W zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opłat za udzielenie informacji o użytkowniku pojazdu.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 czerwca 2022 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opłat za udzielenie informacji o użytkowniku pojazdu.

Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 lipca 2022 r. (data wpływu 21 lipca 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu zdarzenia przyszłego

Jest Pan czynnym podatnikiem VAT oraz polskim rezydentem podatkowym. Zawarł Pan, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, umowy leasingu samochodów osobowych. Świadczy Pan usługi w zakresie długoterminowych (minimum 2 miesiące) najmów samochodów osobowych na rzecz wyłącznie podatników podatku od wartości dodanej w różnych krajach UE. Oddawane w najem pojazdy są użytkowane przez Pana na podstawie umowy leasingu. Oddaje Pan leasingowane przez siebie pojazdy swoim klientom do używania na podstawie umowy najmu. Ponieważ właścicielem tych samochodów są firmy leasingowe, to do tych firm trafiają wezwania dotyczące udzielenia informacji o użytkowniku pojazdu, kierowane przez organy postępowania w sprawach o wykroczenia. Z tytułu udzielenia informacji, firmy leasingowe obciążają Pana dodatkową opłatą manipulacyjną (stanowiącą usługę opodatkowaną VAT stawką 23%). Następnie refakturuje Pan te opłaty na najemcę.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Wskazał Pan, że :

· Przychody z działalności gospodarczej opodatkowuje Pan podatkiem liniowym.

· Prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów.

· Zawarł Pan umowę leasingu operacyjnego.

Pytanie

Czy koszty administracyjne z leasingu, tj. opłaty za udostępnienie danych osoby popełniającej wykroczenie drogowe (udzielenie informacji policji) można wliczać w koszty uzyskania przychodu w przypadku, gdy pojazd jest wynajęty i koszt z leasingu przerzucany jest na klienta docelowego?

Pana stanowisko w sprawie

Koszty administracyjne z leasingu, takie jak udostępnianie danych osoby popełniającej wykroczenie drogowe można zaliczyć do Pana kosztów uzyskania przychodu.

Nie budzi wątpliwości sytuacja, w której wydatki tego rodzaju dotyczą pojazdu używanego przez podatnika lub jego pracowników. Wówczas nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatków na koszty administracyjne w postaci udostępniania danych osoby popełniające wykroczenie drogowe. Stanowisko takie potwierdza m. in. interpretacja indywidualna z 1 lutego 2017 r. nr 0461-ITPB1.4511.993.2016.1.HD, w której wskazano: „Każdy kierowca powinien przestrzegać przepisów o ruchu drogowym niezależnie od tego, czy pojazdem kieruje prywatnie, czy też wykonując służbowe obowiązki, np. podczas odbywania podróży służbowej. Z tego powodu nie można przyjąć, że w jakichkolwiek okolicznościach naruszenie przepisów drogowych przez przedsiębiorcę (lub jego pracownika) będzie usprawiedliwione. W efekcie, wydatków na omawiane opłaty - z podatkowego punktu widzenia - nie można uznać za celowe i związane z uzasadnionymi potrzebami przedsiębiorcy. Tym samym nie stanowią one kosztów podatkowych. Wobec powyższego - zdaniem organu - w przedstawionej przez Wnioskodawcę sytuacji brak jest związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionymi przez Wnioskodawcę wydatkami na opłaty za udzielenie informacji o użytkowniku pojazdu, uiszczane na rzecz firmy leasingowej, a uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej. Przedmiotowe wydatki nie spełniają zatem przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów."

Jednakże w przedstawionym zdarzeniu przyszłym sytuacja wygląda inaczej, gdyż auto jest przedmiotem najmu.

Samodzielnie nie użytkuje Pan tego samochodu. Zarówno Pan, jak również Pana pracownicy, nie popełniają wykroczeń, których dotyczy zapytanie odpowiednich organów. Zatem, to u najemcy pojazdu przerzucona na niego opłata nie będzie kosztem uzyskania przychodu, natomiast z Pana perspektywy (wynajmującego pojazdy), ta opłata jest ściśle związana z przedmiotem najmu. Tym samym jest ona też ściśle związana z Pana przychodem z najmu. Dlatego też w Pana ocenie tego typu opłaty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu z najmu. Są one bowiem ponoszone w celu uzyskania przychodu z najmu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy podstawową cechą kosztu podatkowego jest związek tego kosztu z przychodem (ewentualnie z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów).

Istotne znaczenie ma również cel, w jakim został poniesiony.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·    został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·    jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·    pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·    poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·    został właściwie udokumentowany,

·    wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Stwierdzenie, że określone wydatki poniesione przez podatnika spełniają wszystkie wskazane przez ustawodawcę warunki podatkowego uznania ich za koszt uzyskania przychodów stanowi niezbędną przesłankę odliczenia ich przez podatnika od osiągniętego przychodu. Powołany przepis wskazuje, że przy ocenie danego wydatku przede wszystkim musi istnieć źródło przychodów. Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu – każdorazowo spoczywa na podatniku.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Przy czym związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła – należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które zostały poniesione, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Ustawodawca posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu” przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika przyporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia ,,koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym wszakże warunkiem, że wykaże, że świadomie poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami, a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodu trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu podatnika.

Samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodu, nie stwarza domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostają z mocy samego prawa uznane za koszty podlegające odliczeniu. Innymi słowy, poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23 nie oznacza, że wydatek taki automatycznie będzie uznany za koszt uzyskania przychodów. Podatnik ma bowiem możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów pod warunkiem, że mają one związek z przychodem z prowadzonej działalności (gospodarczej, wykonywanej osobiście), a ich poniesienie ma, bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Bliżej zasadę tę opisuje wyrok NSA z dnia 16 października 2012 r., sygn. akt II FSK 430/11, w którym stwierdzono:

Z wniosku wynika, że:

·    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zawarł Pan umowy leasingu operacyjnego samochodów osobowych.

·    Świadczy Pan usługi w zakresie długoterminowych (minimum 2 miesiące) najmów leasingowanych przez Pana samochodów osobowych na rzecz wyłącznie podatników podatku od wartości dodanej w różnych krajach UE.

·    Właścicielem wynajmowanych przez Pana samochodów są firmy leasingowe, w związku z tym do tych firm trafiają wezwania dotyczące udzielenia informacji o użytkowniku pojazdu, kierowane przez organy postępowania w sprawach o wykroczenia.

·    Z tytułu udzielenia informacji, firmy leasingowe obciążają Pana dodatkową opłatą manipulacyjną. Następnie refakturuje Pan te opłaty na najemcę.

Pana wątpliwość dotyczy możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów Pana działalności gospodarczej (jako koszty administracyjne leasingu) opłaty za udostępnienie danych osoby popełniającej wykroczenie drogowe (udzielenie informacji policji na potrzeby mandatów), przychodu w przypadku, gdy pojazd jest wynajęty i koszt z leasingu przerzucany jest na klienta docelowego

Przystępując do oceny możliwości zaliczenia ponoszonych przez Pana wydatków na opłaty za udzielenie informacji o użytkowniku pojazdu do kosztów uzyskania przychodów wskazać należy, że tego typu wydatki co prawda nie zostały ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszt uzyskania przychodów zawartym w treści art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże nie stanowi to wystarczającej przesłanki do automatycznego zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Nie każdy bowiem wydatek poniesiony w prowadzeniu działalności gospodarczej można zakwalifikować jako koszt podatkowy. Zaliczeniu do tej kategorii podlega jedynie wówczas, gdy podatnik jest w stanie wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na powstanie (zwiększenie) przychodu z określonego źródła przychodów lub też wpływ na zabezpieczenie albo zachowanie tego źródła. Z przywołanego przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że jakkolwiek podmioty gospodarcze mogą dowolnie i swobodnie podejmować decyzje finansowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to jednak kwalifikacja wydatków do kosztów podatkowych winna opierać się na przepisach prawa podatkowego. Nie każdy wydatek z racji tylko samego jego poniesienia jest kosztem podatkowym. Aby tak było, wydatek musi spełniać wskazane kryteria ustawowe. Nie ma w tym względzie dowolności i uznaniowości podyktowanej pozaustawowymi kryteriami.

Takiego związku nie można przypisać opłacie wskazanej w pytaniu. Każdy kierowca powinien przestrzegać przepisów o ruchu drogowym niezależnie od tego, czy pojazdem kieruje prywatnie, czy też wykonując służbowe obowiązki, np. podczas odbywania podróży służbowej. Z tego powodu nie można przyjąć, że w jakichkolwiek okolicznościach naruszenie przepisów o ruchu drogowym będzie usprawiedliwione. W efekcie wydatków na omawiane opłaty – z podatkowego punktu widzenia – nie można zatem uznać za celowe i związane z uzasadnionymi potrzebami przedsiębiorcy. Tym samym nie stanowią one kosztów podatkowych.

Wobec powyższego – zdaniem organu – w przedstawionej przez Pana sytuacji brak jest związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionymi przez Pana wydatkami na opłaty za udzielenie informacji o użytkowniku pojazdu, którymi obciążają Pana firmy leasingowe, a uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej. Przedmiotowe wydatki nie spełniają zatem przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).