Obowiązki płatnika związane z wypłatą ekwiwalentu za używanie własnego telefonu.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 31 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowym od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka z o. o. [dalej: Spółka lub Wnioskodawca] jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS (...), pracodawcą oraz płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy na rzecz swoich klientów usługi leasingu operacyjnego i finansowego.

Spółka zamierza wprowadzić możliwość wykorzystania przez swoich pracowników własnych telefonów (smartfonów) niezbędnych do świadczenia przez nich pracy.

W związku z powyższym, Spółka planuje wdrożenie programu ( jako „program”) dedykowanego dla pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony oraz określony. Uczestnictwo dla pracowników Spółki oparte jest na zasadach dobrowolności i przeznaczone jest dla wszystkich pracowników korzystających z telefonu, niezależnie od tego, czy w danym momencie wykonują oni swoje obowiązki w trybie zdalnym.

Program zakłada korzystanie z własnego telefonu (nowo zakupionego lub już posiadanego) do celów służbowych. Telefony będą nadal pozostawały własnością pracowników, jednak będą przez nich wykorzystywane do celów służbowych.

Wnioskodawca, w celach ewidencyjnych, zamierza zbierać od uczestników programu oświadczenia stanowiące dowód własności i adekwatności sprzętu oraz akcesoriów do pracy.

Alternatywnie Spółka rozważa zawarcie stosownego postanowienia potwierdzającego własność i adekwatność zgłaszanego do programu telefonu, w deklaracji przystąpienia do programu. Dodatkowo, pracownicy przystępujący do programu będą oświadczać, iż posiadany przez nich telefon będzie wykorzystywany w celach służbowych. Zakupiony przez pracownika telefon stanowi własność pracownika i pozostaną jego własnością po zakończeniu stosunku zatrudnienia.

W ramach programu, Wnioskodawca zamierza wypłacać ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy własnego telefonu, w określonej przez Spółkę wysokości. Wysokość ekwiwalentu będzie ustalona w oparciu o dostępne informacje na temat średnich cen rynkowych dotyczących wartości telefonów o klasie i parametrach, które wymagane są do wykonywania zadań służbowych na rzecz Spółki. Kwota ekwiwalentu będzie dla wszystkich uczestników programu ustalona w jednakowej wysokości.

Spółka określiła wartość ekwiwalentu w oparciu o dane rynkowe dotyczące przede wszystkim kosztów sprzętu spełniającego minimalne wymogi techniczne niezbędne do wykonywania zadań przez pracowników, wzięła pod uwagę amortyzację przedmiotowego sprzętu, żywotność tego sprzętu w ramach zwykłego użytkowania oraz koszty związane z konserwacją oraz funkcjonowaniem sprzętu. W oparciu o te dane określono zarówno samą kwotę ekwiwalentu oraz czas jakiego ekwiwalent będzie dotyczył, tj. okres 24 miesięcy korzystania ze sprzętu. W kolejnych latach z uwagi między innymi na zmieniające się dane rynkowe, Spółka może zmienić kwotę ekwiwalentu jak i wydłużyć okres, np. do 36 miesięcy.

W ujęciu praktycznym należy wskazać, że Spółka dołożyła należytej staranności dokonując kalkulacji kosztów użytkowania telefonów przez pracowników. Określony na tej podstawie ekwiwalent stanowi równowartość tych kosztów.

W ramach programu, Wnioskodawca zakłada dwa tryby wypłaty ekwiwalentu w zależności od rodzaju podpisanej z pracownikami umowy o pracę:

1)umowa o pracę na czas określony: ekwiwalent pieniężny na zakup telefonu zostanie wypłacany w częściach miesięcznych, w wysokości 1/24 ekwiwalentu; w przypadku zmiany formy umowy z umowy o pracę na czas określony na umowę o pracę na czas nieokreślony w trakcie uczestnictwa w programie, w momencie zmiany umowy pracownik otrzyma jednorazowy ekwiwalent w wysokości odpowiadającej odpowiedniej proporcji miesięcy ekwiwalentu pozostałego do upływu dwuletniego okresu w stosunku do całego, dwuletniego okresu obowiązywania ekwiwalentu;

2)umowa o pracę na czas nieokreślony: ekwiwalent pieniężny na zakup telefonu zostanie wypłacony jednorazowo w momencie przystąpienia do programu w kwocie ustalonej na podstawie powyższych zasad; w przypadku zakończenia umowy o pracę z Wnioskodawcą przed upływem dwóch lat od dnia otrzymania ekwiwalentu, pracownik będzie zobowiązany do zwrotu otrzymanego ekwiwalentu; zwrot nastąpi w odpowiedniej proporcji miesięcy ekwiwalentu pozostałego do upływu dwuletniego okresu w stosunku do całego, dwuletniego okresu obowiązywania ekwiwalentu.

Pytanie

Czy ekwiwalent z tytułu użytkowania własnego telefonu wypłacany pracownikom będzie stanowił przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a Wnioskodawca działający jako płatnik podatku wskazany w art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, nie będzie zobowiązany zgodnie z art. 31 ustawy o PIT do obliczenia, pobrania oraz wpłaty podatku od przekazywanych pracownikom ekwiwalentów w związku z uczestnictwem w programie?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłata ekwiwalentu pieniężnego na zasadach określonych w programie, który Spółka zamierza wprowadzić, stanowi dla pracowników przychód, który będzie podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, a tym samym Spółka nie będzie obowiązana do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21,52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Treść art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f ustawy7 o PIT wskazuje, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty przez ustawodawcę zwrot „w szczególności” wskazuje na katalog otwarty przychodów ze stosunku pracy, ograniczony jedynie zwolnieniami przedmiotowymi.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Ustawa o PIT nie zawiera definicji pojęcia „ekwiwalentu”, stąd też z punktu widzenia językowego, ekwiwalent to „równowartość czegoś w naturze lub pieniądzu, rzecz zawierająca w sobie wartość innej rzeczy, równoważnik, odpowiednik, substytut” (internetowy słownik języka polskiego dostępny pod adresem: https://sjp.pl/).

Powyższe wskazuje także, że podstawę określenia wysokości przysługującego pracownikom ekwiwalentu za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowi ich równowartość. Zgodnie z zasadami logiki i doświadczenia towarzyszącego prowadzeniu działalności gospodarczej uznać należy, że równowartość używanych narzędzi, materiałów i sprzętu odnieść należy do ceny jednostkowej, odpowiadającej ich cenie nabycia, jako kategorii obiektywnej.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy istnieje racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłacaną pracownikowi a wartością używanych sprzętów i akcesoriów należących do pracownika, z uwagi na możliwość poddania miesięcznej weryfikacji wartości wypłaconego ekwiwalentu, wobec czego uznać należy, że w tym przypadku spełniony zostanie warunek ekwiwalentności wypłacanej kwoty do ponoszonych w trakcie pracy zdalnej kosztów.

Własność pracowników - przedmiotowy warunek zdaniem Wnioskodawcy również należy uznać za spełniony. Pracownik na każdym etapie uczestnictwa w programie pozostanie właścicielem telefonu, a prawo własności na żadnym etapie nie zostanie przeniesione na Spółkę. Wnioskodawca, jak zostało wskazane w opisie zdarzenia przyszłego potwierdzi prawo własności do telefonu na podstawie złożonego oświadczenia, bądź alternatywnie na etapie podpisywania deklaracji przystąpienia do programu.

Cel wykorzystania, ostatni warunek kwalifikujący zastosowanie zwolnienia, w ocenie Spółki również zostanie spełniony. Założenia programu zakładają wykorzystywanie telefonu na potrzeby wykonywanej przez pracowników pracy na rzecz Wnioskodawcy i jedynie dla spełnienia tychże potrzeb program został stworzony. Przedmiotowe będzie również elementem oświadczenia, które zostanie złożone przez uczestników programu na etapie przystąpienia do programu.

Zdaniem Wnioskodawcy w świetle powyższego, w opisanym zdarzeniu przyszłym, w przypadku wypłaty ekwiwalentu na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich telefonów, przedmiotowy ekwiwalent będzie stanowił dla nich przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia z opodatkowania.

W omawianej sytuacji bowiem uznać należy, że spełnione pozostaną wszystkie wymienione powyżej warunki do skorzystania ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust 1 pkt. 13 ustawy o PIT.

Spełnienie powyższych warunków kwalifikujące do zastosowania zwolnienia ekwiwalentu znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m. in. z dnia 14 lipca 2016 r. o sygn. nr IPPB2/4511-401 /16-3/MK1, w której organ wprost dopuszcza możliwość zastosowania zwolnienia przy spełnieniu powyższych warunków: „podsumowując, w przypadku gdy powyższe warunki wypłacanego ekwiwalentu zostaną spełnione, a więc ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem sprzętu, które stanowić będą ich własność oraz rzeczy te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacony jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.):

Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Ustawa przewiduje przy tym dwa „tryby” zapłaty/poboru podatku dochodowego od osób fizycznych:

-tzw. samoobliczenie (samowymiar) i zapłatę podatku przez podatnika;

-obliczenie i pobór podatku przez płatnika.

Zasadą jest, że obowiązek prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania, obliczenia i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych ciąży na podatnikach. Niemniej, w odniesieniu do licznych sytuacji zasada ta została wyłączona przez ustawodawcę przez nałożenie obowiązków płatnika na podmioty wypłacające podatnikowi (stawiające do dyspozycji podatnika) należności stanowiące jego dochody (przychody).

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, wprowadza system poboru podatku przez płatnika w przypadkach wskazanych w Rozdziale 7: „Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników”.

Ustawodawca ustanowił obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez:

-określenie rodzaju podmiotu dokonującego wypłaty (realizacji) świadczeń na rzecz podatników, przy czym rodzaj podmiotu jest określany poprzez wskazanie jego formy organizacyjnej, jego statusu bądź roli, jaką podmiot ten pełni w relacji z podatnikiem oraz

-określenie kategorii przychodów (dochodów) w odniesieniu do których na ww. podmiotach ciążą obowiązki płatnika podatku.

Podstawowym warunkiem dla rozważań o obowiązkach płatnika jest jednak istnienie relacji, udzielający świadczenia (płatnik) - uzyskujący świadczenie (podatnik). Udzieleniem świadczenia jest przy tym zarówno sytuacja, gdy świadczenie jest przekazywane bezpośrednio przez płatnika, jak również sytuacja, gdy świadczenie jest realizowane przez podmiot trzeci, ale jest „zlecane”, „organizowane” przez płatnika (czyli w istocie pochodzi od płatnika).

W szczególności, w odniesieniu do art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nadającego status płatnika podatku „zakładom pracy”, należy podkreślić, że przepis ten dotyczy:

-przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy uzyskiwanych od zakładów pracy oraz

-zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Zgodnie bowiem z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: