Temat interpretacji
Z przedstawionych okoliczności faktycznych wynika, iż podatnik prowadzi działalność gospodarczą w s.c., zleca swojemu pracownikowi kierowcy samochodu ciężarowego wykonanie usługi transportowej z Łodzi po towar- załadunek w Niemczech a wyładunek w Austrii na potrzeby zlecającego usługę transportową kontrahenta .
Wątpliwości podatnika dotyczą kwestii, czy koszty delegacji: diety, noclegi pracownika są kosztem uzyskania przychodu jego działalności oraz czy należy rozliczać każdy wyjazd i potwierdzać jego pobyt na druku delegacji, czy wystarczy tylko że usługa została wykonana na potwierdzenie której kontrahent otrzyma fakturę?.
Z przedstawionego we wniosku stanowiska wynika, iż koszty delegacji podatnik powinien rozliczać zgodnie z obowiązującymi przepisami ponieważ wyjazd poza teren miasta jest dodatkowym kosztem jego firmy .
Rozpatrując wniosek Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Widzew stwierdza, co następuje:
Pojęcie kosztów uzyskania przychodów zostało zdefiniowane w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze. zm.). Przepis ten stanowi, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Z treści powyższego przepisu wynika, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w art. 23 tej ustawy, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, nie wyłączając tych które związane są pośrednio z uzyskiwanymi przychodami, a mianowicie z funkcjonowaniem źródła przychodów.
Art. 23 ustawy nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera jedynie regulację, zgodnie z którą nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorcy i osób współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przepisami tymi są odpowiednio:
* dla podróży krajowych - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),
* dla podróży zagranicznych - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991)
Powołane wyżej rozporządzenia nie zawierają definicji podróży służbowej. Została ona natomiast zawarta w ustawie z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy ( Dz.U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Regulacje w tym zakresie zawiera m. in. art. 77.5 który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy.
Reasumując wyjazdy pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców, wykonujących na zlecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy są podróżą służbową. Natomiast podatnikowi jako podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wartości diet i innych należności za czas podróży służbowej wypłaconych pracownikom z tytułu podróży krajowej i zagranicznej, w części nie przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
Zasady i sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów u podmiotów gospodarczych prowadzących podatkowa księgę przychodów i rozchodów zostały uregulowane w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Koszty podróży służbowych pracowników (koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników) winny być dokumentowane zgodnie z zasadami określonymi w przepisie § 14 ust. 2 pkt 5 rozp. Dowód wewnętrzny winien spełniać wymogi określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc musi zawierać takie dane jak: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących mu diet. Przepisy prawa podatkowego wskazują zatem na sposób dokumentowania poniesionych przez pracodawcę kosztów podróży służbowych pracowników.
Mając powyższe na uwadze, Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź Widzew podziela stanowisko podatnika, iż koszty delegacji pracownika są kosztami uzyskania przychodów i winny być rozliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.