
Temat interpretacji
Temat interpretacji
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
24 marca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 marca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania w formie fizycznej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 30 maja 2025 r. (wpływ 5 czerwca 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
... sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest polskim podmiotem, prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego towarów na terenie Polski, a także całej Europy oraz usługi w zakresie serwisu samochodowego. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, zarejestrowanym dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.
W związku z dokonywanymi dostawami towarów oraz usług, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i przesłania nabywcy towarów lub usług świadczonych przez Spółkę faktury potwierdzającej dokonaną transakcję. Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje od swoich dostawców szereg faktur w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.
Oprócz faktur Spółka otrzymuje inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, tj. m.in. zlecenia serwisowe, zlecenia transportowe, listy przewozowe CMR, dokumenty potwierdzające dokonanie załadunku i rozładunku towarów, dokumenty WZ, dokumenty paletowe i inne. Posiadanie tych dokumentów jest dla Spółki koniecznie w celu udokumentowania prawa do stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz stawki NP przy wewnątrzwspólnotowych usługach, sprzedaży poza Unię, a także 23% przy sprzedaży krajowej.
Na dokumenty te składają się m.in.:
a)międzynarodowe dokumenty CMR, które potwierdzają zawarcie i wykonanie umowy przewozu, oraz określają dokładnie warunki jego realizacji:
b)faktura sprzedaży;
c)dokument magazynowy wydania ze składu podatkowego lub inny dokument potwierdzający wydanie towarów ze składu podatkowego;
d)wiadomości e-mail od kontrahenta potwierdzające otrzymanie towarów wynikających z wykazu faktur dokumentujących dostawy zrealizowane w danym miesiącu.
Aktualnie Spółka gromadzi wszystkie ww. dokumenty w dwóch formach: papierowej (oryginały) oraz elektronicznej (skany przechowywane na serwerze Spółki).
W przyszłości w odniesieniu do faktur oraz innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków otrzymanych w formie papierowej, planowane jest skanowanie ich do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie PDF), który będzie umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych dokumentów. Zeskanowane faktury oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej. Dokumenty w formacie PDF będą dokumentami nieedytowalnymi. Jednocześnie wersja papierowa oryginalnej faktury zakupowej lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji i nie powodować konieczności prowadzenia kosztownego archiwum dokumentów oryginalnych.
Pliki elektroniczne zawierające skany faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów w formacie PDF będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.
Tak przygotowane faktury oraz dokumenty przewozowe i inne dowody, potwierdzające prawo do zastosowania stawki 0% podatku VAT, przeznaczone są wyłącznie do odczytu, niemożliwe jest dokonywanie zmian ich treści.
Spółka planuje docelowo zapewnić takie funkcjonowanie elektronicznego archiwum dokumentacji księgowej, które pozwoli na ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dostęp do archiwum dokumentów będzie ograniczony wyłącznie do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Również w zakresie akceptacji i przetwarzania faktur oraz pozostałych dokumentów towarzyszących (m.in. skanowania ich do postaci nieedytowalnych plików PDF) czynności te wykonywane są przez pracowników posiadających w tym zakresie odpowiednie upoważnienia.
Wszystkie faktury i inne dokumenty trafiać będą do systemu księgowego Spółki. W celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, dokumenty przed ich zeskanowaniem będą poddawane procesowi weryfikacji. Będą one sprawdzane pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności, otrzymane faktury i pozostałe dokumenty będą sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. W systemie księgowym Spółki faktury otrzymują dodatkowe numery referencyjne dla celów księgowych. Ostatecznie faktury będzie można wyszukiwać w elektronicznym archiwum poprzez numery referencyjne dla celów księgowych oraz dane dostawcy, co zapewni ich łatwe i szybkie zlokalizowanie oraz możliwość weryfikacji. Jednocześnie faktury oraz pozostałe dokumenty towarzyszące umieszczone będą na serwerze w odpowiednich folderach odpowiadających okresom, w których faktury zostały rozliczone dla potrzeb podatkowych oraz księgowych.
Ponadto Wnioskodawca wskazał, że:
1.Spółka zapewnia oraz będzie zapewniać w przyszłości kontrolę biznesową poprawności dokumentów, o których mowa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Poprawność tych dokumentów elektronicznych dokonywana jest i będzie na bieżąco - pracownicy Spółki (pracownicy działu transportu oraz działu księgowego każdy w zakresie swoich obowiązków) mają zapewniony bezpośredni wgląd odpowiednio w dokumenty finansowe (faktury, noty obciążeniowe itp.), jak również w dokumenty transportowe (dokumenty są digitalizowane na miejscu załadunku oraz rozładunku przez kierowców Spółki i wgrywane do systemu informatycznego Spółki).
Dokumenty transportowe są parowane w systemie komputerowym Spółki z danym zleceniem transportowym - na tym etapie sprawdza się m.in. zgodność dat załadunku, rozładunku, zgodność trasy przejazdu, zgodność adresów (miejsc załadunku i rozładunku), jak również np. zgodność danych pojazdu (numery rejestracyjne ciągnika siodłowego i naczepy). Podobnie proces ten działa w przypadku faktur i dokumentów otrzymywanych przez Spółkę od jej przewoźników. Każde zauważone nieścisłości są wyjaśniane na bieżąco, zaś w razie ich zauważenia - proces digitalizacji dokumentacji oraz proces uregulowania płatności za dane zlecenie zostaje wstrzymany do czasu uzyskania prawidłowych (poprawionych) wersji dokumentów.
2.Na pytanie Organu o treści: „Czy faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o których mowa we wniosku, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu”? Wnioskodawca odpowiedział: tak, niszczenie papierowych (oryginalnych) wersji dokumentów będzie następować dopiero po dokonaniu weryfikacji ich autentyczności i poprawności przez pracowników Spółki oraz po ich zaksięgowaniu (zaewidencjonowaniu) i opłaceniu.
3.W związku z pytaniem Organu o treści: „Czy będą Państwo przechowywać faktury/dokumenty zrównane z fakturami na terytorium kraju?
-jeżeli tak, to czy będą Państwo umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych?
-jeżeli nie, to należy wskazać czy faktury/dokumenty zrównane z fakturami będą przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur?”
Wnioskodawca udzielił odpowiedzi: tak, elektroniczne kopie dokumentów będą przechowywane w Polsce, zaś Spółka będzie posiadać do nich dostęp w każdym czasie. Oznacza to, że dokumenty te będą znajdowały się na serwerze znajdującym się na terenie Polski i będą one dostępne na każde żądanie właściwych organów skarbowych lub administracyjnych. Dostęp do danych zgromadzonych na serwerze Spółki będzie następować bezzwłocznie.
Pytanie
Czy wskazane w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty, wykorzystywane przez Spółkę do potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz stawki NP przy wewnątrzwspólnotowych usługach, sprzedaży poza Unię, a także 23% przy sprzedaży krajowej, tj. skan CMR, potwierdzenie od nabywcy zawarte w korespondencji e-mail oraz inne dokumenty potwierdzające transport towarów, mogą być skanowane i przechowywane na serwerach Spółki w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania przez Spółkę ww. dokumentów w formie fizycznej?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, w zakresie możliwości archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów uprawniających do zastosowania art. 42 ust. 1 ustawy o VAT w odniesieniu do WDT Spółka wskazuje, że przepisy podatkowe nie zawierają wyłączenia, uniemożliwiającego wykorzystywanie oraz archiwizowanie tych dokumentów w formie elektronicznej.
W opinii Wnioskodawcy, w razie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, nie jest on zobligowany do archiwizowania ww. dokumentów również w formie papierowej.
Skoro jak wskazano, opisany we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewni ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a przepisy obowiązujące w tym zakresie nie stanowią, że podatnik ma posiadać wyłącznie papierowe oryginały dokumentów należy przyjąć, że opisana we wniosku elektroniczna forma przechowywania dokumentów określonych w ww. przepisach jest dopuszczalna.
W konsekwencji należy uznać, że wskazane we wniosku dokumenty wykorzystywane do potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz stawki NP przy wewnątrzwspólnotowych usługach, sprzedaży poza Unię, a także 23% przy sprzedaży krajowej, tj. skan CMR, potwierdzenie od nabywcy zawarte w korespondencji oraz inne dokumenty potwierdzające transport towarów, mogą być skanowane i przechowywane na serwerach Spółki w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ww. dokumentów w formie fizycznej.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm. ) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.
Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3)Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
Stosownie do art. 112 ustawy:
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.
Według art. 112a ust. 1 ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Z wniosku wynika, że faktury otrzymywane przez Państwa będą przechowywane w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przy czym w celu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu będziecie Państwo przeprowadzać kontrole biznesowe. Faktury przechowywane elektronicznie będą dostępne na każde żądanie właściwych organów skarbowych lub administracyjnych.
Uwzględniając opis sprawy i powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że w sytuacji gdy ww. dokumenty będą przechowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, to opisany sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.
Ponadto należy wskazać, że przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT, podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Jak wcześniej wskazano przez fakturę, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że regulacje ustawy o podatku od towarów i usług odnoszą się wyłącznie do sposobu przechowywania faktur. Jednakże nie ma przeciwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów w tożsamy sposób jak faktury.
W związku z powyższym, w okolicznościach wskazanych w opisie sprawy będą Państwo uprawnieni do skanowania i przechowywania na Państwa serwerach faktur i innych dokumentów (tj. skanu CMR, potwierdzeń od nabywcy zawartych w korespondencji e-mail oraz innych dokumentów potwierdzających transport towarów) potwierdzających – jak Państwo wskazali - możliwość stosowania preferencyjnej stawki podatku VAT w stosunku do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz stawki NP przy wewnątrzwspólnotowych usługach, sprzedaży poza Unię, a także właściwej stawki podatku przy sprzedaży krajowej w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie fizycznej (papierowej).
W związku z powyższym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Informuję, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.
Zatem niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie kwestię ustalenia, czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania w formie fizycznej, natomiast nie rozstrzyga kwestii stosowania właściwych stawek podatku VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług oraz sprzedaży poza Unię, a także przy sprzedaży krajowej. Jednocześnie interpretacja ta nie rozstrzyga czy dokumenty opisane we wniosku stanowią wystarczającą podstawę do stosowania stawek podatku dla wymienionych w pytaniu czynności.
Zaznaczam, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
