Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest:

• prawidłowe w zakresie uznania, że Spółka może dokonać płatności na podstawie otrzymanej „Faktury Proforma” z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności zyskując ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 ustawy o VAT,
• nieprawidłowe w zakresie uznania, że w przypadku, gdy Spółka dokona płatności na podstawie otrzymanej „Faktury Proforma” bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności nie traci ochrony przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy skutków podatkowych w podatku od towarów i usług dokonania płatności na podstawie otrzymanej „Faktury Proforma” z wykorzystaniem/bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A S.A. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką kapitałową, posiadającą siedzibę i miejsce zarządu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podatnikiem VAT czynnym.

Spółka A S.A. jest (…) w Polsce. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej A S.A. prowadzi (…). Dodatkowo prowadzi również działalność w zakresie (…).

(…)

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne od wielu Dostawców, czego konsekwencją jest otrzymywanie różnego rodzaju dokumentacji towarzyszącej. Jednym z takich takiej dokumentów jest faktura proforma, na podstawie której Spółka dokonuje płatności.

W tym miejscu wskazać należy, że dokument określany jako Faktura Proforma, nie jest dokumentem księgowym, nie stosuje się do niej przepisów, dotyczących faktur. Proforma jest dokumentem wystawianym w obrocie gospodarczym w celu np. przyjęcia zlecenia do realizacji, na podstawie której w istocie wpłacane są zaliczki. Jest to tylko swego rodzaju dokument handlowym i nie stanowi faktury na gruncie Ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy w tym przypadku nie powstaje w związku z wystawieniem czy otrzymaniem tego rodzaju dokumentu, ale powstaje z chwilą otrzymania zaliczki zgodnie z zapisami art. 19a ust. 8 Ustawy o podatku od towarów i usług.

I mimo, że jest to bardzo powszechna praktyka stosowana w transakcjach pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą to problem pojawia się gdy ten rodzaj dokumentu towarzyszy przy zakupie towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do Ustawy o podatku od towarów i usług, z zastrzeżeniem iż na dokumencie nie ma informacji o obowiązkowym zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności (brak podstawy prawnej na umieszczanie tego typu informacji).

A co więcej często zdarzają się sytuacje, że na Fakturze Proforma takiej informacji nie ma, a na fakturze zaliczkowej wystawionej na podstawie dokonanej płatności ta informacja jest już przez Sprzedawcę umieszczona. W takim przypadku istnieje ogromne ryzyko, że płatność może zostać przekazana bez mechanizmu podzielonej płatności. W idealnym świecie prawidłowym postępowaniem Sprzedawcy byłby zwrot dokonanej płatności celem poprawnego wygenerowania przelewu zgodnie z obowiązującymi zapisami art. 108a ust. 1a Ustawy o podatku od towarów i usług, jednak tak się nie dzieje.

W przestrzeni różnego rodzaju opinii doradców podatkowych czy artykułów prasowych istnieje pogląd, aby Sprzedawca dokonał zwrotu wpłaconej należności jako prawidłowe postępowanie w tego typu sytuacji, jednak teoria nijak się ma do rzeczywistości biznesowej i żaden Sprzedawca nie godzi się na tego typu rozwiązanie obawiając się zamrożenia środków finansowych na kilka dni.

W związku z powyższym, Spółka w ramach przyjętych Procedur (…) dokonuje weryfikacji zakupionych towarów i usług w kontekście wykazu załącznika nr 15 Ustawy o podatku od towarów i usług i w przypadku wątpliwości zwraca się do Dostawcy z prośbą o dokonanie korekty wystawionego dokumentu Proforma ze wskazaniem obowiązku zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Niestety nie zawsze ta prośba jest spełniana, ze względu na brak podstawy prawnej, gdyż Faktura Proforma nie jest dokumentem księgowym, a co więcej nie podlega zapisom Ustawy o VAT.

Na podkreślenie zasługuje fakt, iż to po stronie Sprzedawcy ciąży obowiązek prawidłowego oznaczania wystawianych dokumentów, jednak należy zwrócić uwagę, że obowiązek zapłaty należności z faktury w mechanizmie podzielonej płatności nie jest uzależniony od tego, czy na fakturze zawarto specjalne oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”, „split payment” czy może „MPP”.

Zatem, nawet jeżeli Sprzedawca nie dopełnił obowiązku i nie oznaczył odpowiednio faktury, to Nabywca i tak ma obowiązek zapłaty kwoty należności za towary lub usługi z załącznika nr 15, jeżeli kwota z faktury jest wyższa niż 15 000 brutto właśnie w mechanizmie podzielonej płatności. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego to Nabywca musi weryfikować przedmiot i wartość transakcji, bowiem to on inicjuje płatność i odpowiada za wybór formy płatności.

Zgodnie z art. 108a ust. 1a tejże Ustawy przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do Ustawy udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.

Tyle tylko, że w przytoczonym przepisie mowa jest o „fakturze”, którą Faktura Proforma nie jest. Jednak to na podstawie Faktury Proforma dokonywana jest płatność, czego następstwem jest otrzymanie Faktury Zaliczkowej, a w konsekwencji Faktury Końcowej.

Spółka w sytuacji niepewności, czy dany rodzaj towaru lub usługi wskazany na otrzymanej Fakturze Proforma zawarty jest w załączniku nr 15 do Ustawy o podatku od towarów i usług , który nie zawsze da się wprost określić bez posiadania wiedzy branżowej, dokonuje płatności na podstawie otrzymanej Faktury Proforma z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, mimo iż na dokumencie takiej informacji nie ma.

Natomiast ze względu na ogromną ilość dokumentacji przy tak rozbudowanym obszarze prowadzonej działalności gospodarczej może się zdarzyć również sytuacja, że Spółka może dokonać płatności bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności otrzymując Fakturę Proforma bez wskazanej informacji o obowiązku zastosowania MPP, a dopiero w momencie otrzymania Faktury Zaliczkowej poweźmie informację, że dany towar czy usługa w rzeczywistości podlega obowiązkowemu split payment.

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy Spółka ma prawo do uregulowania należności wynikającej z Faktury Proformy z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności i czy tego typu postępowanie zapewnia ochronę Spółki wyłączając odpowiedzialność na gruncie kks czy solidarną odpowiedzialność Spółki, a tym samym zwalniając ją z odpowiedzialności za zaległości podatkowe Sprzedawcy.

Natomiast w przedstawionym stanie przyszłym Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy Spółka w przypadku uregulowania Faktury Proforma bez mechanizmu podzielonej płatności, ze względu na brak takiej informacji na dokumencie, nie traci ochrony przed zapisami kks czy solidarną odpowiedzialnością w nawiązaniu do Ustawy o VAT, z zastrzeżeniem, iż żadne przepisy prawa podatkowego takiego obowiązku nie nakładają.

Pytania

1)Czy Spółka w przypadku otrzymania Faktury Proforma zawierającej towary lub usługi wykazane w załączniku nr 15 bez określonego na dokumencie obowiązku zastosowania mechanizmu podzielonej płatności ze względu na brak podstawy prawnej do wskazywania tej informacji, mimo to może dokonać tej płatności z jego wykorzystaniem zyskując w ten sposób ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT?

2)Czy Spółka w przypadku otrzymania Faktury Proforma zawierającej towary lub usługi wykazane w załączniku nr 15 bez określonego na dokumencie obowiązku zastosowania mechanizmu podzielonej płatności ze względu na brak podstawy prawnej do wskazywania tej informacji, dokona tej płatności bez zastosowania tego mechanizmu, to czy traci w ten sposób ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Uzasadnienie do pytania nr 1

Zdaniem Wnioskodawcy zgodnie z art. 108a ust. 1a Ustawy o podatku od towarów i usług mechanizm podzielonej płatności może być stosowany do faktur, które dokumentują transakcje podlegające opodatkowaniu VAT.

Co do zasady faktura Proforma, mimo że nie jest fakturą w rozumieniu przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług może być traktowana jako dokument, na podstawie którego dokonywana jest płatność, a co za tym idzie na podstawie którego docelowo sporządzana jest Faktura zaliczkowa przez Sprzedawcę.

Dodatkowo Spółka stoi na stanowisku, iż w przypadku gdy Faktura Proforma zawiera usługę lub towar wymieniony w załączniku nr 15 Ustawy o VAT, to tym bardziej uzasadnione jest wykorzystanie mechanizmu podzielonej płatności, mimo braku informacji na fakturze o obowiązku stosowania MPP.

W ocenie Spółki zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności do Faktury Proforma jest zgodne z przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług, a dodatkowo jest gwarantem uzyskania ochrony przed sankcjami przewidzianymi w art. 108a ust. 7 tejże Ustawy.

Zdaniem Wnioskodawcy Faktura Proforma, mimo że nie jest dokumentem księgowym powinna być traktowana jako dokument, za który możliwe jest dokonanie zapłaty przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności. Taka forma zapłaty powinna zapewniać ochronę przed solidarną odpowiedzialnością, podobnie jak w przypadku zwykłej faktury VAT. Szczególnie, że następstwem zapłaconej Faktury Proforma jest otrzymanie Faktury Zaliczkowej, a w konsekwencji otrzymaniu Faktury Końcowej, która jest zwieńczeniem całego procesu zakupowego. Na podkreślenie zasługuje również fakt, iż ten rodzaj dokumentacji jest ze sobą ściśle powiązany i wszystkie wystawione dokumenty stanowią niejako integralną część końcowej Faktury VAT.

W ocenie Spółki mechanizm podzielonej płatności ma na celu zabezpieczenie interesów Podatników oraz Skarbu Państwa, dlatego jego zastosowanie do faktu powinno być możliwe i skuteczne. Podstawą wprowadzenia mechanizmu podzielonej płatności było zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i ograniczenia oszustw podatkowych a więc w ocenie Spółki niezasadne byłoby wyłącznie z tego obowiązku Faktur Proforma, ponieważ byłaby to swojego rodzaju furtka do omijania przepisów prawa podatkowego.

W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, iż zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności przy regulowaniu należności na podstawie Faktury Proforma mimo braku informacji o obowiązku zastosowania tego mechanizmu ma taką samą rangę jak na podstawie płatności za zwykłą Fakturę VAT.

Przepisy prawa podatkowego nie zabraniają stosowania mechanizmu podzielonej płatności, nie wskazują zakazu stosowania dla konkretnego katalogu dokumentów. Co więcej tak skonstruowane przepisy art. 108a dają możliwość nadinterpretacji zawartych w nich uregulowań, jednak w ocenie Spółki bezpieczniej jest dokonać płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności już na etapie otrzymania Faktury Proforma, gdyż późniejsza faktura zaliczkowa jest już w istocie opłacona, stąd Spółka stoi na stanowisku iż w ten sposób zrealizowała swój obowiązek, zyskując tym samym ochronę przed sankcjami wynikającymi z niezastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Uzasadnienie do pytania nr 2

Zgodnie z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT sankcje za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności dotyczą wyłącznie faktów, które są wskazane w Ustawie.

Faktura Proforma będąca dokumentem o charakterze informacyjnym nie jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym, opłacenie faktury proforma bez mechanizmu podzielonej płatności nie może skutkować nałożeniem sankcji przewidzianych w art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT.

Zgodnie z zapisami Ustawy o podatku od towarów i usług faktury, które muszą być wystawiane przez podatników to:

a)Faktury VAT dokumentujące sprzedaż (art. 106b) - obejmujące dostawę towarów i świadczenie usług na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, a także na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

b)Faktury zaliczkowe (art. 106f) - wystawiane w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

c)Faktury korygujące (art. 106j) - wystawiane w celu skorygowania wcześniej wystawionych faktur.

d)Faktury uproszczone (art. 106e) - wystawiane gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 złotych (100 Euro).

Tak więc z powyżej przytoczonych przepisów jasno wynika, iż Ustawa o VAT nie reguluje dokumentu Faktura Proforma, ponieważ pełni jedynie funkcję informacyjną i nie dokumentuje rzeczywistej transakcji sprzedaży.

Spółka stoi na stanowisku, iż w przedstawionym stanie przyszłym w przypadku uregulowania należności z Faktury Proforma bez mechanizmu podzielonej płatności, ze względu na brak takiej informacji na dokumencie (brak podstawy prawnej), mimo iż zawiera towary czy usługi z załącznika nr 15 Ustawy o VAT nie rodzi dla Spółki negatywnych konsekwencji. Szczególnie, że informacja o obowiązku MPP może dotrzeć dopiero w momencie otrzymania Faktury Zaliczkowej i Spółka nie ma żadnych podstaw prawnych aby żądać od Sprzedawcy zwrotu wpłaconej należności celem ponownego jej regulowania tym razem z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

W związku z powyższym ciężar odpowiedzialności nie może być przerzucony na Spółkę, gdyż ten rodzaj postępowania nie wynika wprost z żadnych przepisów prawa podatkowego. Co więcej przepisy prawa podatkowego w zakresie stosowania mechanizmu podzielonej płatności na przedstawionym we Wniosku stanie przyszłym wprost się wykluczają i w ocenie Spółki mogą być różnie interpretowane zarówno przez Podatników, jak i przez Organy.

W tym miejscu warto przytoczyć zasadę zaufania obywateli do Państwa jako fundamentalną zasadę konstytucyjną. W kontekście podatkowym zasada zaufania oznacza że podatnicy powinni mieć pewność że przepisy podatkowe są stosowane w sposób przewidywalny i zgodny z ich literalnym brzmieniem

Zdaniem Wnioskodawcy w istniejącej rzeczywistości prawnej w przypadku zaistnienia sytuacji przedstawionej w zdarzeniu przyszłym Spółka nie będzie ponosiła negatywnych konsekwencji podatkowych i nie utraci ochrony przed sankcjami wynikającymi z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT.

Reasumując, skutkiem prawno-podatkowym wynikającym z wydania Interpretacji Indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług będzie potwierdzenie prawidłowości postępowania w ten sposób że:

1)Spółka w przypadku otrzymania Faktury Proforma zawierającą lub mogącą zawierać towary czy usługi wykazane w załączniku nr 15 Ustawy o VAT, mimo braku takiej informacji na dokumencie ze względu na nieistniejącą podstawę prawną na jej umieszczanie ma prawo dokonać płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności i na tej podstawie zyskuje ochronę przed sankcjami wynikającymi z art. 108a ust. 7 Ustawy o podatku od towarów i usług, karami wynikającymi z Kodeksu Karno-Skarbowego czy przed pociągnięciem do solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe Sprzedawcy;

2)Spółka w przypadku otrzymania Faktury Proforma zawierającą lub mogącą zawierać towary czy usługi wykazane w załączniku nr 15 Ustawy o VAT i braku takiej informacji na dokumencie ze względu na nieistniejącą podstawę prawną na jej umieszczanie, w przypadku dokonania płatności bez wykorzystania mechanizmu podzielonej płatności, gdy to dopiero wystawiona w późniejszym terminie Faktura zaliczkowa wskazuje na ten obowiązek to Spółka nie traci ochrony przed sankcjami wynikającymi z art. 108a ust. 7 Ustawy o podatku od towarów i usług, karami wynikającymi z Kodeksu Karno-Skarbowego, czy nie będzie ponosiła ryzyka pociągnięcia do solidarnej odpowiedzialności Spółki za zobowiązania podatkowe Sprzedawcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest:

• prawidłowe w zakresie uznania, że Spółka może dokonać płatności na podstawie otrzymanej „Faktury Proforma” z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności zyskując ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 ustawy o VAT,
• nieprawidłowe w zakresie uznania, że w przypadku, gdy Spółka dokona płatności na podstawie otrzymanej „Faktury Proforma” bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności nie traci ochrony przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 108a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775) zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 108a ust. 1a ustawy:

Na mocy art. 108a ust. 1b ustawy:

Stosownie do art. 108a ust. 1c ustawy:

W myśl art. 108a ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 108a ust. 7 ustawy:

Stosownie do art. 108a ust. 8 ustawy:

Ww. przepisy wprowadzają obligatoryjny mechanizm podzielonej płatności w odniesieniu do zapłaty za nabywane towary z określonej listy (załącznik nr 15), udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy.

Zaznaczyć należy, że mechanizm podzielonej płatności może być stosowany przez podatników dobrowolnie, tj. również w sytuacji, gdy nie zachodzą przesłanki ustawowe nakładające obowiązek stosowania tego mechanizmu.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 19a ust. 1 ustawy:

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego.

Powyższy przepis formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.

Natomiast stosownie do art. 19a ust. 8 ustawy:

Należy wskazać, że ustawodawca nie zamieścił w treści ustawy o podatku od towarów i usług definicji zaliczki. Zgodnie z definicją zawartą w „Słowniku języka polskiego PWN” www.sjp.pwn.pl) zaliczka to część należności wpłacana lub wypłacana z góry przed faktyczną dostawą lub faktycznym wykonaniem usługi.

Zgodnie z powyższym, aby zapłatę na poczet przyszłej należności uznać za zaliczkę, zadatek musi ona być powiązana z konkretną transakcją, co zostało potwierdzone także przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE).

W wyroku z 21 lutego 2006 r. w sprawie C-419/02 BUPA Hospitals Ltd. Goldsborough development Ltd. przeciwko Commisioners Of Customs Excise, TSUE stwierdził, że w zakresie art. 10 ust. 2 akapit drugi VI Dyrektywy VAT, nie mieści się przedpłata dokonana w kwocie ryczałtowej na towary wskazane w sposób ogólny w wykazie, który może zostać w każdej chwili zmieniony za porozumieniem nabywcy i sprzedawcy, z którego nabywca może ewentualnie wybrać towary, na podstawie umowy, którą może on w każdej chwili rozwiązać, odzyskując w całości wykorzystaną przedpłatę. Należy wskazać, że art. 10 ust. 2 akapit drugi powyższej Dyrektywy stanowi, że w przypadku gdy zapłata następuje, przed wykonaniem dostawy towarów lub świadczenia usług, podatek staje się wymagalny w momencie otrzymania płatności i od jej wysokości.

W powyższym wyroku TSUE podkreślił, że:

Podobnie wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 lipca 2009 r. sygn. akt I FSK 932/08. Sąd uznał, że:

Zatem, aby zapłatę na poczet przyszłych należności uznać za zaliczkę, muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

• zapłata musi zostać dokonana na poczet konkretnej transakcji, tj. przyszłe świadczenie powinno być określone co do rodzaju w sposób jednoznaczny (określone powinny być cechy identyfikujące rodzaj towaru bądź usługi),
• konkretyzacja przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna dla określenia zasad opodatkowania świadczenia, tj. w szczególności należy móc określić miejsce świadczenia i stawkę opodatkowania,
• w momencie dokonania zaliczki strony nie mają intencji zmiany świadczenia w przyszłości.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki).

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Zauważenia wymaga, że podatnicy w prowadzeniu swoich spraw powinni zachować należytą staranność, żeby w sposób rzetelny wypełniać ciążące na nich obowiązki wynikające z przepisów prawa, a także by móc korzystać z przysługujących praw z tych przepisów wynikających.

Zakres informacji, jakie powinna zawierać faktura, wskazany został w art. 106e ust. 1 ustawy.

Jak stanowi art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy:

Załącznik nr 15 do ustawy – stanowiący „Wykaz towarów i usług, o których mowa w art. 105a ust. 1, art. 106e ust. 1 pkt 18a, art. 108a ust. 1a oraz art. 108e ustawy” – zawiera zamkniętą listę towarów i usług, w przypadku których faktura dokumentująca ich dostawę lub świadczenie musi zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązek wystawiania faktur z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” będzie istnieć, jeżeli łącznie spełnione będą trzy warunki, tj. faktura:

• będzie wystawiana na kwotę należności ogółem (kwotę brutto) przekraczającą 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej;
• będzie dokumentować dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy;
• czynności będą dokonywane na rzecz podatnika.

Wprowadzony obowiązek zapłaty takiej faktury w mechanizmie podzielonej płatności nie jest uzależniony od tego, czy na fakturze zawarto takie oznaczenie. Zatem nawet jeżeli sprzedawca nie dopełnił obowiązku i nie oznaczył takiej faktury, nabywca ma obowiązek zapłaty kwoty należności za towary lub usługi z załącznika nr 15 w mechanizmie podzielonej płatności. Nabywca bowiem musi być zorientowany, co jest przedmiotem transakcji, to nabywca bowiem inicjuje płatność i odpowiada za wybór formy płatności. Nabywca nie może polegać więc wyłącznie na informacjach od sprzedawcy, który może chcieć uniknąć zapłacenia mu w podzielonej płatności, tylko musi samodzielnie analizować, jakie towary lub usługi nabył i czy wiążą się z tym dla niego określone obowiązki. Podkreślenia jednak wymaga, że obowiązek uregulowania należności w mechanizmie podzielonej płatności dotyczy wyłącznie kwoty należności z tytułu nabycia towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15.

Jak wyżej wskazano w art. 108a ust. 7 i 8 ustawy, wprowadza się sankcję dla nabywcy, który mimo ciążącego na nim obowiązku uregulowania kwoty podatku VAT wykazanej na fakturze w mechanizmie podzielonej płatności ureguluje tę kwotę w inny sposób. Proponuje się, aby sankcja za ten czyn wynosiła 30% kwoty podatku wykazanego na takiej fakturze. Oczywiście obowiązek zastosowania mechanizmu podzielonej płatności dotyczy wyłącznie kwoty odpowiadającej kwocie podatku VAT przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15. Jeżeli zatem nabywca otrzyma fakturę o wartości brutto powyżej 15 000 zł i faktura ta będzie obejmowała swym zakresem towary, czy usługi wymienione w załączniku nr 15, wówczas (bez względu czy sprzedawca zamieścił na niej informację „mechanizm podzielonej płatności”) ma on obowiązek uregulowania kwoty podatku VAT od takiej pozycji na fakturze w mechanizmie podzielonej płatności.

Sankcja nie będzie również ustalana, jeżeli mimo uregulowania takiej faktury w inny sposób (zamiast obowiązkowego zastosowania mechanizmu podzielonej płatności) dostawca lub usługodawca rozliczy cały podatek należny wynikający z tej faktury. Mechanizm podzielonej płatności ma przeciwdziałać oszustwom w VAT i zabezpieczać interes Skarbu Państwa. Jeżeli więc interes ten nie zostanie naruszony w danej sytuacji, nie ma istotnych powodów, żeby nakładać na nabywcę sankcje.

Jednocześnie podkreślić należy, że przyznanie inicjatywy co do wyboru stosowania mechanizmu podzielonej płatności płacącemu nie oznacza, że sprzedawca nie będzie mógł zastrzec w umowie, że nie chce stosować takiej formy rozliczeń. Kontrahenci mają w tym zakresie swobodę, wynikającą z zasady swobody umów i sami decydują w jaki sposób dokonują rozliczeń przeprowadzanych transakcji. Postanowienia umowne kontrahentów wywołują przy tym skutki tylko na poziomie relacji kontraktowej między kontrahentami i nie wpływają na regulacje ustawy wprowadzającej MPP.

W tym miejscu należy wskazać na zasadę swobody umów wynikającą z art. 353¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.). W świetle tego przepisu:

Z powyższego przepisu wynika, że strony mogą dowolnie ustalać stosunki cywilnoprawne, jednakże postanowienia umów nie mogą pozostawać w sprzeczności z innymi przepisami prawa, do stosowania których strony są zobowiązane.

W objaśnieniach w podatkowych Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. wskazano, że:

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową, posiadającą siedzibę i miejsce zarządu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podatnikiem VAT czynnym. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne od wielu Dostawców, czego konsekwencją jest otrzymywanie różnego rodzaju dokumentacji towarzyszącej. Jednym z takich takiej dokumentów jest faktura proforma, na podstawie której Spółka dokonuje płatności. Często zdarzają się sytuacje, że na fakturze Proforma nie ma informacji o obowiązku zastosowania MPP, a na fakturze zaliczkowej wystawionej na podstawie dokonanej płatności ta informacja jest już przez Sprzedawcę umieszczona. Na podstawie Faktury Proforma dokonywana jest płatność, czego następstwem jest otrzymanie Faktury Zaliczkowej, a w konsekwencji Faktury Końcowej. Spółka dokonuje płatności na podstawie otrzymanej Faktury Proforma z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, mimo iż na dokumencie takiej informacji nie ma. Może się zdarzyć również sytuacja, że Spółka może dokonać płatności bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności otrzymując Fakturę Proforma bez wskazanej informacji o obowiązku zastosowania MPP, a dopiero w momencie otrzymania Faktury Zaliczkowej poweźmie informację, że dany towar czy usługa w rzeczywistości podlega obowiązkowemu split payment.

Państwa wątpliwości w sprawie dotyczą ustalenia, czy w przypadku otrzymania „Faktury Proforma” zawierającej towary lub usługi wykazane w załączniku nr 15 Spółka może dokonać płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności zyskując w ten sposób ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT, a w sytuacji, gdy Spółka nie dokona płatności w mechanizmie podzielonej płatności utraci ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT.

W tym miejscu wskazać należy, że dokument nazywany „fakturą pro forma” nie jest dokumentem przewidzianym w ustawie VAT. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji, na podstawie którego w istocie wpłacana jest zaliczka. Wyraźne oznaczenia tego dokumentu wyrazami „pro forma” powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura.

Wystawienie takiego dokumentu choćby zawierał wszystkie elementy faktury VAT nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi.

Przepisy prawa nie przewidują obowiązku umieszczania na „pro formie” zapisu MPP (mechanizm podzielonej płatności). Nie ma jednak przeszkód, aby w przypadkach takich podatnicy wystawiali „pro formy” z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”. Zasady wystawiania „pro formy” nie są bowiem uregulowane przepisami prawa, a w konsekwencji podatnicy mają swobodę w zakresie treści tych dokumentów.

W objaśnieniach podatkowych Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r.:

Mając na uwadze powyższe, w sytuacji gdy kontrahent (Sprzedający) sporządził „fakturę pro forma”, podatnik ją otrzymujący nie musi, co do zasady, regulować płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Jednak, gdy kwota będzie przekraczała kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej i będzie dotyczyła towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15, to zapłata ta będzie musiała być dokonana w mechanizmie podzielonej płatności. W komunikacie przelewu podatnik powinien wpisać wyraz „zaliczka” zamiast numeru faktury.

Aby udokumentować wpłatę zaliczki nabywca powinien otrzymać fakturę zaliczkową z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” (przed lub po jej wpłacie). Nabywca powinien zadbać o to, aby w przypadku obowiązkowego MPP fakturę zaliczkową można było powiązać z innymi dokumentami dotyczącymi transakcji, aby wykazać, że zastosował ten mechanizm.

Należy zauważyć, że przepisy dotyczące stosowania mechanizmu podzielonej płatności nie przewidują wyjątków od zasady, zgodnie z którą mechanizmem tym objęte są dostawy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy na kwotę należności ogółem powyżej 15 000 zł lub równowartość tej kwoty (jeżeli należność wyrażona jest w walucie obcej). W przypadku płatności zaliczek o tym, czy powstaje obowiązek zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności decydują zasady ogólne, a więc wartość zamówienia brutto oraz przedmiot transakcji (nabycie towarów lub usług z załącznika nr 15).

Zatem w odniesieniu do każdej dostawy, która spełnia powyższe warunki, tj. dotyczy towarów/usług z załącznika nr 15 do ustawy i jej ogólna wartość brutto przekracza kwotę 15 000 zł, podatnicy powinni stosować mechanizm podzielonej płatności. Wprowadzany obowiązek zapłaty takiej należności w mechanizmie podzielonej płatności nie jest uzależniony od tego, czy na fakturze zawarto takie oznaczenie. Zatem nawet jeżeli sprzedawca nie dopełnił obowiązku i nie oznaczył takiej faktury, nabywca ma obowiązek zapłaty kwoty należności za towary lub usługi z załącznika nr 15 w mechanizmie podzielonej płatności.

Biorąc pod uwagę opis analizowanej sprawy oraz przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące metody podzielonej płatności stwierdzić należy, że w analizowanej sprawie w sytuacji, gdy otrzymają Państwo „Fakturę Proforma”, która zawiera usługi bądź towary wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, mają Państwo obowiązek zapłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów i usług metodą podzielonej płatności, o której mowa w art. 108a ust. 1 ustawy VAT. Tym samym, dokonując płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności zyskują Państwo ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT.

W przypadku, jeśli nie uregulują Państwo zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów i usług w mechanizmie podzielonej płatności tracą Państwo w ten sposób ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT. Dokonując płatności zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów i usług na etapie otrzymania „Faktury Proforma” bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności, kwota podatku VAT wykazanego na fakturze zaliczkowej oznaczonej mechanizmem podzielonej płatności nie trafiłaby na specjalny rachunek VAT Państwa dostawcy (Sprzedawcy).

Regulacje dotyczące obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności nie uzależniają jego stosowania ani od możliwości technicznych, procedur, programów, rozwiązań przyjętych przez podatników, zasad postępowania wynikających z umów zawartych z kontrahentami, formę płatności czy też sposobu rozliczania tych umów.

Podsumowując:

• Państwa stanowisko w zakresie w zakresie uznania, że Spółka może dokonać płatności na podstawie otrzymanej „Faktury Proforma”, z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności zyskując ochronę przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 ustawy o VAT, uznaję za prawidłowe (pytanie oznaczone we wniosku nr 1);
• Państwa stanowisko w zakresie uznania, że w przypadku, gdy Spółka dokona płatności na podstawie otrzymanej „Faktury Proforma” bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności nie traci ochrony przed sankcjami wynikającymi z kks oraz z art. 108a ust. 7 Ustawy o VAT uznaję za nieprawidłowe (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz
• zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazujemy, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.