Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 1 sierpnia 2025 r. (wpływ 1 sierpnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Z Asystentem rodziny, pracownikiem GOPS (…) została zawarta umowa w sprawie używania samochodu osobowego stanowiącego własność pracownika do celów służbowych. W umowie tej rozliczenie za przejazdy służbowe jest realizowane zgodnie z zasadami określonymi w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu własnego samochodu do celów służbowych.

W uzupełnieniu wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wskazano, że:

Wnioskodawca stanowi zakład pracy, którego działalność regulowana jest przez odrębną ustawę, z przepisów której wynika wprost możliwość przyznania pracownikom prawa do zwrotu przez zakład pracy kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy, tj. § 3 ust. 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r., Nr 190).

Przedmiot wniosku dotyczy obowiązków Wnioskodawcy jako płatnika w związku z wypłacanym pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu kosztów używania prywatnego samochodu w ramach jazd lokalnych i jazd służbowych.

Wymienione we wniosku przejazdy pracowników, których dotyczy pytanie są podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵ kp.

Pytanie

Czy wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu wymaga rozliczenia jako przychód u pracownika z tytułu pracy i należy obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy?

Państwa stanowisko w sprawie

Wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu nie wymaga rozliczania jako przychód u pracownika z tytułu pracy i nie należy obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

W świetle art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na mocy art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego i zadanego pytania wynika, że zawarli Państwo z pracownikiem (Asystentem rodziny) umowę w sprawie używania samochodu osobowego, stanowiącego własność pracownika do celów służbowych. Z tego tytułu wypłacają Państwo pracownikowi zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu. Wątpliwość Państwa budzi kwestia, czy ww. wypłacane kwoty powinni Państwo traktować jako przychód pracownika, a w związku z tym obliczać, pobierać i wpłacać zaliczkę na podatek dochodowy.

Zauważyć należy, że do świadczeń w postaci opisanego we wniosku zwrotu kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego w celach służbowych nie mają zastosowania kryteria, o których mowa w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, gdyż pogląd w nim wyrażony ma zastosowanie wyłącznie do świadczeń niepieniężnych. Przy czym świadczeniem niepieniężnym nie jest opisywany we wniosku ww. zwrot kosztów, a co za tym idzie jego rozpatrywanie w kontekście kryteriów wskazanych w wyroku Trybunału Konstytucyjnego jest bezprzedmiotowe. Jak bowiem zauważył Trybunał Konstytucyjny, „w wypadku świadczenia pieniężnego przysporzenie jest niewątpliwe i niejako bezwarunkowe (zawsze oznacza zwiększenie aktywów)”. Skoro wyrok ten dotyczy wyłącznie świadczeń nieodpłatnych to nie może mieć zastosowania do świadczeń pieniężnych. Stosowanie tez zawartych w tym wyroku do świadczeń o charakterze pieniężnym otrzymywanych przez Państwa pracownika z tytułu zwrotu kosztów używania przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych, nie jest zatem uzasadnione.

Stosownie natomiast do art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznym:

Ww. regulacja ogranicza krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła powołany art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są np.:

-ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2064);

-ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 567);

-ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1283 ze zm.);

-ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1095 ze zm.).

W myśl art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej:

Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zauważyć również należy, że powyższy przepis obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie pracowników socjalnych, o których mowa w ustawie o pomocy społecznej.

Natomiast wskazany we wniosku asystent rodziny nie jest pracownikiem socjalnym w myśl powołanej ustawy o pomocy społecznej, a tym samym zacytowany art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej nie znajduje do nich zastosowania.

W ustawie z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 49), określającej zasady i formy wspierania rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo wychowawczych, w Rozdziale 2 Działu II określone zostały zadania oraz kwestie dotyczące zatrudnienia asystenta rodziny. Z treści tej ustawy nie wynika, by asystentowi rodziny z tytułu używania własnego samochodu dla celów służbowych przysługiwał od zatrudniającego go pracodawcy zwrot kosztów przejazdów do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych.

Ponadto w art. 17 ust. 3 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, ustawodawca wprowadził istotne ograniczenie w zakresie wykonywanych zadań przez asystenta rodziny. Określił, że praca asystenta rodziny nie może być łączona z wykonywaniem obowiązków pracownika socjalnego na terenie gminy, w której praca ta jest prowadzona. Tym samym dokonał rozróżnienia pomiędzy pracownikiem socjalnym, a asystentem rodziny.

W tym miejscu należy wyraźnie zaakcentować, że na gruncie konstrukcji i systematyki ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzenie przez ustawodawcę powyższego zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy dowodzi, że każdy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych stanowi przychód tegoż pracownika. Nie można bowiem stracić z pola widzenia faktu, że aby dane świadczenie wymienione w katalogu zwolnień z art. 21 ust. 1 ww. ustawy w ogóle mogło korzystać ze zwolnienia od podatku, najpierw (wyjściowo) musiałoby stanowić przychód. Gdyby bowiem takie świadczenie ustawodawca ulokował poza źródłem przychodu, byłoby z opodatkowania wyłączone, a nie zwolnione; do tego bowiem w istocie sprowadza się różnica między zwolnieniem podatkowym a wyłączeniem z opodatkowania, których to instytucji pod żadnym pozorem nie należy mylić, a tym bardziej stosować zamiennie, mimo nawet zbliżonych skutków ekonomicznych.

Dodatkowo należy wyjaśnić, że sam fakt zawarcia odrębnej umowy z pracownikiem, co do kwestii wykorzystania prywatnego samochodu pracownika nie ma znaczenia, gdyż zatrudniony wykorzystuje swój samochód celem świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika jest niewątpliwie związane z pozostawaniem przez niego w stosunku pracy.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Zatem, wskazane zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.

Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1539 ze zm.):

Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. artykule są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

W myśl art. 41 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1135):

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Stosownie do art. 77⁵ § 2 ww. Kodeksu pracy:

Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:

W myśl § 2 pkt 2 lit. a) powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Zgodnie zaś z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia:

Jak wynika z opisu sprawy, z Asystentem rodziny (Państwa pracownikiem) została zawarta umowa w sprawie używania samochodu osobowego stanowiącego własność pracownika do celów służbowych. Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu własnego samochodu do celów służbowych. W uzupełnieniu podania podali Państwo, że przedmiot wniosku dotyczy obowiązków Państwa jako płatnika w związku z wypłacanym pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu kosztów używania prywatnego samochodu w ramach jazd lokalnych i jazd służbowych. Jednocześnie dalej wskazali Państwo, że wymienione we wniosku przejazdy pracowników są podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy.

Mając zatem na uwadze wyżej przywołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że otrzymany przez Państwa pracownika zwrot kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych stanowi dla tegoż pracownika przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychód ten nie może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z uwagi na niespełnienie przesłanki zawartej w tym zwolnieniu przedmiotowym. Nie można bowiem uznać, że ww. świadczenie, nawet jeśli dotyczy jazd lokalnych korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy, bowiem prawo do zwrotu kosztów dla Państwa pracownika nie wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw (np.: ustawy o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, ustawy o lasach, ustawy o kuratorach sądowych czy ustawy o pomocy społecznej), a które gwarantują możliwość prawa do zwrotu poniesionych kosztów bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Zatem, wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu za przejazdy w jazdach lokalnych stanowi dla Państwa pracownika przychód podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. W konsekwencji Państwo, jako płatnik, powinni od wypłacanych ww. kwot obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jednocześnie, jak wcześniej wyjaśniono wskazany art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy, ma zastosowanie wyłącznie do świadczeń otrzymywanych przez pracownika odbywającego podróż służbową.

Zatem, skoro – jak podali Państwo w uzupełnieniu wniosku – przejazd pracownika jest podróżą służbową, a więc w sytuacji, gdy Państwa pracownik będzie otrzymywał zwrot kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego w celach służbowych poniesionych z tytułu ww. przejazdów, do tych należności, które dotyczą wyjazdów poza stałe miejsce pracy, poza miejscowością, w której pracodawca ma siedzibę znajdzie zastosowanie zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie to będzie przysługiwało Państwa pracownikowi do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). W konsekwencji, w sytuacji przekroczenia przez ww. pracownika wysokości otrzymanego zwrotu wynikającego z ww. rozporządzenia od tej części otrzymanego zwrotu, która przekracza ustaloną w ww. sposób należność powinni Państwo naliczyć, pobrać i wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w sprawie, zgodnie z którym wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu nie wymaga rozliczania jako przychód u pracownika z tytułu pracy – należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.