Temat interpretacji

W dniu 02 marca 2005r., zwrócił się Pan z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, w Pana indywidulanej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa, albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

W złożonym wniosku prosi Pan o wyjaśnienie zasad obowiązujących przy zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców.

Przedstawiając stan faktyczny wyjaśnia Pan, iż prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, zarówno na terenie kraju jak i zagranicą. Pana zdaniem, w myśl art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzacych działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujacych w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W wyżej wymienionych przepisie nie wyszczególnia się wyłączeń o charakterze podmiotowym, dlatego też uważa Pan, że pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowców w Pana firmie transportowej, delegacje przysługują.

W dniu 15 marca 2005r., stan faktyczny przedmiotowej sprawy uzupełnił Pan o informację, iż w umowach o pracę zawartych z pracownikami, miejsce wykonywania ich pracy określono- Polska i zagranica.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łukowie, na podstawie art. 14a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, wyjaśnia, co następuje:

O tym, co stanowi koszt uzyskania przychodu stanowi ustawa z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). Według generalnej klauzuli zawartej w art. 22 ust. 1 powyższej ustawy, wydatek poniesiony przez podatnika stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli:
służy osiągnięciu przychodu, tzn. został poniesiony w celu jego osiągnięcia, co oznacza, że za koszt uzyskania przychodu może być uznany tylko ten wydatek, który pozostaje w związku o charakterze przyczynowo-skutkowym lub gospodarczym ze źródłem przychodu,
nie został wymieniony przez ustawodawcę w art. 23 wyżej cytowanej ustawy.

Tak więc diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią u pracodawcy, zgodnie z ww. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez podatnika podróżą służbową.

Od 1.01.2003 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia określił wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na terenie kraju oraz poza granicami kraju. Uregulowano to w następujących aktach prawnych:
rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),
rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Rozporządzenia te nie zawierają definicji podróży służbowej.

Jak wynika z treści art. 77 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy, niż wymieniony w rozporządzeniu powinny określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo sama umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77 § 3 k.p.). Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie będą mogły ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów ustalonych dla pracownika zatrudnionego w jednostkach sfery budżetowej (art. 77 § 5 k.p.).

Jednocześnie należy zauważyć, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku (dot. pracownika otrzymującego świadczenia z tyt. podróży służbowej) są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych przepisach ustawy lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną na obszarze kraju, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), przysługują:
1.diety,
2.zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należność z tytułu diet przysługuje za czas podróży służbowej liczony od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do momentu jej zakończenia, tj. powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową przysługuje również zwrot innych wydatków. Wśród najbardziej typowych można wymienić: bilety wstępu na targi, opłatę za przejazdy płatną autostradą, opłatę za korzystanie z parkingu itp. Ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania i związku z odbytą podróżą.

Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie zadania przez pracownika w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. Świadczenia z tytułu odbywania delegacji zagranicznych są bardzo podobne do świadczeń otrzymywanych w związku z delegacjami krajowymi. Podstawowym świadczeniem na rzecz pracownika, podobnie jak w przypadku służbowej podróży krajowej, jest dieta. Szczególnie ważne dla ustalenia jej wysokości jest prawidłowe określenie czasu pobytu w zagranicznej podróży służbowej. Liczy się go w sposób następujący:
przy korzystaniu ze środków komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
przy odbywaniu podróży środkiem komunikacji lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
przy odbywaniu podróży środkiem komunikacji morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu morskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Generalnie w związku z zagraniczną podróżą służbową pracownikowi przysługują:
1.diety,
2.zwrot kosztów:
- przejazdów, dojazdów,
- noclegów,
- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki pracownika. Jej wysokość za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach określa załącznik do wyżej wspomnianego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jeżeli podróż odbywa się przez kilka państw - dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą pełną dobę.

W konsekwencji powyższych przepisów, Pana pracownikom - kierowcom, których praca polega na wyjazdach samochodami, przysługuje zwrot poniesionych przez nich kosztów wyjazdów, tj. diet i innych poniesionych w podróży i prawidłowo udokumentowanych wydatków, takich jak rachunki za pobyt w hotelu, opłatę za przejazd płatną autostradą. Panu natomiast, jako podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży krajowych i zagranicznych pracowników, jak również w pełnej wysokości pozostałych poniesionych przez pracowników i prawidłowo udokumentowanych wydatków w podróży odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Biorąc powyższe pod uwagę, stanowisko Pana przedstawione w piśmie z dnia 2 marca 2005r. jest prawidłowe.