Temat interpretacji
Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za noclegi jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
1 sierpnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 1 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 27 sierpnia 2025 r. (wpływ 27 sierpnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Zamierza Pan wykonywać zarobkowo usługi transportowe towarów, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą.
Uzupełnienie wniosku
Obecnie stosuje Pan opodatkowanie podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych według skali podatkowej.
Na ten moment wszystkie usługi transportowe wykonuje Pan osobiście. Jednak w przyszłości chciałby Pan zatrudnić jednego kierowcę.
Pana wniosek dotyczy transportu międzynarodowego.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej będzie Pan wykorzystywał samochód ciężarowy o DMC przekraczającej 3,5 tony.
Pana pytanie nie ma związku z dodaniem do ustawy o czasie pracy kierowców art. 26f.
Pytanie
Czy w Pana sytuacji (osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie transportu rzeczy – na własnej licencji) może Pan traktować swoje wyjazdy jako podróże służbowe, stosować rozliczenie diet i ryczałtów (za nocleg) według stawek określonych w rozporządzeniu Ministra z dnia 29 stycznia 2013 r. ws. podróży służbowych i zaliczać te wydatki do kosztów uzyskania przychodów?
Pana stanowisko w sprawie
W Pana ocenie – jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego, na podstawie własnej licencji transportowej, ma Pan prawo uznawać swoje wyjazdy w ramach wykonywanej działalności za podróże służbowe i stosować do ich rozliczenia zasady określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).
W związku z powyższym uważa Pan, że przysługuje Panu prawo do rozliczania diet oraz ryczałtów za nocleg według stawek określonych w ww. rozporządzeniu, o ile ponosi Pan faktyczne koszty związane z podróżą i odbywa ją Pan w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła.
Wydatki z tytułu diet i ryczałtów za noclegi, rozliczane według ww. rozporządzenia, spełniają Pana zdaniem przesłanki zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za noclegi, jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione następujące warunki, tzn. dany wydatek:
·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
·został właściwie udokumentowany,
·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
W odniesieniu do ryczałtu za nocleg wskazuję na § 16 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
Zgodnie z § 16 pkt 2 tego rozporządzenia:
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
Do przedsiębiorców – w odniesieniu do wykonywanych przez nich podróży służbowych – nie mają zastosowania ww. przepisy. Stąd przewidziane tymi przepisami należności z tytułu podróży służbowych, w tym omawiany „ryczałt za noclegi”, nie przysługują przedsiębiorcom, wobec czego nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie transportu i wykonujący w jego firmie zadania kierowcy ma prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z tą działalnością. Koszty noclegów, spełniające warunek celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, lecz jedynie w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami.
Na podstawie opisu sprawy oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam, że kosztem podatkowym nie będą ryczałty za noclegi, ponieważ § 16 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej nie ma w Pana sprawie zastosowania.
Podsumowanie: w Pana sytuacji (osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie transportu rzeczy – na własnej licencji) ryczałtu za noclegi nie może Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w Pana działalności gospodarczej.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Informuję, że Pana wniosek w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet podlega odrębnemu rozstrzygnięciu.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.