Temat interpretacji

W dniu 17.12.2004 r. złożyliście państwo w tut. Urzędzie, na podstawie art. 14a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, prośbę o wyjaśnienie:

1. czy wykonywanie przez zatrudnionych przez was kierowców samochodów ciężarowych (potocznie nazywanych tirami) zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wynikającym z zawartej umowy jest podróżą służbową,
2. czy w związku z tym kierowcom przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania w czasie podróży służbowej poza granice RP,
3. czy możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu diet przysługujących z tytułu podróży służbowych.

Zapytanie uzupełniono o własne stanowisko w sprawie i opłatę skarbową w dniu 22.12.2004 r. Przedstawiając stan faktyczny, napisaliście państwo, że zatrudniacie na umowę o pracę czterech pracowników. W umowie określono, że miejsce jej wykonywania to siedziba firmy, tj. U., i teren RP. Od maja 2004 r. posiadacie licencję na wykonywanie transportu międzynarodowego i od tego miesiąca kierowcy wyjeżdżają również poza granice Polski: na Ukrainę, Słowację, do Czech i Niemiec. Podróż pracownika łącznie z załadunkiem, rozładunkiem i zjazdem do bazy trwa przeważnie cały tydzień. Jako pracodawcy stoicie państwo na stanowisku, że kierowcom przysługuje zwrot poniesionych z tytułu podróży - wyjazdów kosztów i koszty te stanowią koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez was działalności - przewozy towarowe.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny Naczelnik Urzędu Skarbowego w Przemyślu, na podstawie art. 14a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, wyjaśnia, co następuje:

O tym, co stanowi koszt uzyskania przychodu jednostki rozstrzyga ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). Według generalnej klauzuli zawartej w art. 22 ust. 1 powyższej ustawy wydatek poniesiony przez podatnika stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

• służy osiągnięciu przychodu, tzn. został poniesiony w celu jego osiągnięcia, co oznacza, że za koszt uzyskania przychodu może być uznany tylko ten wydatek, który powstaje w związku o charakterze przyczynowo-skutkowym lub gospodarczym ze źródłem przychodu,
• nie został wymieniony przez ustawodawcę w art. 23 wyżej cytowanej ustawy.

Tak więc diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią u pracodawcy, zgodnie z ww. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez podatnika podróżą służbową. W związku z odbyciem podróży służbowej przez pracownika podatnik nie musi osiągnąć konkretnego przychodu, ale musi przynajmniej uprawdopodobnić, iż odbywane podróże pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Od 1.01.2003 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia określił wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na terenie kraju oraz poza granicami kraju. Uregulowano to w następujących aktach prawnych:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Rozporządzenia te nie zawierają definicji podróży służbowej, która jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Nie każde wykonywania zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, jest podróżą służbową.

Jak wynika z treści art. 77 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy, niż wymieniony w rozporządzeniu powinny określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo sama umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77 § 3 k.p.). Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie będą mogły ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów ustalonych dla pracownika zatrudnionego w jednostkach sfery budżetowej (art. 77 § 5 k.p.).

Jednocześnie należy zauważyć, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku (dot. pracownika otrzymującego świadczenia z tyt. podróży służbowej) są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych przepisach ustawy lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną na obszarze kraju, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:
   - przejazdów,
   - noclegów,
   - dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   - innych udokumentowanych wydatków.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należność z tytułu diet przysługuje za czas podróży służbowej liczony od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do momentu jej zakończenia, tj. powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową przysługuje również zwrot innych wydatków. Wśród najbardziej typowych można wymienić: bilety wstępu na targi, opłatę za przejazdy płatną autostradą, opłatę za korzystanie z parkingu itp. Ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania i związku z odbytą podróżą.

Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie zadania przez pracownika w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. Świadczenia z tytułu odbywania delegacji zagranicznych są bardzo podobne do świadczeń otrzymywanych w związku z delegacjami krajowymi. Podstawowym świadczeniem na rzecz pracownika, podobnie jak w przypadku służbowej podróży krajowej, jest dieta. Szczególnie ważne dla ustalenia jej wysokości jest prawidłowe określenie czasu pobytu w zagranicznej podróży służbowej. Liczy się go w sposób następujący:

• przy korzystaniu ze środków komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
• przy odbywaniu podróży środkiem komunikacji lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• przy odbywaniu podróży środkiem komunikacji morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu morskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Generalnie w związku z zagraniczną podróżą służbową pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:
   - przejazdów, dojazdów,
   - noclegów,
3. - innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki pracownika. Jej wysokość za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach określa załącznik do wyżej wspomnianego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jeżeli podróż odbywa się przez kilka państw - dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą pełną dobę.

W konsekwencji powyższych zapisów, państwa pracownikom - kierowcom, których praca polega na wyjazdach samochodami ciężarowymi, przysługuje zwrot poniesionych przez nich kosztów wyjazdów, tj. diet i innych poniesionych w podróży i prawidłowo udokumentowanych wydatków, takich jak rachunki za pobyt w hotelu, opłatę za przejazd płatną autostradą. Państwu natomiast, jako podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży krajowych i zagranicznych, jak również w pełnej wysokości pozostałych poniesionych przez pracowników i prawidłowo udokumentowanych wydatków w podróży odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Biorąc powyższe pod uwagę, stanowisko państwa przedstawione w piśmie z dnia 22.12.2004 r. jest prawidłowe.

Informację wydano na podstawie przepisów prawa podatkowego obowiązujących w dniu jej wydania.