Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

·ustalenia dopuszczalności przechowywania faktur w Aplikacji workflow w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej;

·prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego w fakturach.

Uzupełnili go Państwo pismem z 8 września 2025 r. (wpływ 8 września 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest podatnikiem VAT czynnym zarejestrowanym do celów podatku VAT w Polsce.

Wnioskodawca wykonuje czynności w przedmiocie produkcji tulei drukowych i handlu materiałami poligraficznymi i urządzeniami.

Spółka otrzymuje faktury w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie papierowej Spółka otrzymuje bezpośrednio na adres spółki jak i pozyskiwane są przez pracowników Spółki. Faktury w formie elektronicznej wpływają na dedykowany adres e-mail Spółki.

Spółka planuje, iż każda faktura uzyskana od dostawców będzie wprowadzana do aplikacji typu workflow (dalej: System), w której takie faktury podlegałaby akceptacji merytorycznej.

Akceptacja merytoryczna polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej, sprawdzeniu zasadności wystawienia faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa).

Akceptacja podlega w systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji przechowywany jest w aplikacji typu workflow.

Wprowadzenie faktur do aplikacji typu workflow wygląda następująco: otrzymane przez Spółkę w formie papierowej faktury wraz z załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG – dalej: „Skany”. Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z dedykowanego adresu e-mail Spółki.

Faktury w Systemie będą przechowywane na serwerze na terytorium kraju.

Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera.

Aplikacja workflow (System) umożliwiać będzie przechowywanie Skanów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących Faktury.

Skany będą przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Po stworzeniu i zapisaniu Skanów w archiwum elektronicznym nie będzie możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze papierowej.

Jakość Skanu nie będzie zakłócała czytelności dokumentów.

Uzupełnienie zdarzenia przyszłego

1)Dokumenty będą przechowywane w plikach pdf, archiwizowane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2)Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur, między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego Wnioskodawca ma wdrożone procedury kontroli i obiegu dokumentów. Każdy dokument jest weryfikowany pod względem merytorycznym, formalnym i księgowym przez odpowiednio upoważnione osoby, które odpowiedzialne są za weryfikacje poprawności z ofertą lub zamówieniem.

3)Zniszczenie faktur nastąpi dopiero po przeprowadzeniu kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu.

4)Wnioskodawca będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej na serwerze znajdującym się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.).

5)Towary/usługi, których zakup dokumentują otrzymane przez Wnioskodawcę faktury służyć będą wyłącznie czynnościom opodatkowanym.

6)Zakupy towarów i usług dokumentowane fakturami będą wykorzystywane wyłącznie przez Wnioskodawcę dla celów prowadzenia działalności gospodarczej.

7)Towary/usługi, których zakup dokumentują otrzymane przez Wnioskodawcę faktury służyć będą wyłącznie czynnościom opodatkowanym.

Pytania

1)Czy zgodnie z opisaną w stanie faktycznym procedurą w świetle Ustawy VAT w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych, dopuszczalne będzie, w nowym procesie, przechowywanie Faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej wyłącznie w Aplikacji workflow w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej?

2)Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami), to zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur, ale przechowywanych w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym (Aplikacji workflow), w formie Skanu, w nowym procesie archiwizacji?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1)

W opinii Wnioskodawcy, zgodnie z opisaną w stanie faktycznym procedurą w świetle ustawy w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych dopuszczalne będzie w nowym procesie przechowywanie Faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej wyłącznie w Aplikacji workflow w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zatem zgodnie z treścią powyższego przepisu, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki.

Niemniej przepisy Ordynacji podatkowej nie określają sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują, aby dokumentacja miała być przechowywana w formie papierowej.

Zgodnie z brzmieniem art. 112 ust. 1 Ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 Ustawy VAT podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast stosownie do treści art. 106m ust. 1 Ustawy VAT – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy VAT).

Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy VAT).

Istotne jest również, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 Ustawy VAT).

Reasumując należy uznać, że przepisy Ustawy VAT nie odnoszą się w sposób bezpośredni do kwestii możliwości przechowywania przez podatnika faktur wyłącznie w formie papierowej, czy też elektronicznej w postaci ich cyfrowego zapisu. Przepisy te nie zawierają również żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty takie powinny być przechowywane – w szczególności z obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek przechowywania faktur w postaci, w której zostały one wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci).

Tym samym, należy uznać, że przepisy nie wykluczają możliwości przechowywania faktur w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych faktur) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej – o ile spełnione zostaną wymogi archiwizowania dokumentów określone w powyżej powołanych przepisach.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne brzmienie przepisów Ustawy VAT w zakresie zasad przechowywania faktur, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile spełnione są warunki określone w art. 106m i art. 112a Ustawy VAT.

Zasada ta dotyczy zarówno przechowania faktur w formie papierowej jak również elektronicznej.

Ad 2)

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami), to zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur, ale przechowywanych w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym (Aplikacji workflow) w formie Skanu w nowym procesie archiwizacji.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 tej ustawy.

W przypadku zakupów udokumentowanych fakturą, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo to, zgodnie z art. 86 ust. 10 Ustawy VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.

Żaden przepis Ustawy VAT nie uzależnia prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Na mocy art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze, powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.

Przepisy dotyczące określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W świetle art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Według art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W świetle art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka jest podatnikiem VAT czynnym zarejestrowanym do celów podatku VAT w Polsce. Państwa Spółka wykonuje czynności w przedmiocie produkcji tulei drukowych i handlu materiałami poligraficznymi i urządzeniami. Otrzymują Państwo faktury w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie papierowej Państwa Spółka otrzymuje bezpośrednio na adres spółki jak i pozyskiwane są przez pracowników Państwa Spółki. Faktury w formie elektronicznej wpływają na dedykowany adres e-mail Państwa Spółki. Planują Państwo, iż każda faktura uzyskana od dostawców będzie wprowadzana do aplikacji typu workflow. Wskazali Państwo, że wprowadzenie faktur do aplikacji typu workflow wygląda następująco: otrzymane przez Państwa Spółkę w formie papierowej faktury wraz załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG – dalej: „Skany”. Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z dedykowanego adresu e-mail Spółki. Ponadto, wskazali Państwo, że akceptacja merytoryczna polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej, sprawdzeniu zasadności wystawienia faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Faktury w Systemie będą przechowywane na serwerze na terytorium kraju. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera. Aplikacja workflow umożliwiać będzie przechowywanie Skanów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących faktury. Skany będą przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po stworzeniu i zapisaniu Skanów w archiwum elektronicznym nie będzie możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze papierowej. Jakość Skanu nie będzie zakłócała czytelności dokumentów. Mają Państwo wdrożone procedury kontroli i obiegu dokumentów. Każdy dokument jest weryfikowany pod względem merytorycznym, formalnym i księgowym przez odpowiednio upoważnione osoby, które odpowiedzialne są za weryfikacje poprawności z ofertą lub zamówieniem. Państwa Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur, między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty będą przechowywane w plikach pdf, archiwizowane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zniszczenie faktur nastąpi dopiero po przeprowadzeniu kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu. Będą Państwo umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej na serwerze znajdującym się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy. Towary/usługi, których zakup dokumentują otrzymane przez Państwa faktury służyć będą wyłącznie czynnościom opodatkowanym. Zakupy towarów i usług dokumentowane fakturami będą wykorzystywane wyłącznie przez Państwa dla celów prowadzenia działalności gospodarczej.

Państwa wątpliwości dotyczą, ustalenia dopuszczalności przechowywania faktur w Aplikacji workflow w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania otrzymanych faktur jest zgodny z przepisami ustawy.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.

Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro do faktur otrzymanych przez Państwa w sposób opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu ich wersji papierowej po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury przechowywania otrzymanych faktur, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Podsumowując, stwierdzam, że dopuszczalne będzie, w nowym procesie, przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej wyłącznie w Aplikacji workflow w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą, tj. po stworzeniu i zapisaniu Skanów w archiwum elektronicznym.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego w fakturach (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy,

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy,

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego.

W art. 86 ust. 10 ustawy określono, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, a w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów pod warunkiem, że podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa Faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Zatem, co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, przy założeniu, że faktury będą dokumentować zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Tym samym, nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanymi fakturami w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur, a przechowywanych przez Państwa w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym (Aplikacji workflow), w formie Skanu, w nowym procesie archiwizacji, w zakresie w jakim faktury te dokumentują nabycia związane z Państwa działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Prawo to będzie przysługiwało o ile nie zaistnieją przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.

Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie skanów otrzymanych przez Państwa w wersji papierowej lub elektronicznej. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa:

Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.

Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),

albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.