Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 5 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący, w zakresie podatku od towarów i usług, zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi oraz Dokumentami, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, jeżeli będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, wpłynął 5 czerwca 2025 r. Uzupełnili go Państwo pismem z 26 sierpnia 2025 r. (wpływ 26 sierpnia 2025 r.) - w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. jest spółką mającą siedzibę na terytorium Polski, prowadzącą działalność gospodarczą. Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą m.in. w przedmiocie sprzedaży hurtowej.

Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Spółka otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane są w tej samej formie (papierowej), co wiąże się z wysokimi kosztami i trudnościami natury organizacyjnej. Faktury są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Faktury te (i faktury korygujące) dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za granicą. Poza fakturami Spółka gromadzi również inne papierowe dokumenty istotne dla celów podatkowych: rachunki, paragony i wyciągi bankowe (dalej łącznie jako: Dokumenty).

Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych Dokumentów. Planowana zmiana polegałaby na przechowywaniu Dokumentów w formie elektronicznej.

Procedura przechowywania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1.Po otrzymaniu Dokumentu, zostanie on odpowiednio oznaczony w sposób umożliwiający jego identyfikację, szybkie odszukanie i łatwy dostęp;

2.Następnie Dokument będzie skanowany i bez modyfikacji treści wprowadzany do systemu archiwizacji dokumentów, w którym przechowywany będzie na elektronicznych nośnikach danych;

3.Dalsza akceptacja pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie Dokumentu będzie następować w systemie archiwizacji dokumentów drogą elektroniczną;

4.Papierowe Dokumenty po wprowadzeniu do systemu będą niszczone.

System archiwizacji dokumentów, w którym przechowywane będą faktury i inne Dokumenty w formie elektronicznej, będzie pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze dokumentu, numerze księgowym) lub innego Dokumentu. Dostęp do systemu archiwizacji dokumentów będzie możliwy tylko po zalogowaniu przy użyciu unikalnego loginu i hasła.

Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej, ponieważ faktury zapisywane będą w formacie pliku uniemożliwiającym formatowanie i ingerencję treściową. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność). Analogicznie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność będzie zagwarantowana także dla pozostałych Dokumentów (innych niż faktury). Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej i pozostałych Dokumentów (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający swobodny dostęp dla organów podatkowych w razie konieczności przeprowadzenia czynności z ich wykorzystaniem.

Nabyte przez A. Sp. z o.o. towary i usługi, udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych, będą służyły czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Spółka w odniesieniu do faktur (faktur korygujących) i innych dokumentów zrównanych z fakturami zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Faktury w formie elektronicznej (skany) będą przez Spółkę przechowywane od momentu ich otrzymania, przynajmniej, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Opisane we wniosku faktury będą przechowywane na serwerach znajdujących się w Polsce. Spółka zapewni przy tym Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury nie będą przechowywane poza terytorium kraju.

Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy zatem dwóch zagadnień, znajdujących się w zakresie dwóch ustaw podatkowych, jednakże zbliżonych do siebie tematycznie oraz posiadających podobne uzasadnienie:

   - Pierwsze dotyczy możliwości zachowania przez Wnioskodawcę prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT na podstawie faktur oraz Dokumentów im równoważnych przechowywanych w formie elektronicznych skanów.

   - Drugie z nich dotyczy możliwości potwierdzenia poniesienia wydatku, w formie skanu faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku przechowywanego w formacie elektronicznym, uprawniającego do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

W uzupełnieniu wniosku na pytanie Organu:

  1) czy „Dokumenty, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami” należy rozumieć jako „inne Dokumenty” oraz „pozostałe Dokumenty”, o których mowa we wniosku - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

   2) czy Dokumenty, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, dokumentują nabycie towarów lub usług - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

  3) czy nabyte towary i usługi, udokumentowane Dokumentami, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, służą czynnościom opodatkowanym - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

  4) czy Dokumenty, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

  5) czy Dokumenty, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT - odpowiedzieli Państwo:

„Nie”.

  6) czy wszystkie otrzymane przez Państwa Dokumenty w wersji papierowej planują Państwo niszczyć dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

  7) czy wszystkie Dokumenty będą przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

  8) czy Dokumenty będą przechowywane na serwerach znajdujących się w Polsce - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

  9) czy umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

 a) poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

 b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy - odpowiedzieli Państwo:

„Tak”.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług

1.Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi oraz tymi Dokumentami, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Spółka stoi na stanowisku, iż zachowa Ona prawo do odliczenia VAT naliczonego w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur (oraz tych Dokumentów, które są z nimi zrównane), wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. 1 - Prawo do odliczenia podatku naliczonego

Na wstępie wskazać należy, że przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się wprost do formy (sposobu) przechowywania dokumentów źródłowych będących podstawą do odliczenia VAT naliczonego. Ustawa o VAT zawiera jednak pewne regulacje z zakresu możliwości stosowania elektronicznego obiegu dokumentów.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Z fakturami na gruncie VAT zrównane są niektóre inne dokumenty, wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z dnia 29 października 2021 r. (Dz.U.2021.1979 z dnia 2021.10.29) - np. paragony za przejazd autostradą płatną.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z powyższego, warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Warunki te, zdaniem Wnioskodawcy, będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej i innego Dokumentu (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność). System archiwizacji dokumentów, w którym przechowywane będą Dokumenty w formie elektronicznej, będzie pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze faktury, numerze księgowym) lub innego Dokumentu. Dokumenty w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający łatwy i szybki dostęp do Dokumentu w formie elektronicznej.

W związku z powyższym, w ocenie Spółki, z obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych (jak również innych Dokumentów) otrzymanych w formie papierowej. Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (a więc polski ustawodawca podjął decyzję, iż nie będzie ograniczał formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy).

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe, należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu i innych Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura czy inny Dokument w sensie materialnym zostaje utracony, ponieważ jest on przechowywany w formie elektronicznej. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:

- faktura została otrzymana, odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

- towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury i będą oczywiście dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w takich samych stanach faktycznych, które konsekwentnie na przestrzeni ostatnich lat wskazują, iż przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również, że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje:

- Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r. nr IPTPP4/443-632/14-2/UNr;

- Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r. nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS;

- Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r. nr IPTPP2/443-870/14-3/JSz,

- Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r. nr IBPP3/4512-768/15/ASz;

- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r. nr IPPP3/4512-560/15-2/k.p.;

- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2015 r. nr IPPP1/4512-594/15-3/EK;

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 września 2019 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.320. 2019.2.KS;

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 5 czerwca 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.198. 2020.2.PRM;

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 lutego 2021 r. nr 0112-KDIL1 2.4012.573. 2020.3.ST;

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 stycznia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.767. 2020.2.LM;

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 stycznia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.638. 2020.2.MAZ.

W szczególności, jak wskazano w tych interpretacjach, przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur w takiej samej formie, w jakiej zostały one wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (skanów), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych, to będą dawały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Jak wynika z wniosku, elektroniczne kopie faktur będą wykonywane poprzez skanowanie wersji papierowych. Następnie zeskanowane dokumenty będą przesyłane do elektronicznego archiwum dokumentów. System archiwizacji będzie pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej faktury oraz identyfikację tożsamości sprzedawcy. Ponadto, Wnioskodawca wskazał, że żadne dane na fakturze nie będą w żaden sposób modyfikowane, faktury będą przechowywane w formacie uniemożliwiającym ingerencję treściową oraz o odpowiedniej jakości, zapewniającej pełną możliwość odczytu danych. Format ten będzie wiernym odzwierciedleniem oryginału w wersji papierowej. Zatem opisane okoliczności sprawy wskazują na zastosowanie przez Wnioskodawcę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym należy stwierdzić, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, w zakresie podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1), jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Artykuł 106g ust. 3 pkt 1 ustawy stanowi, że:

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo

2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:

1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo

2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem wystawiony/otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych.

Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Art. 112aa ust. 1 stanowi, że:

Na podstawie art. 112aa ust. 2 ustawy

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych/otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi oraz tymi Dokumentami, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur oraz Dokumentów, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W tym miejscu należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.

Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Faktury są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Faktury te (i faktury korygujące) dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za granicą. Poza fakturami Spółka gromadzi również inne papierowe dokumenty istotne dla celów podatkowych: rachunki, paragony i wyciągi bankowe (Dokumenty).

Rozważają Państwo zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych Dokumentów. Planowana zmiana polegałaby na przechowywaniu Dokumentów w formie elektronicznej.

Procedura przechowywania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1. Po otrzymaniu Dokumentu, zostanie on odpowiednio oznaczony w sposób umożliwiający jego identyfikację, szybkie odszukanie i łatwy dostęp;

2. Następnie Dokument będzie skanowany i bez modyfikacji treści wprowadzany do systemu archiwizacji dokumentów, w którym przechowywany będzie na elektronicznych nośnikach danych;

3. Dalsza akceptacja pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie Dokumentu będzie następować w systemie archiwizacji dokumentów drogą elektroniczną;

4. Papierowe Dokumenty po wprowadzeniu do systemu będą niszczone.

System archiwizacji dokumentów, w którym przechowywane będą faktury i inne Dokumenty w formie elektronicznej, będzie pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze dokumentu, numerze księgowym) lub innego Dokumentu. Dostęp do systemu archiwizacji dokumentów będzie możliwy tylko po zalogowaniu przy użyciu unikalnego loginu i hasła.

Faktury i Dokumenty (na mocy przepisów VAT zrównane z fakturami) w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej, ponieważ faktury zapisywane będą w formacie pliku uniemożliwiającym formatowanie i ingerencję treściową. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność). Analogicznie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność będzie zagwarantowana także dla pozostałych Dokumentów (innych niż faktury). Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej i pozostałych Dokumentów (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający swobodny dostęp dla organów podatkowych w razie konieczności przeprowadzenia czynności z ich wykorzystaniem.

Nabyte przez Państwa Spółkę towary i usługi, udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych oraz udokumentowane Dokumentami (które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami) będą służyły czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Spółka w odniesieniu do faktur (faktur korygujących) i innych dokumentów zrównanych z fakturami zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazali Państwo, że wszystkie otrzymane przez Państwa Dokumenty w wersji papierowej planują Państwo niszczyć dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Z przedstawionego i uzupełnionego przez Państwa opisu sprawy wynika, że wszystkie Dokumenty, w tym Faktury w formie elektronicznej (skany) będą przechowywane przez Spółkę przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Opisane we wniosku faktury i Dokumenty będą przechowywane na serwerach znajdujących się w Polsce. Spółka zapewni przy tym Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zatem, w stosunku do faktur i Dokumentów (zrównanych z fakturami) przechowywanych przez Państwa w sposób opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej. Zatem opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury przechowywania zarówno faktur i Dokumentów (zrównanych z fakturami), zostaną spełnione warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Wyrażoną w cytowanym powyżej art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a i następne ustawy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy,

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy,

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego.

W art. 86 ust. 10 ustawy określono, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, a w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów pod warunkiem, że podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Spółka, zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami i Dokumentami (zrównanymi z fakturami) do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury i Dokumenty (zrównane z fakturami) nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Zatem, co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, przy założeniu, że faktury i dokumenty zrównane z fakturami będą dokumentować zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem Państwa stanowisko, w podatku towarów i usług, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Państwa faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów, które nie są zrównane na mocy prawa, z fakturami.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1), natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Z uwagi na zakres niniejszej interpretacji przywołano powyżej tę część Państwa stanowiska, która odnosi się do zagadnień dotyczących podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Odnosząc się natomiast do przywołanych przez Państwa wyroków należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

   - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

   - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

   - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.