Temat interpretacji
Elektroniczne przechowywanie faktur a odliczenie VAT
Spółka prowadząca działalność gospodarczą jako czynny podatnik VAT otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Ze względu na dużą skalę działalności oraz wysokie koszty archiwizacji planowała wdrożenie pełnej digitalizacji dokumentów. Po zeskanowaniu papierowych faktur zamierzała przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej, a oryginały trwale niszczyć.
W związku z tym spółka wystąpiła do KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, zadając dwa pytania: czy będzie mogła przechowywać faktury zakupowe wyłącznie w formie elektronicznej, niszcząc papierowe oryginały, oraz czy w takiej sytuacji zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego. Zdaniem spółki odpowiedź na oba pytania powinna być twierdząca.
KIS potwierdziła: prawo do odliczenia VAT zachowane
Dyrektor KIS potwierdził, że spółka może przechowywać faktury zakupowe wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności zachowywania ich papierowych oryginałów.
W ocenie organu, art. 112a ustawy o VAT zezwala na elektroniczne przechowywanie faktur, jeżeli spełnione są określone warunki: autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność dokumentów oraz możliwość ich bezzwłocznego udostępnienia na żądanie odpowiednich organów podatkowych. Organ podkreślił, że:
- faktury mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeśli pierwotnie wystawiono je w wersji papierowej,
- nie istnieje obowiązek zachowania papierowego oryginału, jeśli jego cyfrowy obraz jest wierny, czytelny i nieedytowalny,
- spółka zapewnia pełną kontrolę biznesową i audytowalność procesu,
- faktury będą przechowywane na terytorium Polski, w podziale na okresy rozliczeniowe,
- organy podatkowe będą miały zapewniony natychmiastowy dostęp do przechowywanych dokumentów.
KIS zaznaczyła również, że elektroniczne przechowywanie faktur – po uprzedniej digitalizacji – nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeśli spełnione są ogólne przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a więc zakupy dokumentowane fakturami służą działalności opodatkowanej. Kluczowe jest jednak wdrożenie procedur zapewniających wierność i integralność dokumentu oraz jego dostępność dla administracji skarbowej.