Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z ograniczona odpowiedzialnością posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest:

1.sprzedaż hurtowa wyrobów (…),

2.naprawa i konserwacja urządzeń (…),

3.instalowanie maszyn przemysłowych, sprzętu i wyposażenia,

4.działalność związana z oprogramowaniem,

5.działalność związana z doradztwem w zakresie (…),

6.badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie (…),

7.wynajem i dzierżawa pozostałych maszyn, urządzeń oraz dóbr materialnych, gdzie indziej niesklasyfikowane,

8.(…) formy (…), gdzie indziej niesklasyfikowane,

9.naprawa i konserwacja urządzeń (…),

10.sprzedaż detaliczna prowadzona przez (…) sprzedaży (…) lub (…).

Spółka pełni również rolę centrum usług wspólnych dla innych podmiotów z grupy kapitałowej, do której należy (dalej: „Grupa”) świadcząc usługi (…) (tzw. (…)).

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi. W związku z tym Spółka ponosi szereg kosztów.

W szczególności zatrudnieni przez Spółkę pracownicy (dalej: „Pracownicy”) w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi dokonują szeregu zakupów na rzecz Spółki takich jak związane m.in. z podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych, organizacją spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych), szkoleniami oraz podnoszeniem kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce. Część z Pracowników, jako miejsce pracy ma wskazany obszar kraju - są to głównie Pracownicy związani ze sprzedażą (np. przedstawiciele handlowi), którzy z racji rodzaju pracy generują więcej wydatków pracowniczych.

Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są na rzecz dostawców ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których dysponentami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty z środków Spółki). Karty firmowe wydawane Pracownikom są kartami imiennymi, wystawionymi na konkretne dane Pracownika (jego imię i nazwisko). Karty te posiadają oznaczenie (…) (tylko dla celów służbowych). Każdy Pracownik posiada również indywidualny numer Pracownika, pod który „podpięta” jest karta firmowa. Zatem, każdy wydatek poczyniony z danej karty firmowej można odpowiednio zakwalifikować do konkretnego Pracownika.

Wyjątkowo mogą się zdarzyć sytuacje, gdy Pracownik zapłaci kartą firmową za wydatek będący jego wydatkiem osobistym. Jednak w takim wypadku Pracownik każdorazowo musi poinformować Spółkę i odpowiednio oznaczyć ten wydatek w systemie komputerowym Spółki służącym do rozliczania wydatków. Wydatek na cele osobiste Pracownika wyłączany jest z procedury rozliczania opisanej poniżej i nie jest przedmiotem niniejszego Wniosku.

Proces rozliczania wydatków służbowych odbywa się w następujący sposób. Zgodnie z obowiązującą Pracowników procedurą rozliczania wydatków służbowych (wewnętrzną polityką), Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki. Transakcje, które zostały opłacone służbową kartą płatniczą Spółki automatycznie zaciągają się do sytemu finansowo-księgowego i podlegają następnie obowiązkowemu rozliczeniu (poprzez obowiązek podłączenia przez Pracownika dokumentów źródłowych, opisanie tego wydatku, następnie jego weryfikację i akceptację). Wydatki opłacone przez Pracownika z jego środków prywatnych również muszą przejść proces weryfikacji i akceptacji w systemie.

Niezależnie jednak od sposobu regulowania wydatków na rzecz dostawców w ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego zakupu (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku) oraz załączają dokument zewnętrzny potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych - załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób.

Najczęściej dla celów udokumentowania powyższych wydatków pracowniczych, Pracownicy pozyskują faktury wystawione na Spółkę lub wystawione na dane imienne Pracownika. Mogą się również zdarzyć sytuacje, że dany wydatek Pracownika jest dokumentowany innym dowodem, np. paragonem fiskalnym (bez danych nabywcy) lub notą księgową/ potwierdzeniem płatności (gdzie mogą być wskazane dane nabywcy – Spółki albo dane imienne Pracownika). W wyjątkowych sytuacjach Pracownik dokumentuje zakup tylko wyciągiem bankowym, gdy okaże się, że dokument zakupu został zagubiony a płatność miała miejsce kartą płatniczą. W sporadycznych sytuacjach są akceptowane rozliczenia tylko na podstawie oświadczeń Pracownika dokonanych w systemie finansowo – księgowym dedykowanym do rozliczeń wydatków. W takiej sytuacji Pracownik musi wskazać, że dokument zakupu został zagubiony/zniszczony.

Faktury i inne dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu rozliczeniowego Spółki są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w Spółce. W tym celu dokonywana jest podwójna weryfikacja:

1.weryfikacja merytoryczna - dokonywana przez kierownika ocena zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku. Oznacza to, że każdy wydatek jest zatwierdzany do rozliczenia po zbadaniu zasadności jego poniesienia oraz powiązania wydatku z działalnością Spółki.

2.weryfikacja formalna - następuje po dokonaniu pozytywnej weryfikacji merytorycznej. W jej ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej dokumentacji do rozliczenia wydatku.

Dodatkowo w ramach weryfikacji wydatków służbowych Pracowników Spółka wspiera się uzupełniająco innym programem finansowym, który weryfikuje i sprawdza dostarczone przez Pracownika dokumenty pod kątem ewentualnego ryzyka istnienia duplikatów faktur, przekroczenia limitów wydatków przypisanych na Pracownika, czy limitów poszczególnych wydatków (np. na lunche z klientem).

Raporty wydatkowe Pracowników powinny zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce Spółki i są archiwizowane wraz z dostarczoną przez Pracownika dokumentacją (opisaną poniżej) w bazie Spółki (dedykowanym systemie finansowo-księgowym).

Po akceptacji wydatku w systemie, kwota jest zwracana Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z jego własnych środków. Natomiast w przypadku, gdy wydatek został/był opłacony przez Pracownika kartą służbową Wnioskodawca reguluje kwotę na rzecz dostawcy obsługującego karty korporacyjne Spółki.

Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania przez Spółkę operacji na podstawie wygenerowanego raportu.

Na końcu dla celów rozliczenia podatku dochodowego Spółki dokonywana jest analiza pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa CIT”), w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek poniesiony przez Spółkę nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT i po pozytywnej weryfikacji rozpoznawane jest prawo do zaliczenia wydatku poniesionego przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy CIT.

Dla celów niniejszego Wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie omawiane wydatki pracownicze zostaną pokryte z majątku Spółki, będą rzeczywiste i definitywne i nie będą wymienione w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego zakup towaru lub usługi dla celów Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego nabycie towaru lub usługi przez Spółkę (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Uzasadnienie.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1)został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2)jest definitywny (rzeczywisty),

3)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4)został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

5)został właściwie udokumentowany,

6)nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe warunki w przypadku Spółki są spełnione. Wnioskodawca wskazuje, iż co do zasady kosztami podatkowymi są bowiem między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym przepisie. Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Część wydatków związanych z fakturami wystawionymi na Pracowników jest ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę firmową kartą płatniczą/debetową przypisaną imiennie do danego Pracownika, a Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu tych środków Spółce, gdyż jest to zakup służbowy związany z działalnością Spółki. Natomiast, w pozostałych sytuacjach Pracownik opłaca daną usługę/produkt ze swoich pieniędzy, następnie Spółka zwraca mu przedmiotową sumę po spełnieniu odpowiedniej procedury związanej z rozliczeniem i zatwierdzeniem wydatku firmowego.

Z powyższego wynika, że warunki rozpoznania kosztu podatkowego dotyczące poniesienia go przez podatnika oraz definitywności wydatku zostają spełnione, ponieważ to Spółka ponosi ekonomiczny ciężar wydatku oraz nie jest on w żaden sposób Spółce zwracany. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Spółka, podkreśla, że każdy wydatek pracowniczy, jest weryfikowany w zakresie celu jego poniesienia (czy jest związany z działalnością gospodarczą Spółki oraz czy został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła) oraz czy nie jest wydatkiem wymienionym w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Dla celów niniejszego wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie wydatki pracownicze będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Co zaś się dotyczy udokumentowania wydatków, przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji wskazujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jednak w tym miejscu warto przytoczyć art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Powyższy przepis odnosi się do reguł zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „UoR”). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 UoR, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

1.określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2.określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3.opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4.datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5.podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6.stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR, można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Z powyższego należy wywnioskować, że dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy.

W tym miejscu należy również przytoczyć art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej: „OP”) zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast, w oparciu o art. 181 OP dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Katalog ten jest katalogiem otwartym, co sprawia, że zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Co ważne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników, które będą dokumentowane w ramach opisanej we Wniosku polityki rozliczenia wydatków i archiwizowane w systemie Spółki w połączeniu z dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne danego Pracownika (lub na jego numer pracowniczy przypisany przez Spółkę) będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu (prawo do rozpoznania kosztu będzie poprzedzone analizą pod kątem spełnienia przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oraz analizą, że nie będą to wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Co więcej, należy wskazać, że UoR, tak jak i ustawa o CIT, nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Oznacza to, że, zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).

Podsumowując, biorąc pod uwagę powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które dotyczyć będą faktur otrzymanych przez Pracowników, zarówno tych zwróconych Pracownikom jak i zapłaconych firmową kartą płatniczą/ debetową Spółki. Księgowanie powyższych wydatków będzie opierać się o raport złożony przez Pracownika z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu potwierdzającym ich nabycie przez Pracownika (wydatki te będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie będą wydatkami, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Co ważne opisany przez Spółkę sposób postępowania odpowiada dotychczasowej praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i jest powszechnie stosowaną na rynku metodą dokumentowania wydatków służbowych pracowników w dużych organizacjach.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 30 maja 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS: wskazał, że „Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony imiennie na Pracownika, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.”

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 23 września 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:

-z dnia 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,

-z dnia 13 stycznia 2025 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK,

-z dnia 23 września 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS,

-z dnia 4 lipca 2023 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,

-z dnia 24 marca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,

-z dnia 30 grudnia 2022 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,

-z dnia 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG,

-z dnia 12 maja 2020 r. znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Wnioskodawca zaznacza, że ma świadomość, iż powołane w niniejszym Wniosku interpretacje indywidualne wydane w podobnych stanach faktycznych lub zdarzeniach przyszłych nie wywierają mocy ochronnej w jego indywidualnej sprawie, zgodnie z OP. Niemniej jednak, przedstawione orzeczenia interpretacyjne mają istotne znaczenie dla zobrazowania utrwalonej linii interpretacyjnej oraz kierunku wykładni przepisów prawa podatkowego dokonywanej przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Wypracowany przez organy podatkowe kierunek interpretacyjny powinien być brany pod uwagę podczas rozpoznawania niniejszego Wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie nastąpiła zmiana przepisów prawa ani nie wystąpiły inne przesłanki, które mogłyby uzasadniać odejście od dotychczasowego stanowiska. Powołane rozstrzygnięcia, choć nie mają formalnej mocy wiążącej dla Wnioskodawcy, stanowią bowiem przejaw jednolitej praktyki interpretacyjnej organów podatkowych, której respektowanie służy realizacji zasady zaufania obywateli do organów władzy publicznej oraz zasadzie pewności i przewidywalności prawa.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego zakup towaru lub usługi dla celów Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Zatem skoro będące przedmiotem pytania wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego zakup towaru lub usługi dla celów Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT) jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Odnosząc się do powołanych interpretacji, wskazać należy, że rozstrzygnięcia w nich zawarte dotyczą konkretnej indywidualnej sprawy w określonym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, zatem nie mogą przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z  powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.