Wypłata ekwiwalentu pieniężnego odpowiadająca poniesionym przez pracownika wydatkom w związku z zakupem mebli biurowych oraz wykorzystaniem jego mebli do celów pracy zdalnej.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 lipca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

X Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w A., wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS od (...) 2002 r., pracodawcą oraz płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Wnioskodawca jest firmą działającą w branży medycznej, zajmującą się wspomaganiem odkryć medycznych, diagnostyką i opieką zdrowotną, opracowywaniem innowacyjnych rozwiązań wykorzystywanych w badaniach medycznych i laboratoriach klinicznych.

W związku z koniecznością zapewnienia ciągłości w sytuacjach ewentualnych zakłóceń procesów biznesowych, Wnioskodawca wprowadził wewnętrzne regulacje ujęte w Business Continuity Plan („BCP”). Regulacje te weszły w życie w Spółce od dnia 24 czerwca 2022 r. Ich celem jest:

–ochrona bezpieczeństwa i dobrostanu wszystkich osób i podmiotów współpracujących ze Spółką,

–wspieranie natychmiastowych, precyzyjnych i dostosowanych do sytuacji działań mających zapobiegać i minimalizować skutki potencjalnych zakłóceń oraz

–przywrócenie ciągłości i stabilności procesów biznesowych w jak najszybszym czasie.

Jako jeden z elementów BCP Spółka wprowadziła wobec pracowników obowiązek przygotowania w ich własnych miejscach zamieszkania alternatywnych stanowisk pracy, z których każdy pracownik mógłby korzystać w przypadku konieczności wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek ten obejmuje wszystkich pracowników (osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę ze Spółką), którzy przepracowali w spółce minimum sześć miesięcy, niezależnie od tego, czy wykonują/będą wykonywali pracę zdalną w pełnym lub częściowym wymiarze, czy też na dany moment nie wykonują pracy zdalnej w ogóle, ale mogą być do tego zobowiązani. Obowiązkiem tym nie są objęte wyłącznie ściśle określone grupy pracowników: IT i Facilities oraz inne role wskazane przez Site Directora, którzy ze względu na charakter swojej pracy, mogą wykonywać obowiązki wyłącznie z biura. Jednocześnie, w związku z opisanym obowiązkiem, Wnioskodawca przewidział, że koszty ponoszone przez pracowników w związku z obowiązkiem przygotowania przez nich stanowiska do pracy zdalnej będą odpowiednio rekompensowane przez Spółkę.

W związku z powyższym, Spółka zapewnia objętym powyższym obowiązkiem pracownikom zgodnego z zasadami BHP wyposażenia stanowiska pracy poza biurem w odpowiedni sprzęt (krzesło oraz biurko). Stąd Spółka dokonuje wypłaty jednorazowego, zryczałtowanego ekwiwalentu pieniężnego na rzecz pracowników z tytułu obowiązku zorganizowania przez nich dostosowanego do pracy zdalnej krzesła i biurka. Mechanizm tej opcji polega na tym, że Spółka przekazuje pracownikowi zryczałtowaną kwotę, ustaloną na podstawie cen rynkowych (tj. zebranych przez Wnioskodawcę ofert dotyczących sprzętu spełniającego minimalne kryteria).

Pracownik może przeznaczyć tę kwotę na zakup krzesła i biurka lub jest to rekompensata za użytkowanie własnego (będącego wcześniej już w posiadaniu pracownika, a spełniającego minimalne kryteria pracy zdalnej) sprzętu. Część pracowników oddziału Spółki w A. otrzymało przed wprowadzeniem opisanych rozwiązań świadczenie rzeczowe w postaci biurka/krzesła, pozostali pracownicy mogą skorzystać z wypłaty wskazanego wyżej ekwiwalentu.

Ekwiwalent na zakup mebli biurowych do pracy zdalnej otrzymują na równych zasadach (tj. w tej samej zryczałtowanej kwocie ustalonej zgodnie z powyżej opisanymi zasadami) wszyscy pracownicy objęci obowiązkiem wynikającym z BCP: a) niezależnie od faktycznego wymiaru pracy zdalnej, oraz b) niezależnie od tego, czy środki przeznaczą na zakup nowego sprzętu, czy też stanowią one ekwiwalent za wykorzystywanie własnego sprzętu (Spółka nie weryfikuje tego, czy pracownik dokonał faktycznego zakupu).

W przypadku rozwiązania umowy zawartej między Wnioskodawcą a pracownikiem, który otrzymał ekwiwalent przed upływem jednego roku od momentu wypłaty ekwiwalentu, pracownik zobowiązany jest do zwrotu części ekwiwalentu, obliczonej jako proporcja liczby miesięcy od miesiąca, w którym wystąpiła wypłata ekwiwalentu do miesiąca, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy, w stosunku do okresu dwunastu miesięcy przemnożonej przez pełną kwotę ekwiwalentu. Przykładowo w przypadku pracownika, który otrzymał ekwiwalent z końcem października/na początku listopada 2022 r., a jego umowa zostanie rozwiązana 31 grudnia 2022 r., zwrot części ekwiwalentu będzie wynosił 10/12 pełnej kwoty ekwiwalentu. W pozostałych przypadkach kwota ekwiwalentu jest bezzwrotna. Część ekwiwalentu wypłaconego pracownikowi nienależnie podlega zwrotowi przez pracownika lub, w przypadku braku dokonania zwrotu przez pracownika, zostaje rozpoznana przez Spółkę jako jego przychód ze stosunku pracy w ostatnim miesiącu pracy.

Pytanie

Czy wypłaty zryczałtowanego ekwiwalentu pieniężnego przeznaczonego na zakup mebli biurowych lub używanie prywatnych mebli przez pracowników przy wykonywaniu pracy zdalnej lub ewentualnie otrzymanie świadczenia rzeczowego w postaci mebla biurowego w sytuacji nałożenia przez pracodawcę obowiązku zorganizowania miejsca świadczenia pracy w sposób zdalny przez pracownika stanowi dla pracownika przychód w rozumieniu ustawy o PIT oraz czy w związku z tym Spółka jako płatnik jest obowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu na podstawie art. 31 ustawy o PIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Wypłata na rzecz pracowników, w związku z nałożonym na nich obowiązkiem przygotowania miejsca pracy zdalnej w ich własnym domu, zryczałtowanego ekwiwalentu przeznaczonego na zakup przez pracowników mebli biurowych niezbędnych do pracy zdalnej lub na korzystanie z prywatnych mebli w tym samym celu lub otrzymanie przez pracowników świadczeń rzeczowych w postaci krzesła lub biurka, nie stanowi dla pracowników przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, a tym samym nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zaś Spółka nie jest obowiązana do pobierania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6,9,10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie natomiast z art. 10 pkt 1 ww. ustawy źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Wymienione w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Ponadto, zgodnie z art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy także wskazać, że Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie nieodpłatnych świadczeń przyznawanych pracownikom przez pracodawców (wyrok z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, Dz. U. poz. 947, dalej: „Wyrok TK") orzekł, że „inne nieodpłatne świadczenia" powinny być rozumiane jako oznaczające „wyłącznie przysporzenie majątkowe o indywidualnie określonej wartości, otrzymane przez pracownika". Trybunał podkreślił, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty podlega opodatkowaniu, a także wskazał i uściślił kryteria, które pozwalają na wyróżnienie nieodpłatnych świadczeń stanowiących przychód pracownika. Przy ocenie, czy dane świadczenie stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, nie jest istotny sam zamiar pracodawcy obdarowania pracownika, lecz obiektywne stwierdzenie, czy świadczenie jest formą zapłaty za pracę, dokonaną w czymś innym niż w pieniądzu.

Dlatego też zgodnie z argumentacją wskazaną w uzasadnieniu Trybunału, dane świadczenie powinno zostać rozpoznane jako przychód pracownika, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

–świadczenie to leży w interesie pracownika, a nie pracodawcy;

–stanowi ono przysporzenie dla pracownika, rozumiane jako korzyści majątkowe, które pracownik otrzymuje do własnej dyspozycji, którymi może swobodnie zarządzać i rozporządzać, przeznaczając je na zaspokojenie własnych potrzeb;

–świadczenie prowadzi do pojawienia się po stronie pracownika korzyści realnej, czyli dochodu, w postaci powiększenia aktywów majątkowych lub zaoszczędzenia tych wydatków, które pracownik musiałby ponieść;

–skorzystanie ze świadczenia jest w pełni dobrowolne, a pracownik wyraża zgodę na jego przyjęcie, co oznacza, że uważa je za celowe i przydatne dla siebie;

–korzyść musi mieć zindywidualizowany i możliwy do określenia charakter i wartość.

Jak wskazano w przedstawionym stanie faktycznym, Spółka wprowadziła wobec pracowników obowiązek przygotowania w ich własnych miejscach zamieszkania alternatywnych stanowisk pracy, z których każdy pracownik mógłby korzystać w przypadku konieczności wykonywania pracy zdalnej. Zapewnienie pracownikom wypłaty jednorazowego ekwiwalentu na zakup mebli biurowych lub jako rekompensaty za używanie własnych mebli do celów pracy zdalnej, jak również ewentualne zapewnienie pracownikowi krzesła lub biurka w formie rzeczowej, leży zatem bezpośrednio w interesie pracodawcy. Spółka bowiem wprowadzając obowiązek organizacji miejsca do pracy zdalnej ma na celu zapewnienie ciągłości usług biznesowych. BCP został wprowadzony przede wszystkim w celu zapewnienia ciągłości w sytuacjach ewentualnych zakłóceń procesów biznesowych, a wypłata świadczenia realizuje przede wszystkim interes pracodawcy, polegający m.in. na zwiększeniu wydajności pracy pracowników z uwagi na zapewnienie im bardziej dogodnych i zdrowych warunków pracy, czy zapewnienie miejsca pracy w ogóle. Tym samym analizowanego świadczenia nie powinno się uznać za zapewnione w interesie pracownika.

Dodatkowo, należy stwierdzić, że choć zapewnienie sprzętu lub środków na jego zakup stanowi pewnego rodzaju przysporzenie dla pracownika, które pracownik otrzymuje do własnej dyspozycji, to jednak podkreślenia wymaga fakt, że pracownik przeznacza je na zaspokojenie potrzeb pracodawcy (wykonywanie pracy w sposób zdalny), a nie do własnych, dowolnie określonych celów.

W oparciu o przywołany Wyrok TK, należy stwierdzić, że w takiej sytuacji otrzymane świadczenie nie stanowi przychodu po stronie pracownika.

Argumentem uzupełniającym tę logikę może być również fakt, że świadczenie nie jest w gruncie rzeczy dla pracownika ostateczne, gdyż zgodnie z zasadami programu może ono podlegać częściowemu zwrotowi w przypadku rozwiązania stosunku pracy przed upływem 12 miesięcy od daty uzyskania świadczenia (szczególnie mając na względzie, że kwota zwrotu na rzecz pracodawcy jest kalkulowana proporcjonalnie do ilości miesięcy, które pracownik przepracował po otrzymaniu świadczenia, a przed rezygnacją z pracy).

W świetle powyższego, zdaniem Spółki w opisanym zdarzeniu przyszłym, w przypadku wypłaty zryczałtowanego ekwiwalentu na rzecz pracowników z tytułu zakupu przez nich mebli biurowych niezbędnych do pracy zdalnej lub jako rekompensaty za używanie prywatnych mebli do służbowych celów, albo zapewnienia świadczenia w formie rzeczowej, nie wszystkie warunki wskazane przez TK do uznania świadczeń jako przychód po stronie pracownika są spełnione, dlatego świadczenia te nie powinny zostać rozpoznane jako przychód dla pracownika, a tym samym nie powinny podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, na Spółce, jako Wnioskodawcy nie powinny spoczywać obowiązki płatnika z tytułu wypłaty/zapewnienia świadczeń.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1128, z późn. zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 11 ust. 2 ww. ustawy:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Zgodnie z art. 11 ust. 2a cytowanej ustawy:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1)jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2)jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;

3)jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4)w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Na mocy art. 11 ust. 2b cytowanej ustawy:

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

W myśl art. 12 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

Stosownie do art. 12 ust. 3 powołanej ustawy:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b.

Zgodnie zaś z art. 31 ww. ustawy:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej ,,zakładami pracy'', są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jak wynika z opisu zdarzenia, w związku z koniecznością zapewnienia ciągłości w sytuacjach ewentualnych zakłóceń procesów biznesowych, Wnioskodawca wprowadził wewnętrzne regulacje ujęte w BCP. Jako jeden z elementów BCP Spółka wprowadziła wobec pracowników obowiązek przygotowania w ich własnych miejscach zamieszkania alternatywnych stanowisk pracy, z których każdy pracownik mógłby korzystać w przypadku konieczności wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek ten obejmuje wszystkich pracowników (osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę ze Spółką), którzy przepracowali w spółce minimum sześć miesięcy, niezależnie od tego, czy wykonują/będą wykonywali pracę zdalną w pełnym lub częściowym wymiarze, czy też na dany moment nie wykonują pracy zdalnej w ogóle, ale mogą być do tego zobowiązani. Obowiązkiem tym nie są objęte wyłącznie ściśle określone grupy pracowników. Jednocześnie, w związku z opisanym obowiązkiem, Wnioskodawca przewidział, że koszty ponoszone przez pracowników w związku z obowiązkiem przygotowania przez nich stanowiska do pracy zdalnej będą odpowiednio rekompensowane przez Spółkę. W związku z powyższym, Spółka zapewnia objętym powyższym obowiązkiem pracownikom zgodnego z zasadami BHP wyposażenia stanowiska pracy poza biurem w odpowiedni sprzęt (krzesło oraz biurko). Stąd Spółka dokonuje wypłaty jednorazowego, zryczałtowanego ekwiwalentu pieniężnego na rzecz pracowników z tytułu obowiązku zorganizowania przez nich dostosowanego do pracy zdalnej krzesła i biurka. Mechanizm tej opcji polega na tym, że Spółka przekazuje pracownikowi zryczałtowaną kwotę, ustaloną na podstawie cen rynkowych (tj. zebranych przez Wnioskodawcę ofert dotyczących sprzętu spełniającego minimalne kryteria). Pracownik może przeznaczyć tę kwotę na zakup krzesła i biurka lub jest to rekompensata za użytkowanie własnego (będącego wcześniej już w posiadaniu pracownika, a spełniającego minimalne kryteria pracy zdalnej) sprzętu. Część pracowników oddziału Spółki w A. otrzymało przed wprowadzeniem opisanych rozwiązań świadczenie rzeczowe w postaci biurka/krzesła, pozostali pracownicy mogą skorzystać z wypłaty wskazanego wyżej ekwiwalentu. Ekwiwalent na zakup mebli biurowych do pracy zdalnej otrzymują na równych zasadach (tj. w tej samej zryczałtowanej kwocie ustalonej zgodnie z powyżej opisanymi zasadami) wszyscy pracownicy objęci obowiązkiem wynikającym z BCP: a) niezależnie od faktycznego wymiaru pracy zdalnej, oraz b) niezależnie od tego, czy środki przeznaczą na zakup nowego sprzętu, czy też stanowią one ekwiwalent za wykorzystywanie własnego sprzętu (Spółka nie weryfikuje tego, czy pracownik dokonał faktycznego zakupu).

Odnosząc się do przedstawionych we wniosku wątpliwości należy zauważyć, że kwestia rozumienia pojęcia „innych nieodpłatnych świadczeń” była przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy, mogą być uznane takie świadczenia, które:

–po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

–po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

–po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W kontekście pierwszego warunku, Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Formułując drugi warunek Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika, istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał Konstytucyjny – w ślad za uchwałami NSA – uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychodu wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała, opodatkowaniu, po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa. Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku. Jako przykład Trybunał Konstytucyjny wskazał m.in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy. W ocenie Trybunału Konstytucyjnego zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia te pracodawca spełniał, dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść.

Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, iż w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu.

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy w odniesieniu do otrzymanego świadczenia rzeczowego w postaci mebla biurowego należy zauważyć, że nieodpłatne świadczenie jest przychodem, gdy świadczenie to powoduje wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku. Nieodpłatne świadczenie jest przychodem, gdy zostało spełnione w pełni dobrowolnie, tj. na zasadzie własnej woli – a nie w wykonaniu obowiązku. Przychód pracownika obejmuje nieodpłatne świadczenie, gdy świadczenie to zostanie spełnione w jego interesie (a nie w interesie Spółki) i przyniesie jemu korzyść w postaci powiększenia jego aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. W zakresie tego kryterium należy wskazać, że chodzi o realny charakter przysporzenia jako warunku objęcia nieodpłatnego świadczenia podatkiem dochodowym. Nieodpłatne świadczenie jest przychodem pracownika, gdy korzyść jest wymierna i przypisana jemu indywidualnie.

Zatem zapewnienie pracownikowi – przekazanie przez Spółkę mebla biurowego – niezbędnego do prawidłowego wykonywania przez niego obowiązków służbowych, nie może zostać uznane za nieodpłatne świadczenie dla pracownika. W związku z tym, pracownik nie otrzymuje żadnej korzyści majątkowej kosztem Spółki. Nie generuje to zatem po jego stronie dodatkowego przychodu ze stosunku pracy w postaci nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W takiej sytuacji nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika wynikające z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast do świadczeń w postaci wypłaty ekwiwalentu pieniężnego nie mają zastosowania kryteria, o których mowa w powołanym wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, gdyż pogląd w nim wyrażony ma zastosowanie do „innych nieodpłatnych świadczeń”, dokonywanych bez pobierania jakiejkolwiek odpłatności, niepieniężnych. Przy czym świadczeniem niepieniężnym nie jest wypłata ekwiwalentu. Jak zauważył Trybunał Konstytucyjny, „w wypadku świadczenia pieniężnego przysporzenie jest niewątpliwe i niejako bezwarunkowe (zawsze oznacza zwiększenie aktywów)”.

Jednocześnie należy zauważyć, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

–ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

–kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

–narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

–narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Przy czym – zgodnie z definicją słownikową – ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Uwzględniając powyższe, wypłata ekwiwalentu pieniężnego odpowiadająca poniesionym przez pracownika wydatkom w związku z zakupem mebli biurowych oraz wykorzystaniem jego mebli do celów pracy zdalnej, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przy spełnieniu ww. warunków. Tylko w takiej sytuacji nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika wynikające z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

–Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

–Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

–w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

–w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA) albo

–w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), za pośrednictwerm systemu teleinformatycznego e-Urząd Skarbowy na stronie: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/ (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA) będąc użytkownikiem/wyznaczając użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym.

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).