Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 11.10.2004, sygn. US.I.PD/zo/415/04/04, Urząd Skarbowy w Siemiatyczach
Temat interpretacji
Naczelnik Urzędu Skarbowego w Siemiatyczach stosownie do art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997r. - Ordynacja podatkowa /Dz.U. Nr 137, poz. 926 z późn.zm./, w odpowiedzi na zapytanie z dnia 24.08.2004r. (wpłynęło w dniu 07.09.2004r.), uzupełnione pismem z dnia 23.09.2004r., wyjaśnia co następuje:
Z przedstawionego przez Państwo stanu faktycznego wynika, że pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę będzie używał stanowiącego jego własność samochodu osobowego w celu wykonywania obowiązków, wynikających z tej umowy. Miejscem pracy tego pracownika, określonym w umowie o pracę, jest Stacja Paliw X, natomiast pracownik, zgodnie ze swoim czasem pracy, wykonuje również zadania zlecone przez pracodawcę poza miejscowością określoną w umowie. W umowie o pracę nie określono dodatkowego wynagrodzenia pracownika za używanie prywatnego samochodu do w/w celów. Jedyną formą zwrotu kosztów za używanie swojego pojazdu do celów służbowych jest możliwość bezpłatnego zatankowania tego pojazdu na Stacji Paliw w X.Wątpliwości Państwa dotyczą n/w kwestii:
1. Czy pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej wartość paliwa w momencie jego wydania?
2. Czy w opisanej sytuacji wystąpi u pracodawcy nieodpłatne świadczenie ?
3. Czy pracodawca jest obowiązany wystawić pracownikowi delegację służbową ?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /tekst jednolity w Dz.U. Nr 137, poz. 926 z późn.zm./ kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Musi więc zaistnieć bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a uzyskanym przychodem, polegający na tym, że ponoszenie wydatków ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.
Jeżeli pracownik zatrudniony na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę odbywa prywatnym samochodem osobowym podróż służbową, to pracodawca może wliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione na rzecz tego pracownika wydatki, stanowiące zwrot kosztów używania pojazdu do wysokości ograniczonej przepisami art. 23 ust. 1 pkt 36 lit.a w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Przebieg pojazdu zgodnie z art. 23 ust. 5 tej ustawy powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu (zawierającej dane określone w ust. 7) , potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia tej ewidencji jest obowiązana osoba używająca pojazd.
Pojęcie "podróży służbowej" zostało określone w art. 77 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974r. - Kodeks pracy /Dz.U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm./, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Z Państwa zapytania wynika, że pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę będzie używał prywatnego samochodu osobowego w celu wykonywania obowiązków, wynikających z tej umowy. W piśmie z dnia 23.09.2004r. stwierdzili Państwo, że miejscem pracy tego pracownika, określonym w umowie o pracę, jest Stacja Paliw X, natomiast pracownik, zgodnie ze swoim czasem pracy, wykonuje również zadania zlecone przez pracodawcę poza miejscowością określoną w umowie.
Podstawową cechą podróży służbowej jest wykonywanie pracy w miejscu innym niż stałe miejsce pracy, czyli opuszczenie stałego miejsca pracy. Przy czym pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym jak i pewien obszar, w którym będzie świadczona praca. Celem takiej podróży jest wykonywanie określonego przez pracodawcę zadania. Zadanie to może należeć i na ogół należy do zakresu czynności pracownika wynikającego z zajmowanego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z nimi w związku. Wykonywanie zadania nie jest tym samym czym wykonywanie pracy (zadań określonego rodzaju).
Analizując opisany przez Państwo stan faktyczny należy stwierdzić, że stałe wykonywanie przez pracownika zadań (w ramach jego czasu pracy) tj. organizacja i funkcjonowanie Stacji Paliw, a w szczególności: zaopatrzenie, sprzedaż, regulacja zobowiązań, dostarczanie dokumentów do siedziby firmy Y, nie posiada znamion podróży służbowych. Jest to stałe wykonywanie zadań w ramach rodzaju pracy tego pracownika. Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądowym, i tak np. w wyroku Sadu Najwyższego z dnia 11.04.2001r., sygn.akt I PKN 350/00 (Monitor prawniczy 2003/4 str. 175), stwierdzono, że nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy zaś miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Wobec powyższego, w Państwa przypadku nie wystąpią koszty z tytułu wydatków ponoszonych na rzecz pracownika w związku z używaniem przez niego prywatnego samochodu osobowego w celu odbycia podróży służbowej, gdyż podróże takie w opisanej sytuacji nie będą miały miejsca. Również nie będziecie Państwo ponosili wydatków z tytułu używania przez pracownika własnego samochodu osobowego w celu dojazdu do pracy w Państwa Przedsiębiorstwie, gdyż jak wynika z zapytania, w umowie o pracę nie określono dodatkowego wynagrodzenia za używanie przez pracownika własnego samochodu osobowego. Pracownik będzie jedynie tankował paliwo do tego samochodu w Państwa Stacji Paliw, za które to paliwo nie będzie ponosił odpłatności. Zatem wydawane paliwo będzie stanowiło zwrot kosztów dojazdu pracownika do pracy, a koszty takie nie służą osiągnięciu przychodu u pracodawcy i w myśl w/w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przez pracodawcę przychodów.
Odnośnie kwestii nieodpłatnego świadczenia należy stwierdzić, iż w opisanej sytuacji u Państwa jako u pracodawcy świadczenie takie nie wystąpi, a zatem nie wystąpi również przychód z działalności gospodarczej o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 8 w/w ustawy o podatku dochodowym. Przez nieodpłatne świadczenie należy bowiem rozumieć wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne (tj. nie związane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu) przysporzenie majątku, mające konkretny wymiar finansowy. Natomiast w niniejszej sprawie pracodawca, zgodnie z przepisami w/w ustawy - Kodeks pracy, nie jest obowiązany do zapewnienia pracownikowi środka transportu w celu dojazdu do miejsc wykonywania pracy (również w umowie o pracę nie określono dodatkowych gratyfikacji z tego tytułu), a zatem w sytuacji gdy pracownik używa własnego samochodu do takich dojazdów, u pracodawcy nie wystąpi przysporzenie majątkowe z tego tytułu.
Informuje się ponadto, iż zawarte w zapytaniu zagadnienie dotyczące obowiązku wystawiania delegacji służbowych nie leży w kompetencji tutejszego organu podatkowego. Tutejszy organ podatkowy, zgodnie z art. 14a § 1 w/w Ordynacji podatkowej jest zobowiązany do udzielania pisemnych informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, a zagadnienie delegacji służbowych nie jest uregulowane tymi przepisami.