Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 31.01.2005, sygn. PD-I/415-104/13/04, Pierwszy Urząd Skarbowy w Kaliszu

Temat interpretacji

Na podstawie przedstawionych przez Stronę wyjaśnień ustalono następujący stan faktyczny:

Pracownik przedsiębiorstwa odbył podróż służbową na terenie kraju. Zakład pracy nie zapewnił pracownikowi wyżywienia i noclegów, wydatki na ten cel zostały poniesione przez pracownika i udokumentowane wystawioną przez hotel na nazwisko pracownika fakturą VAT, stanowiącą załącznik do przedstawionej w zakładzie pracy delegacji. Z faktury wynika, że koszt noclegów wynosił 64,20 zł. za dobę, natomiast koszt wyżywienia wynosił 45,61 zł. za dobę. Koszt noclegu przekracza o 32,70 zł. kwotę ryczałtu za nocleg, o którym mowa w § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990), natomiast koszt wyżywienia jest wyższy o 24,61 zł. od diety na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży określonej w § 4 ust. 1 tego rozporządzenia.

W związku z powyższym Strona zwróciła się z następującymi pytaniami:

1.Czy należności wypłacone pracownikowi przez zakład pracy w związku z odbyciem podróży służbowej w wysokości przekraczającej wyżej wymienione limity stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym?

Stanowisko Strony: opodatkowaniu podlegają jedynie należności za wyżywienie (nadwyżka ponad dietę), natomiast nie dotyczy to kosztów noclegu.

2.Czy w sytuacji, gdy pracownik dostarczył zamiast imiennej faktury wystawionej na siebie fakturę wystawioną na zakład pracy i dołączył ją do rozliczenia swojej delegacji kwestia opodatkowania wygląda tak samo, jak w pytaniu pierwszym?

Stanowisko Strony: Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają również należności za wyżywienie (nadwyżka ponad dietę), z wyłączeniem kosztów noclegu

3.Czy w sytuacji, gdy pracownik przed udaniem się w podróż służbową pobrał wcześniej zaliczkę gotówkową w kasie na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów w hotelu i zamiast imiennej faktury wystawionej na siebie przedstawił fakturę wystawioną na zakład pracy i dołączył ją do rozliczenia swojej delegacji - kwota nadwyżki ponad dietę podlega również opodatkowaniu?

Stanowisko Strony: W tym przypadku pracownik nie otrzymuje zwrotu poniesionych wydatków (pokrył je z pobranej zaliczki), a więc nie powstaje u niego z tego tytułu przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.

Biorąc powyższe pod uwagę Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kaliszu informuje, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2005 roku, wolne od podatku dochodowego są, między innymi, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w wyżej wymienionym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia pracownikowi przysługują diety i zwrot kosztów noclegów w następującej wysokości:

- dieta na wyżywienie w wysokości 21 zł. za dobę podróży służbowej (§ 4 ust. 1 rozporządzenia)

- zwrot za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie w wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w sytuacji, gdy pracownik, któremu zakład pracy nie zapewnił bezpłatnego noclegu, nie przedłoży rachunku za nocleg, stosuje się zwrot kosztów w wysokości zryczałtowanej - 150% diety za każdy nocleg (§ 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia)

Do takiej wysokości pracownik otrzymujący zwrot kosztów z powyższych tytułów w związku z odbytą podróżą służbową korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Kwoty przekraczające podane limity stanowią przychód ze stosunku pracy podlegający podatkowi dochodowemu od osób fizycznych, przy czym bez znaczenia jest fakt, czy wydatki związane z podróżą służbową ponoszone są bezpośrednio przez pracownika i zwracane przez pracodawcę po odbyciu podróży służbowej, czy też finansowane są przez pracodawcę (z pobranej wcześniej zaliczki bądź poprzez zapłatę kwot wynikających z wystawionych na zakład pracy faktur), bowiem zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wobec powyższego Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kaliszu informuje,że podziela stanowisko Strony w odniesieniu do pytań pierwszego i drugiego, natomiast stanowisko przedstawione w pytaniu trzecim jest nieprawidłowe - koszty noclegów w hotelu udokumentowane fakturą zwolnione są od opodatkowania w pełnej wysokości, natomiast kwota nadwyżki ponad dietę za wyżywienie jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.