawca dla realizacji tego prawa narzucił podatnikom obowiązek rejestracji jako podatnicy VAT czynni.

Kwestie dotyczące faktur uregulowane są w przepisach Działu XI ustawy (art. 106a – 108).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Stosownie do przepisu art. 106e ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106i ust. 1 ustawy:

W świetle art. 106i ust. 2 ustawy:

Według art. 106l ust. 1 ww. ustawy:

W myśl art. 106l ust. 2 ustawy:

Z ww. uregulowań wynika, że faktura powinna m.in. jednoznacznie określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy, ich adresy. Faktura winna zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i tym samym dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji. Każdorazowo należy ustalić więc nabywcę towaru lub usługi, który powinien wynikać z zawartej umowy.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Zatem, co do zasady, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują, tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Należy zauważyć, że chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze. Brak NIP-u przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

Z opisu sprawy wynika, że w sierpniu 2023 r. rozpoczął Pan szkolenie na pilota samolotów. Kurs ten był warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia planowanej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług lotniczych. Usługa została udokumentowana fakturą wystawioną 15 września 2023 r. Płatność za ww. fakturę nastąpiła 18 września 2023 r. W momencie wystawienia faktury pierwotnej we wrześniu 2023 r. nie prowadził Pan działalności gospodarczej i nie był Pan zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Podał Pan, że faktura wystawiona na Pana nazwisko (bez NIP-u), była traktowana jako dokument o charakterze informacyjnym. Z tego powodu nie została zachowana ani zaksięgowana w dacie wystawienia. Nie pamięta Pan daty jej otrzymania, ponieważ była przesłana drogą elektroniczną i została usunięta, nie była oczekiwana.

Szkolenie zostało ukończone w grudniu 2023 r. Po jego zakończeniu, 5 grudnia 2023 r. zarejestrował Pan działalność gospodarczą związaną z usługami lotniczymi. Podał Pan, że szkolenie na pilota jest wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności jest transport lotniczy pasażerski, wykonywany przez Pana osobiście.

Początkowo Pana działalność podlegała podmiotowemu zwolnieniu z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy. Jednak podjął Pan decyzję o rezygnacji ze zwolnienia, która była podyktowana m.in. prognozowanym przekroczeniem limitu obrotu.

W związku z rezygnacją ze zwolnienia od podatku VAT od lipca 2024 r. stał się Pan czynnym podatnikiem VAT i wystąpił o duplikat faktury. Duplikat został wystawiony 19 sierpnia 2024 r. i z tą datą został zaksięgowany w koszty działalności. Oryginał faktury nie był wcześniej rozliczony. Duplikat zawiera wszelkie niezbędne dane do Pana identyfikacji. Nazwa usługi z faktury to: „płatność zgodnie z umową z dnia 08.08.2023 r.”, co potwierdza czynności faktycznie dokonane.

Pana wątpliwości w podatku VAT dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury (duplikatu) za usługę szkolenia, otrzymanej w sierpniu 2024 r., tj. po uzyskaniu statusu podatnika VAT czynnego.

Jak wskazano wyżej, otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa. Podkreślić przy tym należy, że decydujące znaczenie – dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji – ma fakt czy podatnik otrzymał (a jeśli tak, to kiedy) fakturę pierwotną oraz data otrzymania duplikatu faktury pierwotnej.

Z okoliczności sprawy wynika, że faktura pierwotna dokumentująca odbyte przez Pana szkolenie na pilota samolotów została wystawiona 15 września 2023 r. i przesłana drogą elektroniczną. Płatność za ww. fakturę nastąpiła 18 września 2023 r. Faktura pierwotna - jak Pan podał - została usunięta, bo nie była oczekiwana.

W tak przedstawionych okolicznościach sprawy, nie sposób uznać, że nie otrzymał Pan faktury pierwotnej, skoro ww. dokument został do Pana przesłany drogą elektroniczną, a następnie po odebraniu - usunięty. Na powyższe nie wpływa, że faktura pierwotna była przez Pana traktowana jako dokument o charakterze informacyjnym i nie była przez Pana oczekiwana.

Zatem w sytuacji, kiedy nie otrzymałby Pan faktury pierwotnej, byłby Pan uprawniony do odliczenia podatku naliczonego z wystawionego duplikatu faktury w terminie jego otrzymania. Jednak skoro otrzymał Pan fakturę pierwotną i ją zniszczył, to po otrzymaniu duplikatu faktury dokumentującej zakup szkolenia na pilota samolotów, miałby Pan prawo dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy, w sytuacji gdyby był Pan od momentu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT.

Przy czym należy rozróżnić moment powstania prawa do odliczenia od momentu skorzystania z tego prawa. Jak już wskazano, jego realizacja następuje poprzez złożenie deklaracji podatkowej, wyrażającej wolę skorzystania przez podatnika z prawa do odliczenia i aby skutecznie zrealizować już powstałe uprawnienie, podatnik musi usunąć – najpóźniej przed skorzystaniem z tego prawa – wszelkie przesłanki negatywne, w tym brak rejestracji, który uniemożliwia identyfikowanie go jako podatnika VAT czynnego.

Ustawa o podatku od towarów i usług nie pozbawia podatnika prawa do dokonania odliczenia podatku VAT od zakupów poczynionych przed rejestracją, o ile występują przesłanki, iż zakupione towary i usługi są/będą wykorzystywane do bieżącej (lub przyszłej) działalności opodatkowanej (oraz ewentualnie spełniać inne warunki określone w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług). Niemniej ustawodawca narzucił podatnikom obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny, a zatem podatnik nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie powstania obowiązku podatkowego i otrzymania faktury, lecz aby uprawnienie to zrealizować musi posiadać status podatnika VAT czynnego w momencie realizacji uprawnienia.

Z okoliczności sprawy wynika, że w momencie wystawienia przedmiotowej faktury pierwotnej, tj. we wrześniu 2023 r. nie był Pan zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. W grudniu 2023 r. zarejestrował Pan działalność gospodarczą związaną z usługami lotniczymi, która od początku podlegała podmiotowemu zwolnieniu z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy. Dopiero w lipcu 2024 r. stał się Pan czynnym podatnikiem VAT i wystąpił o duplikat faktury.

Należy podkreślić, że podstawowym warunkiem uzyskania prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur jest związek dokonywanych zakupów z czynnościami opodatkowanymi tym podatkiem. Z okoliczności sprawy wynika, że od grudnia 2023 r. Pana działalność podlegała podmiotowemu zwolnieniu z podatku VAT. Zatem dopiero po zarejestrowaniu się jako czynny podatnik podatku VAT w lipcu 2024 r., nabył Pan prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu zakupionej usługi szkolenia na pilota samolotu.

W świetle całokształtu okoliczności sprawy stwierdzić należy, że od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej, zakup przez Pana szkolenia na pilota samolotu służył czynnościom zwolnionym od podatku VAT tj. był wykorzystywany przez Pana jako podatnika zwolnionego podmiotowo, a następnie w związku z dokonaną rejestracją dla celów VAT i wykonywaniem czynności opodatkowanych podatkiem VAT w ramach prowadzonej działalności, nastąpiła zmiana przeznaczenia poniesionych wydatków na zakup ww. usługi szkolenia.

Zatem w momencie kiedy dokonał Pan rejestracji jako podatnik VAT czynny i wykonuje Pan czynności opodatkowane z wykorzystaniem przedmiotowego szkolenia na pilota samolotów w stosunku, do którego przed dokonaniem rejestracji dla celów podatku VAT poniósł Pan wydatek, to – w wyniku dokonania rejestracji – nastąpiła zmiana przeznaczenia tego wydatku skutkująca zmianą prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że w okolicznościach niniejszej sprawy, po dokonaniu przez Pana rejestracji dla celów podatku VAT, ma Pan prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z duplikatu faktury pierwotnej dokumentującej nabycie przedmiotowego szkolenia poprzez dokonanie korekty podatku naliczonego w trybie i na zasadach określonych w art. 91 ustawy.

W związku z powyższym oceniając Pana stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać je za nieprawidłowe, ponieważ jakkolwiek wywiódł Pan prawidłowy skutek prawny w postaci prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z ww. duplikatu faktury, to jednak w oparciu o odmienną od Organu argumentację przedstawioną w uzasadnieniu rozstrzygnięcia.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług. Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zaznacza się, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Pan ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stany faktycznego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Odnośnie powołanej przez Pana interpretacji indywidualnej, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosuje się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w … . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.