Temat interpretacji
POSTANOWIENIE
Działając na podstawie art. 216, art. 14a § 4 oraz art. 15 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60 ze zm.) w związku ze złożonym wnioskiem w sprawie udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 10.11.2005r., Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa Mokotów
postanawia
nie uznać stanowiska Spółki dotyczącego zasad przechowywania dokumentów po skończonym roku podatkowym.
UZASADNIENIE
Z przedstawionego we
wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca do 31.12.2004r. pełnił funkcję Zarządu Administracyjnego Wspólnoty Mieszkaniowej w Warszawie. Księgowość i rozliczenia finansowe były prowadzone przez Wnioskodawcę pod kierownictwem Zarządu Wspólnoty.
Z dniem 01.01.2005r. nastąpiła zmiana Administratora Wspólnoty oraz zmiany w składzie osobowym Zarządu Wspólnoty.
W związku z powyższym Wnioskodawca przekazał nowemu Administratorowi wydruki z dzienników analitycznych i syntetycznych kont rozrachunkowych wraz z opinia Biegłego Rewidenta , dokumentację techniczną i prawną budynku oraz dokumenty prawne związane z działalnością Wspólnoty.
Nowy Administrator Wspólnoty powołując się na polecenie nowego Zarządu Wspólnoty zażądał od Wnioskodawcy przekazania do swojego archiwum wszystkich dokumentów źródłowych dotyczących kosztów i opłat mieszkańców.
Zdaniem Wnioskodawcy za okres sprawowania funkcji Zarządu Administracyjnego budynku prawnie jest odpowiedzialny za prawidłowość wszystkich rozliczeń a zatem dokumenty źródłowe powinny postać w archiwum Wnioskodawcy, z równoczesnym zapewnieniem wglądu do tych dokumentów przez osoby uprawnione.
Stanowisko Urzędu:
Zarząd Wspólnoty odpowiada za sprawy związane ze Wspólnotą Mieszkaniową. Może on powierzyć zarządzanie nieruchomością zewnętrznemu Zarządcy. Pojęcie i zakres zarządzania zawarte jest szczegółowo w art. 185 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004r. Nr 261 poz. 2603 ze zm.).
Zarząd może powierzyć również prowadzenie ksiąg podatkowych Wspólnoty zewnętrznej jednostce.
W przypadku przedstawionym we wniosku, Zarząd Administracyjny jak i prowadzenie ksiąg zostało powierzone jednemu podmiotowi tj. Wnioskodawcy.
Zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 ze zm.) dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci.
Zbiory księgowe: księgi rachunkowe, dowody księgowe po zamknięciu roku obrotowego, a więc po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, powinny być, bez względu na sposób ich prowadzenia - samodzielnie czy w biurze rachunkowym, przechowywane w siedzibie jednostki. W tym wypadku w siedzibie Wspólnoty Mieszkaniowej.
Artykuł 75 w/w ustawy o rachunkowości wskazuje sposób udostępniania osobom trzecim zbiorów lub ich części.
Reasumując powyższe tutejszy Urząd postanowił jak w sentencji.