Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe w zakresie braku prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z zakupem i przeprowadzeniem testów bezpieczeństwa IT w zakresie: systemu do wspomagania zarządzania A i platformy sprzętowej oraz systemu do wspomagania zarządzania B i platformy sprzętowej oraz nieprawidłowe w zakresie braku prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych  w zakupem i przeprowadzeniem testów bezpieczeństwa IT systemu wspomagania zarządzania C.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w związku z realizacją projektu pn. „(…)”.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 14 maja 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Miasto (…) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałów środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 280), od 1 stycznia 2017 roku rozpoczęło wspólne rozliczenia podatku VAT z jednostkami budżetowymi i zakładem budżetowym. Jako jednostka samorządu terytorialnego prowadzi działalność niepodlegającą podatkowi od towarów i usług oraz działalność gospodarczą opodatkowaną i zwolnioną.

Miasto, zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność, art. 6 ust. 1 tej ustawy określa, że do zakresu działania gminy należą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym, niezastrzeżone ustawami dla innych podmiotów.

Natomiast na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz obsługujących je urzędów w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, zaspokajanie zbiorowych potrzeb należy do zadań własnych gminy, do których należą m.in. sprawy edukacji publicznej (pkt 8) oraz polityki prorodzinnej (pkt 16).

Przedszkola publiczne oraz publiczny żłobek utworzone zostały w celu realizacji zadań własnych Miasta w zakresie zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty. Przedszkola publiczne zapewniają bezpłatne nauczanie, wychowanie i opiekę w czasie ustalonym przez organ prowadzący, nie krótszym niż 5 godzin dziennie.

Za każdą rozpoczętą godzinę pobytu dziecka w przedszkolu powyżej 5 godzin dziennie pobierana jest opłata ustalana przez radę gminy. Strony nie mają swobody określania wysokości przedmiotowej opłaty, jej wysokość wynika z art. 52 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. W celu realizacji zadań opiekuńczych i wspomagania właściwego rozwoju wychowanków, przedszkola prowadzą stołówki. Posiłki w stołówkach przedszkolnych przygotowywane są przez pracowników przedszkoli. Korzystanie z posiłków w stołówkach przedszkolnych jest odpłatne. Stołówki przedszkolne działają na potrzeby wychowanków przedszkoli.

Celem istnienia stołówek przedszkolnych nie jest świadczenie usług gastronomicznych jako takich, ale wyłącznie pełnienie funkcji socjalno-bytowych, polegających na zapewnieniu żywienia w ramach realizacji funkcji opiekuńczych przez przedszkola.

Stosownie do art. 52 ust. 15 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego w publicznych placówkach wychowania przedszkolnego prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz opłaty za korzystanie z wyżywienia w takich placówkach stanowią niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym, o których mowa w art. 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych. Miasto jest również organem prowadzącym dla publicznego żłobka działającego na podstawie ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.

Zgodnie z art. 23 tejże ustawy rodzice ponoszą opłaty za pobyt oraz wyżywienie dzieci, a ich wysokość, w myśl art. 58 ust. 1 ww. ustawy ustala, w drodze uchwały, rada gminy.

Kolejnym zadaniem własnym gminy wymienionym w art. 7 ust. 1 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym są sprawy z zakresu targowisk i hal targowych.

Zadanie to realizowane jest za pośrednictwem zakładu budżetowego, który jest odpowiedzialny za zarządzanie i utrzymanie targowiska. Kupcy handlujący na terenie targowiska wnoszą opłaty rezerwacyjne oraz opłaty targowe. Opłaty rezerwacyjne podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, natomiast opłaty targowe stanowią opłaty lokalne, które wprowadzane są przez Miasto na mocy art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych i nie podlegają ustawie VAT.

Miasto (…) w 2025 roku rozpoczęło realizację projektu partnerskiego pn. „(…)” w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Miejskich Obszarów Funkcjonalnych programu Fundusze Europejskie dla (…) 2021-2027. Celem Projektu jest zwiększenie podaży, jakości, dojrzałości i dostępności e-usług publicznych w instytucjach publicznych MOF (…).

W ramach Projektu Miasto (…) zaplanowało zakup systemu do wspomagania zarządzania A/B wraz z zakupem platformy sprzętowej (laptopy, komputery PC, WiFi mesh) na potrzeby efektywnego korzystania z systemu przez personel placówek (przedszkoli/ żłobka). Wspomaganie zarządzaniem przedszkolami/żłobkiem polegać ma na wdrożeniu elektronicznego systemu umożliwiającego prowadzenie ewidencji związanych z procesami głównymi realizowanymi w placówkach, tj.:

• (…).

Ponadto zakupiony zostanie system do zarządzania C. System do zarządzania C będzie pełnił funkcję platformy elektronicznej realizującej procesy administracyjne i informacyjne związane z prowadzeniem handlu obwoźnego na terenie miasta (…). Polegał będzie na udostępnieniu e-usług w zakresie:

• (…).

Dodatkowo w ramach realizacji Projektu przeprowadzone zostaną testy bezpieczeństwa IT zakupionych systemów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie zdarzenia przyszłego

System do wspomagania zarządzania A oraz platforma sprzętowa zakupione w ramach realizacji projektu pn. „(…)” wykorzystywane będą do czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

System do wspomagania zarządzania B oraz platforma sprzętowa zakupione w ramach realizacji projektu pn. „(…)” wykorzystywane będą do czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

System do wspomagania zarządzania C zakupiony w ramach realizacji Projektu pn. „(…)” wykorzystywany będzie do czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, jak również do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W odniesieniu do systemu do wspomagania zarządzania C, Miasto nie jest w stanie dokonać odrębnego przyporządkowania kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług oraz czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Pytania

1)  Czy od wydatków związanych z zakupem systemu do wspomagania zarządzania A oraz platformy sprzętowej Miastu (…) będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług?

2)  Czy od wydatków związanych z zakupem systemu do wspomagania zarządzania B oraz platformy sprzętowej Miastu (…) będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług?

3)  Czy od wydatków związanych z zakupem systemu do wspomagania zarządzania C Miastu (…) będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług?

4)  Czy od wydatków związanych z przeprowadzeniem testów bezpieczeństwa IT zakupionych systemów Miastu (…)będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług?

Państwa stanowisko w sprawie

Według art. 15 ust. 1 ustawy, za podatników uznaje się osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W wybranych przypadkach, w ramach wykonywanych zadań własnych, Miasto występuje jako podatnik VAT - działa w ramach czynności o charakterze cywilnoprawnym.

Zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o VAT, nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Przytoczona norma oznacza, że gmina nie działa w charakterze podatnika VAT w zakresie realizacji zadań własnych, z wyjątkiem tych, które wykonywane są na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Ad 1

Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 280), Miasto od 1 stycznia 2017 r. rozpoczęło dokonywanie wspólnych rozliczeń VAT z zakładem budżetowym oraz jednostkami budżetowymi. Na terenie miasta funkcjonują jednostki budżetowe zajmujące się działalnością oświatową, m.in. przedszkola publiczne. Placówki te zostały utworzone w celu realizacji zadań własnych gminy w zakresie zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty dotyczących edukacji publicznej, o której mowa w art. 7 ust. 1 pkt 8 ustawy o samorządzie gminnym.

Ponadto, wymóg zapewnienia kształcenia, wychowania i opieki jest zadaniem oświatowym gminy w myśl art. 11 ust. 2 pkt 1 Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 8 ust. 15 Prawa oświatowego, zakładanie i prowadzenie publicznych przedszkoli, należy do zadań własnych gmin.

W celu realizacji zadań opiekuńczych i wspomagania właściwego rozwoju wychowanków, przedszkola prowadzą stołówki. Posiłki w stołówkach przedszkolnych przygotowywane są przez pracowników przedszkoli. Korzystanie z posiłków w stołówkach przedszkolnych jest odpłatne. Stołówki przedszkolne działają na potrzeby wychowanków przedszkoli. Celem istnienia stołówek przedszkolnych nie jest świadczenie usług gastronomicznych jako takich, ale wyłącznie pełnienie funkcji socjalno-bytowych, polegających na zapewnieniu żywienia w ramach realizacji funkcji opiekuńczych przez przedszkola.

Miasto za pośrednictwem przedszkoli, zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 2 ustawy prawo oświatowe oraz uchwałą Rady Miasta, zapewnia bezpłatne nauczanie, wychowanie i opiekę nad dziećmi, w wymiarze 5 godzin dziennie.

Za korzystanie w czasie ponadwymiarowym, zgodnie z uchwałą, przedszkola pobierają opłatę za każdą ponadwymiarową godzinę zajęć.

Jednakże strony nie mają swobody określania wysokości przedmiotowej opłaty, ich wysokość wynika z art. 52 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Ponadto stosownie do art. 52 ust. 15 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego w publicznych placówkach wychowania przedszkolnego prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz opłaty za korzystanie z wyżywienia w takich placówkach stanowią niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym, o których mowa w art. 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.

Nie ulega wątpliwości, że czynności przedstawione w stanie faktycznym stanowią przejaw realizacji zadań własnych Gminy.

W ocenie Miasta, istotne znaczenie w sprawie ma charakter nawiązywanego pomiędzy gminą (przedszkolem) a rodzicami (beneficjentami wykonywanych przez gminę za pośrednictwem przedszkola czynności w zakresie opieki nad dziećmi oraz wyżywieniem) stosunku prawnego. W przypadku uznania, że powstająca więź prawna ma swoją podstawę w prawie publicznym i nie wykazuje cech stosunku prywatnoprawnego, należy uznać, że gmina nie działa jako podatnik VAT. Opłaty pobierane za pobyt dzieci w Przedszkolu charakterem zbliżone są do daniny publicznej, a strony analizowanego stosunku prawnego nie mają pełnej swobody w ustalaniu ich wysokości (wysokość opłaty za pobyt ustalana jest w drodze stosownej uchwały Rady Miasta, która jest podejmowana w wykonaniu ustawowych obowiązków wynikających z ustawy Prawo oświatowe). Obowiązujące przepisy nadały pobieranej opłacie charakter symboliczny, nieekwiwalentny i regulowany przez przepisy prawa administracyjnego, co odróżnia ją od ceny.

Istotny jest także brak działania Miasta na zasadach konkurencji w obrocie gospodarczym, gdyż realizując działalność statutową, nie ma żadnego wpływu na konkurencję szeroko rozumianych usług przedszkolnych. Zdaniem  Miasta również wysokość opłat za posiłki nie ma charakteru komercyjnego, gdyż do opłat, jakie są wnoszone za korzystanie przez dzieci z posiłków, nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń. Poza kosztem tzw. „wkładu do kotła”, który ponoszą rodzice dzieci, pozostałe wydatki związane z wyżywieniem dzieci ponoszone są przez Miasto. Koszty funkcjonowania kuchni nie odzwierciedlają w całości wydatków, jakie byłyby uwzględniane w rachunku ekonomicznym przez profesjonalnego przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą w tym zakresie. W tych przypadkach ponoszone są wyłącznie koszty i nie ma tu mowy o ekwiwalentności świadczeń, a także o „umowach cywilnoprawnych”.

Zdaniem Miasta świadczenia wyżywienia dla dzieci oraz ich pobytu i nauczania w przedszkolu powyżej 5 godzinnego limitu, nie mają charakteru komercyjnego, ponieważ ich wysokość jest regulowana przepisami prawa, a Miasto w odniesieniu do czynności, za które pobierana jest opłata nie działa jak przedsiębiorca. Opłaty za wyżej wymienione czynności mają charakter opłaty publicznoprawnej stanowiąc niepodatkowe należności budżetowe i nie podlegają przepisom ustawy o VAT.

Zdaniem Miasta, skoro opłaty za wyżywienie oraz pobyt dzieci w przedszkolach ponad 5 godzin nie podlegają przepisom ustawy o podatku od towarów i usług, to od zakupów związanych ze wspomaganiem zarządzania A Miastu nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Ad 2

Miasto jest organem prowadzącym dla żłobka, będącego jednostką budżetową, działającą na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.

W myśl art. 22 tej ustawy, w żłobku zapewnia się wyżywienie przebywającym w nim dzieciom.

Stosownie do treści art. 23 ustawy o opiece nad dziećmi, rodzice są zobowiązani do ponoszenia opłat za pobyt oraz wyżywienie dzieci w żłobku.

Jak wynika z art. 12 ust. 2 i 3 ww. ustawy, w żłobku zapewnia się opiekę nad dzieckiem w wymiarze do 10 godzin dziennie względem każdego dziecka. W szczególnie uzasadnionych przypadkach wymiar opieki w żłobku może być, na wniosek rodzica dziecka, wydłużony, za dodatkową opłatą.

W myśl art. 58 ust. 1 ustawy o opiece nad dziećmi, wysokość opłat za pobyt dziecka w żłobku utworzonym przez jednostki samorządu terytorialnego oraz maksymalną wysokość opłaty za wyżywienie ustala, w drodze uchwały, rada gminy.

Zgodnie z art. 59 ust. 2 ustawy o opiece nad dziećmi, rada gminy może określić, w drodze uchwały, warunki częściowego lub całkowitego zwolnienia od ponoszenia opłat.

Tak więc zasady pobierania odpłatności z tytułu pobytu oraz wyżywienia dzieci w żłobku wynikają z przepisów prawa publicznego, zatem mają charakter opłat publicznoprawnych i nie stanowią ekwiwalentu w zamian za wykonane czynności. Pobieranie przez Miasto opłat publicznych należy uznać za wykonywanie władztwa publicznego, a nie wykonywanie czynności na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Miasto pobierając opłaty występuje jako organ władzy, a nie działa jako podatnik podatku od towarów i usług. Zadania nałożone na Miasto wynikają z przepisów prawa, które określają sposób i zakres ich wykonywania, a Miasto nie ma możliwości odstąpienia od ich realizacji.

Skoro Miasto we wskazanej sytuacji nie występuje jako podatnik podatku od towarów i usług, nie przysługuje Miastu również prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupem systemu wspomagającego funkcjonowanie żłobka publicznego.

Ad 3

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do czynności opodatkowanych VAT, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Czyli podatnik nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT w sytuacji, gdy nabywane usługi mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Planowany do wprowadzenia system do zarządzania C obwoźnym zainstalowany będzie na serwerze Miasta (…) i będzie jego własnością. System będzie pełnił funkcję platformy elektronicznej realizującej procesy administracyjne i informacyjne związane z prowadzeniem handlu obwoźnego na terenie Miasta (…).

Dzięki wdrożeniu systemu udostępnione zostaną e-usługi publiczne: (…).

System umożliwi dokonywanie rezerwacji miejsc (…).

Zakład budżetowy zajmujący się zarządzaniem i utrzymaniem targowiska będzie miał umożliwiony dostęp do korzystania z systemu, za jego pomocą będzie wykonywał wszystkie czynności związane z zarządzaniem/obsługą targowiska. Sam system nie będzie generował dochodów, będzie natomiast udostępniał wyżej wymienione e-usługi publiczne. Będzie narzędziem służącym technicznemu usprawnieniu zarządzania miejscami targowymi na terenie Miasta (…), umożliwiającym zainteresowanym osobom dokonanie niezbędnych czynności zdalnie, zarówno dla kupców, którzy regularnie prowadzą sprzedaż na targowisku, jak również tych, którzy okazjonalnie będą z niego korzystać.

Zdaniem Miasta od wydatków związanych z zakupem systemu do zarządzania C, Miastu nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Ad 4

Celem przeprowadzenia testów bezpieczeństwa IT zakupionych systemów będzie identyfikacja możliwie jak największej liczby podatności stanowiących lub mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa przetwarzanych i przechowywanych informacji oraz danych, a także usług publicznych realizowanych przez wdrażane systemy.

Zdaniem Miasta przeprowadzenie testów nie będzie związane z żadną czynnością opodatkowaną VAT, w związku z czym od wydatków związanych z przeprowadzeniem testów Miastu (…) nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą. W myśl tego przepisu:

Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje gdy:

• podatek odlicza podatnik podatku od towarów i usług,
• towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Warunkiem, który daje podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Podatnik nie ma prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od nabywanych towarów i usług, których nie będzie wykorzystywał do wykonywania czynności opodatkowanych (czyli będzie wykorzystywał do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi).

Art. 88 ustawy zawiera listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Tylko podatnik podatku od towarów i usług, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma prawo do odliczenia podatku.

Art. 15 ust. 1 ustawy:

Art. 15 ust. 2 ustawy:

Art. 15 ust. 6 ustawy:

Organy władzy publicznej nie są podatnikami podatku od towarów i usług w związku z realizacją zadań, które podejmują jako podmioty prawa publicznego, nawet jeśli pobierają należności, opłaty lub składki. Organy te są podatnikami VAT w przypadku wykonywanych czynności na podstawie umów cywilnoprawnych.

Kryterium podziału stanowi charakter wykonywanych czynności:

• czynności o charakterze publicznoprawnym wyłączają te podmioty z kategorii podatników,
• czynności o charakterze cywilnoprawnym skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Art. 2 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.):

Art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym:

Art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W 2025 roku rozpoczęli Państwo realizację projektu partnerskiego pn. „(…)” (Projekt) w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Miejskich Obszarów Funkcjonalnych programu Fundusze Europejskie dla (…) 2021-2027.

Celem Projektu jest zwiększenie podaży, jakości, dojrzałości i dostępności e-usług publicznych w instytucjach publicznych.

W ramach Projektu zaplanowali Państwo m.in. zakup systemu do wspomagania zarządzania A/B wraz z zakupem platformy sprzętowej na potrzeby efektywnego korzystania z systemu przez personel placówek (przedszkoli/żłobka).

Wspomaganie zarządzaniem przedszkolami/żłobkiem polegać ma na wdrożeniu elektronicznego systemu umożliwiającego prowadzenie ewidencji związanych z procesami głównymi realizowanymi w placówkach.

System do wspomagania zarządzania A i platforma sprzętowa oraz system do wspomagania zarządzania B i platforma sprzętowa zakupione w ramach realizacji Projektu będą wykorzystywane do czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Mają Państwo wątpliwości, czy od wydatków związanych z zakupem systemu do wspomagania zarządzania A i platformy sprzętowej oraz wydatków związanych z zakupem systemu do wspomagania zarządzania B i platformy sprzętowej będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podstawowym warunkiem, którego spełnienie należy analizować w kontekście prawa do odliczenia podatku VAT, jest związek dokonywanych nabyć towarów i usług ze sprzedażą uprawniającą do dokonywania takiego odliczenia, czyli sprzedażą generującą podatek należny.

W analizowanej sprawie związek taki nie wystąpi w zakresie zakupu systemu do wspomagania  zarządzania A/B oraz platformy sprzętowej.

Zgodnie z Państwa wskazaniem system do wspomagania zarządzania A oraz platforma sprzętowa oraz system do wspomagania zarządzania B i platforma sprzętowa  wykorzystywane będą do czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

W zakresie zakupu ww. systemów nie zostanie spełniony podstawowy warunek, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy, tj. związek nabywanych towarów i usług z wykonywaniem czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Zatem nie będą mieli Państwo prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z zakupem:

• systemu do wspomagania zarządzania A i platformy sprzętowej,
• systemu do wspomagania zarządzania B i platformy sprzętowej,

 w ramach realizacji projektu pn. „(…)”.

Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 1 i 2 jest prawidłowe.

Mają Państwo także wątpliwości, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z zakupem systemu do wspomagania zarządzania C.

Wyrażoną w art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego uzupełniają regulacje zawarte m.in. w art. 86 ust. 2a ustawy, zgodnie z którym:

Art. 86 ust. 2b ustawy:

Art. 86 ust. 22 ustawy:

Na podstawie powyższej delegacji, zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników  (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 999), zwane dalej rozporządzeniem.

§ 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia:

Podatnikami, do których odnoszą się przepisy zawarte w rozporządzeniu, są jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe instytucje kultury, państwowe instytucje kultury, uczelnie publiczne, instytuty badawcze.

§ 2 pkt 8 rozporządzenia:

§ 2 pkt 7 rozporządzenia:

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego, nie będzie ustalany jeden „całościowy” sposób określenia proporcji dla jednostek samorządu terytorialnego jako osoby prawnej, tylko będą ustalane odrębnie sposoby określenia proporcji dla wymienionych wyżej jego poszczególnych jednostek organizacyjnych.

§ 3 ust. 4 rozporządzenia:

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w celu odliczenia podatku naliczonego podatnik powinien w pierwszej kolejności przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej podatkiem VAT, zwolnionej i niepodlegającej opodatkowaniu tym podatkiem). W przypadku zakupów bezpośrednio związanych z działalnością opodatkowaną, podatnik na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy odlicza podatek naliczony w całości. Brak jest natomiast takiego prawa w stosunku do podatku naliczonego związanego z zakupem towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności niepodlegających temu podatkowi oraz zwolnionych z opodatkowania.

Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki służą zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik powinien ustalić „sposób określenia proporcji” (prewspółczynnik), o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy oraz – w przypadku wystąpienia także czynności zwolnionych od podatku, proporcję wskazaną w art. 90 ust. 2 i 3 ustawy.

Wskazali Państwo, że w ramach Projektu zostanie także zakupiony system do zarządzania C. System do zarządzania C będzie pełnił funkcję platformy elektronicznej realizującej procesy administracyjne i informacyjne związane z prowadzeniem handlu obwoźnego na terenie Miasta.

System do wspomagania zarządzania C zakupiony w ramach realizacji Projektu wykorzystywany będzie do czynności niepodlegających opodatkowaniu, jak również do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W odniesieniu do systemu do wspomagania zarządzania C, nie są Państwo w stanie dokonać odrębnego przyporządkowania kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami opodatkowanymi oraz czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT.

Zatem w zakresie wydatków dotyczących zakupu systemu wspomagania zarządzania C będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia części podatku naliczonego.

W takiej sytuacji, będą Państwo mieli prawo do obliczenia podatku naliczonego przypisanego do działalności gospodarczej podlegającego odliczeniu zgodnie ze „sposobem określenia proporcji”, o którym mowa w art. 86 ust. 2a i następne ustawy, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest nieprawidłowe.

Mają Państwo także wątpliwości, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z przeprowadzeniem testów bezpieczeństwa IT systemów zakupionych w ramach Projektu.

Zgodnie z Państwa wskazaniem testy bezpieczeństwa będą dotyczyły każdego z zakupionych w ramach Projektu systemów.

Skoro system do wspomagania zarządzania A i platformy sprzętowej oraz system do wspomagania zarządzania B i platformy sprzętowej będą wykorzystywane wyłącznie do czynności niepodlegających opodatkowaniu, nie będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z prowadzeniem testów bezpieczeństwa IT w zakresie ww. systemów.

Jak wskazano powyżej odnośnie zakupu systemu wspomagania zarządzania C będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia części podatku naliczonego. Zatem w zakresie testów bezpieczeństwa IT systemu wspomagania zarządzania C, również będzie Państwu przysługiwało prawo do obliczenia podatku naliczonego przypisanego do działalności gospodarczej podlegającego odliczeniu zgodnie ze „sposobem określenia proporcji”, o którym mowa w art. 86 ust. 2a i następne ustawy, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia.

Zatem Państwa stanowisko odnośnie pytania nr 4 jest prawidłowe w zakresie braku prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z przeprowadzeniem testów bezpieczeństwa IT w zakresie systemu do wspomagania zarządzania A i platformy sprzętowej oraz systemu do wspomagania zarządzania B i platformy sprzętowej.

Państwa stanowisko odnośnie pytania nr 4 jest nieprawidłowe w zakresie braku prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z przeprowadzeniem testów bezpieczeństwa IT systemu wspomagania zarządzania C.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.