Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 kwietnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 kwietnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Uniwersytet (…) (dalej U, Uniwersytet, Wnioskodawca, Zleceniodawca) jest publiczną uczelnią akademicką działającą na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz na podstawie Statutu U. Uniwersytet jako jednostka sektora finansów publicznych podlega też przepisom ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), Uniwersytet jako osoba prawna obowiązany jest pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych z tytułów określonych w art. 29, art. 30 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 13-17 oraz art. 30a ust. 1 pkt 1-11 oraz 11b-13, z zastrzeżeniem ust. 4d, 5, 10, 12 i 21. W szczególności dotyczy to sytuacji, w których U dokonuje wypłat z tytułu świadczeń wskazanych w art. 29 ust. 1 updof, wykonywanych przez podmioty niebędące rezydentami podatkowymi Rzeczypospolitej Polskiej, od których U obowiązany jest pobrać tzw. „podatek u źródła".

Uniwersytet (…) (...)2024 r. zawarł umowę-zlecenia z osobą fizyczną, obywatelem polskim, deklarującym miejsce stałego zamieszkania w Wielkiej Brytanii.

Umowa zlecenia dotyczyła wykonywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - jako profesor wizytujący - konsultacji naukowych dla studentów, doktorantów i pracowników jednego z wydziałów U, udziału w badaniach naukowych tego wydziału, działalności w zakresie (...). Umowa zlecenia finansowana była w ramach projektu (…), finansowanego przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Umowa zlecenia wykonywana była w okresie 28 października 2024 r. - 28 listopada 2024 r.

Wypłata należności z umowy zlecenia została dokonana 17 grudnia 2024 r. Na dzień wypłaty osoba fizyczna, która świadczyła usługę na rzecz Wnioskodawcy nie przedstawiła certyfikatu rezydencji podatkowej ze Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej. Oprócz tego z przedstawionych dokumentów Wnioskodawca nie miał możliwości potwierdzić, czy osoba fizyczna - Zleceniobiorca przebywał w Polsce w terminie, który by przekroczył (lub by nie przekroczył) 183 dni kalendarzowe w 2024 r.

Przepis art. 29 ust. 1 pkt 1 updof przewiduje, że podatek dochodowy od uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez osoby, o których mowa w art. 3 ust. 2a (osoby fizyczne nie mające na terytorium RP miejsca zamieszkania), przychodów z działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 6-9 (w tym umowy zlecenia) - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodów.

Uniwersytet jako płatnik pobrał przy wypłacie należności oraz przekazał kwotę zryczałtowanego podatku do organu podatkowego 20 stycznia 2025 r., czyli w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty należności z umowy zlecenia.

Zleceniobiorca negatywnie zareagował po otrzymaniu przelewu - zapłaty za przedmiotową umowę -zlecenia, pomniejszonego o obowiązkowe składki ZUS oraz pomniejszonego o pobrany zryczałtowany podatek dochodowy. Zleceniobiorca uważał, że Wnioskodawca nie miał prawa do potrącania z kwoty przychodu wynikającego z umowy jakichkolwiek należności publicznoprawnych.

Drogą mailową 17 grudnia 2024 r. Zleceniobiorca przesłał do Wnioskodawcy dokument "Letter of confirmation of residence" wystawiony przez HM Revenue & Customs 26 lipca 2023 r. licząc, że to działanie spowoduje zwrot potrąconego podatku. Życzeniem Zleceniobiorcy było, by zwrotu dokonał mu bezpośrednio Zleceniodawca. Przesłany dokument jednak w swej treści zawierał informację, że nie jest on certyfikatem rezydencji w celu uzyskiwania świadczeń wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Wnioskodawca odmówił zwrotu potrąconego podatku Zleceniobiorcy.

Uniwersytet wystawił i przesłał do (…) Urzędu Skarbowego Deklarację PIT-8AR 15 stycznia 2025 r. (następnie korektę 10 lutego 2025 r. z uwagi na zmianę wersji wzoru tej deklaracji).

Uniwersytet wystawił oraz przesłał w przepisowych terminach Informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania IFT-1 do Pierwszego Urzędu Skarbowego w (…) (urząd właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych) oraz na adres Zleceniobiorcy.

14 stycznia 2025 r. Zleceniobiorca przesłał drogą mailową do Uniwersytetu „Zaświadczenie o miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych (Certyfikat rezydencji)" wystawiony 8 stycznia 2025 r. przez HM Revenue & Customs (brytyjski urząd podatkowy, płatniczy i celny). Dokument ten potwierdzał, że Zleceniobiorca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę pod wskazanym w piśmie adresem w (...), w Wielkiej Brytanii i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Zjednoczonym Królestwem (United Kingdom) w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu. Certyfikat rezydencji był dokumentem czasowym i obejmował okres od 1 listopada 2024 r. do 8 stycznia 2025 r. Ten zakres dat nie obejmuje też całości czasu trwania umowy zlecenia, gdyż miała ona swój początek 28 października 2024 r.

Zleceniobiorca domaga się od Wnioskodawcy jako Zleceniodawcy zwrotu pobranego podatku dochodowego.

Wnioskodawca jednakże stoi na stanowisku, że Zleceniobiorca jako brytyjski rezydent podatkowy powinien samodzielnie dokonać rozliczenia rocznego sumując całość uzyskiwanych w danym roku kwot przychodów, zarówno tych uzyskanych w kraju rezydencji, jak i za granicą (nieograniczony obowiązek podatkowy), uwzględniając postanowienia Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, uwzględniając też przy tym rozliczeniu pobrany przez Uniwersytet w (…) zryczałtowany podatek.

Pytania

1)Czy Uniwersytet w (…) jako płatnik miał obowiązek pobrania zryczałtowanego podatku u źródła, o którym mowa w art. 29 ust. 1 updof, w wysokości 20% podstawy opodatkowania od wynagrodzenia wynikającego z umowy zlecenia zawartej z osobą fizyczną, obywatelem polskim, mieszkającym na stałe za granicą, przy braku przedstawionego przez Zleceniobiorcę na dzień wypłaty należności, certyfikatu rezydencji podatkowej z obcego państwa?

2)Czy Uniwersytet postąpił właściwie odmawiając żądaniu Zleceniobiorcy, zwrotu pobranego i odprowadzonego do urzędu skarbowego podatku dochodowego, po przedstawieniu przez Zleceniobiorcę z opóźnieniem (po zakończeniu roku podatkowego) certyfikatu rezydencji podatkowej wystawionego przez brytyjski urząd podatkowy, płatniczy i celny, zważywszy również na okoliczność, że przedstawiony dokument był dokumentem czasowym i nie obejmował pełnego okresu wykonywania umowy?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w zaistniałych okolicznościach postąpił on prawidłowo, realizując ciążące na nim obowiązki płatnika.

1)Zarówno potrącając z wypłacanego wynagrodzenia za umowę-zlecenie zryczałtowanego „podatku u źródła”, wypełniając tym samym obowiązki płatnika określone w art. 8 Ustawy Ordynacja podatkowa oraz w art. 41 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

2)Jak i odmawiając żądaniu Zleceniobiorcy zwrotu pobranej należności publicznoprawnej.

W ocenie Wnioskodawcy, przychody Zleceniobiorcy podlegają art. 29 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że Uniwersytet, dokonując wypłaty, był zobowiązany do pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 41 ust. 4 updof, jako osoba prawna Uniwersytet obowiązany jest pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych z tytułów określonych w art. 29, art. 30 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 13-17 oraz art. 30a ust. 1 pkt 1-11 oraz 11b-13, z zastrzeżeniem ust. 4d, 5, 10, 12 i 21.

W szczególności dotyczy to sytuacji, w których U dokonuje wypłat z tytułu świadczeń wskazanych w art. 29 ust. 1 updof, wykonywanych przez podmioty niebędące rezydentami podatkowymi Rzeczypospolitej Polskiej, od których U obowiązany jest pobrać tzw. „podatek u źródła”.

Zawarta przez Uniwersytet umowa zlecenia dotyczyła usług wykonywanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zleceniobiorca, będący obywatelem polskim, zadeklarował miejsce stałego zamieszkania w Wielkiej Brytanii.

Zgodnie z art. 3 ust. 2a updof, osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy). Dochody nierezydentów, które zgodnie z updof uznawane są za osiągane na terytorium Polski, podlegają opodatkowaniu tzw. „podatkiem u źródła”, do którego poboru zobowiązany jest podmiot wypłacający należność nierezydentowi.

Na dzień wypłaty osoba fizyczna, która świadczyła usługę na rzecz Wnioskodawcy nie przedstawiła certyfikatu rezydencji podatkowej ze Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej. Oprócz tego z przedstawionych dokumentów Wnioskodawca nie miał możliwości potwierdzić, czy pobyt osoby fizycznej - Zleceniobiorcy w Polsce przekroczył (lub nie przekroczył) 183 dni kalendarzowych w 2024 r.

Obowiązek pobrania obliczonego podatku od podatnika wynika z istoty instytucji płatnika. Wnioskodawca działając jako płatnik jest zobowiązany do pobrania podatku u źródła i wpłacenia go do właściwego organu niejako „w imieniu podatnika”.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w zaistniałych okolicznościach postąpił prawidłowo, realizując ciążące na nim obowiązki płatnika.

1.Zarówno potrącając z wypłacanego wynagrodzenia za umowę-zlecenie zryczałtowanego „podatku u źródła”, wypełniając tym samym obowiązki płatnika określone w art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa oraz w art. 41 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

2.Jak i odmawiając żądaniu Zleceniobiorcy zwrotu pobranej należności publicznoprawnej.

W ocenie Wnioskodawcy, przychody Zleceniobiorcy podlegają art. 29 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że Uniwersytet, dokonując wypłaty, był zobowiązany do pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 41 ust. 4 updof, jako osoba prawna Uniwersytet obowiązany jest pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych z tytułów określonych w art. 29, art. 30 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 13-17 oraz art. 30a ust. 1 pkt 1-11 oraz 11b-13, z zastrzeżeniem ust. 4d, 5, 10, 12 i 21.

W szczególności dotyczy to sytuacji, w których U dokonuje wypłat z tytułu świadczeń wskazanych w art. 29 ust. 1 updof, wykonywanych przez podmioty niebędące rezydentami podatkowymi Rzeczypospolitej Polskiej, od których U obowiązany jest pobrać tzw. „podatek u źródła”.

Zawarta przez Uniwersytet umowa zlecenia dotyczyła usług wykonywanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zleceniobiorca, będący obywatelem polskim, zadeklarował miejsce stałego zamieszkania w Wielkiej Brytanii.

Zgodnie z art. 3 ust. 2a updof, osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy). Dochody nierezydentów, które zgodnie z updof uznawane są za osiągane na terytorium Polski, podlegają opodatkowaniu tzw. „podatkiem u źródła”, do którego poboru zobowiązany jest podmiot wypłacający należność nierezydentowi.

Na dzień wypłaty osoba fizyczna, która świadczyła usługę na rzecz Wnioskodawcy nie przedstawiła certyfikatu rezydencji podatkowej ze Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej. Oprócz tego z przedstawionych dokumentów Wnioskodawca nie miał możliwości potwierdzić, czy pobyt osoby fizycznej - Zleceniobiorcy w Polsce przekroczył (lub nie przekroczył) 183 dni kalendarzowych w 2024 roku.

Obowiązek pobrania obliczonego podatku od podatnika wynika z istoty instytucji płatnika. Wnioskodawca działając jako płatnik jest zobowiązany do pobrania podatku u źródła i wpłacenia go do właściwego organu niejako „w imieniu podatnika”.

Zgodnie z definicją płatnika zawartą w art. 8 Ordynacji podatkowej jest on (płatnik) zobowiązany do działania w ramach stosunku prawnopodatkowego łączącego podatnika ze związkiem publicznoprawnym.

Ponadto, zgodnie z art 42 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). płatnicy, o których mowa w art. 41 updof, są zobowiązani do przesłania rocznych deklaracji według ustalonego wzoru do właściwego urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca siedziby płatnika, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.

Natomiast art 42 ust. 2 pkt 2 updof stanowi, że płatnicy, o których mowa w ust. 1 tego artykułu, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa w art. 3 ust. 2a updof oraz urzędom skarbowym, którymi kierują naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Wnioskodawca dopełnił tych obowiązków, terminowo wystawiając i wysyłając deklaracje PIT-8AR oraz IFT-1 do właściwych organów skarbowych oraz do podatnika.

Przepis art. 29 ust. 1 pkt 1 updof przewiduje, że podatek dochodowy od przychodów uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez osoby, o których mowa w art. 3 ust 2a, z działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 6-9 (w tym z umów zlecenia) pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodów.

Stosownie do art. 29 ust 2 updof, przepisy ust. 1 stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczypospolita Polska.

Niemniej jednak, zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z tą umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika certyfikatem rezydencji uzyskanym od tego podatnika.

Postanowienia poszczególnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (w tym mające zastosowanie w niniejszej sprawie postanowienia Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, podpisanej w Londynie dnia 20 lipca 2006 r. - dalej zwanej „UPO GB”), zawierają rozwiązania szczególne w stosunku do przepisów updof i na podstawie art. 91 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej mają pierwszeństwo przed ustawą krajową, jeżeli ustawy tej nie da się pogodzić z umową międzynarodową.

Z treści art 29 ust. 1 pkt 1 updof wynika, że podatkowi u źródła podlegają m.in. przychody z umowy zlecenia.

Zgodnie z art. 14 „Dochody z pracy najemnej” UPO GB:

„1. Z zastrzeżeniem postanowień artykułów 15, 17, 18 i 19 niniejszej Konwencji, pensje, płace i inne podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie otrzymuje za pracę najemną, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że praca wykonywana jest w drugim Umawiającym się Państwie. Jeżeli praca jest tam wykonywana, to otrzymywane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w tym drugim Państwie.

2. Bez względu na postanowienia ustępu 1 niniejszego artykułu, wynagrodzenie, jakie osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie otrzymuje za pracę najemną, wykonywaną w drugim Umawiającym się Państwie, podlega opodatkowaniu tylko w pierwszym wymienionym Państwie, jeżeli:

a) odbiorca przebywa w drugim Państwie przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni w okresie dwunastu miesięcy rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym, i

b) wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim Państwie, i

c) wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład, który pracodawca posiada w drugim Państwie.”

Również zgodnie z art. 19 „Profesorowie, nauczyciele i pracownicy badawczy” UPO GB:

„Profesor, nauczyciel lub pracownik badawczy, który przebywa w Umawiającym się Państwie wyłącznie w celu nauczania lub prowadzenia prac badawczych na uczelni, w szkole pomaturalnej, szkole lub innej uznanej placówce oświatowej tego Umawiającego się Państwa, i który ma lub bezpośrednio przed przybyciem miał miejsce zamieszkania w drugim Umawiającym się Państwie, będzie zwolniony od podatku w pierwszym wymienionym Umawiającym się Państwie, z tytułu wynagrodzenia za takie nauczanie lub prowadzenie prac badawczych, przez okres nieprzekraczający dwóch lat od dnia jego pierwszego przybycia w tym celu, pod warunkiem, że takie wynagrodzenie podlega opodatkowaniu w drugim Umawiającym się Państwie. Interpretując przepisy dotyczące podatku u źródła należy mieć na uwadze tekst Modelowej Konwencji w sprawie podatku od dochodu i majątku (Model Tax Convention on Income and on Capital)."

Certyfikat rezydencji ma natomiast wskazywać, w którym państwie podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Jest dokumentem potwierdzającym określony stan faktyczny wynikający z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez jego wystawcę bądź z innych danych znajdujących się w posiadaniu tego organu, aktualny na dzień wydania certyfikatu. Prawidłowa realizacja obowiązków przez płatnika wymaga uzyskania przez niego certyfikatu rezydencji aktualnego w momencie dokonywania wypłaty na rzecz zagranicznego podatnika. Taki wymóg został m.in. postawiony przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 2 lutego 2018 r. (0114-KDIP2-1.4010.405.2017.1.JC).

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu, z czego Wnioskodawca się wywiązał.

Płatnik ma obowiązek pobrać podatek, który zgodnie z treścią art. 5 ustawy Ordynacja podatkowa należy traktować jako przedmiot zobowiązania podatkowego, a zatem działania płatnika mają na celu wykonanie tego zobowiązania.

Na podstawie przepisu art. 30 § 3 Ordynacji podatkowej płatnik odpowiada całym swoim majątkiem za niepobrany podatek lub podatek pobrany i niewpłacony do organu podatkowego.

Zleceniobiorca jako brytyjski rezydent podatkowy powinien natomiast samodzielnie dokonać rozliczenia rocznego sumując całość uzyskiwanych w danym roku kwot przychodów, zarówno tych uzyskanych w kraju rezydencji, jak i za granicą (nieograniczony obowiązek podatkowy), uwzględniając postanowienia Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, uwzględniając też w tym pobrany przez płatnika zryczałtowany podatek.

Co za tym idzie, nie jest zasadne by żądał zwrotu podatku od Wnioskodawcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Na mocy art. 13 pkt 8 ww. ustawy:

Zagadnienie obowiązku podatkowego i miejsca zamieszkania dla celów podatkowych zostało zaprezentowane w art. 3 ust. 1, ust. 1a i ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do treści art. 3 ust. 1 ww. ustawy

W myśl art. 3 ust. 1a ww. ustawy:

Stosownie do art. 3 ust. 2a ww. ustawy:

Art. 3 ust. 2b ww. ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 4a ww. ustawy:

Ustalenie miejsca zamieszkania podatnika decyduje o zakresie ciążącego na nim obowiązku podatkowego. Inaczej mówiąc, od miejsca zamieszkania zależy, czy podatnik podlega nieograniczonemu, czy ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Nieograniczonym obowiązkiem podatkowym objęci są podatnicy, którzy w Polsce mają miejsce zamieszkania. Podlegają oni obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Natomiast, jeśli podatnik będzie miał miejsce zamieszkania za granicą, to w Polsce będzie płacił podatek tylko od dochodów (przychodów) uzyskanych w danym roku podatkowym w Polsce (ograniczony obowiązek podatkowy).

Zasady opodatkowania w Polsce przychodów z tytułu umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 w odniesieniu do nierezydentów, którzy nie posiadają miejsca zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce reguluje art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z jego brzmieniem:

W świetle natomiast art. 29 ust. 2 ww. ustawy:

Przepis art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że:

W świetle art. 41 ust. 4 ww. ustawy:

Stosownie do art. 41 ust. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl art. 5a pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Certyfikat rezydencji jest dokumentem potwierdzającym określony stan faktyczny – miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych, którym w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych jest miejsce zamieszkania. Wydając takie zaświadczenie właściwy organ potwierdza, że – na moment wydania tego dokumentu, bądź na moment w nim określony – stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu; może zatem dotyczyć wyłącznie zaistniałych, tj. teraźniejszych lub przeszłych stanów faktycznych, nigdy przyszłych okoliczności faktycznych.

Jednocześnie certyfikat rezydencji stanowi również dokument, który upoważnia płatnika – przy wypłacie należności z tytułów wymienionych w art. 29 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – do zastosowania postanowień stosownej umowy o unikaniu podwójnego w zakresie niepobrania podatku u źródła lub zastosowania stawki wynikającej z tej umowy.

Udokumentowanie rezydencji podatkowej może nastąpić zarówno przed, jak i po dokonaniu płatności. Jednakże w razie uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności, taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową za okres, w którym została dokonana płatność. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika w momencie dokonywania wypłaty należności z tytułów wymienionych w art. 29 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Płatnik może – mając jednak na względzie ryzyko odpowiedzialności na podstawie art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej – zastosować zwolnienie od podatku bądź stawkę podatku wynikającą z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, w oparciu o informacje uzyskane od podatnika bądź na podstawie uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji i potwierdzenia przez podatnika, że dane w nim zawarte nie uległy zmianie. Nie zwalnia to jednak płatnika z obowiązku późniejszego uzyskania certyfikatu rezydencji dotyczącego okresu, w którym dokonana została ta wypłata.

W świetle powyższego, w przypadku umowy zlecenia zawartej z osobą, o której mowa w art. 3 ust. 2a ww. ustawy, płatnik stosuje stawkę podatku wynikającą z właściwej Umowy/Konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania lub nie pobiera podatku zgodnie z taką umową wyłącznie w sytuacji, gdy podatnik przedstawi certyfikat rezydencji potwierdzający jego miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w innym kraju. Natomiast, w przypadku braku takiego certyfikatu, płatnik ma obowiązek pobrać zryczałtowany podatek w wysokości 20% przychodu, stosownie do art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wynika z opisu sprawy, 28 października 2024 r. zawarli Państwo umowę zlecenia z osobą fizyczną, obywatelem polskim, deklarującym miejsce stałego zamieszkania w Wielkiej Brytanii. Umowa zlecenia dotyczyła wykonywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - jako profesor wizytujący - konsultacji naukowych dla studentów, doktorantów i pracowników jednego z wydziałów U, udziału w badaniach naukowych tego wydziału, działalności w zakresie (...). Umowa wykonywana była w okresie 28 października 2024 r. - 28 listopada 2024 r. Należność z tej umowy wypłacili Państwo 17 grudnia 2024 r. Na dzień wypłaty Zleceniobiorca nie przedstawił Państwu certyfikatu rezydencji podatkowej z Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej. Oprócz tego z przedstawionych dokumentów nie mieli Państwo możliwości potwierdzić, czy zleceniobiorca przebywał w Polsce w terminie, który by przekroczył (lub by nie przekroczył) 183 dni kalendarzowe w 2024 r. Pobrali Państwo jako płatnik zryczałtowany podatek. 14 stycznia 2025 r. Zleceniobiorca przesłał Państwu drogą mailową certyfikat rezydencji wystawiony 8 stycznia 2025 r. Dokument ten potwierdzał, że Zleceniobiorca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w Wielkiej Brytanii i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Zjednoczonym Królestwem (United Kingdom) w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu. Certyfikat rezydencji był dokumentem czasowym i obejmował okres od 1 listopada 2024 r. do 8 stycznia 2025 r. Zleceniobiorca domaga się od Państwa jako zleceniodawcy zwrotu pobranego podatku dochodowego.

Wobec tego, dla realizacji obowiązków płatnika związanych z wypłatą wynagrodzenia zleceniobiorcy w przypadku gdyby przedstawił on płatnikowi certyfikat rezydencji należałoby uwzględnić zapisy Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, podpisanej w Londynie dnia 20 lipca 2006 r. (Dz.U. z 2006 r. Nr 250 poz. 1840), zmodyfikowanej przez Konwencję wielostronną implementującą środki traktatowego prawa podatkowego mające na celu zapobieganie erozji podstawy opodatkowania i przenoszeniu zysku, podpisaną przez Polskę oraz przez Zjednoczone Królestwo dnia 7 czerwca 2017 r. (dalej: „Konwencja MLI”).

Zatem jeżeli stosownie do zapisu art. 29 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zapisy Konwencji mogą być stosowane przez płatnika w przypadku przedstawienia przez cudzoziemca zatrudnionego na podstawie umowy zlecenia dokumentu potwierdzającego jego miejsce zamieszkania dla celów podatkowych poza terytorium Polski (certyfikat rezydencji), to w sytuacji gdy na moment wypłaty wynagrodzenia wynikającego z umowy zlecenie płatnikowi nie zostanie przedstawiony certyfikat rezydencji, płatnik ma obowiązek poboru podatku zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dlatego w przedmiotowej sprawie, Państwo jako płatnik zobowiązani byli do pobrania zryczałtowanego podatku u źródła, o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w wysokości 20% podstawy opodatkowania od wynagrodzenia wynikającego z umowy zlecenia zawartej z osobą fizyczną, obywatelem polskim, mieszkającym na stałe za granicą, przy braku przedstawionego przez niego na dzień wypłaty należności, certyfikatu rezydencji podatkowej z obcego państwa.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości czy postąpili Państwo właściwie odmawiając żądaniu Zleceniobiorcy, zwrotu pobranego i odprowadzonego do urzędu skarbowego podatku dochodowego, po przedstawieniu przez niego z opóźnieniem (po zakończeniu roku podatkowego) certyfikatu rezydencji podatkowej wskazuję na przepisy ustawy Ordynacja podatkowa.

Stosownie do art. 72 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa:

Na podstawie art. 75 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa:

Natomiast, zgodnie z art. 75 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa:

W myśl art. 75 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa:

Definicja nadpłaty zawarta w ustawie Ordynacja podatkowa wyczerpująco wylicza, w jakich sytuacjach powstaje nadpłata. Wszelkie inne przypadki, które nie są w ww. ustawie wymienione, nie powodują powstania nadpłaty w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej. Nie każda zatem kwota wpłacona przez płatnika „nienależnie” do organu podatkowego stanowi nadpłatę.

Z przedstawionych regulacji wynika jednoznacznie, że płatnik może złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty tylko w sytuacjach powodujących uszczerbek w jego majątku, gdy np. na skutek własnych błędów zadeklarował oraz wpłacił podatek z własnych środków w wysokości większej od należnej albo większej od pobranej.

W przedstawionym stanie faktycznym taka okoliczność nie wystąpiła, gdyż pobrali Państwo zryczałtowany podatek od umów zlecenia w wysokości 20% i odprowadzili go na konto urzędu skarbowego.

Zatem, wskutek podjętych działań nie doszło do uszczuplenia Państwa majątku, gdyż wpłacony do urzędu skarbowego podatek nie został pobrany z Państwa środków. Tym samym nie przysługuje Państwu prawo do skorygowania naliczonego podatku oraz wystąpienia z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty.

Zgodnie z art. 75 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa uprawnienie do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty przysługuje wyłącznie zatrudnionemu przez Państwa Zleceniobiorcy, ponieważ to z jego środków został pobrany podatek, odprowadzony następnie do urzędu skarbowego.

Zatem postąpili Państwo prawidłowo odmawiając żądaniu Zleceniobiorcy, zwrotu pobranego i odprowadzonego do urzędu skarbowego podatku dochodowego, po przedstawieniu przez Zleceniobiorcę z opóźnieniem certyfikatu rezydencji podatkowej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.