Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do pełnego odliczenia podatku od towarów i usług związanych z wydatkami związanymi z samochodami. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie pismem z 6 lutego 2025 r. (data wpływu 6 lutego 2025 r.) oraz pismem z 19 marca 2025 r. (data wpływu 19 marca 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki komandytowo-akcyjnej.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług, które nie korzystają ze zwolnienia od podatku. Głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest naprawa, konserwacja i instalowanie maszyn i urządzeń. Prowadzony rodzaj działalności Wnioskodawcy wymaga, aby jego pracownicy i zleceniobiorcy w szybkim tempie odpowiadali na wezwania w sprawie awarii maszyn u klientów.

Wnioskodawca w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuje samochody osobowe. Samochody są użytkowane przez pracowników oraz zleceniobiorców Wnioskodawcy. Samochody są pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Samochody nie są pojazdami konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą. Równocześnie samochody objęte niniejszym wnioskiem nie są pojazdami samochodowymi o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Wnioskodawca dla każdego samochodu prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Zawiera ona następujące dane:

1)numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2)dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3)stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4)wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a)kolejny numer wpisu,

b)datę i cel wyjazdu,

c)opis trasy (skąd - dokąd),

d)liczbę przejechanych kilometrów,

e)imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem, podatnik potwierdza na koniec każdego okresu rozliczeniowego autentyczność wpisu osoby kierującej pojazdem;

5)liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ponadto Wnioskodawca stworzył oraz wprowadził regulamin użytkowania pojazdów. Określa on zakres wykorzystywania samochodów w przedsiębiorstwie.

W regulaminie znajduje się bezwzględny zakaz używania samochodów do celów prywatnych przez pracowników oraz zleceniobiorców. Postanowienie regulaminu wskazuje, że używanie samochodu przez pracownika bądź zleceniobiorcę do celów prywatnych stanowi przewinienie pracownicze i będzie wiązało się z odpowiedzialnością służbową.

Wnioskodawca poza wprowadzeniem powyższego regulaminu stosuje również metody egzekwowania go mające na celu zapobiegnięcie używania samochodów do celów prywatnych przez pracowników i zleceniobiorców. Samochody mają zainstalowane nadajniki GPS, które pozwalają Wnioskodawcy na przeglądanie przejazdów pracowników oraz zleceniobiorców. Pracownik administracji biurowej Wnioskodawcy na bieżąco sprawdza i analizuje czy którykolwiek z pracowników lub zleceniobiorców wykorzystał samochód do celów prywatnych oraz czy przestrzega wprowadzonego regulaminu. Wspomniany pracownik administracji biurowej dysponuje bieżącymi informacjami o przebytych trasach służbowych pracowników. Ponadto dokonuje on analizy porównawczej danych ewidencji przebiegu pojazdów z danymi GPS. Powyższe czynności należą do bieżących obowiązków pracownika administracji biurowej i są dokonywane regularnie. W przypadku nieobecności pracownika administracji biurowej, obowiązki jego są przekazywane innemu pracownikowi, aby zapewnić ciągłość kontroli nad wykorzystaniem samochodów. Opisane działania mają zastosowanie do wszystkich samochodów posiadanych przez Wnioskodawcę.

Oprócz powyższego, pracownicy i zleceniobiorcy zapoznawani są z regulaminem i pouczani o braku możliwości wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych.

Wszystkie samochody są również zgłoszone na formularzu VAT-26 do Urzędu Skarbowego.

Wnioskodawca odlicza podatek od towarów i usług w wysokości 100% od wydatków eksploatacyjnych. Tytułem przykładu można wskazać paliwo, naprawy i konserwacja samochodów czy zakup części wymiennych.

Ze względu na fakt, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej naprawia, konserwuje i instaluje maszyny i urządzenia w siedzibach swoich klientów wymagane jest, aby pracownicy lub zleceniobiorcy jak najszybciej mogli zareagować na zgłoszoną przez klienta awarię bądź usterkę. Powyższe szczególne okoliczności sprawiają, że pracownicy i zleceniobiorcy mają możliwość parkowania samochodów w miejscu swojego zamieszkania. Jest to jedyny sposób, aby zapewnić jak najszybszy czas reakcji na wezwanie klienta. W przypadku zgłoszenia przez klienta awarii pracownik bądź zleceniobiorca ma obowiązek stawić się u niego w najszybszym możliwym czasie. Taki obowiązek jest również nałożony na pracowników i zleceniobiorców poza standardowymi godzinami pracy.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

Działania Wnioskodawcy dotyczą linii produkcyjnych, na które składają się instalacje elektryczne, instalacje mechaniczne, instalacje pneumatyczne, szafy elektryczne, panele operatorskie.

Wnioskodawca oferuje kompleksową realizację projektów z zakresu automatyki i robotyki dla przemysłu, w szczególności dla branży motoryzacyjnej.

Klientami Wnioskodawcy są inne przedsiębiorstwa. W głównej mierze klienci Wnioskodawcy działają w branży motoryzacyjnej, ale możliwa jest też współpraca z innymi przedsiębiorcami, którzy potrzebowaliby usług z zakresu automatyki oraz robotyki.

Zleceniobiorcy są przedsiębiorcami, którzy prowadzą indywidualną działalność gospodarczą. Współpraca ze zleceniobiorcami odbywa się na podstawie umów cywilnoprawnych. W ramach takich umów Wnioskodawca płaci zleceniobiorcy, a zleceniobiorca zobowiązany jest do wykonania określonej usługi. W zależności od zakresu usług świadczonych przez zleceniobiorcę może on - tytułem przykładu - świadczyć usługi konserwacji instalacji elektrycznych, instalacji mechanicznych bądź naprawy zespołów pneumatycznych. Samochody są udostępniane zleceniobiorcom na podstawie umów cywilnoprawnych. Samochody przydzielane są zleceniobiorcom na czas trwania umowy cywilnoprawnej, której przedmiotem jest wykonanie danej usługi.

Ilość samochodów osobowych wykorzystywanych przez Wnioskodawcę w prowadzonej działalności jest zmienna na przestrzeni czasu – obejmuje przedział pomiędzy 10-15 samochodów.

Ilość pracowników i zleceniobiorców, którzy użytkują samochody osobowe jest zmienna na przestrzeni czasu – obejmuje przedział pomiędzy 10-15 osób.

Samochody używane są jedynie przez pracowników i zleceniobiorców Wnioskodawcy w celu realizacji kontraktów zawartych z klientami, w tym kontrakty te wymagają również wyjazdów związanych ze zgłoszonymi awariami bądź usterkami.

Awarie bądź usterki zgłaszane przez klientów polegają na błędach bądź w oprogramowaniu bądź mechanicznym działaniu wdrożonych u nich rozwiązań. Konsekwencją takiej awarii jest wstrzymanie procesu produkcyjnego u klienta. Wówczas pracownik bądź zleceniobiorca Wnioskodawcy wykonuje wszelkie czynności, które są wymagane w celu wznowienia takiego procesu produkcyjnego.

Pracownik bądź zleceniobiorca Wnioskodawcy ma za zadanie zjawić się jak najszybciej u klienta, aby wyeliminować przerwę w procesie produkcyjnym u niego.

Szybka reakcja na zgłoszenie klienta konieczna jest ze względu na fakt, że awaria bądź usterka powoduje u klienta przerwę w procesie produkcyjnym. A zatem pracownik bądź zleceniobiorca Wnioskodawcy muszą zjawić się u klienta jak najszybciej w celu wyeliminowania usterki albo awarii, aby przerwa w procesie produkcyjnym była możliwie jak najkrótsza.

Pracownicy bądź zleceniobiorcy Wnioskodawcy realizują zgłoszenia dotyczące awarii albo naprawy kilka razy w miesiącu. Jednakże ze względu na fakt, iż naprawy ani usterki nie sposób jest przewidzieć, to pracownicy bądź zleceniobiorcy muszą pozostać w gotowości. Jest to wymóg zawieranych kontraktów pomiędzy Wnioskodawcą a klientami.

Dla jednego klienta pełniony jest niejako dyżur przez jednego pracownika bądź zleceniobiorcę. Ze względu na fakt, iż Wnioskodawca posiada większą ilość klientów znajdujących się w różnych miejscach, to w tym samym czasie kilku pracowników bądź zleceniobiorców pełni równocześnie niejako dyżur, lecz dla różnych klientów.

Pracownicy oraz zleceniobiorcy uprawnieni są do użytkowania przydzielonych im samochodów jedynie do celów związanych z obsługą klientów Wnioskodawcy. W ramach udostępnionych im samochodów mogą jedynie użytkować je w celu dojazdu do klienta i realizacji kontraktów zawartych pomiędzy Wnioskodawcą a klientami. W czasie gdy pracownik bądź zleceniobiorca nie pełni niejako dyżurów, to nie użytkuje takiego samochodu. Z kolei nie sposób jest przewidzieć czy usterki bądź awarie będą miały miejsce, ale dla realizacji kontraktów z klientami ważne jest pozostawanie przez pracowników i zleceniobiorców w gotowości w celu naprawy ewentualnych awarii lub usterek u klienta.

Miejscem pracy pracowników oraz świadczenia usług przez zleceniobiorców jest każdorazowe miejsce wykonania kontraktu. A zatem zależne jest to od tego na rzecz jakiego klienta aktualnie realizowany jest kontrakt.

Charakter pracy pracowników i zleceniobiorców sprawia, iż ich stałym miejscem pracy bądź świadczenia usług nie jest siedziba ani zakład pracy Wnioskodawcy. Pracownicy oraz zleceniobiorcy pracują przy danych projektach u klientów.

Pracownicy oraz zleceniobiorcy pracują według ustalonych wcześniej grafików. Natomiast poza godzinami wskazanymi w przygotowywanych grafikach muszą być dostępni do świadczenia pracy bądź usług w celu jak najszybszej możliwości naprawy usterki bądź awarii u klienta. Dostępność pracowników oraz zleceniobiorców są również określane na zasadzie grafików w każdym miesiącu – w zależności od dostępności pracowników bądź zleceniobiorców.

Pracownikowi grozi odpowiedzialność przewidziana w kodeksie pracy, czego skutkiem jest wypowiedzenie stosunku pracy. Z kolei użycie samochodu przez zleceniobiorcę do celów prywatnych jest przesłanką do wypowiedzenia umowy cywilnoprawnej. Za użycie samochodu do celów prywatnych uznawane jest użycie samochodu w innych celach niż w celach służbowych, tj.: w celu świadczenia usług określonych w kontrakcie z klientem.

Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca będzie miał prawo do pełnego odliczenia podatku od towarów i usług związanych z wydatkami związanymi z samochodami?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym będzie on uprawniony do odliczenia 100% podatku od towarów i usług od wydatków związanych z samochodami.

Stosownie do treści art. 86a ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Powyższego przepisu nie stosuje się w przypadku gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Artykuł 86a ust. 4 wskazuje, że pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Ustawodawca wprowadził również obowiązek prowadzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Ponadto ustawodawca zobowiązał podatników do składania naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

Mając na uwadze spełnienie wszelkich ustawowych przesłanek uprawniających do pełnego odliczenia podatku od towarów i usług od wydatków związanych z samochodami osobowymi, przedstawiony sposób używania przedmiotowych samochodów oraz działanie jakie podejmowane są przez Wnioskodawcę, mające na celu wykluczenie użycia samochodu do celów innych niż działalność gospodarcza - należy stwierdzić, że potwierdzają one w sposób obiektywny, że samochody będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej, bez możliwości użycia tych pojazdu do celów prywatnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca zapewnił zatem podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno, tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Jak stanowi art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy:

W świetle art. 2 pkt 34 ustawy:

Stosownie do art. 86a ust. 2 ustawy:

Zatem zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”. Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”. Przyjmuje się, że każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony - ze względu na swoje cechy konstrukcyjne - służy co do zasady użytkowi „mieszanemu”, a zatem wszystkie wydatki z nim związane podlegają ograniczeniu w odliczaniu do 50%.

Jednakże, od zasady wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy przewidziano wyjątki.

Jak wynika z art. 86a ust. 3 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 4 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 5 ustawy:

Użycie wyrazu „wyłącznie” w art. 86a ust. 5 ustawy, wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane - choćby przejściowo - do innych celów, (np. użytek prywatny, jazda próbna, użytek służbowy podatnika, itp.).

Okolicznościami potwierdzającymi obiektywnie brak możliwości użytku prywatnego mogą być przykładowo:

• obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa pojazdów używanych przez pracowników, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy, na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa,
• nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, przykładowo za pomocą GPS,
• w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest odprzedaż tych pojazdów – brak rejestracji tych pojazdów, uniemożliwiający ich poruszanie się po drogach, a w przypadku ich rejestracji – brak możliwości użycia tych pojazdów na cele prywatne; nie mogą to być zatem np. samochody demonstracyjne używane przez pracownika dealera do dojazdów do pracy,
• w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest wynajem tych pojazdów – określenie reguł wykluczających użytek prywatny,
• używanie (w przypadku pojazdów tzw. lotniskowych) przez służby lotniska pojazdów do przemieszczania się po płycie lotniska, bez możliwości opuszczania przez te pojazdy terenu lotniska.

Zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 7 ustawy:

W świetle art. 86a ust. 12 ustawy:

Mając na uwadze treść cytowanych przepisów należy stwierdzić, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi oraz wydatków związanych z ich eksploatacją w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Ustawodawca przewidział jednak wyjątki w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W art. 86a ust. 5 ustawy zostały bowiem wymienione ściśle określone sytuacje, w których wyłączony zostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie z tym przepisem (art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy o VAT), warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Ponadto, przepis art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy ma zastosowanie, jeżeli odprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Trzeba jednak tu zauważyć, że użycie wyrazu „wyłącznie” w wyżej cytowanych przepisach wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane – choćby przejściowo – do innych celów.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że:

• są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz wykonują wyłącznie czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług, które nie korzystają ze zwolnienia od podatku,
• głównym przedmiotem działalności jest naprawa, konserwacja i instalowanie maszyn i urządzeń,
• prowadzony rodzaj działalności wymaga, aby Państwa pracownicy i zleceniobiorcy w szybkim tempie odpowiadali na wezwania w sprawie awarii maszyn u klientów,
• w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystują Państwo samochody osobowe, które są użytkowane przez Państwa pracowników oraz zleceniobiorców,
• samochody są pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Samochody nie są pojazdami konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą. Równocześnie samochody objęte niniejszym wnioskiem nie są pojazdami samochodowymi o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy o podatku od towarów i usług,
• dla każdego samochodu prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Zawiera ona następujące dane: numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem, podatnik potwierdza na koniec każdego okresu rozliczeniowego autentyczność wpisu osoby kierującej pojazdem oraz liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stworzyli Państwo oraz wprowadzili regulamin użytkowania pojazdów. Określa on zakres wykorzystywania samochodów w przedsiębiorstwie. W regulaminie znajduje się bezwzględny zakaz używania samochodów do celów prywatnych przez pracowników oraz zleceniobiorców. Postanowienie regulaminu wskazuje, że używanie samochodu przez pracownika bądź zleceniobiorcę do celów prywatnych stanowi przewinienie pracownicze i będzie wiązało się z odpowiedzialnością służbową,
• poza wprowadzeniem powyższego regulaminu stosują Państwo również metody egzekwowania go mające na celu zapobiegnięcie używania samochodów do celów prywatnych przez pracowników i zleceniobiorców. Samochody mają zainstalowane nadajniki GPS, które pozwalają Państwu na przeglądanie przejazdów pracowników oraz zleceniobiorców. Państwa pracownik administracji biurowej na bieżąco sprawdza i analizuje czy którykolwiek z pracowników lub zleceniobiorców wykorzystał samochód do celów prywatnych oraz czy przestrzega wprowadzonego regulaminu. Wspomniany pracownik administracji biurowej dysponuje bieżącymi informacjami o przebytych trasach służbowych pracowników. Ponadto dokonuje on analizy porównawczej danych ewidencji przebiegu pojazdów z danymi GPS. Powyższe czynności należą do bieżących obowiązków pracownika administracji biurowej i są dokonywane regularnie. W przypadku nieobecności pracownika administracji biurowej, obowiązki jego są przekazywane innemu pracownikowi, aby zapewnić ciągłość kontroli nad wykorzystaniem samochodów,
• opisane działania mają zastosowanie do wszystkich samochodów posiadanych przez Państwa,
• oprócz powyższego, pracownicy i zleceniobiorcy zapoznawani są z regulaminem i pouczani o braku możliwości wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych,
• wszystkie samochody są również zgłoszone na formularzu VAT-26 do Urzędu Skarbowego,
• odliczają Państwo podatek od towarów i usług w wysokości 100% od wydatków eksploatacyjnych. Tytułem przykładu wskazują Państwo paliwo, naprawy i konserwacje samochodów czy zakup części wymiennych,
• w ramach prowadzonej działalności gospodarczej naprawiają, konserwują i instalują maszyny i urządzenia w siedzibach Państwa klientów wymagane jest, aby pracownicy lub zleceniobiorcy jak najszybciej mogli zareagować na zgłoszoną przez klienta awarię bądź usterkę. Powyższe szczególne okoliczności sprawiają, że pracownicy i zleceniobiorcy mają możliwość parkowania samochodów w miejscu swojego zamieszkania. Jest to jedyny sposób, aby zapewnić jak najszybszy czas reakcji na wezwanie klienta. W przypadku zgłoszenia przez klienta awarii pracownik bądź zleceniobiorca ma obowiązek stawić się u niego w najszybszym możliwym czasie. Taki obowiązek jest również nałożony na pracowników i zleceniobiorców poza standardowymi godzinami pracy,
• samochody są udostępniane zleceniobiorcom na podstawie umów cywilnoprawnych. Samochody przydzielane są zleceniobiorcom na czas trwania umowy cywilnoprawnej, której przedmiotem jest wykonanie danej usługi,
• samochody używane są jedynie przez Państwa pracowników i zleceniobiorców w celu realizacji kontraktów zawartych z klientami, w tym kontrakty te wymagają również wyjazdów związanych ze zgłoszonymi awariami bądź usterkami,
• awarie bądź usterki zgłaszane przez klientów polegają na błędach bądź w oprogramowaniu bądź mechanicznym działaniu wdrożonych u nich rozwiązań. Konsekwencją takiej awarii jest wstrzymanie procesu produkcyjnego u klienta. Wówczas Państwa pracownik bądź zleceniobiorca wykonuje wszelkie czynności, które są wymagane w celu wznowienia takiego procesu produkcyjnego,
• Państwa pracownik bądź zleceniobiorca ma za zadanie zjawić się jak najszybciej u klienta, aby wyeliminować przerwę w procesie produkcyjnym, szybka reakcja na zgłoszenie klienta konieczna jest ze względu na fakt, że awaria bądź usterka powoduje u klienta przerwę w procesie produkcyjnym. A zatem Państwa pracownik bądź zleceniobiorca musi zjawić się u klienta jak najszybciej w celu wyeliminowania usterki albo awarii, aby przerwa w procesie produkcyjnym była możliwie jak najkrótsza,
• Państwa pracownicy bądź zleceniobiorcy realizują zgłoszenia dotyczące awarii albo naprawy kilka razy w miesiącu. Jednakże ze względu na fakt, iż naprawy ani usterki nie sposób jest przewidzieć, to pracownicy bądź zleceniobiorcy muszą pozostać w gotowości. Jest to wymóg zawieranych kontraktów pomiędzy Państwem a klientami,
• dla jednego klienta pełniony jest niejako dyżur przez jednego pracownika bądź zleceniobiorcę. Ze względu na fakt, iż posiadają Państwo większą ilość klientów znajdujących się w różnych miejscach, to w tym samym czasie kilku pracowników bądź zleceniobiorców pełni równocześnie niejako dyżur, lecz dla różnych klientów,
• pracownicy oraz zleceniobiorcy uprawnieni są do użytkowania przydzielonych im samochodów jedynie do celów związanych z obsługą Państwa klientów. W ramach udostępnionych im samochodów mogą jedynie użytkować je w celu dojazdu do klienta i realizacji kontraktów zawartych pomiędzy Państwem a klientami. W czasie gdy pracownik bądź zleceniobiorca nie pełni niejako dyżurów, to nie użytkuje takiego samochodu. Z kolei nie sposób jest przewidzieć czy usterki bądź awarie będą miały miejsce, ale dla realizacji kontraktów z klientami ważne jest pozostawanie przez pracowników i zleceniobiorców w gotowości w celu naprawy ewentualnych awarii lub usterek u klienta,
• miejscem pracy pracowników oraz świadczenia usług przez zleceniobiorców jest każdorazowe miejsce wykonania kontraktu. A zatem zależne jest to od tego na rzecz jakiego klienta aktualnie realizowany jest kontrakt,
• charakter pracy pracowników i zleceniobiorców sprawia, iż ich stałym miejscem pracy bądź świadczenia usług nie jest Państwa siedziba ani zakład pracy. Pracownicy oraz zleceniobiorcy pracują przy danych projektach u klientów,
• pracownicy oraz zleceniobiorcy pracują według ustalonych wcześniej grafików. Natomiast poza godzinami wskazanymi w przygotowywanych grafikach muszą być dostępni do świadczenia pracy bądź usług w celu jak najszybszej możliwości naprawy usterki bądź awarii u klienta. Dostępność pracowników oraz zleceniobiorców są również określane na zasadzie grafików w każdym miesiącu – w zależności od dostępności pracowników bądź zleceniobiorców,
• pracownikowi grozi odpowiedzialność przewidziana w kodeksie pracy, czego skutkiem jest wypowiedzenie stosunku pracy. Z kolei użycie samochodu przez zleceniobiorcę do celów prywatnych jest przesłanką do wypowiedzenia umowy cywilnoprawnej. Za użycie samochodu do celów prywatnych uznawane jest użycie samochodu w innych celach niż w celach służbowych, tj.: w celu świadczenia usług określonych w kontrakcie z klientem.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w przedstawionym stanie faktycznym będę mieli Państwo prawo do pełnego odliczenia podatku od towarów i usług związanych z wydatkami związanymi z samochodami.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości wskazać należy, że z treści cytowanych wyżej przepisów wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z samochodem osobowym w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Dla celów pełnego odliczania VAT fakt jego wykorzystywania wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. W celu dokonania pełnego odliczenia podatku muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tego pojazdu przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach jego używania wyklucza użycie go do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu.

Odwołując się do wykładni językowej, zgodnie z interpretacją zawartą w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN przez pojęcie „wyłącznie” należy rozumieć „tylko” oraz „jedynie”. Przy definiowaniu słowa „wyłącznie” mogą być również pomocne synonimy tego słowa, wśród których wskazuje się: absolutnie; bezwzględnie; całkowicie; jedynie; tylko; zupełnie.

Zatem możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach, dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko tych pojazdów, które przeznaczone są jedynie do wykonywania czynności służbowych, tym samym nie są wykorzystywane, choćby przejściowo, w inny sposób.

Wskazać należy, że przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić wyeliminowanie użytku prywatnego używanego w nim pojazdu samochodowego dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdu muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku. Przy czym, użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych.

Nie można uznać wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej gdy np. zostaną ustalone zasady używania pojazdów, jednakże nie istnieją żadne zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie; przykładowo istnieje zakaz używania przez pracowników pojazdów do celów prywatnych, jednakże nikt nie weryfikuje czy zakaz ten jest respektowany.

W orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowany jest pogląd, że na ocenę czy podatnik wykorzystuje pojazdy wyłącznie do działalności gospodarczej oraz czy sposób użytkowania tych pojazdów pozwala wykluczyć użycie ich do celów innych niż działalność gospodarcza powinno być rozpatrywane przez pryzmat specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Tym samym, należy poddać ocenie czy wprowadzone przez Państwa mechanizmy powodują, że opisane we wniosku pojazdy można uznać za wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w odniesieniu do opisanych we wniosku samochodów osobowych nie zostaną spełnione przesłanki do uznania, że będą one wykorzystywane wyłącznie do Państwa działalności gospodarczej i w związku z tym będą mieli Państwo prawo do odliczenia całości podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych.

Opisany przez Państwa sposób użytkowania samochodów osobowych nie wyklucza użycia ich do celów innych niż Państwa działalność gospodarcza. Wprawdzie prowadzą Państwo ewidencję przebiegu udostępnianych pojazdów oraz posiadają regulamin określający zasady używania udostępnionych pojazdów, jednakże sposób użytkowania tych pojazdów w oparciu o regulamin nie wyklucza użytku prywatnego tych samochodów. Istotne jest, że w związku z udostępnieniem samochodów osobowych pracownikom lub zleceniobiorcom, mogą powstać sytuacje, w których ze względu na konieczność świadczenia usług na rzecz Państwa klientów pracownicy i zleceniobiorcy mają możliwość parkowania samochodów w miejscu swojego zamieszkania.

Należy wyjaśnić, że przejazdy pracowników i zleceniobiorców udostępnionym przez Państwa samochodem z miejsca ich zamieszkania do Państwa klientów oraz parkowanie samochodu w miejscu zamieszkania Państwa pracowników i zleceniobiorców, stanowią potencjalną możliwość użycia tych samochodów do ich celów prywatnych.

Należy w tym miejscu podkreślić, że prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu użytkowania pojazdów samochodowych stanowi odstępstwo od zasady określonej w art. 86a ust. 1 ustawy i wymaga wypełnienia przesłanek określonych w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy, a także pełnej kontroli ich spełnienia, czyli wykluczenie a nie tylko ograniczenie czyli zminimalizowanie użytku prywatnego.

Zatem w sytuacji powierzenia pracownikowi lub innemu użytkownikowi samochodu, również w czasie, w którym nie jest on zobowiązany do świadczenia pracy, zawsze istnieje potencjalna możliwość użycia go do celów prywatnych (osobistych).

W przedmiotowej sprawie sposób uregulowania i sprawdzania wykorzystania pojazdów wprowadzony przez Państwa nie może być uznany za zabezpieczający przed wykorzystaniem samochodów dla celów prywatnych, skoro dla Państwa pracowników/zleceniobiorców samochody są dostępne, nawet w czasie wolnym od pracy, kiedy nie są oni zobowiązani do wykonywania jakichkolwiek obowiązków służbowych.

Jak wynika z opisu sprawy samochody są powierzane zleceniobiorcom na cały czas trwania umowy. Pracownicy i zleceniobiorcy pracują wg ustalonych grafików i dyżury też pełnią wg grafików.

Ponadto jeśli miejscem pracy pracowników i zleceniobiorców jest miejsce każdorazowego wykonywania danego kontraktu (czyli u klienta), a nie siedziba firmy/zakład firmy, to oznacza, że samochód pozostaje w istocie cały czas poza siedzibą firmy (zakładem) i jest dostępny dla pracownika czy zleceniobiorcy.

Fakt parkowania pojazdu w miejscu zamieszkania co do zasady pozwala pracownikowi/zleceniobiorcy Spółki na potencjalne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych.

Ponadto, zakładają Państwo możliwość potencjalnego użycia przez pracowników/zleceniobiorców samochodów służbowych do celów prywatnych, na co wskazuje fakt, że ustalili Państwo negatywne konsekwencje nieprzestrzegania Regulaminu oraz wprowadzili zapisy w umowach cywilnoprawnych zawieranych ze zleceniobiorcami.

Opisany we wniosku sposób wykorzystania samochodów osobowych i nadzór kontrolny nad ich wykorzystaniem wprowadzony przez Państwa, przy jednoczesnym powierzaniu samochodów na cały czas trwania umowy (samochody w tym czasie pozostają w istocie cały czas poza siedzibą firmy) nie jest wystarczający aby przyjąć, że samochody osobowe użytkowane przez pracowników/zleceniobiorców są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Działania mające teoretycznie całkowicie wykluczyć użycie samochodów służbowych przez Państwa pracowników oraz zleceniobiorców do celów innych niż Państwa działalność gospodarcza nie są w stanie obiektywnie zapewnić, że samochody służbowe, o których mowa we wniosku, będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, bez możliwości ich użycia do celów prywatnych, w sytuacji gdy możliwe będzie parkowanie ich w miejscu zamieszkania pracownika i pozostawanie samochodu przez cały czas wyłącznie w użytku pracownika czy zleceniobiorcy skoro miejscem ich pracy są miejsca u klientów.

Powyższe stwarza zatem możliwość wykorzystania tych pojazdów do celów prywatnych i w żaden sposób nie zmienia tego wprowadzony przez Państwa Regulamin czy monitoring za pośrednictwem GPS. Samochody powierzane są bowiem pracownikom i zleceniobiorcom na cały czas trwania umowy pomiędzy ww. osobami a Państwem. Jak wynika z opisu sprawy, praca jak i dyżury pełnione są wg grafików, a wyjazdy do zgłoszonej awarii zdarzają się kilka razy w miesiącu, w pozostałym zatem czasie samochody pozostają fizycznie do dyspozycji pracowników/zleceniobiorców.

Zatem jeżeli dobrowolnie ułatwiają Państwo dotarcie z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania obowiązków służbowych, poprzez przekazanie samochodów służbowych do wykorzystania w tym celu, niewątpliwie mamy do czynienia ze świadczeniem na rzecz pracownika lub zleceniobiorcy, za które – jak wynika z całokształtu opisu sprawy, nie pobierają Państwo wynagrodzenia.

Wobec tego, w przypadku gdy pracownik lub zleceniobiorca wykonujący obowiązki służbowe przemieszcza się samochodem służbowym z miejsca zamieszkania do Państwa klientów, nie daje uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego w pełnej wysokości.

W związku z powyższym okoliczności, na które Państwo wskazują, tj. sytuacje w których ma dochodzić do parkowania pojazdów służbowych w miejscu zamieszkania użytkownika zostały mocno zawężone i stanowią wyjątek od reguł obowiązujących w Spółce, nie można traktować jako wystarczających do wypełnienia wymagania przepisów, które stanowią o wyłącznym wykorzystywaniu pojazdów do działalności gospodarczej i wykluczeniu ich użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Zatem samochody parkowane w miejscu zamieszkania pracowników i zleceniobiorców oraz wykorzystywane przez nich w celu dojazdu do miejsca świadczenia pracy, nie będą wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej w rozumieniu przepisu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego od wydatków, dotyczących pojazdów samochodowych.

Zatem Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.