Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie:

·możliwości przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej,

·prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo pismami z 8 lipca 2025 r. (wpływ 10 i 11 lipca 2025 r.) i 22 lipca 2025 r. (wpływ 23 lipca 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (…) Spółka komandytowa (zwany dalej „Spółką”) prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług rachunkowo-księgowych i doradztwa podatkowego.

Jest polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Spółka otrzymuje faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/kosztowymi bądź dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy), jak i w formie papierowej.

Dokumenty zakupowe związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej – zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo -księgowego (...) oraz będzie korzystać z systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji (...) (dostarczane przez zewnętrznego dostawcę). Elementami wykorzystywanego oprogramowania jest system obiegu dokumentów oraz księgi rachunkowe i ewidencje prowadzone dla celów podatkowych.

Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każdy dokument zakupowy oraz inny dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, opisywany, akceptowany i archiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji (...), a następnie ewidencjonowany (księgowany) w systemie informatycznym z obszaru finansowo-księgowego (...).

Do tej pory dokumenty zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej są archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe), a w celach archiwizacji przekazywane do zewnętrznego archiwum (...) z siedzibą w miejscowości (...). Z uwagi na skalę działalności, ilość dokumentów kosztowych otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i dodatkowymi kosztami (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum).

Spółka zatrudnia pracowników oraz kadrę wyższego szczebla (zwani dalej pracownicy), którzy to w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej ponoszą wydatki służbowe, które w większości dokumentowane są w formie papierowego dokumentu zakupu. Miejscem pracy ze względu na posiadanie biur w różnych lokalizacjach ww. osób jest teren całej Polski.

Dla szybszego obiegu dokumentacji pracownicy Ci wyposażeni są przez Spółkę w telefony komórkowe, za pomocą których mogą zeskanować lub sfotografować dokumenty i przekazać je do obiegu firmowego.

Do tej pory dokument zakupowy w wersji papierowej był dosyłany przez pracowników pocztą/kurierem na adres siedziby Spółki w (…), gdzie znajduje się biuro główne i siedziba księgowości Spółki. Pracownik księgowości upewniwszy się, iż posiada wersję elektroniczną dokumentu dokonywał archiwizacji ww. dokumentów w wersji papierowej.

Spółka wprowadziła pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu chciałaby odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Zatem, dokumenty kosztowe, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej na serwerze głównym Spółki oraz w programie księgowym (...) jako załącznik do zaksięgowanego dokumentu.

Celem Spółki jest wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja dokumentów zakupowych). Sposób postępowania z dokumentami kosztowymi, otrzymywanymi przez Spółkę w formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej (po poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu dokumentów jako kolejne „kroki”).

·   Krok 1: Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez Spółkę pocztą bądź otrzymuje go do rąk własnych pracownik Spółki.

·   Krok 2: Dokument jest „rejestrowany” w systemie (...), już niedługo będzie to (...) wspomagający obieg dokumentu w firmie. W tym celu dokument zakupu otrzymany pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu. Skanowanie następuje do formatu PDF lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np. format JPG lub BMP. Dokumentom otrzymywanym do rąk własnych, przez pracownika Spółki wykonywane jest zdjęcie telefonem służbowym, które za pośrednictwem służbowej poczty zostanie przekazane do działu księgowości. W każdym przypadku formaty dokumentów są nieedytowalne, m.in. PDF, JPG lub BMP. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane dokumenty kosztowe są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Po zeskanowaniu/zrobieniu zdjęcia dokumentu papierowego, jego wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany/zdjęcia będą mieć odpowiednią jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) dokumentu. Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja dokumentu pod względem formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy dokument kosztowy jest wystawiony na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten sposób „rejestracja” dokumentu w systemie (...), już niedługo w (...), nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem go w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie go do systemu obiegu dokumentacji celem zainicjowania dalszego jego obiegu.

·   Krok 3: Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz; ponadto system od tego momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z dokumentu) kierowany jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje akceptacji merytorycznej dokumentu, tj. z punktu widzenia jej zasadności (rzetelności) oraz dokonuje jego opisu merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy dokument zakupowy odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są zgodne z rzeczywistością. W tym celu dokumenty są w szczególności porównywane z zamówieniem. Ponadto, z ich opisu dokonywanego na tym etapie w systemie wynika, czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej dokument nie jest poddawany dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwość powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu dokumentu kosztowego jest zaakceptowanie go przez osobę dokonującą jego weryfikacji merytorycznej, jako „poprawny”. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych.

·   Krok 4: Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza dokument zakupowy pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwy, a więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów VAT. Etap ten obejmuje weryfikację dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych, a więc sprawdzenie, w jaki sposób dany dokument został ujęty (rozliczony) dla celów podatku dochodowego, w przypadku niejasności, może być on odesłany do poprzedniego kroku, w celu uzyskania odpowiedzi na zadane pytania wyjaśniające. Na tym etapie następuje decyzja o tym, w jaki sposób dany dokument zostaje ujęty (rozliczony) dla celów podatku VAT.

·   Krok 5: Na tym etapie następuje weryfikacja i dekretacja dokumentu przez dział księgowości.

Po przeprowadzeniu całego procesu dokument w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowany – zapisany jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze) i dodany jako załącznik do programu księgowego. Natomiast jego papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy).

W niektórych przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać nieznacznej modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej „kroków”.

Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem złożonego wniosku.

Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada, iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Każdy zarchiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji dokument zakupowy będzie miał przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także kolejnych etapów jego obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych.

System do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwia przeglądanie zarchiwizowanych dokumentów w formacie, w którym zostały do niego wprowadzone. Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji dokumentów zakupowych, umożliwia ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru.

Dokumenty zakupowe będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem, przechowywanie dokumentów zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres. Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby.

W uzupełnieniu do wniosku z 22 lipca 2025 r., wskazali Państwo że:

1. Spółka (…) sp. k., zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, umożliwi bezzwłocznie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej w przypadku wystąpienia takiej potrzeby.

2. Spółka (…) sp. k., faktury będące przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej będzie przechowywać w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium kraju.

3. Faktury przechowywane w postaci elektronicznej będą w podziale na okresy rozliczeniowe.

4. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Pytania

1) Czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych?

2) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Zdaniem Spółki, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z analizowanego przepisu, warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający: łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia – tj. pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, integralność treści – tj. brak możliwości zmiany danych, które powinna zawierać faktura oraz czytelności – tj. zapewniona jest możliwość odczytu danych z faktury.

Przy czym ustawa nie wprowadza szczegółowych wytycznych co do sposobu realizacji powyższych wymogów, co oznacza, że podatnik ma swobodę w doborze metod przechowywania faktur, o ile spełnione są omawiane przesłanki.

W ocenie Spółki, warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Każda faktura zostanie zeskanowana w wysokiej rozdzielczości i zapisana w formacie PDF, który co do zasady uniemożliwia jakąkolwiek edycję pliku. Jednocześnie wprowadzone w Spółce procedury obiegu dokumentów powodują, iż zapewniona jest pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego i przekazującego fakturę, jak również pewność, iż zakupione towary i usługi zostały w rzeczywistości nabyte lub wykonane. Ponadto, wszystkie faktury będą na serwerach Spółki pogrupowane miesiącami i latami, co umożliwi ich łatwe odszukanie.

Podsumowując powyższe, Wnioskodawca uważa, iż przechowywanie zeskanowanych faktur papierowych i przechowywanie ich w formie elektronicznej w formacie PDF, z jednoczesnym zniszczeniem fizycznych egzemplarzy faktur w warunkach określonych przez Spółkę spełnia przesłanki z art. 112a ustawy o VAT.

Ad. 2

W związku z pytaniem nr 2 Wnioskodawca uważa, że Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki.

Na poparcie powyższej tezy pragniemy przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób przechowywania dokumentów (wystawianych i otrzymywanych). Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych dokumentów (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, w tym dla dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania dokumentów od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych jako papierowe miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji dokumentów zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.

W kontekście analizowanych przepisów ustawy o VAT należy zauważyć, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur przez podatnika.

Zdaniem Spółki, przepisy dotyczące dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT zawarte w art. 86 Ustawy VAT należy interpretować wespół z art. 112a ustawy VAT.

W konsekwencji, o ile otrzymywane faktury są przechowywane z zachowaniem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, nawet, jeśli mowa o dokumentach, które zostały wystawione w formie tradycyjnej (papierowej), a przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci wiernego skanu), wówczas nie ma przeszkód dla odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur, przy założeniu, że nie zachodzą inne okoliczności uniemożliwiające odliczenie podatku, o których mowa w art. 88 ustawy VAT, a co za tym idzie Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Na mocy art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Według art. 106h ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106h ust. 2 ustawy:

Na podstawie art. 106h ust. 3 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 4 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.

Przepisy dotyczące określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W świetle art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Według art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W świetle art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) oraz czy mają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych.

Zatem w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Wskazać należy również, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.

Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Z opisu sprawy wynika, że otrzymują Państwo faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/kosztowymi bądź dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy), jak i w formie papierowej. Dotychczas dokumenty zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej są archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe), a w celach archiwizacji przekazywane do zewnętrznego archiwum (...) z siedzibą w miejscowości (...). Wprowadzili Państwo pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu chcieliby Państwo odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Dokumenty kosztowe, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej na serwerze głównym Spółki oraz w programie księgowym (...) jako załącznik do zaksięgowanego dokumentu. W Spółce wyodrębniono umowne etapy obiegu dokumentów:

·   Krok 1: Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez Spółkę pocztą bądź otrzymuje jego do rąk własnych pracownik Spółki.

·   Krok 2: Dokument jest „rejestrowany” w systemie (...), już niedługo będzie to (...) wspomagający obieg dokumentu w firmie. W tym celu dokument zakupu otrzymany pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu. Skanowanie następuje do formatu PDF lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np. format JPG lub BMP. Dokumentom otrzymywanym do rąk własnych, przez pracownika Spółki wykonywane jest zdjęcie telefonem służbowym, które za pośrednictwem służbowej poczty zostanie przekazane do działu księgowości. W każdym przypadku formaty dokumentów są nieedytowalne, m.in. PDF, JPG lub BMP. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane dokumenty kosztowe są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Po zeskanowaniu/zrobieniu zdjęcia dokumentu papierowego, jego wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany/zdjęcia będą mieć odpowiednią jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) dokumentu. Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja dokumentu pod względem formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy dokument kosztowy jest wystawiony na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten sposób „rejestracja” dokumentu w systemie (...), już niedługo w (...), nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem go w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie go do systemu obiegu dokumentacji celem zainicjowania dalszego jego obiegu.

·   Krok 3: Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz; ponadto system od tego momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z dokumentu) kierowany jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje akceptacji merytorycznej dokumentu, tj. z punktu widzenia jej zasadności (rzetelności) oraz dokonuje jego opisu merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy dokument zakupowy odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są zgodne z rzeczywistością. W tym celu dokumenty są w szczególności porównywane z zamówieniem. Ponadto, z ich opisu dokonywanego na tym etapie w systemie wynika, czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej dokument nie jest poddawany dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwość powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu dokumentu kosztowego jest zaakceptowanie go przez osobę dokonującą jego weryfikacji merytorycznej, jako „poprawny”. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych.

·   Krok 4: Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza dokument zakupowy pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwy, a więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów VAT. Etap ten obejmuje weryfikację dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych, a więc sprawdzenie, w jaki sposób dany dokument został ujęty (rozliczony) dla celów podatku dochodowego, w przypadku niejasności, może być on odesłany do poprzedniego kroku, w celu uzyskania odpowiedzi na zadane pytania wyjaśniające. Na tym etapie następuje decyzja o tym, w jaki sposób dany dokument zostaje ujęty (rozliczony) dla celów podatku VAT.

·   Krok 5: Na tym etapie następuje weryfikacja i dekretacja dokumentu przez dział księgowości.

Po przeprowadzeniu całego procesu to dokument w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowany – zapisany jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze) i dodany jako załącznik do programu księgowego. Natomiast jego papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy). Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania zapewniają Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem złożonego wniosku. Dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każdy zarchiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji dokument zakupowy będzie miał przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także kolejnych etapów jego obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych. System do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwia przeglądanie zarchiwizowanych dokumentów w formacie, w którym zostały do niego wprowadzone. Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji dokumentów zakupowych, umożliwia ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru. Dokumenty zakupowe będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem, przechowywanie dokumentów zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres. Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby. Spółka, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, umożliwi bezzwłocznie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej w przypadku wystąpienia takiej potrzeby. Faktury Spółka będzie przechowywać w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium kraju. Faktury przechowywane w postaci elektronicznej będą w podziale na okresy rozliczeniowe.

Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Stwierdzam, że skoro do otrzymywanych dokumentów zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach złożonego wniosku procedurą, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione będą warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 1 uznaję za prawidłowe.

Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy są spełnione warunki:

·podatek odlicza podatnik podatku od towarów i usług,

·towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do takich czynności, których następstwem jest określenie podatku należnego.

Nie można obniżyć kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które:

·nie służą do czynności opodatkowanych podatkiem VAT,

·służą do czynności zwolnionych od tego podatku,

·służą do czynności niepodlegających temu podatkowi.

Art. 86 ust. 1 ustawy, nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczy, że podatnik nabywa towary i usługi w celu ich wykorzystania do czynności opodatkowanych.

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, gdy:

·spełni przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy

·i nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z ograniczeń wynika z art. 88 ust. 1 ustawy:

Kolejne z ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Oznacza to, że podatnik nie może odliczyć podatku, który jest należny tylko dlatego, że został wykazany na fakturze. W sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku podatnik nie może odliczyć podatku.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:

Zatem, odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza jednocześnie możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku świadczenia czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność w zakresie świadczenia usług rachunkowo -księgowych i doradztwa podatkowego. Są Państwo polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. Otrzymywane dokumenty zakupowe związane są z prowadzoną Państwa działalnością gospodarczą. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Podsumowując należy stwierdzić, że przy założeniu spełnienia ogólnych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone. Przy czym prawo to będzie przysługiwało Państwu pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z treści art. 88 ustawy.

Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 2 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.

Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k–14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43–300 Bielsko–Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.