Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 03.12.2004, sygn. PDII/415-57-3/2004, Pierwszy Urząd Skarbowy w Opolu

Temat interpretacji

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu, działając w trybie art.14a §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa /Dz. U. nr 137 poz. 926 ze zm./ w związku z Pana pismem, które wpłynęło do tutejszego organu podatkowego w dniu 15 listopada 2004 r., a dotyczącym interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, informuje jak poniżej.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż w związku ze zwiększoną konkurencją na rynku branżowym, spółka jawna której jest Pan wspólnikiem znalazła się w trudnej sytuacji. W związku z powyższym planowane są działania naprawcze polegające na poszukiwaniu nowych kontrahentów i nowych form działalności gospodarczej. Próby zmiany i rozwinięcia działalności na nowe obszary związane są z ponoszeniem kosztów, niekoniecznie gwarantujących uzyskanie przychodu, co powoduje powstanie wątpliwości co do zasadności odniesienia w poczet kosztów uzyskania przychodów takich wydatków jak koszty opłacenia łącza internetowego, telefonów, przejazdów, noclegów i pobytu w Polsce i za granicą .

Oceniając zaistniały stan faktyczny i prawny tutejszy organ podatkowy informuje, iż zgodnie z przepisami art.22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz. U. z 2000 r. nr 14 poz. 176 ze zm./ kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.23.
Zatem, aby dany wydatek mógł być zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych, winien być racjonalnie uzasadniony tzn. powinien istnieć bezpośredni związek przyczynowo - skutkowy wydatku z wielkością uzyskiwanego przychodu lub funkcjonowaniem źródła uzyskiwania przychodu czyli możliwością uzyskiwania przychodu.
Jeżeli więc spółka podpisze umowę na korzystanie z łącza internetowego w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej i będzie wykorzystywać je np. do kontaktowania się z kontrahentami, przedstawiania oferty towarów handlowych, promocji firmy na rynku czyli do celów ściśle związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą to wydatki na opłacanie abonamentu z tytułu użytkowania tego łącza będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.
Podobnie kosztem uzyskania przychodów będą wydatki ponoszone na opłacenie abonamentu z tytułu użytkowania łącza telefonicznego zainstalowanego w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz opłaty za przeprowadzone rozmowy z klientami i kontrahentami.
Natomiast w zakresie kosztów związanych z wydatkami dotyczącymi delegacji krajowych lub zagranicznych należy kierować się ogólną zasadą wyrażoną w wyżej cytowanym przepisie art. 22 ust.1 oraz przepisami art.23 ust.1 pkt 52 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którymi nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Ustawodawca dopuszcza zatem możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą pod warunkiem, że są one rozliczone zgodnie z "odrębnymi przepisami". Tymi odrębnymi przepisami są dwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.:
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju /Dz. U. nr 236 poz.1990/
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju /Dz. U. nr 236 poz.1991 ze zm./
regulujące kwestie związane z dietami, przejazdami, noclegami, dojazdami środkami komunikacji miejscowej oraz innymi udokumentowanymi wydatkami , określonymi przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb jakie wynikają w trakcie podróży służbowej, czyli w trakcie wykonywania zadań służbowych poza miejscowością w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy. /pojęcie podróży służbowej definiuje art.77 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy /Dz. U. z 1998 r. nr 21 poz.94 ze zm.//.
Ponadto zaznaczyć należy, że rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonuje się w oparciu o dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej, do którego załącza się dowody - faktury potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków na sfinansowanie noclegów, zakupu paliwa, jeżeli podróż odbywa się samochodem będącym środkiem trwałym firmy i inne wydatki związane z używaniem samochodu. Jedynie wydatki związane z wyżywieniem mogą być ustalone w formie ryczałtu. Dowodem potwierdzającym uprawnienie do korzystania z diety jest delegacja.
Obowiązujące przepisy nie nakładają obowiązku potwierdzenia delegacji u kontrahenta, jednak wymagają udowodnienia, iż poniesiony wydatek ma związek z uzyskanym przychodem.

Jednocześnie Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu informuje, że powyższa informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego obowiązuje jedynie w przedstawionym stanie faktycznym oraz jest zgodna z obowiązującym stanem prawnym tylko w przypadku przedstawienia przez stronę rzeczywistego stanu faktycznego sprawy.