Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 września 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 1 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani pismem z 2 października 2025 r. (wpływ 8 października 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

1.Od 2 kwietnia 2023 r. prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie zarządzania projektami informatycznymi i pracuje Pani jako Kierownik Projektu (Project Manager) w sektorze IT. Po zawieszeniu działalności została ona wznowiona 28 października 2024 r.

2.Formą opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej jest ryczałt ewidencjonowany, spełnia Pani warunki do opodatkowania w tej formie.

3.Jest Pani polskim rezydentem podatkowym.

4.Aktualnie jest Pani czynnym podatnikiem VAT.

5.Nie zatrudnia Pani pracowników ani zleceniobiorców.

6.Działalność gospodarcza jest jedynym źródłem uzyskiwanych dochodów.

7.Kody PKD zakresu Pani działalności są następujące:

·62.01.Z – Działalność związana z oprogramowaniem;

·62.02.Z – Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki;

·70.22.Z – Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania;

·74.20.Z – Działalność fotograficzna;

·85.59.B – Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane.

8.Przedstawia Pani charakterystykę swojej działalności:

Świadczone są usługi zarządzania projektami z wyłączeniem projektów budowlanych. Nie są uzyskiwane przychody ze świadczenia usług firm centralnych (head-office). Jako Kierownik Projektu (Project Manager) w sektorze IT, zajmuje się Pani zarządzaniem projektami informatycznymi oraz wdrożeniowymi na potrzeby zleceniodawcy. Praca obejmuje:

-planowanie, harmonogramowanie, budżetowanie;

-określanie zakresu prac projektu;

-podział zadań i koordynację prac analityków biznesowych, deweloperów (programistów), testerów, administratorów;

-raportowanie postępów zleceniodawcy;

-obsługę zmian zakresu projektu;

-komunikację z klientami;

-kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu;

-utrzymywanie kontaktu z osobami decyzyjnymi;

-prowadzenie nadzoru nad dokumentacją projektową;

-monitorowanie działań zespołu projektowego;

-przygotowywanie planów projektu i utrzymywanie dokumentacji projektowej.

Zakres Pani czynności zgodnie z aktualną umową z głównym kontrahentem jest następujący:

·planowanie i monitorowanie postępów projektów zgodnie z ustalonym zakresem, budżetem i terminami oraz ustalenie celów projektowych;

·koordynacja pracy zespołu projektowego;

·zarządzanie budżetem projektu;

·zarządzanie ryzykiem projektowym;

·bieżące rozwiązywanie problemów projektowych;

·tworzenie i aktualizacja dokumentacji projektowej, raportów statusowych oraz innych wymaganych materiałów;

·utrzymywanie komunikacji z klientami i innymi interesariuszami projektu;

·wdrażanie usprawnień procesowych w ramach prowadzonych projektów;

·organizowanie i prowadzenie spotkań projektowych, prezentacji oraz warsztatów dla zespołu i interesariuszy;

·zarządzanie jakością dostarczanych produktów;

·udział w pracach presales;

·mentoring.

Prowadzona działalność w zakresie zarządzania projektami informatycznymi (jako Kierownik Projektu) – stanowiąca przedmiot wniosku, sklasyfikowana jest – według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz. U. z 2015 r. poz. 1676, z późn. zm.) – pod symbolem PKWiU 70.22.20.0. Opisane usługi są zgodne z opisem grupowania PKWiU 70.22.20.0, które obejmuje m.in. „usługi koordynacji i nadzoru w zakresie środków podjętych w celu przygotowania, uruchomienia i zakończenia projektu realizowanego w imieniu klienta”.

9.W ramach działalności nie są świadczone usługi z zakresu doradztwa. Usługi zarządzania projektami IT są wyraźnie oddzielone od usług doradczych.

10.Klasyfikacja PKWiU jest kluczowa dla określenia właściwej stawki ryczałtu. Pani działalność obejmuje kompleksowe usługi zarządzania projektami IT, które nie są usługami doradztwa związanymi z zarządzaniem.

11.Chciałaby Pani podkreślić, że Pani usługi nie obejmują doradztwa związanego z zarządzaniem, które klasyfikowane jest pod innymi symbolami PKWiU i podlegają wyższej stawce ryczałtu.

12.Prowadzi Pani ewidencję przychodów zgodnie z przepisami rozporządzenia wykonawczego.

W piśmie z 2 października 2025 r. stanowiącym uzupełnienie wniosku, udzieliła Pani następujących odpowiedzi na zawarte w wezwaniu pytania:

1. Czy zgodnie z art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) ma Pani nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce?

Odp. Jak opisano w p. 3 opisu stanu faktycznego „Jestem polskim rezydentem podatkowym”. A to na podstawie przepisów art. 3 ust. 1 w związku z ust. 1a pkt 1 ustawy PIT jest równoznaczne z tym, że ma Pani w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy.

2. Czy prowadzona przez Panią działalność gospodarcza jest działalnością usługową w myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843)?

Odp. W świetle przepisu art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy ryczałtowej każda działalność usługowa prowadzona w ramach działalności gospodarczej posiadająca stosowną klasyfikację PKWiU poza określonymi w p. 2 i 3 jest działalnością usługową w rozumieniu tego przepisu. Symbol PKWiU podała Pani w p. 8 opisu stanu faktycznego. Jak wynika wyraźnie z opisu stanu fatycznego nie prowadzi Pani działalności gastronomicznej, ani handlowej, zatem w zrozumiałe jest, że działalność usługowa prowadzona przez Panią jest działalnością w myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 tej ustawy.

3. Czy świadczy Pani usługi będące przedmiotem wniosku w ramach wolnego zawodu, w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 11 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne?

Odp. Nawet pobieżna lektura opisu stanu faktycznego dowodzi, że wykonuje Pani działalność kierownika projektu (ang. Project Manager). Analiza przepisu art. 4 ust. 1 pkt 11 ustawy ryczałtowej wskazuje, że kierownik projektu nie został wymieniony w tym przepisie, a zatem nie świadczy Pani usług w ramach wolnego zawodu w rozumieniu przepisu art. 4 ust. 1 pkt 11 ustawy ryczałtowej.

Przez użyte powyżej w treści określenia:

·„ustawę PIT” należy rozumieć Ustawę z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

·a przez „ustawę ryczałtową” Ustawę z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

4. Jakiedokładnie czynności wykonuje Pani w ramach świadczonych usług zarządzania projektami będących przedmiotem wniosku? Należy szczegółowo wskazać na czym konkretnie polegają Pani czynności w zakresie:

a)planowania, harmonogramowania, budżetowania,

b)określania zakresu prac projektu,

c)podziału zadań i koordynacji prac analityków biznesowych, deweloperów (programistów), testerów, administratorów,

d)raportowania postępów zleceniodawcy,

e)obsługi zmian zakresu projektu,

f)komunikacji z klientami,

g)kierowania bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu,

h)utrzymywania kontaktu z osobami decyzyjnymi,

i)prowadzenia nadzoru nad dokumentacją projektową,

j)monitorowania działań zespołu projektowego,

k)przygotowywania planów projektu i utrzymywania dokumentacji projektowej.

Proszę o ich szczegółowe i wyczerpujące scharakteryzowanie, tj. opisanie:

1)na czym konkretnie polegają wymienione przez Panią czynności?

2)czego dotyczą?

3)jaki jest ich zakres?

4)co jest ich efektem?

Proszę o oddzielną charakterystykę w odniesieniu do każdej z jedenastu świadczonych przez Panią usług wyżej wymienionych w lit. a-k.

Odp. Szczegółowy opis zakresu świadczonych usług w zakresie zarządzania projektami

a)planowanie, harmonogramowanie i budżetowanie projektu

 1.Na czym polega?

Czynności te polegają na stworzeniu pełnego obrazu projektu od początku jego realizacji, w tym zebrania wymagań od klienta, interesariuszy oraz zespołów analitycznych i technicznych. Na tej podstawie opracowuje Pani plan działań, określając, które zadania będą wykonywane, w jakiej kolejności i w jakim czasie. Tworzy Pani harmonogram z logicznymi zależnościami między zadaniami, np. analiza – projektowanie – kodowanie – testy – wdrożenie, a także identyfikuje Pani kamienie milowe (milestones) i punkty kontrolne (checkpoints). Opracowuje Pani budżet projektu, szacując koszty poszczególnych zadań, w tym roboczogodziny zespołu, koszty narzędzi, licencji, infrastruktury, testów oraz utrzymania. Uwzględnia Pani marginesy czasowe i finansowe (bufory) na nieprzewidziane ryzyka i problemy. W trakcie realizacji projektu monitoruje Pani rzeczywisty postęp w odniesieniu do planu, analizuje Pani odchylenia w harmonogramie i budżecie oraz podejmuje Pani działania korygujące w celu zachowania kontroli nad projektem.

 2.Czego dotyczy?

Działania te obejmują cały cykl życia projektu – od jego startu, przez fazy analizy, rozwoju, testów i wdrożenia, aż po wsparcie po wdrożeniu. Dotyczą wszystkich zasobów użytych w projekcie: ludzi, narzędzi, infrastruktury IT, licencji, kosztów podróży i innych kosztów operacyjnych.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·warsztaty z klientem i interesariuszami w celu zebrania wymagań i ograniczeń budżetowych oraz terminowych;

·przygotowanie WBS (Work Breakdown Structure) – rozbicie projektu na mniejsze zadania i prace;

·określenie kolejności zadań (precedencje) i zależności – np. zadanie B nie może rozpocząć się, dopóki zadanie A nie zostanie zakończone;

·estymację czasu pracy i kosztów jednostkowych dla członków zespołu oraz zasobów materialnych;

·weryfikację dostępności zasobów, w tym analityków, programistów, testerów i administratorów oraz ich dostępnych godzin pracy;

·tworzenie harmonogramu projektu – np. (…);

·opracowanie alternatywnych scenariuszy – analiza „co jeśli” w przypadku opóźnień lub zmian w budżecie;

·przeglądy planu z klientem i uzyskanie akceptacji harmonogramu i budżetu.

 4.Co jest efektem?

  Efektem Pani działań jest:

·formalny dokument planistyczny, obejmujący harmonogram z zadaniami, datami i zależnościami;

·plan budżetowy, z rozbiciem kosztów na zadania, fazy i zasoby;

·zatwierdzenie planów przez klienta i interesariuszy, co umożliwia oficjalny start projektu;

·podstawa do monitorowania postępu i kontrolingu, pozwalająca na porównywanie realizacji z planem i podejmowanie działań korygujących w przypadku odchyleń.

b)określenie zakresu prac projektu

 1.Na czym polega?

Czynności te polegają na ścisłej współpracy z klientem oraz zespołem analityków w celu określenia, co dokładnie ma być dostarczone w ramach projektu – zarówno funkcjonalności, moduły, integracje, interfejsy i raporty, jak i wymagania niefunkcjonalne, takie jak wydajność, bezpieczeństwo, responsywność czy dostępność. Identyfikuje Pani granice projektu – czyli co wchodzi w jego zakres, a co pozostaje poza nim (out of scope). Wspólnie z interesariuszami ustala Pani warunki akceptacji i kryteria odbioru dla poszczególnych elementów projektu. Określa Pani również ograniczenia projektowe: budżetowe, technologiczne, czasowe i zasobowe. Na końcu tworzy Pani formalny dokument zakresu projektu – specyfikację wymagań (np. backlog) i weryfikuje Pani jego kompletność oraz spójność z interesariuszami, uzyskując zatwierdzenie przed rozpoczęciem faz wykonawczych.

 2.Czego dotyczy?

Działania te obejmują wszystkie elementy projektu: funkcjonalności, moduły, integracje, interfejsy, dane, raporty, zabezpieczenia, dokumentację, migracje danych i inne komponenty techniczne. Odnosi się także do aspektów niefunkcjonalnych, takich jak wydajność systemu, bezpieczeństwo, responsywność, dostępność czy niezawodność.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·warsztaty z klientem i użytkownikami w celu zebrania wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych;

·analizę dokumentów klienta – biznesowych, procesowych, specyfikacji, regulacji i polityk wewnętrznych;

·mapowanie procesów biznesowych – zarówno aktualnych, jak i docelowych, w celu identyfikacji potrzeb i zależności;

·tworzenie listy funkcji, modułów i ich szczegółowych opisów, wraz z identyfikacją powiązań między nimi;

·priorytetyzację wymagań – określenie, które elementy są krytyczne, a które opcjonalne;

·opracowanie dokumentu zakresu projektu – wersja podstawowa i rozszerzona, uwzględniająca wszystkie wymagania i ograniczenia;

·określenie kryteriów odbioru – sposób, w jaki klient oceni poprawność wdrożenia poszczególnych elementów;

·wspólną walidację z klientem – poprzez konferencje, spotkania, przeglądy i recenzje dokumentów;

·zatwierdzenie zakresu przez interesariuszy przed rozpoczęciem faz wykonawczych projektu.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest:

•dokument zakresu projektu lub specyfikacja wymagań – funkcjonalnych i niefunkcjonalnych;

•jasno określone granice projektu – co będzie wykonane, a co nie;

•zdefiniowane kryteria odbioru i akceptacji elementów projektu;

•podstawa do dalszych działań projektowych, w tym estymacji, harmonogramów, budżetu i podziału pracy w zespole.

c)podział zadań i koordynacja prac analityków biznesowych, deweloperów (programistów), testerów, administratorów

 1.Na czym polega?

Polegają na przekształceniu dokumentów zakresu i harmonogramu w konkretne zadania, a następie przydzieleniu tych zadań konkretnym członkom zespołu (analitykom, programistom, testerom, administratorom), a następnie bieżącej koordynacji ich pracy. Oprócz tego w ramach tego zadania zajmuje się Pani monitorowaniem postępu zadań, usuwaniem blokad wstrzymujących pracę. Zapewnia Pani by osoby w zespole, jak również różne zespoły były wzajemnie zsynchronizowane pod względem swoich działań. W tym celu organizuje Pani spotkania statusowe, wspiera Pani w rozwiązywaniu konfliktów lub niejasności wymagań oraz upewnia się Pani, że osoby w Pani zespole posiadają wszystkie niezbędne do wykonania pracy narzędzia, dostępy, zasoby, środowiska itp.

 2.Czego dotyczy?

Dotyczą organizacji i nadzoru nad codzienną realizacją zadań w ramach projektu, zapewnienia właściwej współpracy pomiędzy analitykami, programistami, testerami i administratorami oraz terminowej realizacji wszystkich etapów projektu zgodnie z harmonogramem.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres obejmuje szereg działań operacyjnych i nadzorczych, w tym:

·   na bazie WBS i harmonogramu tworzy Pani szczegółowy plan zadań – określa Pani, co, kto i w jakim terminie ma wykonać;

·   przypisuje Pani zadania poszczególnym członkom zespołów, np. analityk A opracowuje przypadki użycia, deweloper B implementuje moduł X, tester C przygotowuje scenariusze testowe;

·   organizuje Pani regularne spotkania statusowe z liderami poszczególnych obszarów (analizy, developmentu, testów, administracji), podczas których omawiane są postępy, problemy i priorytety;

·   sprawdza Pani zależności między zadaniami i synchronizuje Pani przekazywanie artefaktów pomiędzy zespołami (np. gdy analityk zakończy dokumentację, deweloper może rozpocząć implementację);

·   monitoruje Pani bieżące blokady i ryzyka – w przypadku opóźnień lub braku zasobów interweniuje Pani, przydzielając wsparcie, negocjując zmiany terminów lub uzgadniając działania z klientem;

·   utrzymuje Pani stałą komunikację z zespołem, przekazując przypomnienia, prowadząc eskalacje i wyjaśnienia w przypadku rozbieżności lub niejasności;

·   dokonuje Pani rebalansu zasobów, tj. w razie potrzeby przekierowuje Pani pracowników lub zmienia Pani przydziały zadań między zespołami, by zapewnić efektywne wykorzystanie dostępnych zasobów;

·   dba Pani o zapewnienie dostępu zespołów do środowisk testowych, narzędzi, repozytoriów kodu, dokumentacji środowisk produkcyjnych – w zakresie koniecznym do realizacji projektu.

 4.Co jest efektem?

Efektem tych czynności jest skuteczna organizacja pracy zespołów projektowych, płynna współpraca między obszarami analizy, developmentu, testów i utrzymania oraz terminowa realizacja zadań zgodnie z harmonogramem i zakresem projektu. Działania te zapewniają spójność rezultatów pracy całego zespołu i minimalizują ryzyko opóźnień lub błędów wynikających z braku koordynacji.

d)raportowanie postępów zleceniodawcy

 1.Na czym polega?

Czynności te polegają na przygotowywaniu okresowych raportów o stanie projektu – mogą to być raporty tygodniowe, miesięczne lub raporty podsumowujące poszczególne fazy projektu. Zbiera Pani dane dotyczące postępu prac: ile zadań zostało ukończonych, ile jest w toku, jakie wystąpiły opóźnienia, problemy lub ryzyka, które się zmaterializowały. Analizuje Pani odchylenia względem planu projektowego – w zakresie harmonogramu, budżetu i zakresu prac. Na podstawie zebranych danych przygotowuje Pani prognozy dotyczące dalszego przebiegu projektu, wskazując czy dotrzymamy terminów oraz jakie korekty są potrzebne. Raporty prezentuje Pani klientowi lub interesariuszom, wyjaśniając stan projektu oraz proponując działania naprawcze w przypadku odchyleń od planu.

 2.Czego dotyczy?

Raportowanie obejmuje cały projekt, we wszystkich jego fazach i aspektach – zarówno harmonogram, koszty, jak i jakość realizacji, dostępność zasobów oraz ryzyka. Dotyczy też oczekiwań klienta i interesariuszy w zakresie informacji o stanie projektu: jakie dane mają być prezentowane, w jakiej formie i z jaką częstotliwością. Skupia się Pani na zapewnieniu klientowi pełnej, rzetelnej i aktualnej wiedzy o stanie realizacji projektu i umożliwienie mu podejmowania decyzji zarządczych.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·   wyczerpujące zbieranie danych z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak (…) – liczba ukończonych i trwających zadań, zidentyfikowane opóźnienia, występujące problemy;

·   konsultacje z liderami zespołów, aby poznać przyczyny ewentualnych opóźnień, trudności technicznych lub blokad organizacyjnych;

·   analizę odchyleń od planu w zakresie harmonogramu, budżetu i zakresu – weryfikacja, które zadania przekroczyły pierwotne założenia i w jakim stopniu;

·   przygotowanie raportu w przejrzystej formie – np. arkusz kalkulacyjny, prezentacja, dashboard lub wykresy wizualizujące aktualny stan projektu;

·   przedstawienie raportu klientowi podczas spotkania lub wideokonferencji, omówienie stanu projektu, problemów i planowanych działań naprawczych;

·   wskazanie rekomendacji dotyczących dalszych działań – np. przesunięcie terminów, zwiększenie zasobów, ograniczenie zakresu, zmiana priorytetów;

·   utrzymywanie archiwum raportów, dokumentowanie historii realizacji projektu i postępów na poszczególnych etapach.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest opracowanie i przekazanie klientowi pełnych, rzetelnych i udokumentowanych raportów o stanie projektu. Klient otrzymuje aktualną informację o postępie, kosztach, ryzykach i jakości realizacji, co umożliwia mu podejmowanie świadomych decyzji zarządczych oraz wdrażanie działań korygujących. Raporty te stanowią również dokumentację historyczną projektu, potwierdzającą przebieg jego realizacji i stanowiącą podstawę rozliczenia zlecenia. Dodatkowo raporty pozwalają na weryfikację zgodności realizacji z planem, umożliwiają szybkie reagowanie na odchylenia oraz zwiększają przejrzystość i kontrolę nad projektem ze strony klienta.

e)obsługa zmian zakresu projektu

 1.Na czym polega?

Czynności te polegają na kompleksowej obsłudze zmian zakresu projektu zgłaszanych przez klienta lub interesariuszy. W praktyce przyjmuje i analizuje Pani wnioski dotyczące nowych wymagań, zmian funkcjonalności, przesunięć terminów lub modyfikacji priorytetów. Każdą propozycję zmiany ocenia Pani pod kątem jej wpływu na harmonogram, budżet, zasoby oraz ryzyka projektowe. Analizuje Pani, jakie konsekwencje wprowadzenie zmiany wywoła w kontekście istniejącego planu prac – ile czasu i kosztów wymaga, czy wpływa na inne zadania i czy jest wykonalna w aktualnych warunkach. Następnie negocjuje Pani z klientem zakres i warunki realizacji zmiany – w tym ewentualne przesunięcia harmonogramu lub dodatkowe koszty. Po zaakceptowaniu zmiany aktualizuje Pani dokumentację projektową, harmonogram i budżet, a następnie komunikuje Pani nowe ustalenia do zespołów technicznych i nadzoruje Pani wdrożenie zmiany.

 2.Czego dotyczy?

Zmiany mogą obejmować zarówno zakres funkcjonalny projektu (dodanie nowych funkcji, raportów, integracji, interfejsów), jak i parametry niefunkcjonalne (wydajność, bezpieczeństwo, ergonomię). Często dotyczą również terminów realizacji, alokacji zasobów lub priorytetów poszczególnych zadań. Obsługiwane zmiany mają więc charakter zarówno techniczny, organizacyjny, jak i strategiczny – wpływają na całościowe zarządzanie projektem i jego planem wykonawczym.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności w tym obszarze obejmuje:

·odbiór formalnego wniosku o zmianę od klienta lub interesariusza (opis zmiany, uzasadnienie, spodziewane korzyści);

·warsztaty lub konsultacje z klientem oraz zespołem projektowym w celu doprecyzowania szczegółów zmiany i jej celu;

·wstępną ocenę wpływu zmiany – identyfikację zadań, które muszą zostać dodane lub zmodyfikowane, oraz określenie zależności między nimi;

·szacowanie dodatkowego czasu i kosztów realizacji zmiany przy współpracy z zespołami analitycznymi, developerskimi i testerskimi;

·przygotowanie formalnej propozycji zmiany – obejmującej opis modyfikacji, koszt, wpływ na harmonogram oraz rekomendacje dotyczące realizacji;

·negocjacje i uzgodnienia z klientem w zakresie akceptacji zmiany oraz ustalenia nowych warunków realizacji;

·po akceptacji – aktualizację planów projektu, w tym harmonogramu, budżetu i zakresu prac, oraz publikację zaktualizowanych dokumentów;

·przekazanie nowych zadań do zespołów technicznych i monitorowanie realizacji zmiany, w tym kontrolę zgodności wykonania z wymaganiami klienta;

·weryfikację efektów zmiany – sprawdzenie, czy została poprawnie wdrożona i czy nie wprowadziła niepożądanych efektów ubocznych (np. regresji);

·dokumentowanie całego procesu zmiany, w tym wniosku, decyzji, akceptacji, analizy wpływu oraz raportu z realizacji.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest zaktualizowany zakres, harmonogram i budżet projektu, w pełni uwzględniający zaakceptowane zmiany oraz odpowiednio udokumentowany proces decyzyjny. Zmiany są wdrożone, zweryfikowane i zatwierdzone przez klienta, co zapewnia pełną transparentność działań i minimalizuje ryzyko nieporozumień. Dodatkowo prowadzi Pani historię zmian projektu, co umożliwia śledzenie, kiedy i dlaczego wprowadzono konkretne modyfikacje oraz jakie miały one skutki dla realizacji projektu.

f)komunikacja z klientem

 1.Na czym polega?

Czynności te polegają na utrzymywaniu stałej, bezpośredniej i efektywnej komunikacji z klientem na wszystkich etapach realizacji projektu. Odpowiada Pani za prowadzenie dialogu z klientem w zakresie postępów, zmian, ryzyk oraz decyzji dotyczących projektu. Organizuje Pani spotkania statusowe, przeglądy postępów, warsztaty tematyczne i prezentacje wyników. Podczas spotkań i rozmów wyjaśnia Pani klientowi aktualny stan projektu, napotkane problemy, potencjalne opóźnienia oraz możliwe konsekwencje decyzji dotyczących zakresu, kosztów czy terminów. W razie potrzeby negocjuje Pani z klientem kompromisy lub modyfikacje założeń projektowych. Zbiera Pani również opinie i uwagi klienta (tzw. feedback) i przekazuje je Pani zespołowi projektowemu, aby zapewnić zgodność efektów prac z oczekiwaniami odbiorcy. Dodatkowo zajmuje się Pani formalnym przekazywaniem dokumentacji – raportów, specyfikacji, protokołów, akceptacji czy zmian zakresu – oraz dba Pani o prawidłowy obieg informacji między stronami.

 2.  Czego dotyczy?

Komunikacja z klientem dotyczy wszystkich aspektów projektu: jego zakresu, terminów, kosztów, jakości, ryzyk, zmian oraz bieżących decyzji projektowych. Obejmuje zarówno przekazywanie informacji o stanie projektu i postępach, jak i uzgadnianie kluczowych decyzji, akceptacji czy zmian. Prowadzona komunikacja odbywa się wielokanałowo – poprzez spotkania stacjonarne i online, wideokonferencje, e-maile oraz narzędzia do zarządzania projektami (np. (…)). Dostosowuje Pani formę komunikacji do rodzaju informacji i preferencji klienta, dbając o terminowość i klarowność przekazu.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·organizowanie i prowadzenie regularnych spotkań z klientem oraz interesariuszami projektu (np. cotygodniowych statusów, comiesięcznych przeglądów);

·przygotowanie agend spotkań, raportów, prezentacji i innych materiałów wspierających dyskusję (np. wykresów postępu, list zadań, planów zmian);

·moderowanie spotkań i warsztatów – prowadzenie rozmów, notowanie ustaleń, zbieranie decyzji oraz podsumowywanie wyników;

·codzienną komunikację e-mailową lub w komunikatorach roboczych (np. odpowiedzi na zapytania, szybkie raporty, wyjaśnienia techniczne w zrozumiały sposób);

·wyjaśnianie klientowi skutków decyzji – np. jak dana zmiana wpłynie na harmonogram, koszt czy zakres projektu;

·organizowanie warsztatów roboczych z klientem, np. w celu doprecyzowania wymagań, zakresu zmian lub priorytetów biznesowych;

·dokumentowanie wszystkich ustaleń w formie notatek, protokołów i podsumowań spotkań, które przekazuje Pani klientowi do akceptacji;

·monitorowanie zobowiązań klienta – np. terminowego dostarczania danych, zatwierdzania dokumentacji lub akceptacji etapów projektu;

·eskalowanie problemów komunikacyjnych lub sytuacji braku reakcji klienta, aby zapobiec opóźnieniom i blokadom w projekcie;

·zarządzanie oczekiwaniami klienta, dążenie do zrozumienia jego potrzeb i budowanie relacji opartych na zaufaniu i transparentności.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest zapewnienie pełnej przejrzystości w relacji z klientem – klient jest na bieżąco informowany o stanie projektu, postępach, ryzykach i decyzjach. Wszystkie uzgodnienia są udokumentowane i możliwe do odtworzenia, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędnych interpretacji. Dzięki sprawnej komunikacji możliwe jest szybkie podejmowanie decyzji korygujących oraz utrzymanie projektu w zgodzie z oczekiwaniami klienta. Prawidłowa i regularna komunikacja zwiększa satysfakcję klienta, buduje zaufanie do realizowanego projektu i wspiera jego skuteczne zakończenie.

g)kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu

 1.Na czym polega?

Czynności te polegają na codziennym nadzorze nad przebiegiem realizacji projektu i podejmowaniu działań operacyjnych zapewniających jego płynny przebieg. Na bieżąco kontroluje Pani postęp zadań, reaguje Pani na pojawiające się problemy techniczne, organizacyjne lub interpersonalne oraz podejmuje Pani decyzje dotyczące przesunięć zasobów, priorytetów i harmonogramu. Pani zadaniem jest utrzymanie płynności pracy zespołów, szybkie rozwiązywanie blokad i zapobieganie opóźnieniom.

W przypadku pojawienia się ryzyk lub incydentów analizuje Pani ich wpływ na projekt i wdraża Pani działania korygujące lub awaryjne. Dzięki temu projekt realizowany jest w sposób ciągły, bez przestojów, z zachowaniem odpowiedniego tempa i jakości.

 2.Czego dotyczy?

Czynności te obejmują wszystkie aspekty operacyjnej realizacji projektu – od planowych zadań i harmonogramu, przez dostępność zasobów i przepływ informacji, po jakość wykonywanych prac. Dotyczą również reagowania na nieprzewidziane sytuacje, takie jak opóźnienia w dostawach danych, awarie środowisk, braki kadrowe, konflikty między członkami zespołu czy błędy w implementacji. W praktyce działania te koncentrują się na bieżącym utrzymaniu efektywności pracy i ciągłości realizacji projektu.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·   codzienną kontrolę stanu realizacji projektu, w tym monitorowanie postępów zadań i sprawdzanie, czy żadne z nich nie zostało zablokowane;

·    wysyłanie przypomnień, prowadzenie eskalacji i interwencji w przypadku zadań lub obszarów, które nie posuwają się naprzód zgodnie z planem;

·   negocjacje z klientem lub interesariuszami w sytuacjach, gdy pojawiają się konflikty harmonogramowe lub konieczność przesunięcia terminów;

·   zarządzanie ryzykami – identyfikacja zagrożeń, ocena ich wpływu na projekt i uruchamianie planów awaryjnych w momencie materializacji ryzyka;

·   podejmowanie decyzji dotyczących alokacji zasobów, w tym przekierowywanie pracowników między zadaniami lub zmianę priorytetów w zależności od sytuacji;

·   ścisłą współpracę z liderami zespołów (analityków, programistów, testerów, administratorów) w celu rozwiązywania blokad technicznych i merytorycznych;

·  dbanie o morale i efektywność zespołu, monitorowanie obciążenia pracą oraz zapobieganie sytuacjom nadmiernego przeciążenia lub spadku motywacji;

·  utrzymywanie płynności przepływu pracy między fazami projektu i zespołami – tak, aby każdy etap mógł rozpocząć się bez opóźnień wynikających z braku danych lub zasobów.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest zapewnienie sprawnego, ciągłego i efektywnego przebiegu realizacji projektu. Dzięki bieżącemu nadzorowi i szybkim reakcjom projekt przebiega bez przestojów, a ewentualne problemy są wychwytywane i rozwiązywane zanim wpłyną na harmonogram lub jakość prac. Zespół pracuje płynnie i z odpowiednim tempem, co minimalizuje ryzyko opóźnień wynikających z czynników operacyjnych. W rezultacie projekt realizowany jest w sposób uporządkowany, stabilny i zgodny z założeniami klienta.

h)utrzymywanie kontaktu z osobami decyzyjnymi

 1.Na czym polega?

Czynności te polegają na regularnym utrzymywaniu kontaktu z osobami o decyzyjnej roli w organizacji klienta, takimi jak sponsorzy projektu, członkowie kierownictwa, zarząd czy CIO. W trakcie projektu informuje Pani decydentów o bieżącym stanie realizacji, prezentuje Pani kluczowe wskaźniki postępu, ryzyka i rekomendacje strategiczne. Zapewnia Pani, że decydenci mają pełen obraz sytuacji, rozumieją konsekwencje podejmowanych decyzji i mogą w odpowiednim momencie zatwierdzać lub modyfikować działania projektowe. Utrzymuje Pani regularny dialog zarówno w formie formalnej (spotkania strategiczne, raporty, wideokonferencje), jak i nieformalnej (mail, szybkie konsultacje), aby decyzje były podejmowane na podstawie aktualnych danych i informacji.

 2.Czego dotyczy?

Dotyczy wszystkich decyzji wymagających zatwierdzenia na poziomie strategicznym, takich jak akceptacja budżetu, zakresu projektu, kamieni milowych, kluczowych zmian lub eskalacji problemów. Dotyczy również przekazywania decydentom rzetelnej informacji o postępie prac, ryzykach i ewentualnych blokadach wymagających interwencji na poziomie kierowniczym.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·ustalanie harmonogramu spotkań i konsultacji z osobami decyzyjnymi;

·przygotowywanie materiałów informacyjnych i skrótów strategicznych, prezentujących status projektu, ryzyka i rekomendacje;

·prowadzenie spotkań i wideokonferencji, moderowanie dyskusji, zbieranie decyzji i akceptacji;

·utrzymywanie stałego, bieżącego kontaktu mailowego lub telefonicznego w przypadku pilnych decyzji lub eskalacji problemów;

·przekazywanie decydentom kluczowych informacji, aby mogli podejmować decyzje o wpływie strategicznym;

·monitorowanie, czy decyzje są podejmowane w terminie, i przypominanie decydentom w razie potrzeby.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest utrzymanie stałego, rzetelnego i efektywnego kontaktu z decydentami, dzięki czemu podejmowane są decyzje strategiczne w sposób świadomy i terminowy. Decydenci mają pełną wiedzę o stanie projektu, jego ryzykach i priorytetach, co umożliwia im wpływanie na kierunek i przebieg realizacji projektu. Stały kontakt minimalizuje ryzyko opóźnień wynikających z braku decyzji lub niewystarczającej informacji oraz zapewnia przejrzystość i kontrolę działań projektowych na poziomie strategicznym.

i)prowadzenie nadzoru nad dokumentacją projektową

 1.Na czym polega?

Pani czynności polegają na systematycznym nadzorowaniu całej dokumentacji projektowej, zarówno formalnej, jak i technicznej, w celu zapewnienia jej kompletności, spójności i aktualności. Dba Pani, aby wszystkie dokumenty projektowe – specyfikacje, umowy, protokoły spotkań, akceptacje, zmiany i raporty – były odpowiednio przygotowane, zatwierdzone i przechowywane w wyznaczonym repozytorium lub systemie zarządzania dokumentami. Monitoruje Pani wersjonowanie dokumentów, kontroluje Pani zmiany i dba Pani o dostęp odpowiednich osób do dokumentów zgodnie z ich rolą w projekcie. Regularnie sprawdza Pani, czy dokumenty są spójne między sobą i czy zawierają wszystkie wymagane elementy, a także archiwizuje je Pani po zakończeniu projektu, zachowując pełną historię zmian.

 2.Czego dotyczy?

Dotyczy wszystkich typów dokumentów projektowych – analitycznych, technicznych, zarządczych i komunikacyjnych. Dotyczy kontroli nad dostępem do dokumentów, ich wersjonowaniem, aktualizacjami oraz zgodnością z ustalonymi standardami projektowymi i wymogami klienta.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·ustalanie struktury repozytorium dokumentów projektowych – foldery, nazewnictwo, uprawnienia dostępu;

·weryfikacja kompletności dokumentów przed ich zatwierdzeniem;

·kontrola wersjonowania dokumentów, śledzenie historii zmian i zapewnienie spójności między dokumentami;

·monitorowanie, czy dokumenty są dostępne dla zespołu projektowego, klienta i audytów wewnętrznych;

·audyt dokumentów w trakcie realizacji projektu – sprawdzanie podpisów akceptacyjnych, zgodności treści i formalności;

·aktualizacja dokumentacji w odpowiedzi na zmiany w projekcie (zakres, harmonogram, budżet, ryzyka);

·archiwizacja dokumentów po zakończeniu projektu, w tym przekazanie kompletnej dokumentacji klientowi.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest kompletna, spójna i uporządkowana dokumentacja projektowa, która jest dostępna zarówno dla zespołu, jak i klienta. Dokumentacja umożliwia odtworzenie całego przebiegu projektu – co zostało wykonane, kiedy i przez kogo. Utrzymywanie nadzoru nad dokumentacją minimalizuje ryzyko utraty dokumentów, niespójności wersji i błędów wynikających z braku kontroli, zapewniając jednocześnie podstawę do audytu oraz rozliczeń projektu.

j)monitorowanie działań zespołu projektowego

 1.Na czym polega?

Czynności te polegają na stałym śledzeniu postępu pracy zespołu projektowego, w tym realizacji zadań przez analityków, programistów, testerów i administratorów. Monitoruje Pani tempo wykonywania prac, identyfikuje Pani zaległości i odchylenia od harmonogramu oraz planowanego budżetu. Analizuje Pani wydajność zespołu, porównując liczbę zadań wykonanych w określonym czasie z planem oraz identyfikuje Pani przyczyny opóźnień lub blokad. Wskazuje Pani obszary, w których członkowie zespołu mają problemy, np. przeciążenie zadaniami lub brak niezbędnych zasobów. Wspiera Pani zespół w optymalizacji pracy, eliminowaniu wąskich gardeł i zwiększaniu efektywności operacyjnej. W razie potrzeby wprowadza Pani zmiany organizacyjne lub merytoryczne, np. zmianę kolejności zadań czy reorganizację zespołów.

 2.Czego dotyczy?

Działania dotyczą wszystkich członków zespołu projektowego – analityków, programistów, testerów i administratorów. Obejmują wszystkie aspekty pracy zespołu: realizację zadań, dotrzymywanie terminów, jakość wykonywanych prac oraz obciążenie zasobów.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·ustawienie mechanizmów raportowania wewnętrznego, takich jak codzienne raporty, aktualizacje statusów w systemach PM (…);

·analizę metryk wydajności zespołu: średni czas realizacji zadań, liczba zaległych zadań, wskaźniki postępu względem planu;

·regularne przeglądy z liderami zespołów – identyfikowanie, które zadania są opóźnione, przyczyny blokad oraz obszary wymagające wsparcia;

·ustalanie wskaźników KPI dla zespołu, np. prędkość zespołu, czas cyklu zadań, liczba zgłaszanych błędów lub poprawek;

·monitorowanie obciążenia członków zespołu, aby upewnić się, że nikt nie jest przeciążony ani zbyt mało zajęty;

·identyfikowanie potrzeb wsparcia – np. dodatkowe szkolenia, wsparcie techniczne, zwiększenie zasobów;

·wprowadzanie usprawnień organizacyjnych – zmiana kolejności zadań, reorganizacja zespołów, optymalizacja przepływu pracy;

·ciągłe wsparcie merytoryczne i operacyjne zespołu, aby zapewnić spójność i efektywność pracy.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest dostępność aktualnego i rzetelnego obrazu pracy zespołu – w tym co zostało wykonane, co jest w toku i co opóźnia się w realizacji. Wczesne wykrywanie problemów umożliwia szybkie korekty harmonogramu lub alokacji zasobów, minimalizując ryzyko przekroczenia budżetu lub terminów. Zespół pracuje efektywnie, unika blokad i niepewności co do zakresu obowiązków, co zwiększa jego motywację i zaangażowanie. W rezultacie projekt realizowany jest zgodnie z planem, a zarządzanie jego przebiegiem jest w pełni kontrolowane i mierzalne

k)przygotowywanie planów projektu i utrzymywanie dokumentacji projektowej

1.Na czym polega?

Czynności te polegają na opracowywaniu i utrzymywaniu szczegółowych planów projektu obejmujących harmonogram, budżet, alokację zasobów, plan testów i plan wdrożenia. Wersjonuje Pani dokumenty, kontroluje Pani ich aktualność i spójność, zapewniając, że wszystkie pliki projektowe są kompletne i dostępne dla zespołu oraz klienta. Na bieżąco aktualizuje Pani plany w odpowiedzi na postęp prac, zmiany w harmonogramie, wymagania klienta lub wyniki działań zespołu. Dba Pani, aby dokumentacja obejmowała wszystkie niezbędne elementy: specyfikacje, architekturę, instrukcje, protokoły, raporty, akceptacje i zmiany, zapewniając spójność i przejrzystość informacji.

 2.Czego dotyczy?

Działania te dotyczą wszystkich faz projektu: planowania, realizacji, testów, wdrożenia i zamknięcia. Obejmują wszystkie typy dokumentów projektowych – techniczne, analityczne, zarządcze oraz komunikacyjne. Ich celem jest stworzenie pełnej i spójnej bazy dokumentacyjnej, niezbędnej do prawidłowego prowadzenia projektu, kontroli postępów i audytów.

 3.Jaki jest zakres?

Zakres Pani czynności obejmuje:

·   opracowywanie szczegółowych planów projektu, w tym harmonogramów, budżetów, alokacji zasobów, planów ryzyka i komunikacji;

·   dokumentowanie planów w formalnych dokumentach, np. plan zarządzania projektem, plan jakości, plan testów;

·   wersjonowanie dokumentów, prowadzenie historii zmian i oznaczanie kolejnych wersji (np. dokument_v1, _v2), aby zachować pełną kontrolę nad ewolucją planów;

·   definiowanie architektury dokumentów, w tym struktury folderów, dostępu, nazewnictwa i przypisania uprawnień dla zespołu;

·   aktualizacja planów projektu w reakcji na postęp prac lub zmiany wynikające z decyzji klienta lub zespołu;

·   walidacja dokumentów, w tym przeglądy spójności między harmonogramem, budżetem i planem testów, aby uniknąć nieścisłości;

·   zapewnienie dostępności dokumentów dla zespołu, w tym nadawanie uprawnień do przeglądania lub edycji;

·   archiwizacja dokumentacji po zakończeniu projektu, w tym przekazanie klientowi kompletnego zestawu dokumentów (specyfikacje, kody, instrukcje użytkownika, dokumentacja powdrożeniowa);

·   audyt wewnętrzny dokumentacji, weryfikacja kompletności, wersjonowania i podpisów akceptacyjnych.

 4.Co jest efektem?

Efektem Pani działań jest pełny zestaw dokumentów niezbędnych do realizacji projektu, obejmujący plany, specyfikacje, instrukcje, protokoły i raporty. Dokumentacja jest uporządkowana, spójna i łatwo dostępna, co pozwala przedstawić ją klientowi lub audytowi w dowolnym momencie. Umożliwia odtworzenie przebiegu projektu, w tym kto, kiedy i z jaką wersją dokumentu wykonał daną czynność. Tworzy Pani w ten sposób stabilną bazę wiedzy, która wspiera dalsze działania projektowe, utrzymanie systemu, rozwój funkcjonalności oraz wsparcie posprzedażowe.

Pytanie

Według jakiej stawki ryczałtu powinno nastąpić rozliczenie świadczonych usług zarządzania projektami (które nie są usługami doradztwa) w ramach działalności gospodarczej

Pani stanowisko w sprawie

Uważa Pani, że podatek od świadczonych usług jako Kierownik Projektu (Project Manager) w ramach działalności gospodarczej na podstawie przedstawionego stanu faktycznego może być rozliczony w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych według stawki 8,5%.

Uzasadnienie:

Świadczone usługi mają charakter opisany w „Wyjaśnieniach do Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU 2015)” w sekcji M pod symbolem 70.22.20.0, tj.:

-   usługi koordynacji i nadzoru w zakresie środków podjętych w celu przygotowania, uruchomienia i zakończenia projektu realizowanego w imieniu klienta;

-   usługi zarządzania projektami, które mogą dotyczyć budżetu, rachunkowości i kontroli kosztów, zamówień, planowania czasu pracy i pozostałych warunków działania, koordynacji prac podwykonawców, kontroli, jakości, itp.;

-   usługi zarządzania projektami, które obejmują usługi zarządzania.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nie są świadczone usługi z zakresu doradztwa. Świadczone są usługi zarządzania projektami z wyłączeniem projektów budowlanych. Nie są uzyskane przychody ze świadczenia usług firm centralnych (head-office).

Stosownie do art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 776 z późn. zm.): Ustawa reguluje opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym niektórych przychodów (dochodów) osiąganych przez osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.

Przy czym, w myśl art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne: Pozarolnicza działalność gospodarcza oznacza pozarolniczą działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym.

Zgodnie z treścią art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.):

Ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej działalności gospodarczej – oznacza to działalność zarobkową:

a)wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,

b)polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,

c)polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych

-  prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9. Z kolei, art. 5b ust. 1 tej ustawy: stanowi, że:

Za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1)odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;

2)są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności;

3)wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Działalność usługowa to pozarolnicza działalność gospodarcza, której przedmiotem są czynności zaliczone do usług zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU) wprowadzoną rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz. U. poz. 1676, z 2017 r. poz. 2453, z 2018 r. poz. 2440, z 2019 r. poz. 2554 oraz z 2020 r. poz. 556), z zastrzeżeniem pkt 2 i 3.

Według art. 4 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Ilekroć w ustawie używa się oznaczenia „ex” przy symbolu danego grupowania PKWiU, oznacza to, że zakres wyrobów lub usług jest węższy niż określony w tym grupowaniu.

Oznaczenie „ex” dotyczy zatem tylko określonej usługi z danego grupowania. Umieszczenie tego dopisku przy konkretnym symbolu statystycznym ma na celu zawężenie stosowania przepisu tylko do tej nazwy grupowania.

Wysokość stawek ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych została przez ustawodawcę ustalona w art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Przy czym, w myśl art. 12 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Jeżeli podatnik obowiązany do prowadzenia ewidencji przychodów prowadzi działalność, z której przychody są opodatkowane różnymi stawkami określonymi w ust. 1, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ustala się według stawki właściwej dla przychodów z każdego rodzaju działalności, pod warunkiem, że ewidencja przychodów jest prowadzona w sposób umożliwiający określenie przychodów z każdego rodzaju działalności. W przypadku gdy podatnik, o którym mowa w zdaniu poprzednim, nie prowadzi ewidencji w sposób zapewniający ustalenie przychodów dla każdego rodzaju działalności, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 8,5% przychodów, z tym że w przypadku osiągania również przychodów, o których mowa w:

1)    ust. 1 pkt 1, ryczałt wynosi 17%;

2)    ust. 1 pkt 2, ryczałt wynosi 15%;

2a)ust. 1 pkt 2a, ryczałt wynosi 14%;

2b)ust. 1 pkt 2b, ryczałt wynosi 12%;

3)    ust. 1 pkt 3, ryczałt wynosi 10%;

4)    ust. 1 pkt 4, ryczałt wynosi 12,5%.

Zatem, w sytuacji prowadzenia działalności gospodarczej opodatkowanej zryczałtowanym podatkiem dochodowym wg różnych stawek, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych na podstawie prowadzonej ewidencji przychodów ustala się według stawki właściwej dla przychodów z każdego rodzaju działalności, pod warunkiem że ewidencja przychodów jest prowadzona w sposób umożliwiający określenie przychodów z każdego rodzaju działalności.

Stosownie do art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 15% przychodów ze świadczenia usług firm centralnych (head office); usług doradztwa związanych z zarządzaniem (PKWiU ex dział 70), z wyjątkiem usług doradztwa związanych z zarządzaniem rynkiem rybnym (PKWiU 70.22.16.), innych niż świadczone w ramach wolnych zawodów.

W myśl art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne: Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 8,5% przychodów z działalności usługowej, w tym przychodów z działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%, z zastrzeżeniem pkt 1-4 oraz 6-8.

W odniesieniu do wymienionych w art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne usług doradztwa związanych z zarządzaniem (PKWiU ex dział 70) wskazuję, że symbol ex oznacza, że w ramach grupowania 70 opodatkowaniu stawką 15% podlegają wyłącznie usługi wymienione w tym przepisie, tj. usługi doradztwa związane z zarządzaniem, a pozostałe usługi opodatkowane będą stawką 8,5%.

Pozostałe usługi, klasyfikowane według rozporządzenia Rady Ministrów z 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) w dziale 70 nie zostały wymienione w art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Zatem opodatkowaniu stawką ryczałtu 15% podlegają usługi, tj.:

-   klasa 70.10 – usługi firm centralnych (head offices) i holdingów, z wyłączeniem holdingów finansowych;

-   kategoria 70.22.1 – usługi doradztwa związane z zarządzaniem wraz z zawartymi w klasyfikacji podkategoriami i pozycjami z wyłączeniem usług doradztwa związanych z zarządzaniem rynkiem rybnym (PKWiU 70.22.16.).

Natomiast stawką 8,5% opodatkowane będą pozostałe usługi wymienione w Dziale 70 niezwiązane z „usługami firm centralnych (head offices)” a także „usługami doradztwa związanymi z zarządzaniem”, tj.:

-   klasa 70.21 – usługi w zakresie stosunków międzyludzkich (public relations) i komunikacji,

-   kategoria 70.22.2 – pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych,

-   kategoria 70.22.3 – pozostałe usługi doradztwa związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Podkreślić należy, że możliwość opłacania oraz wysokość stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych uzyskanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zależy wyłącznie od faktycznego rodzaju świadczonych w ramach tej działalności usług. Zatem konieczne jest każdorazowe przypisanie rodzaju wykonywanych czynności do określonego grupowania PKWiU. Przy czym klasyfikacji tej do określonego symbolu PKWiU dokonuje sam podatnik.

Z treści wniosku wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie zarządzania projektami informatycznymi i pracuje jako Kierownik Projektu (Project Manager). Jako Kierownik Projektu (Project Manager) zajmuje się Pani zarządzaniem projektami informatycznymi oraz wdrożeniowymi na potrzeby zleceniodawcy. Formą opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej jest ryczałt ewidencjonowany. Zakres obowiązków jako Kierownika Projektu został szczegółowo opisany w p. 7 opisanego stanu faktycznego.

Prowadzona działalność w zakresie zarządzania projektami informatycznymi (jako Kierownik Projektu) jest sklasyfikowana według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) pod symbolem PKWiU 70.22.20.0 „Pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych”.

Dodała Pani również, że nie świadczy usług z zakresu doradztwa związanego z zarządzaniem oraz nie uzyskuje przychodów ze świadczenia usług firm centralnych (head-office).

Mając na względzie powołane przepisy oraz treść wniosku można stwierdzić, że do przychodów uzyskanych z tytułu opisanych we wniosku usług mieszczących się w grupowaniu PKWiU 70.22.20.0. – „Pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych” i – jak wynika z treści wniosku – niebędących usługami doradztwa związanymi z zarządzaniem, właściwą stawką ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest stawka 8,5% określona w art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w licznych indywidualnych interpretacjach przepisów wydanych przez Dyrektora KIS, a m.in.:

- z 27 czerwca 2024 r. (sygn. 0114-KDWP.4011.53.2024.2.IG),

- z 16 kwietnia 2025 r. (sygn. 0112-KDSL1-1.4011.75.2025.3.JB).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843):

Przy czym w myśl art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Według art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Z kolei, zgodnie z treścią art. 5b ust. 1 tej ustawy:

Stosownie do art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Jak stanowi art. 4 ust. 1 pkt 11 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

W myśl art. 6 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Możliwość opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych uzależniona jest między innymi od niespełnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Według ww. przepisu:

Kolejnym warunkiem skorzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania jest złożenie oświadczenia o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Stosownie do art. 9 ust. 1c ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Oznaczenie „ex” dotyczy zatem tylko określonej usługi z danego grupowania. Umieszczenie tego dopisku przy konkretnym symbolu statystycznym ma na celu zawężenie stosowania przepisu tylko do tej nazwy grupowania.

Wysokość stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych zależy od tego, z jakiego rodzaju działalności podatnik uzyskuje przychody. Zostały one określone w art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Z art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne wynika, że:

Stosownie do art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ww. ustawy:

W odniesieniu do wymienionych w art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne usług doradztwa związanych z zarządzaniem (PKWiU ex dział 70) wskazuję, że symbol ex oznacza, że w ramach grupowania PKWiU 70 opodatkowaniu stawką 15% podlegają wyłącznie usługi wymienione w tym przepisie, tj. usługi doradztwa związane z zarządzaniem.

Natomiast pozostałe usługi (inne niż doradztwo związane z zarządzaniem), klasyfikowane według rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) w dziale 70, które nie zostały wymienione w art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, podlegają opodatkowaniu stawką ryczałtu w wysokości 8,5%.

Zatem opodatkowaniu stawką ryczałtu 15% podlegają usługi, tj.:

-    klasa 70.10 – usługi firm centralnych (head offices) i holdingów, z wyłączeniem holdingów finansowych,

-    kategoria 70.22.1 – usługi doradztwa związane z zarządzaniem wraz z zawartymi w klasyfikacji podkategoriami i pozycjami z wyłączeniem usług doradztwa związanych z zarządzaniem rynkiem rybnym (PKWiU 70.22.16.).

Stawką 8,5% opodatkowane są natomiast pozostałe usługi wymienione w dziale PKWiU 70 niezwiązane z „usługami firm centralnych (head offices)”, a także „usługami doradztwa związanymi z zarządzaniem”, tj.:

-klasa 70.21 – usługi w zakresie stosunków międzyludzkich (public relations) i komunikacji,

-kategoria 70.22.2 – pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych,

-kategoria 70.22.3 – pozostałe usługi doradztwa związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Ponadto zauważyć należy, że możliwość opłacania oraz wysokość stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych uzyskanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zależy wyłącznie od faktycznego rodzaju świadczonych w ramach tej działalności usług. Zatem konieczne jest każdorazowe przypisanie rodzaju wykonywanych czynności do określonego grupowania PKWiU.

Z opisu sprawy przedstawionego we wniosku oraz jego uzupełnienia wynika, że od 2 kwietnia 2023 r. prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie zarządzania projektami informatycznymi i pracuje Pani jako Kierownik Projektu (Project Manager) w sektorze IT. Po zawieszeniu działalności została ona wznowiona 28 października 2024 r. Formą opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej jest ryczałt ewidencjonowany, spełnia Pani warunki do opodatkowania w tej formie. Ma Pani w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy na podstawie przepisów art. 3 ust. 1 w związku z ust. 1a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie zatrudnia Pani pracowników ani zleceniobiorców. Działalność gospodarcza jest jedynym źródłem uzyskiwanych przez Panią dochodów i jest działalnością usługową w myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Nie świadczy Pani usług w ramach wolnego zawodu, w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy. Prowadzona działalność w zakresie zarządzania projektami informatycznymi (jako Kierownik Projektu) sklasyfikowana jest pod symbolem PKWiU 70.22.20.0. Jako Kierownik Projektu (Project Manager) w sektorze IT, zajmuje się Pani zarządzaniem projektami informatycznymi oraz wdrożeniowymi na potrzeby zleceniodawcy. W ramach usług wykonuje Pani następujące czynności, które szczegółowo zostały opisane w uzupełnieniu: planowanie, harmonogramowanie, budżetowanie; określanie zakresu prac projektu; podział zadań i koordynację prac analityków biznesowych, deweloperów (programistów), testerów, administratorów; raportowanie postępów zleceniodawcy; obsługę zmian zakresu projektu; komunikację z klientami; kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu; utrzymywanie kontaktu z osobami decyzyjnymi; prowadzenie nadzoru nad dokumentacją projektową; monitorowanie działań zespołu projektowego; przygotowywanie planów projektu i utrzymywanie dokumentacji projektowej. Świadczone są przez Panią usługi zarządzania projektami z wyłączeniem projektów budowlanych. Nie są uzyskiwane przychody ze świadczenia usług firm centralnych (head-office). Pani działalność obejmuje kompleksowe usługi zarządzania projektami IT, które nie są usługami doradztwa związanymi z zarządzaniem. Prowadzi Pani ewidencję przychodów zgodnie z przepisami rozporządzenia wykonawczego.

W związku z powyższym, na podstawie powołanych wyżej przepisów oraz opisu sprawy stwierdzam, że przychody uzyskiwane przez Panią ze świadczenia w ramach działalności gospodarczej opisanych usług zarządzania projektami sklasyfikowanych pod symbolem PKWiU w grupowaniu 70.22.20.0 „Pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych”, które nie są usługami doradztwa związanych z zarządzaniem, podlegają opodatkowaniu 8,5% stawką ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, określoną w art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Stawka 8,5% do usług będących przedmiotem wniosku ma zastosowanie wyłącznie, jeśli spełnione są warunki do zastosowania tej formy opodatkowania, o których mowa w cytowanych przepisach o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Panią i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretację wydano na podstawie wskazanego przez Panią we wniosku grupowania PKWiU. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

W odniesieniu do powołanych przez Panią interpretacji indywidualnych wskazuję, że rozstrzygnięcia w nich zawarte dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.