Interpretacja indywidualna z dnia 20.12.2010, sygn. IBPBI/2/423-1214/10/PC, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach

Temat interpretacji

Czy zbiorcze polecenie wyjazdu służbowego i jego rozliczenie dla zespołu pracowników oddelegowanych na tę samą budowę w sposób opisany przez Spółkę, spełnia wymogi w świetle ustawy o podatku od osób prawnych i w związku z tym stanowi podstawę do uznania go za dowód, pozwalający zaliczyć wydatki związane z podróżami służbowymi za koszt uzyskania przychodu?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 14 września 2010 r. (data wpływu do tut. BKIP 22 września 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zbiorczym poleceniem wyjazdu służbowego zespołu pracowników jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 września 2010 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zbiorczym poleceniem wyjazdu służbowego zespołu pracowników.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka świadczy usługi budowlano-montażowe. Roboty budowlane prowadzone są na terenie Polski, w związku z czym Spółka oddeleguje swoich pracowników na poszczególne budowy, którzy jako jeden zespół mają zlecone wykonanie zadania służbowego i wystawia dla każdego z nich indywidualne polecenie wyjazdu służbowego. Czas pobytu służbowego, środek lokomocji, którym odbyto podróż służbową podróży, trasa oraz koszty podróży służbowej są identyczne dla każdego z pracowników.

W celu ograniczenia ilości dokumentów, usprawnienia pracy oraz zmniejszenia czasu związanego z wystawianiem odrębnych poleceń wyjazdów służbowych Spółka ma zamiar wprowadzić druk zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego dla zespołu oddelegowanych pracowników, jednakże z wyszczególnieniem każdego z nich z imienia i nazwiska.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej nastąpi na jednym druku indywidualnie dla każdej z delegowanych osób, natomiast zbiorcze będą elementy wspólne i identyczne dla każdego z pracowników, tj.:

• czas pobytu służbowego,
• trasy dojazdu i powrotu,
• podpis zlecającego odbycie podróż służbową,
• podpis sprawdzającego dokument,
• podpis zatwierdzającego dokument.

Każdy z delegowanych pracowników umieści na dokumencie swój podpis jako przedkładający, a w przypadku rozliczenia gotówkowego również jako kwitujący odbiór kwoty.

Tak więc, stronami w tym dokumencie będą wszyscy pracownicy oddelegowani na budowę oraz Spółka. Koszty podróży służbowej zostaną zestawione i wyszczególnione dla każdego pracownika odrębnie. Czas pobytu służbowego oraz trasy dojazdu będą identyczne dla wszystkich pracowników. Rachunek zostanie sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym i zostanie zatwierdzony do realizacji poprzez opatrzenie go jednym podpisem zatwierdzającego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy zbiorcze polecenie wyjazdu służbowego i jego rozliczenie dla zespołu pracowników oddelegowanych na tę samą budowę w sposób opisany przez Spółkę, spełnia wymogi w świetle ustawy o podatku od osób prawnych i w związku z tym stanowi podstawę do uznania go za dowód, pozwalający zaliczyć wydatki związane z podróżami służbowymi za koszt uzyskania przychodu...

Zdaniem Wnioskodawcy, stosownie do postanowień art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z ustawą o rachunkowości. Natomiast podstawą zapisów w księgach rachunkowych jak mówi art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości - są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi".

Zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zdaniem Spółki druk zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego, który został wcześniej opisany spełnia te wymogi i w związku z tym wydatki związane z podróżą służbową ujęte na tym dokumencie kwalifikują się do zaliczenia ich za koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), nie wymienia wydatków mogących stanowić koszty uzyskania przychodów w sposób enumeratywny. Ustawodawca posłużył się w tym zakresie klauzulą generalną, wskazując jedynie na przesłanki, które muszą być spełnione, aby poniesione koszty można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z ogólną definicją zawartą w art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Podatnik ma zatem możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Wskazać jednak należy, iż ciężar dowodu co do wykazania związku przyczynowo skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem spoczywa na podatniku.

W związku z powyższym, przyjąć należy, iż aby jakiś wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki, tj.:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Przepisami, zgodnie z którymi ewidencja ta powinna być prowadzona, jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. u. 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Z przepisów ww. ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi (art. 20 ust. 2 i 3 ustawy). W myśl art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Ust. 2 wymienionego w zdaniu poprzednim artykułu ustawy wskazuje, iż księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych ().

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych, choć niejednokrotnie niewystarczającym. Należy bowiem podkreślić, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony, ale wskazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów, a ponadto potwierdzić racjonalność poniesionych wydatków.

Ponadto, zgodnie z treścią art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Natomiast art. 191 ww. ustawy stanowi, iż to organ podatkowy ocenia na podstawie całego zebranego materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca oddeleguje swoich pracowników na poszczególne budowy prowadzone przez Spółkę, którzy jako jeden zespół mają zlecone wykonanie zadania służbowego i wystawia dla każdego z nich indywidualne polecenie wyjazdu służbowego. Czas pobytu służbowego, środek lokomocji, którym odbyto podróż służbową podróży, trasa oraz koszty podróży służbowej są identyczne dla każdego z pracowników.

W celu ograniczenia ilości dokumentów, usprawnienia pracy oraz zmniejszenia czasu związanego z wystawianiem odrębnych poleceń wyjazdów służbowych Spółka ma zamiar wprowadzić druk zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego dla zespołu oddelegowanych pracowników, jednakże z wyszczególnieniem każdego z nich z imienia i nazwiska.

Podróżą służbową w świetle przepisów Prawa pracy nie bądących przedmiotem niniejszej interpretacji, jest wyjazd podjęty na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub poza miejsce wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych, który jednocześnie ma związek z wykonywaniem zadań związanych z działalnością pracodawcy. Z tego względu uznać należy, że podróże służbowe co do zasady związane są z osiąganymi przez pracodawcę przychodami, a wydatki poniesione w związku z tymi podróżami stanowią, w granicach określonych przepisami prawa podatkowego, koszty uzyskania przychodów.

Kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów jak wyjaśniono powyżej normują odrębne przepisy. Zatem, jeżeli na gruncie przepisów ustawy o rachunkowości nie będącej przedmiotem niniejszej interpretacji, zbiorcze polecenia wyjazdu służbowego, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach