Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 kwietnia 2025 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków związanych z zakupem aparatu słuchowego oraz kosztów jego utrzymania. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 12 maja 2025 r. (wpływ 16 maja 2025 r. oraz 23 czerwca 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Posiada Pani dwa źródła dochodów - umowę o pracę oraz działalność gospodarczą, którą prowadzi od 2015 r. Umowę o pracę wykonuje Pani na ... . Pracuje Pani na stanowisku specjalisty. Pani praca polega na obsłudze kierownika oraz prowadzeniu sekretariatu … . Działalność gospodarcza ma zupełnie inny charakter – jest Pani przewodnikiem turystycznym (oprowadza turystów po …) oraz organizuje szkolenia i konferencje. Obie te działalności wymagają kontaktu z klientami i bardzo dobrej komunikacji z nimi, szybkiego reagowania i udzielania odpowiedzi na pojawiające się pytania. Posiada Pani obustronny niedosłuch zmysłowo-nerwowy: ucho lewe: opadający do głębokiego stopnia (próg wykrywalności 90 dB SPL); ucho prawe: opadający do znacznego stopnia (próg wykrywania 25 dB SPL). W związku z tym planuje Pani zakup i utrzymywanie aparatu słuchowego. Zadania w ramach umowy o pracę wykonywane są w biurze, gdzie kontakt z interesantami odbywa się w ciszy, ogranicza się do załatwiania spraw jeden na jeden, co pozwala Pani wykonywać tę pracę bez konieczności używania aparatu słuchowego. Również w życiu codziennym nie ma Pani konieczności używania aparatu słuchowego. Niestety charakter Pani działalności gospodarczej wymusza zakup i używanie aparatu słuchowego. Środowisko, w którym prowadzi Pani działalność – duże skupisko ludzi, hałas, gwar utrudniają zrozumienie pytań od turystów i porozumiewanie się z nimi. Aparat słuchowy stosowany w lewym uchu poprawi Pani rozumienie otoczenia i funkcjonowanie w trakcie oprowadzania turystów, czy w trakcie obsługiwania uczestników konferencji. Efektywna komunikacja z otoczeniem jest najważniejszym gwarantem prawidłowego wykonywana działalności gospodarczej. Aparat słuchowy staje się niezbędnym narzędziem do prowadzenia przez Panią działalności gospodarczej jako przewodnik turystyczny i organizator konferencji. Nie posiada Pani stopnia niepełnosprawności i nie będzie odliczała zakupu aparatu w ramach ulgi rehabilitacyjnej. W związku z tym chciałaby Pani dowiedzieć się, czy koszty zakupu i utrzymania aparatu słuchowego (baterie, serwis, czyszczenie) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu i stanowi to przedmiot Pani wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej – czy zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych możliwe jest zaliczenie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W uzupełnieniu wniosku doprecyzowała Pani, że posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczpospolitej w myśl art. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Prowadzi Pani dokumentację podatkową w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Koszty uzyskania przychodu rozliczane są metodą uproszczoną, tj. w dacie poniesienia kosztu. Zamierza Pani kupić aparat do lewego ucha. Aparat słuchowy pomoże Pani w prawidłowym wykonywaniu obowiązków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i umożliwi prawidłową komunikację z otoczeniem w ramach prowadzonej działalności, tj. praca w recepcji konferencji, organizacji szkoleń oraz praca z turystą/grupą turystów w ramach oprowadzania po wnętrzach zamkowych i katedralnych. Dochód z prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej jest niemal połową Pani dochodów ze wszystkich źródeł. Jest on dla Pani niezwykle istotny. Z uwagi na pogarszający się słuch, może okazać się, że będzie Pani zmuszona zrezygnować z wykonywanych przez Panią zajęć wymagających dobrego kontaktu z klientem, np. w trakcie obsługi szkoleń , konferencji i oprowadzania grup turystycznych. Może to pozbawić Panią znacznej części dochodu. Aparat będzie spełniał definicję środka trwałego, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Będzie stanowił Pani własność, zostanie zakupiony i w dniu przyjęcia do używania będzie kompletny i zdatny do użytku, a jego przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. Będzie wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aparat będzie stanowił składnik majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako środek trwały podlegający ujęciu w ewidencji środków trwałych. Wprowadzi Pani aparat słuchowy do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w terminie określonym w art. 22d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych niezwłocznie po jego zakupieniu.

Pytanie

W związku z powyżej przedstawioną sytuacją chciałaby się Pani dowiedzieć, czy koszty zakupu i utrzymania aparatu słuchowego (baterie, serwis, czyszczenie) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu i jest to przedmiot Pani wniosku - czy zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych możliwe jest zaliczenie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów?

Pani stanowisko w sprawie

Prowadzona przez Panią działalność opodatkowana jest na zasadach ogólnych. Prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów. W Pani ocenie, zakup aparatów słuchowych oraz koszty ich utrzymania mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Artykuł 23 nie wymienia aparatów słuchowych jako kosztów, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Efektywna komunikacja jest niezbędna w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej. Bez stosowania aparatu słuchowego naraża się Pani na utratę źródła przychodów, ponieważ turyści nie będą chcieli korzystać z usług przewodnika, który nie słyszy ich pytań i nie odpowiada na nie.

Podobna sytuacja ma się z organizacją szkoleń i konferencji, podczas których wymagana jest nie tylko bardzo dobra organizacja pracy, ale również stały kontakt i komunikacja z kontrahentami i uczestnikami. Jednocześnie nie ma Pani przymusu korzystania z aparatu słuchowego poza działalnością gospodarczą.

Koszt zakupu aparatów oraz ich użytkowania jest zatem ściśle związany z Pani działalnością gospodarczą, jest gwarantem ciągłości tego źródła dochodu. Spełnia Pani zatem wszystkie przesłanki z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty. Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodów z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego na wstępie przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

·pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

·nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

·być właściwie udokumentowany.

Wskazany przez Panią we wniosku wydatek nie został wprost wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Jednak fakt, że dany wydatek nie został ujęty w tej regulacji, nie uprawnia do automatycznego przyjęcia domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione  w tym przepisie, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 kwietnia 2017 r. sygn. II FSK 3526/16:

Do wskazanego związku przyczynowo-skutkowego Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się także w wyroku z 8 sierpnia 2017 r. sygn. II FSK 1859/15, gdzie stwierdził, że:

Ponadto w orzecznictwie sądowo-administracyjnym, wskazuje się, że:

– wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 października 2012 r. sygn. akt II FSK 430/11 oraz z dnia 17 stycznia 2017 r. sygn. akt II FSK 3813/14.

Skoro jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów sprowadza się w istocie do ustalenia, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów, bez względu na to, czy ów skutek się ziści. Wykazywany związek przyczynowo-skutkowy powinien mieć charakter obiektywny.

Odnosząc powyższe do Pani sprawy, stwierdzam, że w przypadku opisanym przez Panią zachodzi odpowiedni związek przyczynowo-skutkowy, dający podstawy do zaliczenia w koszty podatkowe prowadzonej działalności gospodarczej wymienionych przez Panią wydatków.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że od 2015 r. prowadzi Pani działalność gospodarczą - jest Pani przewodnikiem turystycznym (oprowadza turystów …) oraz organizuje szkolenia i konferencje. Posiada Pani obustronny niedosłuch zmysłowo-nerwowy: ucho lewe: opadający do głębokiego stopnia (próg wykrywalności 90 dB SPL), ucho prawe: opadający do znacznego stopnia (próg wykrywania 25 dB SPL). W związku z tym, planuje Pani zakup i utrzymywanie aparatu słuchowego do lewego ucha. Zadania wykonywane przez Panią w ramach umowy o pracę realizowane są w biurze, gdzie kontakt z interesantami odbywa się w ciszy, co pozwala Pani wykonywać tę pracę bez konieczności używania aparatu słuchowego. Również w życiu codziennym nie ma Pani konieczności używania aparatu słuchowego. Niestety charakter Pani działalności gospodarczej wymusza zakup i używanie aparatu słuchowego. Środowisko, w którym prowadzi Pani działalność - duże skupisko ludzi, hałas, gwar, utrudniają zrozumienie pytań od turystów i porozumiewanie się z nimi. Aparat słuchowy stosowany w lewym uchu poprawi Pani rozumienie otoczenia i funkcjonowanie w trakcie oprowadzania turystów, czy w trakcie obsługiwania uczestników konferencji. Efektywna komunikacja z otoczeniem jest najważniejszym gwarantem prawidłowego wykonywana Pani działalności gospodarczej. Aparat słuchowy staje się niezbędnym narzędziem do prowadzenia przez Panią działalności gospodarczej jako przewodnik turystyczny i organizator konferencji. Aparat słuchowy pomoże Pani w prawidłowym wykonywaniu obowiązków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aparat będzie spełniał definicję środka trwałego, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Będzie stanowił Pani własność, zostanie zakupiony i w dniu przyjęcia do używania będzie kompletny i zdatny do użytku, a jego przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. Będzie wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aparat będzie stanowił składnik majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako środek trwały podlegający ujęciu w ewidencji środków trwałych. Wprowadzi Pani aparat słuchowy do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w terminie określonym w art. 22d ust. 2 ww. ustawy niezwłocznie po jego zakupieniu.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, że wydatki poniesione na zakup aparatu słuchowego oraz jego utrzymanie stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej. Wydatki te pozostają w związku przyczynowym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zakup aparatu słuchowego ma pomóc Pani w prawidłowym wykonywaniu obowiązków w ramach prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej oraz w komunikowaniu się z innymi osobami podczas realizacji tej działalności, a także w rozwoju i optymalizacji kosztów działalności gospodarczej. Wydatek ten obiektywnie może w efekcie końcowym przyczynić do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Reasumując - wydatki poniesione przez Panią na zakup aparatu słuchowego oraz koszty jego utrzymania (baterie, serwis, czyszczenie) mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pamiętać przy tym należy, że to na Pani, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ciąży obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego ich udokumentowania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawia i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji indywidualnej. Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.