Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwo stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W związku z przeprowadzoną aktualizacją oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy i wykonywanych prac w Sądzie Rejonowym … z siedzibą w … dla stanowiska kuratora sądowego zostały określone nowe ryzyka, a co za tym idzie potrzeba stosowania przez kuratorów odzieży roboczej, gdyż odzież własna pracownika może ulec zabrudzeniu lub zniszczeniu (art. 237⁷ par. 1 kp). W konsekwencji powyższego w jednostce wydano Zarządzanie Prezesa i Dyrektora Sądu w sprawie zasad i norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, w którym w załączniku nr 1 określono „Tabelę norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego”, natomiast w załączniku nr 3 określono ,,Wysokość ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej, używanie własnej odzieży i jej pranie”.

Zgodnie z powyższym dokumentem dopuszcza się używanie przez pracownika, za jego zgodą własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, zaś za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego pracownikowi wypłaca się ekwiwalent pieniężny. Dopuszcza się także pranie odzieży roboczej przez pracownika za jego zgodą, pod warunkiem wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za okres faktycznej pracy. Za używanie własnej odzieży roboczej i obuwia roboczego, pracownikowi wypłaca się ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Tabela norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.

Ekwiwalent za używanie odzieży własnej jest wypłacany za czas faktycznej pracy, tj. ulega pomniejszeniu za okresy nieobecności powyżej 15 dni kalendarzowych.

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej oraz za pranie odzieży roboczej wypłacany będzie miesiącu grudniu danego roku kalendarzowego w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w danym roku.

Pranie odzieży roboczej może być wykonywane przez pracownika za jego zgodą, pod warunkiem wypłacania ekwiwalentu pieniężnego za okres faktycznej pracy (odliczając nieobecności z tytułu zwolnień lekarskich i urlopów).

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej, używanie własnej odzieży i jej pranie:

1.Na podstawie art. 237 ⁹ Kodeksu Pracy pracodawca powierza pracownikom, za ich zgodą, pranie odzieży roboczej.

2.Za powierzone czynności pracodawca wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej wg poniższej kalkulacji.

3.Na podstawie obowiązujących cen środków służących do prania i energii elektrycznej dokonano wyliczeń kosztów jednego prania odzieży roboczej (ochronnej) przez pracownika we własnym zakresie.

Wyliczenia:

·Zużycie prądu (przyjęto, że na jedno pranie zużywacie Państwo około 50 litrów wody);

·Zużycie energii [kWh] = na 1 pranie – 1 kWh (standardowo jedno pranie zużywa od 0,6 do 1 kWh);

·Koszt detergentów to od 50 gr do 2 zł (kapsułki lub proszek, płyn do płukania) = średnia cena 1,25 zł;

·Woda 1 m³ – koszt został wyliczony na podstawie średnie ceny obwiązującej na ternie miasta …, … oraz …;

·Ścieki 1 m³ – koszt został wyliczony na podstawie średnie ceny obwiązującej na ternie miasta …, … oraz ….

Tabela wyliczenia kosztów jednego prania oraz wysokość ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży

Lp. Nazwa Wartość rzeczywista Przeliczenie na jedno pranie

1)Środek piorący – śr. cena 1 kapsułki 1,25 zł 1,25 zł;

2)Woda 1 m³ 6,60 zł 50 1/0,33 zł;

3)Ścieki 1 m³ 10,21 zł 50 1/0,51 zł;

4)Cena prądu za 1 kWh 0,9, zł 1 kWh na 1 pranie koszt 0,61 zł;

5)Robocizna 27,70 zł 27,70 zł: 4 (15 min.) = 6,93 zł;

6)Koszty pozostałe 10% 0,99 zł.

Koszt jednego prania to 10,94 zł.

4.Wypłata ekwiwalentu za używanie odzieży roboczej własnej realizowana jest w okresach rocznych.

5.Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany jest za okresy faktycznie przepracowane rozliczane w okresach miesięcznych, przyjmując, że:

·przepracowano min. 15 dni w miesiącu traktują Państwo jako przepracowanie całego miesiąca i ekwiwalent przysługuje w pełnej wysokości 100%,

·przepracowane zostało mniej niż 15 dni w miesiącu ekwiwalent za ten miesiąc przysługuje w wysokości 50%,

·nie został przepracowany żaden dzień w miesiącu – ekwiwalent nie przysługuje.

6.W przypadku uzasadnionej ekonomicznie konieczności naprawy obuwia roboczego pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według rachunku z zakładu szewskiego.

7.Kwota ekwiwalentu za pranie własnej odzieży będzie waloryzowana raz w roku w miesiącu grudniu o wskaźnik CPI, publikowany na potrzeby sporządzania planu budżetowego na rok następny.

Regulamin nie przewiduje żądania od pracowników faktur lub rachunków potwierdzających poniesiony koszt.

Pytanie

Czy wyliczone w powyżej przedstawiony sposób ekwiwalenty i wypłacane w stałych, ww. wyliczonych kwotach podlegają zwolnieniu od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, czy też noszą znamiona ryczałtu i powinny zostać opodatkowane?

Państwa stanowisko w sprawie

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz jej pranie, przyznawany kuratorom sądowym, może być zwolniony zarówno z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT), jak i z oskładkowania ZUS, pod warunkiem, że jest świadczeniem z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i zostaje przyznany w oparciu o art. 237⁷ § 1 oraz art. 237⁹ § 3 k.p. zgodnie z którymi, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika – to wówczas korzysta na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ze zwolnienia przedmiotowego. Przepis ten stanowi, że wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Aby ekwiwalent korzystał ze zwolnienia to musi odpowiadać kosztom ponoszonym przez pracownika (ustalonym na podstawie przedłożonych przez pracownika dowodów ich poniesienia (faktur, paragonów) albo skalkulowanym na podstawie aktualnych cen energii, środków piorących itp. Może być także ustalany w wysokości odpowiadającej aktualnym cenom usług pralniczych na rynku oraz wymaganej częstotliwości prania.

Ważne jest, aby ekwiwalent odzwierciedlał rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika na pranie odzieży roboczej. Zwolnienie przysługuje, jeśli pracodawca wypłaca stałą, z góry ustaloną kwotę (ryczałt) zależną od faktycznie poniesionych kosztów.

Sąd stoi na stanowisku, że ma zastosowanie zwolnienie i nie pobiera się zaliczek na podatek dochodowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 przywołanej ustawy:

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Przechodząc do kwestii zakreślonych Państwa w pytaniu wyjaśniam, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi dla Państwa pracowników dodatkowe świadczenie pieniężne, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych:

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277).

Stosownie do postanowień art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy,

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy,

W myśl art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy,

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli jednak pracodawca dopuszcza używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia, za ich zgodą, wówczas zobowiązany jest do wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Za używanie własnej odzieży i obuwia pracownicy mają prawo otrzymać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, natomiast za pranie odzieży roboczej w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników – jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie.

Z opisu przedstawionego we wniosku wynika, że w związku z przeprowadzoną aktualizacją oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy i wykonywanych prac u Państwa dla stanowiska kuratora sądowego zostały określone nowe ryzyka, a co za tym idzie potrzeba stosowania przez kuratorów odzieży roboczej, gdyż odzież własna pracownika może ulec zabrudzeniu lub zniszczeniu (art. 237⁷ par. 1 kp). W konsekwencji powyższego w jednostce wydano Zarządzanie Prezesa i Dyrektora Sądu w sprawie zasad i norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. Zgodnie z powyższym dokumentem dopuszcza się używanie przez pracownika, za jego zgodą własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, zaś za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego pracownikowi wypłaca się ekwiwalent pieniężny. Dopuszcza się także pranie odzieży roboczej przez pracownika za jego zgodą, pod warunkiem wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za okres faktycznej pracy. Za używanie własnej odzieży roboczej i obuwia roboczego, pracownikowi wypłaca się ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest wypłacany na podstawie ustawy Kodeks Pracy, Zasady przyznawania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej nie wynikają z innych, odrębnych przepisów. Wypłata ekwiwalentu za używanie odzieży roboczej własnej realizowana jest w okresach rocznych.

Podsumowując powyższe wypłacane pracownikom – kuratorom sądowym, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży oraz jej pranie – jak wyżej wyjaśniono – stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże przychód ten korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy.

Wobec powyższego Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zastrzec, że interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku w kontekście przedstawionego pytania, zatem nie rozstrzyga innych kwestii wynikających z opisu sprawy i własnego stanowiska, które nie były przedmiotem zadanego pytania.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państw do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.