Czy zaliczanie wydatków związanych z eksploatacją i użytkowaniem samochodu osobowego wykorzystywanego tylko do działalności gospodarczej można zaliczać w 100% w koszty prowadzonej działalności, czy jest jakiś limit kosztów uzyskania przychodów - który wyznacza ewidencja przebiegu pojazdów (gdzie ilość przejechanych kilometrów przeliczana jest przez odpowiednią stawkę) i czy ta wyliczona wartość ma być odpowiednikiem wszystkich poniesionych faktur kosztowych dotyczących tego samochodu w danym okresie rozliczeniowym?

Pana stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Zgodnie z art. 22 oraz art. 23 ust. 5f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatki związane z eksploatacją i użytkowaniem samochodu osobowego (paliwo, naprawy, serwis, części samochodowe, przegląd, myjnia), który wykorzystywany jest tylko do działalności gospodarczej oraz będącym środkiem trwałym w firmie można zaliczać w 100% do kosztów uzyskania przychodów bez limitu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualne

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1128, z późn. zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie rzeczywiście poniesione przez podatnika, racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”.

Jak z powyższego wynika, podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy - pod warunkiem, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów).

Natomiast jak stanowi art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jak wynika z przytoczonego brzmienia przepisu dyspozycja art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wskazuje wprost na samochód „stanowiący własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą” i wykorzystywanie tego samochodu „również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika”, dotyczy też sytuacji, gdy samochód jest wykorzystywany do celów prywatnych, jak i do celów działalności gospodarczej.

Stosownie natomiast do art. 23 ust. 1 pkt 46a i 47 ustawy o podatku dochodowym:

Również z brzmienia art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że dotyczy sytuacji używania samochodu „na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej”.

W art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzono regułę ograniczającą w sposób ryczałtowy zaliczane do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania samochodu osobowego przez podatników do tzw. celów mieszanych. Omawiana regulacja dotyczy zarówno samochodów osobowych wpisanych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jak również używanych przez podatnika, np. na podstawie umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy. Podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% poniesionych wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego, jeżeli wykorzystuje ten samochód również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością, czyli również do celów prywatnych.

Okoliczność, że samochód jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą powoduje, że z kosztów podatkowych należy wyłączyć 25% poniesionych przez podatnika wydatków z tytułu kosztów używania takiego samochodu.

Omawiane ograniczenie nie ma zastosowania, gdy samochód osobowy wykorzystywany jest przez podatnika wyłącznie do celów prowadzonej działalności.

Samochód osobowy jest wykorzystywany dla celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika również w przypadku, gdy samochód jest wykorzystywany dla celów prywatnych przez pracownika podatnika oraz innych osób związanych z podatnikiem, np. zleceniobiorców, członków zarządu, akcjonariuszy, udziałowców, współpracowników.

Natomiast wysokość limitu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, branego pod uwagę przy określaniu jaka część składki na ubezpieczenie samochodu, innego niż określony w pkt 46, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu oraz wyłącznie w przypadku składek kalkulowanych w oparciu o wartość samochodu wynosi 150 000 zł. A contrario w całości więc mogą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów składki na ubezpieczenie samochodów osobowych, których wartość przyjęta do celów ubezpieczenia nie przekracza kwoty 150 000 zł.

Wskazać należy, że możliwość zaliczenia do kosztów 100% wydatków związanych z korzystaniem z samochodu osobowego dotyczy tylko wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji potwierdzającej wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (wykorzystywana w tym zakresie jest ewidencja stosowana dla celów VAT). Jeżeli podatnik nie ma obowiązku prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku od towarów i usług, to również na gruncie podatku dochodowego dla zaliczenia wydatków eksploatacyjnych z tytułu używania samochodu osobowego zaliczonego do środków trwałych, nie jest wymagane prowadzenie takiej ewidencji. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku, gdy podatnik nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług, korzysta ze zwolnienia od tego podatku.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, ze zm.):

Zgodnie z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. b) tej ustawy:

Zgodnie z art. 23 ust. 5f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie zaś do art. 23 ust. 5g cyt. ustawy:

W opisie sprawy wskazał Pan, że od 2016 r. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług budowlanych (głównie instalacji elektrycznych), które świadczy Pan na terenie kraju, jak również na terenie Niemiec. Na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej wykorzystuje samochód osobowy, który jest środkiem trwałym w firmie. Samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie do prowadzenia działalności. Wykorzystuje Pan ten samochód do celów firmowych od daty zakupu, czyli od 19 lipca 2021 r. Nie jest leasingowany. Prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu zgodnie z art. 76a ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, od daty zakupu. Prowadzona jest również ewidencja przebiegu pojazdów do celów podatku dochodowego od osób fizycznych, wszystkie koszty eksploatacyjne (paliwo, naprawy, serwis, części samochodowe, przegląd samochodu, myjnia) zalicza Pan w całości w kosztach uzyskania przychodu oraz odlicza w całości kwoty VAT za te zakupy. Ustala Pan proporcję, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Proporcje, o których mowa art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Pana nie dotyczą. Samochód nie był wykorzystywany do celów innych niż działalność gospodarcza. Wykorzystywał Pan samochód do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Wprowadził Pan regulamin, w którym został określony sposób używania analizowanego we wniosku samochodu, wykluczający użycie tego pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Wykorzystuje Pan wyżej opisany samochód tylko do działalności gospodarczej, posiada Pan oprócz tego 2 samochody: jeden prywatny samochód osobowy oraz jeden samochód osobowy, który wykorzystuje w sposób mieszany (odlicza 50% kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o której mowa w art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług). Prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu dotycząca samochodu dotyczącego wniosku, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o podatku od towarów i usług. Dzięki tej ewidencji można jasno określić przejechane kilometry, które dotyczyły załatwiania spraw w wykonywanej działalności gospodarczej. Tylko Pan, jako właściciel, korzysta z pojazdu, o którym mowa we wniosku. Nie posiada Pan pracowników, tylko Pan ma dostęp do użycia samochodu. Pojazd parkowany jest w godzinach pracy pod budynkiem inwestycji, budynkami, w których wykonuje Pan działalność usługową w Polsce oraz w Niemczech, a także pod siedzibą firmy (siedziba firmy jest miejscem Pana zamieszkania). Samochód, o którym mowa we wniosku, garażuje/parkuje Pan po godzinach pracy pod siedzibą firmy, a także pod miejscami zamieszkania na terytorium Niemiec.

Mając na uwadze opis sprawy oraz wyżej powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że skoro, jak wskazał Pan we wniosku, samochód osobowy wykorzystywany jest przez Pana wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, to ma Pan możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków związanych z korzystaniem z samochodu osobowego, przy czym zobowiązany jest Pan do prowadzenia ewidencji potwierdzającej wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą.

Dodatkowe informacje

W opisie wskazał Pana, że prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z art. 76a ust. 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Powyższe uznano za oczywistą omyłkę, gdyż ewidencja przebiegu pojazdu uregulowana jest w art. 86a ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, co nie miało wpływu na rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie.

Podkreślić jednak należy, że okoliczność wykorzystywania ww. samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, jak i związek przyczynowo-skutkowy poniesionych kosztów z uzyskanym przychodem, zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów oraz sam fakt poniesienia wydatków może podlegać weryfikacji przez organ podatkowy w toku ewentualnej kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – może podlegać indywidualnej ocenie pod kątem zarówno związku z przychodem/źródłem przychodu, jak i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu/zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Organ w interpretacji indywidualnej dokonuje natomiast wykładni przepisów prawa podatkowego wyłącznie w oparciu o informacje i okoliczności faktyczne podawane przez Pana, jest związany treścią wniosku i nie ma uprawnień ani nawet możliwości badania prawdziwości faktów czy stwierdzeń, podawanych przez Pana. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny będzie zgodny ze stanem rzeczywistym, w postępowaniu interpretacyjnym nie może być prowadzone postępowanie dowodowe. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego czy kontroli podatkowej. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja dotyczy tylko wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie podatku od towarów i usług zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyOrdynacja podatkowa. Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r., poz. 329; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540, ze zm.).